Запрещается излагать лист-заверитель на обложке дела или чистом обороте листа последнего документа.
81. 77. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельных листах (приложение N 13 15). Каждый документ вносится во внутреннюю опись под самостоятельным порядковым номером, указываются дата документа, заголовок, номера листов, на которых расположен каждый документ.
На дела, формируемые по видам документов (договоры, завещания и т.д.), допускается составление внутренней описи документов дела по специальной форме (приложение N 14 16). В этом случае в графу "Вид документа" вносится название нотариально удостоверенного документа, например: договор мены, договор купли-продажи. Для более удобного поиска документа в деле название удостоверенного документа дополнятся фамилиями и инициалами, именами и отчествами лиц, обратившихся за совершением нотариального-ых действия-й, например, "Договор купли-продажи квартиры между Фамилия И.О. (фамилия, имя, отчество) и Фамилия И.О. (фамилия, имя, отчество)". (в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
Наименования документов и копии документов, прилагаемых к удостоверенному документу и подшитых к нему, во внутреннюю опись не вносятся. При этом в графе "NN Номера листов дела" проставляются номера листов дела, занятые удостоверенным документом с приложениями.
Изменения состава документов дела (изъятие документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание".
82. 78. Внутренняя опись имеет итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается нотариусом с указанием его должности и даты составления описи и подшивается в начале дела.
83. 79. После составления листа-заверителя и внутренней описи все документы, составляющие дело, прошиваются на четыре прокола прочной нитью помещаются в обложку, прошиваются прочной нитью или переплетаются с учетом возможного свободного чтения их текстов. Исключение составляют документы, помещенные в дело "Конверты хранения". Если текст документа близко расположен к левому краю листа, что после подшивки затруднит его чтение, к листу подклеивается полоска бумаги, которая прошивается при оформлении дела. На место склейки помещается оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Концы нити, которой прошиты документы дела, или места скрепления листов заклеиваются бумажной наклейкой, на которую ставится оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации таким образом, чтобы часть оттиска была расположена на бумажной наклейке, часть - на листе. При этом указывается следующая надпись: "В деле пронумеровано, прошито и скреплено печатью всего __ листов документов, + ___ листов внутренней описи, + лист-заверитель".
84. 80. В течение двух месяцев после окончания календарного года отдельно на оконченные дела постоянного и временного (свыше 10 лет), отдельно на оконченные дела временного (свыше 10 лет) хранения, отдельно на оконченные наследственные дела составляется опись наследственных дел, оконченных в соответствующем году (приложение N 17) (приложения N 16, N 17). Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
85. 81. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Реквизиты описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела (тома).
В конце описи делается запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел, томов, числящихся в данной описи.
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
86. 82. Все экземпляры описи дел подписываются нотариусом, занимающимся частной практикой, или уполномоченным лицом в государственной нотариальной конторе с проставлением даты, подпись нотариуса заверяется оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
87. 83. Описи дел в двух экземплярах представляются для утверждения нотариусом, занимающимся частной практикой, в нотариальную палату, а государственной нотариальной конторой - в территориальный орган в течение двух месяцев по окончании календарного года.
Один экземпляр утвержденной описи возвращается нотариусу, а второй остается на хранении соответственно в нотариальной палате или в территориальном органе.
(п. 87 в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
88. Исключен с 1 января 2011 года. - Приказ Минюста РФ от 23.11.2010 N 360.
89. 84. В случае принятия нотариальной палатой или территориальным органом решения об исключении из представленной описи дела (тома) текст описи изменяется подготовившим данную опись лицом.
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
90. Исключен с 1 января 2011 года. - Приказ Минюста РФ от 23.11.2010 N 360.
91. 85. В случае необходимости изъятия или добавления документов в полностью оформленные дела постоянного или временного хранения (например, изъятие правоустанавливающих документов при расторжении договора, подшивка к договорам соглашений об их расторжении или изменении, подшивка к завещанию распоряжения о его отмене) производится переформирование и переоформление дела.
92. 86. Добавление документов в дело производится в следующем порядке. Дело расшивается. При подшивке новых документов должно соблюдаться условие помещения вместе всех документов по одному вопросу. Меняется нумерация листов. Если в дело добавляется не более пяти 5 листов, допускается проставление литерных номеров листов, в соответствии с пунктом 75 Правил (пункт 79 Правил). Вносятся соответствующие изменения в лист-заверитель и внутреннюю опись, составляется справка о причинах переформирования и переоформления дела (за исключением наследственных дел), датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в конец дела перед листом-заверителем, нумеруется и включается во внутреннюю опись.
93. 87. Документы, хранящиеся в номенклатурных делах нотариуса, в случае их возврата или изъятия (выемки) выдаются:
лицу, на имя которого были оформлены возвращаемые документы, или его представителю при предъявлении: заявления с указанием причин возврата документов; документа, удостоверяющего личность; документа, подтверждающего полномочия представителя; документа, послужившего основанием для возврата документа (например, соглашения о расторжении договора, при удостоверении соглашения не тем нотариусом, который удостоверял расторгаемый договор);
работникам суда, прокуратуры, органов следствия при предъявлении служебного удостоверения; документа, на основании которого производится изъятие.
94. 88. Возврат или изъятие документов из дел нотариуса производится в следующем порядке. Дело расшивается, изымаются необходимые документы; на их место подшиваются копии, заверенные подписью и оттиском печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В дело также подшивается документ, на основании которого производился возврат или изъятие (заявление лица, на имя которого оформлены возвращаемые документы, протокол выемки, определение (запрос) суда, иной документ, на основании которого производился возврат или изъятие). В случае направления возвращаемого или изъятого документа почтой составляется сопроводительное письмо, копия экземпляр которого подшивается в дело. Производится перенумерация листов. Если количество листов уменьшается на 5 или менее листов, их нумерация может не меняться, при этом на листе-заверителе делается отметка о пропущенных номерах. В случае увеличения количества листов в деле производится нумерация в порядке, предусмотренном пунктом 79 75 Правил.
О причинах переформирования дела составляется справка, датируемая и подписываемая нотариусом, которая подшивается в дело.
Возвращаемые или изымаемые из дел нотариуса документы выдаются нотариусом под расписку (приложение N 6), которая подшивается в дело.
95. 89. Переформированные документы в деле прошиваются. Изменяется количество листов, указанное на листе-заверителе и на обложке дела.
96. 90. В случае возвращения нотариусу ранее изъятых из его дел документов они вновь помещаются в дело, из которого изымаются их копии. Протокол выемки, определение (запрос) суда, иные документы, на основании которых производилось изъятие, подшиваются нотариусом в номенклатурное дело "Документы, на основании которых производилось изъятие документов или выдача информации о совершенных нотариальных действиях". Документы в деле вновь прошиваются. Копии документов уничтожаются.
(п. 96 в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
97. Исключен с 1 января 2011 года. - Приказ Минюста РФ от 23.11.2010 N 360.
98. 91. Реестры, книги, журналы (далее - также книги) до внесения в них первой записи должны быть прошиты, листы их пронумерованы. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги последних листов реестров, книг, журналов. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и оттиском печати нотариальной палаты. В реестрах, книгах, журналах, ведение которых осуществляется нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, указанная запись заверяется подписью должностного лица и заверяется оттиском печати территориального органа.
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
Выдача реестров, книг, журналов нотариусам, занимающимся частной практикой, регистрируется в нотариальной палате, нотариусам, работающим в государственной нотариальной конторе, - в территориальном органе, при этом на реестрах, книге -ах, журналах проставляются даты выдачи книги и ее их регистрационныйе номера.
(абзац введен Приказом Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
IX. Временное хранение дел. Передача дел
99. 92. Дела, в том числе реестры, книги, журналы постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения с момента их открытия до момента передачи в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат временному хранению по месту их формирования. В случае прекращения полномочий нотариуса, сформировавшего дела и книги, они подлежат временному хранению у нотариуса, которому дела переданы в соответствии с настоящими Правилами.
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
100. 93. Течение срока хранения дел начинается с 1 января года, следующего за годом окончания производства по делу.
101. 94. Дела постоянного срока хранения по месту формирования хранятся не более 75 лет с момента их окончания.
102. 95. По истечении срока временного хранения дела уничтожаются нотариусом, занимающимся частной практикой, а в государственной нотариальной конторе - лицом, ответственным за делопроизводство.
103.96. Дела постоянного срока хранения, передаваемые в соответствующий архив по описи (приложение N 15 18), должны быть полностью оформлены (пункт 71 Правил) в соответствии с пунктом 69 Правил.
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
104. 97. В случае возложения полномочий нотариуса, занимающегося частной практикой, на лицо, временно его замещающее, данному лицу передаются печать с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации и номенклатурные дела текущего делопроизводства и находящиеся на временном хранении.
105. Периоды исполнения обязанностей лицом, замещающим временно отсутствующего нотариуса, и передача дел нотариуса и печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации учитываются в журнале учета приема-передачи полномочий, и дел нотариуса и печати (приложение N 18 19).
98. Документы, подтверждающие уважительность причин невозможности исполнения нотариусом своих служебных обязанностей, формируются в соответствующие дела.
106. 99. В случае длительного отсутствия нотариуса (более трех месяцев), невозможности исполнять им свои полномочия и (или) содержать архив, а также сложения полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, изменения территории его деятельности, увольнения нотариуса, работающего в государственной нотариальной конторе, или работника, ответственного за делопроизводство, дела и документы передаются ими по акту:
нотариусом, занимающимся частной практикой, - другому нотариусу, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;
нотариусом, работающим в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, в соответствии с приказом территориального органа;
нотариусом, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - другому нотариусу, работающему в государственной нотариальной конторе, определенному приказом территориального органа, либо нотариусу, занимающемуся частной практикой, определенному приказом территориального органа по согласованию с нотариальной палатой;
работником, ответственным за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, - нотариусу, ответственному за делопроизводство, или другому работнику в соответствии с приказом территориального органа.
В исключительных случаях дела нотариуса, занимающегося частной практикой, могут быть переданы на временное хранение в нотариальную палату.
(в ред. Приказа Минюста РФ от 23.11.2010 N 360)
