Основные объекты базы данных Access

 

В составе офисных программ функции СУБД реализуются специальной программой Microsoft Office Access.

Основными объектами стандартной базы данных Access являются: таблицы, формы, отчёты, запросы, макросы, модули.

Таблицы. Все имеющиеся в базе данные хранятся в таблицах. Таблица - это объект БД, в котором хранятся сведения по определённой теме, например о сотрудниках или товарах. Таблица состоит из записей и полей.

Каждая запись содержит данные об одном элементе таблицы, например о конкретном сотруднике. Запись также часто называют строкой или экземпляром.

Каждое поле содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя пользователя или адрес электронной почты. Поле также часто называют столбцом или атрибутом. Значение поля называют фактом.

У таблиц и полей есть свойства, с помощью которых можно управлять их характеристиками и поведением.

В БД Access свойства таблицы представляют собой атрибуты, определяющие её вид или общие характеристики. Значения свойств таблицы задаются в окне свойств в режиме Конструктора таблицы. Например, для таблицы можно задать свойство Режим по умолчанию, определяющее режим отображения таблицы по умолчанию.

Свойство поля относится к отдельному полю таблицы и определяет одну из его характеристик или аспектов поведения. Некоторые свойства полей можно задать в режиме Таблицы[1]. Также можно настроить любые свойства полей в режиме Конструктора с помощью области Свойства поля.

У каждого поля есть тип данных. Тип данных поля определяет данные, которые могут в нём храниться (например, большие объёмы текста или вложенные файлы).

Тип данных является свойством поля, однако имеет несколько отличий от других свойств поля: задаётся в сетке Конструктора таблиц; определяет, какие другие свойства есть у этого поля; его необходимо указывать при создании поля.

БД может содержать множество таблиц, в которых хранятся данные по различным темам. Поскольку данные по разным темам хранятся в отдельных таблицах, их необходимо как-то связать, чтобы можно было легко комбинировать данные из разных таблиц. Для этого используются связи. Связь - это логическое отношение между двумя таблицами, основанное на их общих полях.

Поля, формирующие связь между таблицами, называются ключами. Ключ обычно состоит из одного поля, однако может включать и несколько. Есть два вида ключей: первичный и внешний.

Первичный ключ. В таблице может быть только один первичный ключ. Он состоит из одного или нескольких полей, однозначно определяющих каждую запись в этой таблице. Часто в качестве первичного ключа используется уникальный идентификатор, порядковый номер или код. Если первичный ключ состоит из нескольких полей, он обычно включает уже существующие поля, формирующие в сочетании друг с другом уникальные значения. Например, в таблице с данными о пользователях в качестве первичного ключа можно использовать сочетание фамилии, имени и даты рождения.

Внешний ключ. В таблице может быть один или несколько внешних ключей. Внешний ключ содержит значения, соответствующие значениями первичного ключа другой таблицы.

Соответствие значений между полями ключей является основой связи между таблицами. С помощью связи между таблицами можно комбинировать данные из связанных таблиц. Связь между таблицами устанавливается в окне Схема данных.

Раздельное хранение данных в связанных таблицах обеспечивает указанные ниже преимущества.

1. Согласованность. Поскольку каждый элемент данных заносится только один раз в одну таблицу, вероятность появления неоднозначных или несогласованных данных снижается.

2. Эффективность. Хранение данных в одном месте позволяет сэкономить место на диске. Кроме того, данные из небольших таблиц извлекаются быстрее, чем из больших. Наконец, если не хранить данные по различным темам в разных таблицах, возникают пустые значения, указывающие на отсутствие данных, или избыточные данные, что может привести к неэффективному использованию места и снижению производительности.

3. Простота. Структуру базы данных легче понять, если данные по различным темам находятся в разных таблицах.

Формы. Форма - это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения БД. «Привязанная» форма напрямую соединена с источником данных (таблицей или запросом), и может использоваться для ввода, изменения или отображения данных из источника данных. Как вариант, можно создать «свободную» форму, которая не связана напрямую с источником данных, но которая всё равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы приложения.

Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией БД. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определённые поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Отчёты. Отчёты используются для просмотра, форматирования и обобщения данных из БД. Отчёты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде. Их можно сформировать в любое время, и в них всегда будет отображена текущая информация БД. Отчёты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Запросы. Запрос - это объект базы данных, который можно использовать для просмотра, добавления, изменения или удаления данных из БД. Одна из их основных функций - находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, её можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи. Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом надо помнить, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение.

Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчёта.

С помощью запроса на изменение можно выполнять определённые операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.

Макросы. Макросы в Access - это нечто вроде упрощённого языка программирования, с помощью которого можно сделать БД более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определённые задачи: открываются отчёты, выполняются запросы, закрывается БД и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в БД выполняются вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Модули. Подобно макросам, модули - это объекты, с помощью которых БД можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путём выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчётами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчётами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

 

Задания и порядок их выполнения

 

Задание 1. Ознакомьтесь с основными функциями Access 2010. Последовательность действий:

1. Запустите приложение Access: Пуск ñ Программы ñ Microsoft Office ñ Microsoft Office Access 2010.

2. Откройте справочную систему Access. Для этого на панели инструментов щёлкните по кнопке Справка ( ).

3. В окне «Справка Access» левой клавишей мыши щёлкните по строке Основы работы с приложением Access.

4. В появившемся списке статей оглавления щёлкните курсором по строке Основные сведения о базах данных. Пользуясь справочной системой ознакомьтесь с темами раздела. Особое внимание уделите назначению элементов базы данных.

5. Закройте окно «Справочной системы».

Задание 2. Создайте базу данных «Суд», состоящую из двух таблиц - таблицы «Судьи» и таблицы «Иски». Структура (описание полей) и содержание (записи) данных таблиц представлены в таблицах 11.2-11.5, соответственно. Примерная последовательность действий:

1. Создайте пустую базу данных «Суд»:

1.1. На вкладке Файл выберите пункт Создать и нажмите кнопку Новая база данных.

1.2. На вкладке Файл выберите пункт Сохранить базу данных как (кнопка ).

1.3. В раскрывшемся диалоговом окне Сохранение раскройте Вашу личную папку, в строку Имя файла введите имя файла «Суд» и нажмите кнопку ОК. Приложение Access создаст пустую базу данных.

2. Введите описания полей таблицы «Судьи»:

2.1. Для перехода таблицы в режим Конструктора таблиц раскройте вкладку Создание и щёлкните по кнопке Конструктор таблиц ( ). На экране появится пустое окно конструирования таблицы, состоящее из двух частей. В верхней части окна вводятся имена полей, типы данных и описание. В нижней части вводится описание свойств поля (параметры), которые появляются после ввода имени поля и перехода к типу данных.

2.2. В окне конструирования последовательно введите описание пяти полей (Код судьи, Ф_И_О, Дни приема, Часы приема, Стаж работы) согласно табл. 11.2.

2.3. Установите курсор на поле Код судьи и щёлкните по кнопке Ключевое поле ( ). Слева от имени поля (на маркере строки) появится изображение ключа ( )[2].

2.4. Сохраните результаты ввода описания полей в таблице с именем «Судьи»[3]. Для чего щёлкните по кнопке Сохранить ( ). В появившемся окне «Сохранение» введите имя таблицы «Судьи» и нажмите кнопку ОК.

3. Введите данные в таблицу «Судьи»:

3.1. Переключитесь в режим Таблицы: щелчком по кнопке   или двойным щелчком левой кнопкой мыши по имени таблицы Судьи в окне базы данных. Возникнет окно «Судьи».

3.2. Введите записи данных[4] согласно табл. 11.3. Ввод данных в Режиме таблицы очень похож на работу с листом Excel.

Таблица 11.2

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: