Задачи и функции пресс-центр

Задачи и функции пресс-центр

Основными задачами пресс-центра являются:

1. Осуществление информационной политики, определяемой руководством Академии.

2. Определение стратегии развития информационной работы Академии.

3. Взаимодействие с корпунктами центральных, региональных, местных периодических печатных изданий, радио, телевидения, другими средствами массовой информации по информированию их о работе Академии.

4. Организация и проведение информационной работы с российскими и иностранными средствами массовой информации.

5. Содействие подразделениям и сотрудникам Академии в подготовке материалов о деятельности Академии для средств массовой информации.

6. Создание публицистических материалов и художественных произведений о курсантах, преподавателях, сотрудниках Академии.

7. Создание информационных материалов о деятельности Академии.

Функции пресс-центра

3.1. Осуществляет совместно с российскими и иностранными средствами массовой информации подготовку и выход в свет печатных материалов, теле- и радиопередач, разъясняющих и пропагандирующих деятельность Академии.

3.2. Организует и проводит пресс-конференции, брифинги по актуальным вопросам; распространяет пресс-релизы по информационным каналам; консультирует журналистов различных средств массовой информации по темам, относящимся к деятельности Академии.

3.3. Создает и пополняет систематический фонд аналитических, статических и иных материалов по основным направлениям работы Академии для осуществления справочно-информационного сотрудничества со средствами массовой информации.

3.4. Готовит и выпускает собственные печатные издания (журналы, газеты, буклеты, листовки, плакаты и др.), принимает участие в выпуске совместных печатных изданий.

3.5. Участвует в подготовке и выпуске различными средствами массовой информации тематических телевизионных и радиопередач, отражающих деятельность Академии.

3.6. Готовит фото- и видеоматериалы об Академии, создает и пополняет фото-видео архив.

3.7. В пределах своей компетенции рассматривает заявки российских и зарубежных средств массовой информации об оказании содействия в подготовке материалов об Академии.

3.8. Готовит предложения начальнику Академии:

· о выступлениях в средствах массовой информации должностных лиц, научных руководителей, курсантов, спортсменов Академии;

· об утверждении консультантов фильмов, тематических программ на радио и телевидение, публикаций в печати.

Организация пресс-тура

Пресс-тур должен иметь четкую задачу по распространению информации о компании. В ходе этого мероприятия журналистам необходимо получить новые ценные для аудитории факты.

Как и другие мероприятия медиарилейшнз пресс-тур должен быть хорошо организован. Его не стоит превращать в обычную выездную вечеринку с прекрасной бесплатной едой и выпивкой (если только речь не идет именно о развлекательной прогулке). При плохой организации обманутые в своих ожиданиях или раздраженные журналисты могут подготовить совсем нежелательные материалы.

Организация пресс-тура начинается с планирования. Сначала определяются задачи, которые необходимо решить. Далее выбирается вид пресс-тура, место, время (даты и протяженность), транспорт, маршрут, место и условия размещения, определяется круг приглашаемых журналистов (возможно и других гостей), разрабатывается программа, решаются вопросы безопасности, изготавливаются необходимые материалы, назначаются ответственные сотрудники и т. д.

Программа предусматривает подробную детализацию, исключающую временные паузы, задержки, нестыковки и т. д. В нее могут входить, например, такие пункты:

– сбор (время и место),

Подготовка и организация деловых встреч

Для успешного ведения бизнеса большое значение имеют общественные события – деловые мероприятия. Так именуют конференции, презентации, семинары, встречи, форумы, что по своей представительности, географическому охвату и затратам времени превосходят обычные совещания.

Деловые мероприятия являются средством для достижения ряда целей:

· продвижение на рынок нового продукта (услуг или товаров);

· поиск и привлечение партнеров;

· создание и укрепление позитивного имиджа фирмы;

· привлечение внимания к торговой марке, обеспечение ее узнаваемости.

Удачно организованная деловая встреча может обеспечить более половины успеха бизнес-проекта.

Это первый этап организации встречи. Этот этап может включать:

· разработку общей концепции встречи;

· постановку целей;

· определение круга заинтересованных, общего масштаба встречи, расчет необходимых трат;

· составление общего плана работы, распределение обязанностей;

· основную подготовку – отбор состава участников, приглашенных, поиск помещения, рассылка приглашений;

· работы по обеспечению (питание, проживание, техническое оснащение, развлекательная программа);

· рекламную кампанию, обеспечение освещения мероприятия в СМИ;

· встречу и размещение прибывающих.

Только творческий подход и добросовестная работа на каждом из этапов предварительной подготовки могут обеспечить будущей встрече успех.

Для успеха бизнес-мероприятия, кроме организационной эффективности, необходимо удачное соответствие формата проведения встречи и ее задач. Не менее важно, чтобы в плане работы соблюдался баланс между собственно деловой и релаксационной, развлекательной частями.

Для того, чтобы встреча прошла успешно, необходимо соблюдение ряда обязательных условий:

1. Тема должна быть интересной всем участникам.

2. Необходимо взаимное доверие партнеров в переговорах.

3. Присутствующим необходимы полномочия на принятие решений, а также профессиональная подготовка, позволяющая делать это квалифицированно.

4. В беседе должны быть оговорены и учтены объективные и субъективные интересы и пожелания всех сторон, проявлена готовность к компромиссам.

При выполнении этих условий переговоры могут пройти успешно. Их можно счесть завершенными, если все принятые решения тщательно проанализированы и созданы условия для проведения последующих переговоров по результатам проведенных.

Обычно в практике деловых мероприятий используется несколько основных методов:

· уравновешивания;

· компромиссный (участники должны идти на взаимные уступки; при наличии противоречий нужно достигать согласия поэтапно);

· интеграции (подразумевает убеждение партнеров в необходимости подходить к решению проблемы встречи с учетом имеющихся взаимосвязей и условий дальнейшего развития кооперации);

· вариационный (применяется при сложных переговорах).

При этом каждый метод подразумевает использование ряда приемов и принципов, конкретизирующих действия на каждом этапе:

· встреча участников и установление контакта между ними;

· привлечение внимания (собственно начало переговоров);

· обмен информацией;

· аргументация предложений;

· решение поставленной задачи.

Если деловая встреча достигла заявленной цели, завершающий этап требует обязательного суммирования результатов, краткого повтора основных положений, затронутых в ходе переговоров. Следует обязательно акцентировать внимание на удачных, результативных сторонах прошедшего мероприятия.

Второстепенные задачи

Так, специалист по связям со СМИ и общественностью, в обязательном порядке должен:

-Следить за работой сотрудников департамента – распределять обязанности, контролировать исполнение.

-Вычитывать материал (интервью, обращения руководителя) перед подачей его в тираж.

-Планировать будущих деловые мероприятия.

· Налаживать сотрудничество с журналистами.

· Готовить релизы.

· Согласовывать элементы бренд-бука, характер представляемой публике печатной информации.

· Давать справки о графике работы руководства.

· Контроль наполнения информационного сайта.