Шаг 1. Определяем, сколько сотрудников нужно подбирать

Планируем бюджет на подбор персонала: сколько сотрудников нужно найти, какими будут затраты

Источник: https://www.hr-director.ru/article/63487-byudjet-na-personal-s-nulya-planiruem-podbor-personala-skolko-sotrudnikov-nujno-nayti-kakimi?utm_source=www.hr-director.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=contentblock_articles

1. Как составить и защитить бюджет на персонал?

2. Какие затраты заложить в бюджете на подбор персонала?

3. Как убедить руководство выделить средства на подбор сотрудников?

Чтобы грамотно спланировать подбор персонала, рассчитать расходы на него и получить все необходимые аргументы для защиты этой статьи HR-бюджета, сделаем шесть шагов.

Шаг 1. Определяем, сколько сотрудников нужно подбирать

Необходимо выявить потребность как в постоянном персонале, так и во временном. Чтобы запланировать количество постоянного персонала, проверяем, сколько вакансий предстоит закрыть в следующем году, согласно заявкам на подбор, полученным от линейных руководителей. Нельзя исключить, что кто-то из них мог забыть подать заявку. Поэтому переговорите с каждым из линейных руководителей, спросите, планируют ли они в перспективе подбирать новый персонал. Кроме того, уточните у генерального директора, не намеревается ли компания расширять бизнес, открывать новые службы или отделы, либо филиалы и представительства. Если такие планы есть, нужно узнать, на сколько именно планируется увеличить объемы производства или оказания услуг, а также выяснить, например, у генерального или коммерческого директора, будет ли вводиться новая структура или расширяться старая, сколько новых сотрудников предполагается принять.

Совет

Планируя подбор сотрудников в HR-бюджете, обязательно просите руководителей отделов и служб указать Вам тот объем работ, который намечается на следующий год. Это необходимо Вам для того чтобы понять, увеличится этот объем или нет, и соответственно прогнозировать подбор персонала. Кроме того, данные об объемах работ понадобятся Вам, чтобы рассчитать необходимое количество сотрудников исходя из средней нагрузки на одного человека. Выполняя такие расчеты, Вы, возможно, увидите, в каких подразделениях есть лишние люди или, напротив, сотрудников не хватает.

Пример

Генеральный директор сообщил, что по решению совета директоров в следующем году планируется увеличить прибыль компании на 20 %.

Создавать новые структурные подразделения не предусматривается. Будет расширено производство и увеличена служба продаж.

Затем, получив одобрение гендиректора, HR-директор обратился к руководителям подразделений и попросил их оценить, на сколько придется увеличить штат.

По их оценкам, на 15 %. Так как сейчас в этих подразделениях работают в общей сложности 720 сотрудников, следовательно, придется принять 108 сотрудников.

Эту цифру HR-директор и внес в бюджет в статью расходов на подбор персонала.

Включите в план это количество и просчитайте затраты на их подбор.

Кроме того, нельзя не учитывать, что какие-то сотрудники будут увольняться, а освободившиеся вакансии придется оперативно заполнять.

Возьмите за основу средний показатель увольнений за предыдущие годы.

Рассчитать его Вы можете самостоятельно – суммируйте количество увольнений за последние два-три года, а затем разделите на количество лет.

Если необходимо, рассчитайте средний показатель не для всего года, а по кварталам. Получившийся показатель включите в план по подбору.

Пример

Планируя расходы на подбор персонала в HR-бюджете, Директор по персоналу крупной торговой компании, находящейся в Екатеринбурге, выяснил, что к весне следующего года планируется открыть новый магазин в соседнем регионе – в Челябинской области.

Зная, как обычно выглядит оргструктура подобных подразделений,

Директор по персоналу запланировал поиск одного управляющего магазином, трех администраторов, двух грузчиков, двух уборщиц и восьми продавцов.

Наиболее затратным будет поиск управляющего, так как ограничиваться только обычными методами (объявление о вакансии на сайтах, посвященных поиску работы) нельзя.

Потребуется размещать платные объявления в газетах и журналах, возможно, обратиться в кадровое агентство.

Предварительно рассчитанные расходы на поиск управляющего (включая зарплату рекрутера) составили 45 000 руб., на другой персонал – 18 000 руб.

Всего 63 000 руб.

Чтобы предположить, сколько временных сотрудников Вам придется подбирать, проанализируйте:

− какое количество человек в среднем отсутствует по больничным листам в сезоны вирусных эпидемий (например, в январскую эпидемию гриппа);

− сколько работниц находятся в декретном отпуске и сколько уйдут в него в ближайшее время;

− какое количество молодых специалистов призовут в армию;

− нужно ли будет искать новый персонал в период сезонного повышения спроса на продукцию (услуги) вашей компании.

Исходя из этого и планируйте временный персонал. К примеру, в декретном отпуске у вас 7 % сотрудниц, и они выйдут не раньше следующего года. Кроме того, в период эпидемии гриппа обычно отсутствуют 10 % сотрудников в течение четырех недель. При этом в следующем году компания не планирует сокращать производство. Напротив, намечается увеличение выпуска продукции в период сезонного повышения спроса на нее на 6 %. Это значит, что Вам нужно подобрать временный персонал не только вместо тех, кто находится в декретном отпуске или на больничном, но и дополнительно определенное количество на время повышения спроса. В некоторых ситуациях Вы можете сами рассчитать количество необходимого персонала исходя из общего объема нагрузки и того, сколько времени требуется одному сотруднику на выполнение рабочей задачи.

Пример

Компания, специализирующаяся на производстве рыбопродуктов, решила открыть в филиале в Санкт-Петербурге свой отдел продаж. Директору по персоналу предстояло рассчитать, какое количество сотрудников потребуется для филиала.

Планируемый объем продаж за год – 256 т продукции, для ее реализации придется выставить приблизительно 1590 счетов.

Чтобы определить количество сотрудников, HR-директор взял за основу работу отдела продаж головного офиса. Там за год было выставлено 2976 счетов четырьмя сотрудниками.

Теперь надо определить, сколько счетов приходилось на одного сотрудника в день.

Получилось три счета (2976 счетов : 242 рабочих дня в году : 4 сотрудника).

Если взять этот показатель за норму и для питерского филиала, то количество сотрудников будет равно двум (1590 счетов : 242 рабочих дня : 3 счета в день).

Пример

Директор по персоналу аудиторской фирмы решил подсчитать, во сколько обойдется поиск помощника бухгалтера через агентство.

За свои услуги оно запросило 350 у. е. (1 у. е. = $1) и обещало подыскать подходящего кандидата за двое суток.

Стоимость рабочего дня специалиста агентства составляет 82 у. е., за два дня – 164 у. е.

Все вместе – 514 у. е.

Если же подбирать помощника бухгалтера через Интернет силами штатного менеджера по подбору, то это займет не меньше недели.

Стоимость работы менеджера составит 320 у. е. (его зарплата 1400 у. е., цена одного дня 64 у. е., умножаем на пять рабочих дней).

Размещение вакансии на сайте стоит 70 у. е.

Если смотреть не только те резюме, которые приходят на размещенную вакансию, но и вообще имеющиеся в базе сайта, нужно заплатить 5 у. е., за 10 резюме – 50 у. е. Общая сумма затрат при таком способе – 440 у. е. Конечно, меньше, чем услуги агентства.

Но в агентстве быстрее. Поэтому HR-директор обратился в агентство.

Разумеется, надо комбинировать разные способы поиска в зависимости от вакансии. Сводим все данные в одну таблицу (таблица 4).

Таблица 4. Бюджет на подбор персонала на квартал (фрагмент)

Шаг 6. Защита бюджета перед руководством Подготовьте аргументы для обоснования своих расчетов перед советом директоров. Они должны быть вескими и убедительными.

Аргумент 1. Подбор сотрудников запланирован исходя из целей компании.

Подчеркивайте, что Вы исходили из бизнес-планов и из заявок линейных руководителей. Кроме того, принимали во внимание средний показатель по количеству увольнений. Несомненно, на подбор сотрудников нужно тратиться, но размер этих трат несопоставим с потерями, которые может нести компания из-за отсутствия нужных специалистов. Приведите убедительный пример. Предположим, один рекрутер подбирает двух менеджеров по продажам. Плановая выработка каждого – 10-15 сделок купли-продажи в месяц на сумму от 50 000 до 100 000 руб. Таким образом, вместе они обеспечивают выручку компании на сумму от одного до трех миллионов рублей.

Аргумент 2. Количество менеджеров по подбору минимально.

Упирайте на тот факт, что потребность в персонале год от года не уменьшается, а увеличивается. При этом рост потребности опережает увеличение штата менеджеров по подбору. Используя данные таблицы 4, покажите, что нагрузка на каждого рекрутера увеличится в три раза, но при этом Вы планируете принять только одного-двух новых менеджеров по подбору. Причем, если их не привлечь, подбор новых сотрудников будет идти медленнее и есть вероятность, что не все новые сотрудники появятся в компании в необходимый момент. А это – финансовые потери для работодателя.

Аргумент 3. Затраты на подбор минимизированы.

Обратите внимание руководства компании на то, что Вы планируете снизить расходы за счет того, что на руководящие должности назначите ведущих сотрудников с опытом работы и лидерскими качествами. Останутся только позиции специалистов, которых подбирать легче. Для этого не требуется больших затрат, так как подбор проводится силами своих рекрутеров. Если на позиции изъявили желание прийти выпускники вузов, которые проходили у вас стажировку, это тоже дополнительный фактор экономии средств.

Аргумент 4: расходы на подбор персонала (плата кадровым агентствам, оплата объявлений о вакансии в СМИ и на сайтах) уменьшают базу, облагаемую налогом на прибыль.

 

Интересный факт

В институте Саратоги (США) изучали практику подбора персонала в течение десяти лет. Обнаружили, что соотношение количества рекрутеров компании к числу заявок на подбор, которые им подают, может варьироваться от 1:3 до 1:100.

Однако это не значит, что все эти заявки быстро выполняются.

Если специалист по подбору выполняет весь комплекс работ, связанных с подбором (не просто просматривает резюме, но и проводит собеседования, организует встречи соискателей с руководителями), то обработать три заявки он в принципе может, но уже семь – это предел.

А о десятках заявок и говорить не приходится. Поэтому в интересах работодателя иметь в штате столько рекрутеров, сколько необходимо для оперативного подбора сотрудников.

Экономия на менеджерах по подбору оборачивается для компании издержками и простоями.

Попытайтесь донести это до руководства компании.

 О. Рымкевич, директор по персоналу «ПМ Стандарт»

Планируем бюджет на подбор персонала: сколько сотрудников нужно найти, какими будут затраты

Источник: https://www.hr-director.ru/article/63487-byudjet-na-personal-s-nulya-planiruem-podbor-personala-skolko-sotrudnikov-nujno-nayti-kakimi?utm_source=www.hr-director.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=contentblock_articles

1. Как составить и защитить бюджет на персонал?

2. Какие затраты заложить в бюджете на подбор персонала?

3. Как убедить руководство выделить средства на подбор сотрудников?

Чтобы грамотно спланировать подбор персонала, рассчитать расходы на него и получить все необходимые аргументы для защиты этой статьи HR-бюджета, сделаем шесть шагов.

Шаг 1. Определяем, сколько сотрудников нужно подбирать

Необходимо выявить потребность как в постоянном персонале, так и во временном. Чтобы запланировать количество постоянного персонала, проверяем, сколько вакансий предстоит закрыть в следующем году, согласно заявкам на подбор, полученным от линейных руководителей. Нельзя исключить, что кто-то из них мог забыть подать заявку. Поэтому переговорите с каждым из линейных руководителей, спросите, планируют ли они в перспективе подбирать новый персонал. Кроме того, уточните у генерального директора, не намеревается ли компания расширять бизнес, открывать новые службы или отделы, либо филиалы и представительства. Если такие планы есть, нужно узнать, на сколько именно планируется увеличить объемы производства или оказания услуг, а также выяснить, например, у генерального или коммерческого директора, будет ли вводиться новая структура или расширяться старая, сколько новых сотрудников предполагается принять.

Совет

Планируя подбор сотрудников в HR-бюджете, обязательно просите руководителей отделов и служб указать Вам тот объем работ, который намечается на следующий год. Это необходимо Вам для того чтобы понять, увеличится этот объем или нет, и соответственно прогнозировать подбор персонала. Кроме того, данные об объемах работ понадобятся Вам, чтобы рассчитать необходимое количество сотрудников исходя из средней нагрузки на одного человека. Выполняя такие расчеты, Вы, возможно, увидите, в каких подразделениях есть лишние люди или, напротив, сотрудников не хватает.

Пример

Генеральный директор сообщил, что по решению совета директоров в следующем году планируется увеличить прибыль компании на 20 %.

Создавать новые структурные подразделения не предусматривается. Будет расширено производство и увеличена служба продаж.

Затем, получив одобрение гендиректора, HR-директор обратился к руководителям подразделений и попросил их оценить, на сколько придется увеличить штат.

По их оценкам, на 15 %. Так как сейчас в этих подразделениях работают в общей сложности 720 сотрудников, следовательно, придется принять 108 сотрудников.

Эту цифру HR-директор и внес в бюджет в статью расходов на подбор персонала.

Включите в план это количество и просчитайте затраты на их подбор.

Кроме того, нельзя не учитывать, что какие-то сотрудники будут увольняться, а освободившиеся вакансии придется оперативно заполнять.

Возьмите за основу средний показатель увольнений за предыдущие годы.

Рассчитать его Вы можете самостоятельно – суммируйте количество увольнений за последние два-три года, а затем разделите на количество лет.

Если необходимо, рассчитайте средний показатель не для всего года, а по кварталам. Получившийся показатель включите в план по подбору.

Пример

Планируя расходы на подбор персонала в HR-бюджете, Директор по персоналу крупной торговой компании, находящейся в Екатеринбурге, выяснил, что к весне следующего года планируется открыть новый магазин в соседнем регионе – в Челябинской области.

Зная, как обычно выглядит оргструктура подобных подразделений,

Директор по персоналу запланировал поиск одного управляющего магазином, трех администраторов, двух грузчиков, двух уборщиц и восьми продавцов.

Наиболее затратным будет поиск управляющего, так как ограничиваться только обычными методами (объявление о вакансии на сайтах, посвященных поиску работы) нельзя.

Потребуется размещать платные объявления в газетах и журналах, возможно, обратиться в кадровое агентство.

Предварительно рассчитанные расходы на поиск управляющего (включая зарплату рекрутера) составили 45 000 руб., на другой персонал – 18 000 руб.

Всего 63 000 руб.

Чтобы предположить, сколько временных сотрудников Вам придется подбирать, проанализируйте:

− какое количество человек в среднем отсутствует по больничным листам в сезоны вирусных эпидемий (например, в январскую эпидемию гриппа);

− сколько работниц находятся в декретном отпуске и сколько уйдут в него в ближайшее время;

− какое количество молодых специалистов призовут в армию;

− нужно ли будет искать новый персонал в период сезонного повышения спроса на продукцию (услуги) вашей компании.

Исходя из этого и планируйте временный персонал. К примеру, в декретном отпуске у вас 7 % сотрудниц, и они выйдут не раньше следующего года. Кроме того, в период эпидемии гриппа обычно отсутствуют 10 % сотрудников в течение четырех недель. При этом в следующем году компания не планирует сокращать производство. Напротив, намечается увеличение выпуска продукции в период сезонного повышения спроса на нее на 6 %. Это значит, что Вам нужно подобрать временный персонал не только вместо тех, кто находится в декретном отпуске или на больничном, но и дополнительно определенное количество на время повышения спроса. В некоторых ситуациях Вы можете сами рассчитать количество необходимого персонала исходя из общего объема нагрузки и того, сколько времени требуется одному сотруднику на выполнение рабочей задачи.

Пример

Компания, специализирующаяся на производстве рыбопродуктов, решила открыть в филиале в Санкт-Петербурге свой отдел продаж. Директору по персоналу предстояло рассчитать, какое количество сотрудников потребуется для филиала.

Планируемый объем продаж за год – 256 т продукции, для ее реализации придется выставить приблизительно 1590 счетов.

Чтобы определить количество сотрудников, HR-директор взял за основу работу отдела продаж головного офиса. Там за год было выставлено 2976 счетов четырьмя сотрудниками.

Теперь надо определить, сколько счетов приходилось на одного сотрудника в день.

Получилось три счета (2976 счетов : 242 рабочих дня в году : 4 сотрудника).

Если взять этот показатель за норму и для питерского филиала, то количество сотрудников будет равно двум (1590 счетов : 242 рабочих дня : 3 счета в день).

12Следующая ⇒

Поделиться: