Команды поиска, фильтрации и сортировки

Access предоставляет довольно широкий спектр возможностей для поиска и отбора информации в базе данных. К таким средствам можно отнести использование команды «Поиск», фильтрацию, сортировку, создание и использование запросов.

Простейшим способом поиска информации в базе данных является использование директории «Поиск». Этот писк может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всех полях таблицы БД. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице.

Для того чтобы записи в таблице выстраивались при выводе в удобном для пользователя порядке, используется сортировка. Access может проводить сортировку по одному полю, по нескольким полям, по возрастанию или по убыванию значений ключевого признака.

Для вывода только определённых записей таблицы (отбора) используется фильтрация.

Формирование запросов

Виды запросов. В Access поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов, имеющих большие возможности, чем рассмотренные раннее средства. Запросы используются примерно так же, как и таблицы.

Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению.

С помощью Access могут быть созданы следующие типы запросов:

Запрос-выборка задаёт вопросы о данных, хранящихся в таблицах, и представляет полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения данных, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах.

Запрос-изменение изменяет или перемещает данные. К этому типу относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представления их в компактном виде.

Запрос с параметром позволяет определить одно или несколько условий выбора во время выполнения запроса.

Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос – объединение, запрос к серверу и управляющий запрос.

В Access имеется возможность самостоятельно создать запрос или воспользоваться мастером по разработке запросов. Чаще всего запрос разрабатывается самостоятельно. Однако для создания специальных запросов возможно применение мастера, например для создания перекрестного запроса, запроса на поиск повторяющихся записей или записей, не имеющих подчиненных, запросов на архивирование записей.

Самым распространенным типом запроса является запрос на выборку.

Для подготовки запроса необходимо определить:

· поля, по которым будет проводиться поиск;

· искомое значение;

· поля, выводимые в результате выполнения запроса.

                Выражения в запросах

Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения.

Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются необходимые значения. Различают арифметические и логические выражения.

Выражения могут состоять из следующих элементов:

· литералов, операторов, констант, идентификаторов, функций.

Литерал – это точное значение, которое Access использует именно в том же виде, как оно вводится. При записи литерала используются специальные символы – ограничители, которые указывают на тип данных литерала.

Если литерал – число, то он вводится без ограничителей. Например, 465.8.

Текстовый литерал должен иметь в качестве ограничителя “ или‘. Например, #12/11/96#.

В случае литерала типа поле или элемента управления вводятся ограничители [ ]. Например, [Фамилия].

Оператор указывает действие, которое должно быть выполнено с элементами выражения.

Выделяются следующие группы операторов:

· арифметические: *умножение; +сложение; -вычитание ; /деление; ^возведение в степень;

· соединение частей текста &, например, = [Фамилия]&””&[имя];

· сравнения: <меньше; <=меньше или равно; >больше; >=больше или равно; =равно; <>не равно;

· логические: AND(И);  Not(Нет);  Or(Или);

· операторы SQL: Like – для использования логики замены в выражениях, In – для определения, содержится ли элемент данных в списке значений, Between….And - для выбора значений из определённого интервала.

Константа – это неизменяемая величина. К наиболее часто используемым константам относятся Null(соответствует полю, не содержащему значений или символов), Истина, Ложь.

Идентификатор – это имя, введённое в выражение для резервирования места под значение, которое хранится в поле или элементе управления. На основе использования идентификаторов можно создавать выражения, которые используют информацию, хранящуюся в таблицах, формах, отчетах. Идентификаторы обычно заключаются в [ ]. Например, [Дата] относится к значению поля «Дата» таблица СТУДЕНТ.

Функция – специальное имя, которое используется для выполнения какой-либо операции и может применяться в выражениях. В Access встроено несколько десятков функций. Аргументы функции должны заключаться в (). Скобки могут быть опущены только при нулевом аргументе. Примерами функций, используемых при построении выражений в запросах , могут служить Avg( ) – среднее арифметическое значение, Count( ) – количество записей, Sum( ) – сумма всех значений и тд.

 

Задание 2.

Для данных, содержащихся в таблице СТУДЕНТ, в режиме формы осуществите поиск одной из записей, в режиме таблицы отсортировать записи по возрастанию значений одного из полей отфильтровать данные в соответствии с критерием отбора.

Сформируйте запрос-выборку, позволяющей получить из таблицы СТУДЕНТ данные о студентах женского пола, родившихся после 1976 г.

Технология выполнения

1. Откройте раннее созданную базу данных SESS.MDB.

2. Откройте таблицу СТКДЕНТ в режиме формы и выберите форму «Форма 1».

3. Найдите запись таблицы с информацией о студентке с фамилией «Куклина». С этой целью выполните следующие действия:

· находясь в форме «Форма 1», щелкните в строке поля «Фамилия»;

· щелкните на кнопке   или выполните команду меню Павка, Найти;

· в диалоговом окне «Поиск» (рис. 6) введите в строку «образец» слово «Куклина»;

Рис.6. Диалоговое окно «Поиск»

                 

· щелкните на кнопке <Найти далее>. В форму выведется найденная запись. При очередном нажатии кнопки <Найти далее> выведется другая запись с такой же фамилией, если есть в базе, иначе выведется сообщение см. рис. 7:

 

Рис. 7

4. Закройте окно формы.

5.  Откройте таблицу СТУДЕНИ в табличном режиме.

6. Отсортируйте записи таблицы в соответствии с алфавитным порядком фамилий студентов, что потребует от вас следующих действий:

· щелкните на столбце «Фамилия»;

· щелкните по кнопке пиктографического меню <Сортировка по возрастанию> или выберите пункт меню ЗАПИСИ, Сортировка, Сортировка по возрастанию. Записи таблицы будут выведены на экран в соответствии с алфавитным порядком фамилий.

7. Используйте фильтрацию для вывода на экран только записей, относящихся к студентам, родившимся после 1975 г. Для этого можно выполнить следующий порядок действий:

· в окне с таблицей СТУДЕНТ щелкните на кнопке <Изменить фильтр> или выберите пункт меню «ЗАПИСИ, Фильтр, Изменить фильтр…»;

· в окне фильтра выберите поле с именем «Дата рождения» и наберите выражение «> 31.12.75», щелкните на кнопке <Применение фильтра> или выберите пункт меню ФИЛЬТР, Применить фильтр.

· На экран выведутся только записи, соответствующие введённому критерию отбора.

8. Удалите фильтр (выведите снова все записи таблицы), для чего щелкните по кнопке <Удалить фильтр> или выберите пункт меню «ЗАПИСИ, удалить фильтр».

9. Создайте новый запрос. Для этого:

· в окне «SESS: База данных» выберите вкладку <Запросы> , затем кнопку <Создать>;

· в диалоге «Новый запрос» выберите из списка «Простой запрос»;

· В диалоговом окне 1 «Создание простых запросов» (см. рис. 8)

 

Рис.8 Диалоговое окно 1 «Создание простых запросов»

 

· в поле «Таблицы/запросы:» выберите Таблица: СТУДЕНТ;

· выберите поле «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Пол», «Дата рождения»;

· нажмите кнопку <Далее>

· в следующем диалоговом окне 2 «Создание простых запросов» (см. рис. 9) задайте имя запроса «Запрос 1» переключите радиокнопку на изменение структуры запроса;

· после появления окна «Запрос 1: запрос на выборку» (см. рис. 10) проделайте следующие действия:

· в ячейке «Пол» строки «Условие отбора» поместите выражение «ж» и убрать признак вывода на экран информации из этого поля;

· в ячейку «Дата рождения» строки «Условие отбора» поместить выражение: > #31.12.76# и установить признак вывода на экран информации из данного поля.

Примечание: В этом диалоговом окне вы можете добавить поля для запроса с помощью перетаскивания из верхней части окна в нижнюю часть в строку ПОЛЕ:. 

 

Рис. 9. Диалоговое окно 2. «Создание простых запросов»

 

Рис. 10. Диалоговое окно «Запрос на выборку»

10. Выполнить запрос, для чего щелкнуть на кнопке пиктографического меню «Запуск» или выбрать пункт меню «ЗАПРОС, Запуск».

11. Сохраните запрос.

 

Занятие. 3.

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: