Пригодность для использования

Пригодным для использования является документ, место хранения которого известно, который можно найти, воспроизвести и интерпретировать.

Процессы управления документами включают в себя следующие этапы:

1. Экспертиза документированной информации, подлежащей включению в систему управления документами;

2. Определение сроков хранения документов;

3. Включение документов в систему управления документами;

4. Регистрация;

5. Классификация;

6. Хранение и обращение документов;

7. Доступ к документам;

8. Контроль документооборота;

9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение;

10. Документирование процессов управления документами.

Понятийная база стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 включает в себя ряд терминов, относящихся к системе управления документами. Среди них:

Система управления документами – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.

Индексирование – процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и информации.

Классификация – систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификаторе.

Конвертирование – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.

Миграция – перемещение документов из одной системы в другую.

Системы управления документами должны обладать следующими характеристиками:

1. Надежность.

2. Целостность.

3. Соответствие.

4. Комплексность.

5. Системность.

 

Виды документов:

1) по происхождению:

официальные или служебные – документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке: управленческие, технические и правовые;

личные или персональные – официальный документ, удостоверяющий личность человека или его права, служебное положение или содержащий сведения биографического характера;

документы личного происхождения – документы, созданные по частной инициативе:

2) в зависимости от технологии обработки и вида носителя информации: человекочитаемые, машиночитаемые и машинные;

3) по способу создания: рукописные, машинописные и типографические;

4) по форме изложения: индивидуальные и типовые;

5) изобразительные – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображений какого-либо объекта (фото, аудио, видео); графические – документ, в котором изображение получено посредством линий, штрихов и теней;

6) по степени конфиденциальности: конфиденциальный;

7) по срокам хранения;

8) при эксплуатации автоматизированных СУ различают первичный документ, машинограммы и видеограммы. Первичный документ содержит исходную информацию, для удобства записи которой на машинные носители установлен единый порядок расположения реквизитов в соответствии с технологической обработкой документов. Машинограммы содержат информацию, полученную в результате решения управленческой задачи на ЭВМ. Видеограмма – документ, фиксирующий промежуточный или окончательный результ решения управленческой задачи на рабочем месте.

Функции документов

Функция документов, его целевое назначение присуще ему независимо от сознания автора. Функции документов выявляют цель создания, позволяют произвести классификацию, формулируют требования к организации, содержанию, форме документов, а также рационализовать документооборот. Функции документов:

1) информационная – определяется потребностью в запечатлении информации с целью ее сохранения и передачи;

2) социальная – состоит в запечатлении, сохранении и передачи социальной информации. Фальсифицированные документы тоже имеют социальную значимость;

3) коммуникативная – функция передачи информации в пространстве и во времени, поддержания информационной связи между различными элементами общественной структуры. В зависимости от этой функции бывают: документы, ориентированные на определенное направление (сверху-вниз; закону и т. д., снизу-вверх; отчет, служебная записка и т. д.), документы, двустороннего действия (договора, деловая переписка и т. д.); 4) культурная – функция закрепления и передачи культурных традиций;

4) управленческая – средство управленческой деятельности: а) стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом; б) обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли;

5) правовая – функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений:

а) документ, изначально обладающий правовой функцией, – документ, устанавливающий, закрепляющий и изменяющий правовые нормы и отношения или прекращающий их действия (правовые акты органов государственной власти, судебные, прокурорские, нотариальные акты, договорные документы, свидетельства о рождении, паспорт, диплом об образовании, оправдательные финансовые документы и др.);

б) документ, приобретающий правовую функцию на время, – документ, который может быть использован как доказательство в суде, прокуратуре, органах следствия и т. д.;

6) функция учета связана с социальной функцией, дает не качественную, а количественную характеристику информации – эта функция регистрации и регулировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной хозяйственными, демографическими и другими социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации (статистический учет, бухгалтерский учет, оперативный учет);

8) функция документа как исторического источника;

9) функция ЗИ. Все функции делятся на: а) функции оперативного характера, время действия которых ограничено (9, 3, 5, 6, 7); б) функции, постоянно действующие, обеспечивающие историческую и социально-культурную преемственность (1, 2, 4, 8).

Свойства документов

Основные свойства вытекают из функций и определяются ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

1) содержание формулируется в заголовке документов, который должен соответствовать требованиям ГОСТ, законов, нормативных актов, составляется кратко с использованием трафаретных частей, используют официальный деловой стиль;

2) формуляр документа - совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности

3) авторство;

4) наименование – обозначение документа, выраженное на естественном языке;

5) датирование. На документе: дата создания, подписания, согласования, регистрации и т. д.;

6) юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Юридическая сила или удостоверение удостоверяется подписью, ее утверждением и приложением печати;

7) оригинальность.

Оригинал документа – документ, выполненный на любом материале и нужный для изготовления по нему подлинника.

Черновик – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над текстом.

Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черновика или написан без помарок и исправлений;

8) подлинность.

Подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа

Виды фальсификации документов: фальсификация текста, состава бланка, состава удостоверения;

9) копийность.

Копия – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа.

Основные понятия

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Управленческая информация – используется для целей управления каким-либо объектом или структурами.

Носителем информации выступает документ.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Реквизит документа - элемент оформления документа.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.

Официальные документы – это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

 

Классификация документов

- регламентация деятельности (уставы, положения, правила, инструкции и др.);

- распорядительная деятельность (приказы, указания, распоряжения, решения и др.);

- накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады);

- передача информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

 

Вопросы для самопроверки:

1. Чем дубликат документа отличается от подлинника документа?

2. Укажите функции, выполняемые документами?

3. Что такое классификация документов?

4. Укажите признаки, по которым понятие «документа» отличается от понятия «информация».

5. Укажите два признака, определяющие отнесение документов к одному виду.

Задания для самостоятельной работы:

Дайте ответы на следующие вопросы.

1. Документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки:

а) выписка из документа

б) дубликат документа

в) копия документа

г) оригинал документа

 

2. Какое из определений соответствует понятию «копия документа»:

а) повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

б) документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и всего его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

в) копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляю необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

 

3. Какое из определений соответствует понятию «оригинал документа»:

а) то же, что подлинник

б) документа, достоверность которого подтверждена

в) экземпляр документа, с которого изготовляется копия

 

4. Юридическая сила документа – это:

а) особенность внешнего оформления документа

б) свидетельство наличия в документе положений нормативного характера

в) способность документа порождать определенные правовые последствия.

 

5. Какое из приведенных определений соответствует понятию «подлинник документа»

а) документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого подтверждают достоверность его происхождения.

б) документ, подписанный уполномоченным должностным лицом

в) первый или единственный экземпляр официального документа, оформленный в установленном порядке

 

6.Укажите, какое из приведенных определений понятия «разновидность документа» является правильным:

а) совокупность документов, при оформлении которых используется одинаковый набор реквизитов.

б) наименование документа, включающее название вида документа и заголовок к тексту документа.

в) классификационное понятие, обозначающее документы одного вида, относящиеся к определённому участку деятельности и имеющие общие признаки оформления.

 

Литература:

ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 СИБИД Управление документами. Общие требования.

Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учеб. для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2012 – 576 с.

 

 

ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

3.1. Общие требования

Под оформление документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: