Структура проблемного совещания

Совещания с целью принятия решений необходимо структурировать - иначе внимание участников рассеивается.   

Рациональный путь решения проблемы:   

· проанализировать ситуацию,

· обозначить проблему,

· поставить цель,

· отделить обязательное от желательного,

· выработать набор альтернатив,

· установить критерии отбора альтернатив,

· оценить альтернативы,

· выбрать лучшую из альтернатив.

Если лидеру ясна цель совещания, самое главное - выработать альтернативные варианты решений, а затем проанализировать их и выбрать наиболее подходящий. Рассмотрим основные методы генерации и отбора альтернатив.

.    

МЕТОДЫ ГЕНЕРИРОВАНИЯ АЛЬТЕРНАТИВ

Для генерации альтернатив обычно используют два способа:

 

Мозговой штурм	Групповое обсуждение
1. Свободный процесс 2. Групповая ассоциативная дискуссия - каждый стимулирует другого 3. Генерируется много идей - высокая креативность	1. Структурированный процесс 2. Предложения готовятся индивидуально, докладываются группе 3. Минимизирует временные затраты для многих участников
Процесс генерации идей в этих способах:
Лидер записывает идеи участников Идеи не обсуждаются – только уточняются Главное - количество. Чем больше идей, тем выше вероятность полезной Повторения тоже приветствуются - время на отсев идей не тратится Участников не торопят заканчивать стадию генерации идей	Каждый член группы записывает свои идеи Общий список идей предъявляется группе Новые идеи, возникшие во время зачитывания общего списка, добавляются в список Процесс продолжается, пока идеи не иссякнут

МЕТОДЫ ОТБОРА АЛЬТЕРНАТИВ

Отбор альтернатив базируется:

· на достижении группового согласия,

· на учете индивидуальных запросов.

Основные методы отбора:

o голосование - приемлемо в больших группах,     

o консенсус (согласие) - обеспечивает поддержку решения большинством,    

o групповое обсуждение - осуществляется пошагово,  

o ранжирование по критерию - определяет рейтинг альтернатив,     

o попарное сравнение - достаточно просто в использовании.  

Достижение консенсуса

Прийти к всеобщему согласию обычно бывает очень трудно, поэтому достигается оно довольно редко.

Метод консенсуса направлен на снижение конфликтности и позволяет выработать более или менее удовлетворяющее всех решение. 

 Советы лидеру:

· Не настаивайте на своем - выслушайте других.

· Приемлемое для большинства решение - важнее возможности личного проигрыша.

· Вовлечь всех в обсуждение – важнее бесконфликтности.

· Изначальное несогласие нормально и полезно - широкое поле альтернатив увеличивает вероятность хорошего решения.

· Не торгуйтесь - если участник с трудом, но согласился, вы не обязаны ему уступать по следующему пункту.

· Слишком легкое согласие подозрительно - решение должно быть осознанным.

· Учитывайте национальные и культурные особенности.  

 Например, в Японии лидер обеспечивает возможность достигнуть консенсуса – отстраняясь и предоставляя участникам возможность постепенно и не спеша договориться.

Напротив, в США лидер должен активно вести участников к соглашению, используя свою харизму и силу личности.    

ГРУППОВОЕ ОБСУЖДЕНИЕ

 Основные этапы обсуждения

 Составляется общий список предложенных альтернатив.    

 Каждый участник оценивает приемлемость каждой альтернативы по заданной шкале (шкала – любая, но одинаковая для всех. Например, от 1 до 5 баллов; чем лучше альтернатива - тем больше она наберет баллов).

 Определяется общий рейтинг каждой альтернативы (по сумме баллов).  

 Альтернативы с низким рейтингом исключаются из списка.   

 Список альтернатив снова ранжируется (выстраивается в порядке убывания суммы баллов), обсуждается, уменьшается. 

 Процесс повторяется до принятия решения. 

 

РАНЖИРОВАНИЕ ПО КРИТЕРИЮ

 

Этот метод используется для определения рейтинга каждой альтернативы:   

· согласуются критерии оценки,   

· альтернативы ранжируются по каждому критерию: на первое место ставится лучшая альтернатива, на последнее – худшая. 

Рейтинг - список ранжированных объектов, а также позиция в этом списке (место, или ранг). 

Место в рейтинге (итоговый ранг) определяется одним из двух способов:  

o присваивается в процессе дискуссии – самой ценной альтернативе соответствует высший ранг,   

o определяется суммированием индивидуальных рангов – чем лучше оценка, тем выше ранг.  

 

 

Альтернатива	Критерий 2 Экономия материальных ресурсов	Критерий 1 Экономия финансовых средств	Критерий 3 Экономия рабочего времени
А	5	1 место	3
B	2	2	2
C	4	3	1 место
D	1 место	4	5
E	3	5	4

Пять альтернатив занимают первое место по разным критериям:

A – позволит больше всего сэкономить финансовых ресурсов,

D – материальных ресурсов,

E – рабочего времени.

Обратите внимание, что альтернатива В занимает второе место по всем критериям – это полезная информация для принятии решения.

Пример. Составление рейтинга по сумме индивидуальных рангов

1) Каждый участник ранжирует по критерию список альтернатив.

2) Высчитывается сумма индивидуальных рангов.

3) Ранжируется сумма индивидуальных рангов.  

 

Альтернатива