Понятие о делопроизводстве. Место, роль и функции документов в управлении.

Понятие о делопроизводстве. Место, роль и функции документов в управлении.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая процесс документирования и организации работы с документами в процессе создания документа.

Составной частью делопроизводства является документирование.

Документирование – процесс составления и оформления документа. Оно развивается по двум направлениям:

ü Документирование по общим вопросам управления

ü Специальная документация (бухгалтерская, статистическая, техническая, военная и др. документация).

Документ – это какой-либо электронный носитель с информацией, закрепленной на нём любым способом с целью передачи её во времени и пространстве.

Любой документ отражает определенную информацию о процессах, происходящих в обществе, отдельном коллективе, и является основанием для принятия управленческого решения, чем и определяется его место в управлении.

Роль документа в управлении - он направлен на решение имеющейся или возникшей проблемы.

Документ, созданный организацией мили должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным документом.

Документ может выполнять следующие функции:

1. Историческая (фиксирует факты)

2. Учетная (в бухгалтерии)

3. Культурная (передает традиции)

4. Социальная (докумен6т передает жизнь человека в обществе)

5. Правовая

6. Коммуникативная (передача информации).

В течение времени документы меняются.

Классификация документов

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

Виды документов по происхождению:

§ личного происхождения;

§ официальные.

Документ личного происхождения — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются в частной жизни человека, вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Среди официальных документов выделяют группу личных — это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Служебный документ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

§ Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

§ Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

§ Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

§ Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

§ Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

§ Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

§ Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

§ Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

§ Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

§ Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

§ Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

В управленческой деятельности любой организации присутствуют письменные (текстовые) документы, созданные рукописным, машинописным способом, а также электронные документы. Делопроизводственные службы заняты обработкой и хранениемименно таких документов. Если в деятельности организации используются иные документы (например, фотодокументы или графические документы), их созданием и обработкой занимаются специализированные подразделения.

Беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Черновой документ — рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

§ входящие (поступившие в организацию);

§ исходящие (отправляемые из организации);

§ внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

§ Совокупность этих документов образует документооборот организации.

Виды документов по числу затронутых вопросов:

§ простые;

§ сложные.

Простые документы (например, письма, заявления) содержат изложение одного вопроса. Сложные документы включают несколько вопросов, они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений (например, приказы, протоколы, постановления, решения, регламенты, инструкции).

По ограничению доступа документы разделяются на:

§ секретные;

§ для служебного пользования;

§ несекретные (простые).

Секретные документы снабжаются особой пометкой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения. Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом «Для служебного пользования».

Виды документов по способу изложения текста:

§ индивидуальные;

§ трафаретные;

§ типовые.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросу, для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы представляют собой традиционный литературный текст.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов является анкета или справка. Такие документы, как правило, напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов — введение их в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, они составляются на основе образца (например, типовые письма, инструкции, договоры и др.). В документоведении метод типизации используется для создания типовых форм документов и текстов, т.е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Тйповой текст — текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы делятся на:

§ подлинники (оригиналы);

§ копии;

§ дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающийюридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

По срокам хранения документы делятся на:

§ документы постоянного;

§ долговременного (свыше 10 лет);

§ временного (до 10 лет) хранения.

Сроки хранения документов определяются Федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

По способу передачи документов различают:

§ письма;

§ телеграммы;

§ телефонограммы;

§ телексы;

§ факсограммы;

§ электронные сообщения.

3. НМБ – это совокупность законов, нормативно правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, а также регламентирующие работу службы делопроизводства, её структуру, функции, штаты, её техническое обеспечение.

НМБ включает в себя:

законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения правительства РФ, регламентирующие документообеспечение на федеральном уровне;
правовые акты органов исполнительной власти, как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
правовые акты ОПВ и ОИВ субъектов РФ и их территориальных образований;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и организаций;
ГОСТы на документацию;
Унифицированные системы документации;
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
Государственная система документообеспечения управления, основные требования к документам и службам документального обеспечения;
Нормативные документы по организации управления труда и охране труда;
Нормативные документы по организации архивного хранения документов.

2. ГОСТы на документацию:

ГОСТ 6.01.1 – 87 “Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации”
ГОСТ 6.10.3 – 83 “Унифицированная система документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативной форме”
ГОСТ 6.10.4 – 84 “Унифицированные системы документации. Придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме создаваемой средствами ВТ. Основные положения”
ГОСТ 6.10.5 – 87 “Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра – образца”
ГОСТ 6.10.6 – 87 “Единая система внешнеторговой документации. Формуляр – образец”
ГОСТ 6.10.7 – 90 “Единая система внешнеторговой документации. Счёт”
ГОСТ Р 6.30 – 97 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации”
ГОСТ 16487 – 83 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

03. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа.

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа.

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организаций) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четыремя арабскими цифрами. Например: 06.01.2000. Допускается оформление даты и в иной последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2000.01.06.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например: 1 марта 2000 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области

Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области

Контрольно-правовое управление

Главному специалисту

А.С. Сидорову

или

Президенту АОЗТ «Сиблитмаш»

И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов, городов

Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.Например:

Редакция журнала «Новый мир»

103806, ГСП, г. Москва, К-6

Малый Путенковский переулок, 1/2

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Например:

630102, г. Новосибирск

ул. Мира, 11, кв. 12

А.Н. Гуляеву

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

Утверждаю

Зам. главы администрации

Личная подпись А.А. Иванова

12.02.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (без кавычек), наименования утверждающего документа втворительном падеже, его даты и номера. Например:

Утверждаю

Протокол общего

собрания акционеров

от 15.03.2000 № 12

или

Утверждаю

Приказ Председателя

Правления банка

от 30.09.2000 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК»

к 21.02.2000

Личная подпись

05.02.2000

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем? ) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего? ) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов Других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1

к постановлению

администрации

области

от 10.01.99 №30

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления

Подпись

Н.А.Сергеев

или

Директор института

Подпись

Н.А.Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор завода	Подпись	В.В.Волков
Главный бухгалтер	Подпись	В.М.Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель министра связи РФ		Заместитель министра транспорта РФ
Подпись	А.А.Петров	Подпись	А.В.Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии	Подпись	Н.В. Куликов
Члены комиссии	Подпись Подпись Подпись	К.М. Артемьева С.П. Матвеев В.А. Филатов

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления

начального профессионального

образования

Министерства образования

Подпись Е.Я.Бутко

12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

педагогического совета ПУ 45

от 10.02.2000 №5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ

от 10.02.2000 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего. Например:

Начальник юридического отдела

Подпись В.А. Сидоров

25.11.97

При наличии замечании по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись А.С. Орлов

25.08.97

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник управления Печать Подпись Г.В.Сидоров

25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.С.Смирнов

10.02.98

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов

22 50 32

или

Аксенов Юрий Михайлович

22 50 32

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29. Идентификатор электронной копии документа , проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Бланки документов и требования, предъявляемые к ним

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с воспроизведёнными типографским способом постоянными элементами.

Рассмотрим требования, которые предъявляются к бланкам документов. Основные требования к бланку определены ГОСТом Р 6.30-2003.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки каждого вида могут устанавливаться с угловым и продольным расположениями реквизитов. Продольное расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой. Угловое расположение реквизитов предполагает расположение реквизитов документа в верхней левой части листа.

Чаще всего используют угловое расположение реквизитов. Предприятиям, сотрудничающим с зарубежными партнерами, необходимы бланки с дублированием реквизитов на языке партнера. В таком случае при угловом расположении реквизитов на бланке в левой верхней части печатаются реквизиты на русском, а справа - на языке партнера. При продольном расположении реквизитов бланка наименование организации сначала печатают на русском языке, а потом - на языке иностранного партнера.

Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации помещаются на бланке документа в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства Российской Федерации от 27.12.95 № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчётности. Помещать изображение Государственного герба на бланке имеют право только федеральные государственные органы и учреждения, определённые Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050. Следовательно, бланк с изображением Государственного герба не может быть заложен в шаблон компьютера, а только заказан в типографии. Аналогичные требования предъявляются к бланкам с изображением герба субъектов Российской Федерации. На бланке может быть или герб России или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.

Учреждения, организации, фирмы часто размещают на бланке свою эмблему. Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Размеры эмблемы не ограничены и она может представлять собой рисунок, включать стилизованное название корпорации, объединения, фирмы или графически оформленное буквенное сокращение названия фирмы. Эмблема улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом - центрируется по отношению к названию организации) или на левом поле бланка на уровне названия организации. Если имеется эталонное изображение эмблемы организации в виде графического файла, оно используется для помещения эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется и полученное изображение помещается на выбранное место.

Следует помнить, что стандартный документ, распечатанный вместе с изображением бланка на принтере, не защищён от подделки. Наличие оттиска печати также не является гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами (сканер + цветной принтер). Поэтому для наиболее важных документов используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки типографски нумеруются. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться. Однако и в этом случае оригинал - макет бланка, передаваемый в типографию, может создаваться с помощью компьютера.

Для менее ответственных случаев изображение бланка документа может печататься вместе с документом и входить в шаблон документа. Стандартный лазерный принтер, используемый сегодня в офисе (разрешение 600 dpi) даёт достаточно хорошее качество для изображения бланка, включающего такие графические элементы, как эмблема организации.

Создав эмблему, ниже размещают наименование организации, которое должно соответствовать наименованию, закреплённому в её учредительных документах (уставе, учредительном договоре, положении). Вместе с наименованием организации указывают и наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит (если это закреплено в учредительных документах). В тех случаях, когда в учредительных документах организации приведено и сокращенное наименование, оно может быть помещено в бланк ниже полного наименования.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в учредительные документы. Наименование на иностранном языке пишется ниже наименования на русском. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования организации на двух языках на одном уровне.

Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения или филиала помещается в том случае, если они являются автором документа. Автором документа может быть и должностное лицо, представляющее организацию. Например, президент корпорации может иметь именной бланк. Наименование должности помещается ниже наименования организации.

В организации могут быть созданы следующие типы бланков:

1. общий бланк - бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2. бланк конкретного вида документа (кроме письма);

3. бланк для письма;

4. должностной бланк (бланк должностного лица).

Бланк для письма имеет свои особенности. Так как письмо предполагает переписку, в этом бланке должны присутствовать справочные данные об организации (соответственно отсутствует указание на вид документа и место составления).

Справочные данные об организации включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и WWW - страницы фирмы, другие сведения. В состав справочных данных может включаться номер государственной регистрации организации, номер лицензии на ту или иную деятельность и т.п.

В общем бланке на месте справочных данных указывается вид документа.

В любом бланке предусматривается место для даты и регистрационного номера документа. Дата документа оформляется тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 1 января 2009 г. следует писать 01.01.09. В информационных системах и базах данных должно использоваться полное представление года: 01.01.2009.

Официальной датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата принятия решения. Если авторами документа являются две или более организации, официальной датой документа является более поздняя дата подписания.

В документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек). Например, 15 мая 2009 г.

На одном уровне с датой располагают регистрационный индекс документа. Он состоит из порядкового номера документа, который может дополняться индексами подразделения, классификатора вопросов деятельности, исполнителей, дела по номенклатуре дел и др. Регистрационный номер проставляется после обязательной регистрации документа в регистрационной системе, используемой в организации.

Часто документы, создаваемые в организации, являются ответом на поступивший документ. Поэтому ниже даты и номера документа в бланке для письма предусматривается место для ссылки на номер и дату документа - запроса, поступившего в организацию. Эти сведения приводятся для удобства пользования, установления информационного единства и оперативности поиска связанных документов. Ссылка на номер и дату проставляется в письмах - ответах, при исполнении поручений и т.п.

В общем бланке на месте ссылки проставляется место составления или издания документа (город). Оно указывается в том случае, если не включено в название организации. Например, ОАО " Пермские авиамоторы" не указывает на бланке " г. Пермь", но ОАО " Шарикоподшипник" должно указать на бланке место составления документа - " Москва".

Перед городами Москва и Санкт-Петербург буква " г." не ставится. При создании бланков организации с угловым расположением реквизитов следует иметь в виду, что угловые рамки под изображением бланка докмента ограничивают место для заголовка.

Заголовок документа включает краткое содержание документа, точно передающее основной вопрос и характер действия. Поскольку угловые рамки для ограничения места, занимаемого реквизитом " заголовок", рассчитаны на машинописное заполнение бланка, в электронных документах угловые рамки часто не преусматриваются, а ограничение места, занимаемого заголовком, достигается путем оформления соответствующего абзаца шаблона документа или создания стиля " заголовок " со следующими параметрами: абзацный отступ (первая строка) - нет, правый отступ - 9 см, одинарный межстрочный интервал, выравнивание по левому краю.

На первой странице документа может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально и др.). Гриф ограничения доступа проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже грифа ограничения доступа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

Для отправляемых документов в правой верхней части указывается адресат. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Наименование организации и наименование структурного подразделения указываются в именительном падеже. Должность лица, которому адресуется документ, указывается в дательном падеже.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статистические документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов, изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах.

Если утверждённых форм нет, а ситуация, по поводу которой создаётся документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать текст такого документа.

Для работы над деловыми бумагами с индивидуальным текстом необходимо предварительно провести три этапа подготовки:

1. Изучить нормативные документы по излагаемому вопросу.

2. Рассмотреть предшествующие документы.

3. Собрать данные для составления текста.

6. не полностью

Юридическая техника представляет собой систему средств, приемов и правил, которые используются при создании, оформлении и упорядочении юридических актов для обеспечения эффективности их регулятивного воздействия.

Основным объектом юридической техники является текст правовых актов, информационное воплощение юридических предписаний. При их принятии важно учитывать, чтобы содержание таких предписаний (дух) и форма (буква) соответствовали друг другу, чтобы не было неясности, двусмысленности. Юридическая техника призвана структурировать правовой материал, совершенствовать язык правовых актов, делать его более понятным, точным и грамотным. Во многом именно уровень юридической техники символизирует собой определенный уровень правовой культуры конкретного общества.

Следует иметь в виду, что юридическая техника — это не чисто техническая, прикладная проблема. Средства юридической техники могут активно использоваться в политических интересах определенных социальных групп с целью искажения воли законодателя, достижения скрытно планируемого результата и т. д. К примеру, техника изложения ст. 90 Жилищного кодекса РФ такова, что позволяет чиновнику по личному усмотрению под предлогом неуплаты более шести месяцев за жилое помещение и коммунальные услуги выселять нанимателя и членов его семьи из жилого помещения.

Виды юридической техники

В зависимости от видов юридической деятельности можно различать и виды юридической техники. Так, применительно к правотворческой деятельности следует говорить о законодательной ( законотворческой, правотворческой, нормотворческой ) технике. Законодательная техника как техника работы с (нормативными) правовыми актами — наиболее разработанный, сформировавшийся вид (раздел) юридической техники, обозначаемый традиционным, общеупотребительным термином.

Законодательная техника содержит:

§ правила построения и оформления правовых актов,

§ приемы и средства формулирования норм права и иных нормативных предписаний,

§ язык и стиль правового акта,

§ правила обнародования (промульгации) и систематизации таких

§ актов.

Другой вид юридической техники, правоприменительная, включает в себя:

§ правила оформления и построения правоприменительных актов, способы легализации документов,

§ способы и приемы толкования юридических норм и актов,

§ способы разрешения коллизий в праве и преодоления пробельности,

§ способы процедурно- процессуального оформления юридической практики.

Условно юридическая техника разграничивается на:

§ технику изложения воли законодателя;

§ технику ее документального оформления.

Требования и правила юридической техники

Представляется, что юридическая техника в своей основе едина для федерального и регионального законодательства. Особенности правил юридической техники на уровне субъектов Российской Федерации проявляются в тех элементах, которые непосредственно связаны с особенностями правотворчества субъектов. В частности, имеется специфика оформления реквизитов региональных правовых актов.

На региональном уровне в ряде случаев стоят технико-юридические проблемы, которых нет на федеральном уровне, или которые имеют другой характер. Так, региональный законодатель должен решать проблему, в каких случаях, и в каком объеме возможно, целесообразно или необходимо воспроизводить в своих законах положения федеральных законов и иных нормативных правовых актов.

Требования юридической техники могут закрепляться в нормативных правовых актах или же существовать в виде обычаев, научно-методических рекомендаций. В последнее время удельный вес юридически закрепленных требований юридической техники возрастает как на федеральном, так и на региональном уровнях. Причем правовое регулирование требований юридической техники интенсивнее идет в субъектах Российской Федерации, нежели на федеральном уровне.

На федеральном уровне требования юридической техники регламентируются в основном в подзаконных нормативных правовых актах. В обобщенном виде такие требования предполагалось урегулировать в Федеральном законе «О нормативных правовых актах Российской Федерации», который был рассмотрен в первом чтении в ноябре 1996 года, однако так и не был принят. Законопроект предусматривал специальную главу, где в одиннадцати статьях излагались основные правила законодательной техники. Также стоит упомянуть Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 (с изменениями 07.07.2006 № 418)

Многочисленные правила юридической техники содержатся в регламентах и инструкциях по делопроизводству и документационному обеспечению. Особую группу федеральных нормативных правовых актов составляют государственные стандарты.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

" Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" * называется документооборотом.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. ¹

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.²

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

учет документов,
контроль за их исполнением;
справочная работа по документам. ³

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. ⁴

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

рекламные письма;
поздравительные письма и телеграммы;
приглашения;
программы семинаров, совещаний и конференций;
печатные издания (книги, брошюры, журналы);
пакеты с пометкой " лично";
копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
информационные материалы.⁵

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.⁶

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.⁷

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. ⁸

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. ⁹

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.¹⁰

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации документов:

журнальная,
карточная,
автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.¹¹

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

справочные, контрольно-справочные;
картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. ¹²

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. ¹³

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;
систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. ¹⁴

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм): ¹⁵

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис. 1.
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

автоматический контроль за исполнением документа;

возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Дополнительная информация:

документооборот;

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

организация движения документов внутри организации;

контроль за исполнением документов;

информационно-справочная работа по документам организации;

обработка исполненных и отправляемых документов.

9.

Хранение документов. Подготовка документов к временному хранению.

Подготовка док-тов к временному хранению включает: экспертизу ценности док-тов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности док-тов, передачу дел в ведомственный архив организации.

Экспертиза ценности док-тов осуществляется постоянно действующей ЭК учреждения, кот. определяет научно-историческое, социально-культурное и иное значение док-тов в целях их отбора на хранение и установление срока хранения. ЭК назначается приказом руководителя организации в составе 3-5 человек (председатель - один из руководящих работников). Заседания ЭК протоколируются. Отбор док-тов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты утверждаются руководством организации.

Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, кот. предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле в правом верхн. углу черным графитовым карандашом; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи док-тов дела. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, т.е. подшиваются, листы в них не нумеруются, док-ты в них хранятся в папках-скоросшивателях.

В процессе группировки документовв дела составляется внутренняя опись док-тов, находящихся в деле. Она помещается в начале дела и включает индексы док-тов, краткое содержание, даты и номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

На все завершенные дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел. В структурных подразделениях описи дел составляются ответственными за делопроизводство по установленной форме под методическим руководством работников архива.

В конце описи на отдельном листе составляется итоговая запись, в кот. цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем делопроизводственной службы и утверждается руководителем структурного подразделения Она составляется в двух экз., один остается в структурном подразделении, а второй передается в архив вместе с делами. Описи дел по личному составу составляются в трех экз.

Сдача дел в архив организации осуществляется по графику, утвержденному руководством организации. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на док-ты для пополнения справочного аппарата архива. Зав. архивом расписывается в приеме дел на всех экз. годовых разделов описей, указывал дату приема и количество принятых дел.

13, 14

Экспертиза ценности документов. Подготовка документов к сдаче в архив.

Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: 1. В делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, формировании дел и их подготовке к последующему хранению; 2.В архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации осуществляется отбор документов:

- постоянного и долговременного хранения для передачи в архив;

- временного хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

- временного хранения, сроки которых истекли, для выделения к уничтожению.

Отбор дел на пост. и времен. (св. 10 лет) хранение и выделение к уничтож. материалов с истекш. срок. хранен. проводятся сотрудниками структ. подразделений организации.

Проверка правильности отнесения док-тов к делам с соответствующими сроками хранения и проводится ЭК путем полистного просмотра каждого дела. Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его док-тов проверяется полистно. Если док-ты постоянного хранения находятся в деле вместе с делами временного хранения, то их отделяют и формируют заново.

На отобранные ЭК к уничтожению док-ты составляются акты, которые подписывают члены ЭК и утверждает руководитель организации. После согласования ЭК организации акт предоставляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения.

После проведения экспертизы ценности док-тов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Отобранные и подлежащие уничтожению док-ты после утверждения акта сдаются на переработку организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья, по приемо-сдаточной накладной,

Дела, не включенные в описи, а также дела, относительно которых к уничтожению у ЭК нет единого мнения, в акты на уничтожение не включаются. В этом случае ЭК в письменной форме запрашивает разъяснение в Государственной архивной службе.

В ведомственный архив организации передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.Описи дел составляются лицами, ответственными за делопроизводство.

Завершенные дела постоян. и времен. (св. 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структ. подразделениях для справочной работы, а затем передаются в ведомственный архив. Дела времен. (до 10 лет) хранения передачи в ведомственный архив не подлежат, они хранятся в структ. подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела в архив передаются по графику, составленному архивом, утвержденному руководителем организации.

15.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.¹ Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.²

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.³

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.⁴

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.⁵

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
правовые акты организаций, учреждений, предприятий.⁶

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.⁷

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

· Решение – это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т.д.

· Распоряжение- распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках своей компетенции. Распоряжения делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий в пределах прав, предоставленных им законами РБ.

· Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

· Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Приказы делятся на 2 подгруппы: По личному составу; Подразделяются на 2 группы: 1. О приеме на работу, переводе, увольнении, поощрении, премировании сотрудников. 2. О предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировках. По основной деятельности. Текс приказа состоит из двух частей: констатирующей (В связи…… В целях…На основании…и т.д.); распорядительной ((ПРИКАЗЫВАЮ.). Перед текстом приказа пишут заголовок (о чем приказ – Об увольнении….). Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.

· Поручение – распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

18.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. ¹

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую. ²

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов. ³

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Справочно-информационные документы, правила их оформления (протоколы, акты).

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.Конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части после заголовка, даты и места проведения мероприятия указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, приводят повестку дня.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Основное содержание докладов и выступлений помещае6тся в тексте протокола или прилагается к нему: постановление печатается полностью.

Протоколы подразделяются на: полные, краткие и сокращенные.

Полный протокол отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения.

Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко анализируются также оперативные совещания.

В сокращенной форме протокола кратко излагается суть основных докладов и выступлений.

Протокол подписывается председателем комиссии и секретарем, нумеруются протоколы порядковым номером в пределах календарного года.

Выписка из протокола. В выписке записывают вводную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.

Акт – документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные ими факты, (акт инвентаризации, несчастных случаев, списания материальных ценностей и др.)

Основанием для составления акта могут быть необходимость констатации определенного факта, распорядительный документ вышестоящего органа или руководителя организации.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части указывают основание составления акта, перечисляется состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части указываются установленные факты, делаются выводы, даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены. Акт подписывает председатель и члены комиссии.

Докладная записка – документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она может составляться как по инициативе её автора, так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившееся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

Служебная записка – документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.

Объяснительная записка – документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа.

Справки – документы, содержащие описание, подтверждение тех или иных фактов и событий. Различают справки: служебные (о выполнении плана, штатной численности и др.) и справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие учреждения (справка о заработной плате, справка с места работы).

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Заканчивается текст указанием организации, куда предъявляется справка. Она подготавливается на трафаретных бланках, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером (если по финансовым вопросам) или начальником отдела кадров, заверяется гербовой печатью.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца через два интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Оформляется телеграмма либо на специальных бланках, либо на обычных листах с указанием категории перед адресом.

Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2000. Заканчивается телеграмма указанием ее индекса. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.

Доверенность - документ, который организация выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей. Их подразделяют на: официальные и личные.

Доверенность может быть оформлена рукописным или машинописным способом. На доверенности следует указывать срок действия, если срок не указан, то документ сохраняет силу в течении года.

19.

Оформление

Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3.

[править]Заполнение

Заполнение унифицированной формы № Т-3 следует начинать с заполнения строки «Наименование организации». Наименование организации должно соответствовать учредительным документам. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращённое наименование, допускается употребление любого из них.

В графу «по ОКПО» вносится код организации из соответствующего классификатора.

Далее заполняется графа «Номер документа». Нумерация может быть сквозная или по годам. При нумерации по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации — номер, следующий за номером штатного расписания на данный год. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «2-ШР»).

В графе «Дата составления» проставляется дата составления документа в виде «дд.мм.гггг». Следует учитывать, что это дата составления документа, а не дата начала его действия, то есть дата составления штатного расписания всегда будет предшествовать дате начала его действия.

В унифицированной форме предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать (то есть указывается дата вступления штатного расписания в действие).

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____» проставляется дата и номер приказа «О введении в действие штатного расписания».

В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее количество штатных единиц организации. Строка заполняется на основании итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы.

Структурное подразделение (колонки 1, 2)

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Она заполняется на основании разработанной и утверждённой организационной структуры предприятия.

Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.).

Коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.

Вторая колонка унифицированной формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

Код присваивается, начиная с самых крупных и заканчивая самыми маленькими подразделениями, например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе этого департамента будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».

В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Кроме того, в государственных учреждениях и организациях каждой должности должен соответствовать разряд в соответствии с системой разрядов единой тарифной сетки (ЕТС) по оплате работников федеральных государственных учреждений. Разряды присваиваются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 14.10.1992 № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки».

Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и пр.) могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей.

Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учётом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть, как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих.

В четвёртой колонке «Количество штатных единиц» указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием.

Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью.

Должности, которые предусматривают не полную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0, 25; 0, 5; 0, 75 и пр.

Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

В пятой колонке «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывают месячную заработную плату по должности в рублях.

Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке или сетке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения и пр. Однако самыми распространёнными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка.

Тарифная ставка — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой (ЕТС).

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определённой сложности за единицу времени.

Бюджетные организации при назначении оклада руководствуются Единой тарифной сеткой (ЕТС). Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей. Однако при установлении размера оклада или тарифной ставки они руководствуются ст.133 ТК РФ, согласно которой месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). (До 1 сентября 2007 года частью второй статьи 129 ТК РФ утверждалось, что в МРОТ не включаются компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты (т.е. любые надбавки, доплаты, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты), поэтому считалось, что оклад (тарифная ставка) не должны устанавливаться ниже МРОТ. Однако с 1 сентября 2007 года часть вторая статьи 129 ТК РФ утратила силу.^[1]) Согласно ст.133 ТК РФ минимальный размер оплаты труда устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже величины прожиточного минимума трудоспособного населения. С 1 января 2009 года МРОТ составляет 4 330 руб.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определённым методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда и премировании в организации и др.

В штатном расписании есть несколько колонок (6-8), объединённых общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за учёную степень и пр.), а также введённые по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержится чётких определений понятиям «надбавка» и «доплата».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты, как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжёлых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учётом мнения представительного органа работников, либо коллективным договором, или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определения понятиям надбавки и доплаты разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания — это две основные формы выплат надбавок и доплат.

Первая форма — процентная, устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом.

При установлении в штатном расписании надбавок или доплат в соответствующей колонке делается пометка — в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублёвом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Девятая колонка «Всего» рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем оно прошивается и скрепляется печатью, и подписью руководителя организации.

[править]Внесение изменений

Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

Приказ — это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.
Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и кпервичным учетным документам, так как фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы
Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.
Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.
Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.
С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.
Приказами по личному составу документально оформляются:
• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.
Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование, такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.
Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.
В заявлении обязательно указывается адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.
Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.
По структуре приказы могут быть простыми и сложными.
Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ.
• при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;
• при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);
• при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;
• при переводе на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;
• при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;
• при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.

Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.
В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.
Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).
Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.
Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс:
«л/с» (личный состав);
«к» (кадры).
Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к».
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.
Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.
Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.
Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Приказ об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу.

В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у руководства любой организации время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются:
• изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;
• изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;
• изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;
• изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;
• изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.
Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т. е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений.
Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения:
• о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, — его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);
• основании для отмены соответствующего приказа — с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;
• указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;
• мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.
Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р6.30—2003.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу

Необходимость в издании приказов о внесении каких – либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают:
• изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;
• изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;
• изменения в обстоятельствах времени, места и т. д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).
• иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

Таким образом, функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:
• документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);
• в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.
• вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.

• если требуется - мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.

22.не полностью

Составление искового заявления – исключительно ответственная задача, самостоятельное выполнение которой может быть затруднительно для непрофессионала. Помимо установленного законом обязательного минимума информации, который должен содержаться в исковом заявлении, этот письменный документ обязан отвечать ряду других не менее важных требований:

· максимально точно сформулированный в заголовке предмет иска;

· обоснование правовой позиции со ссылкой исключительно на доказательства, предусмотренные законом;

· изложение фактов юридическим языком, с соблюдением четкой логической последовательности;

· ясный, лаконичный слог, связное и доступное пояснение материала;

· отсутствие смысловых и лексических неточностей, разрывов повествования и других структурных недочётов;

· корректное указание законодательных обоснований (всех статей и пунктов закона) требований истца.

В данной статье говорится о том, что такое претензия, кто ее может предъявить, кому предъявлять, как составить, как вручить, а также рассказано о том, что делать, если претензия будет проигнорирована, или на нее будет дан отрицательный ответ.

Необходимо выделять претензию в коммерческом споре субъектов предпринимательской деятельности и претензию в рамках обращений физических лиц, т.е граждан, нас с Вами по требованиям к продавцам, к примеру, некачественных товаров. В части претензии в коммерческом споре смотрите страницу сайта - досудебное урегулирование споров.

О существовании в России закона, который защищает права потребителей, слышал каждый из нас. Однако как он «работает» многие граждане РФ просто не знают, поэтому, сталкиваясь с некачественным обслуживанием, или, покупая некачественный товар, не все знают о том, как при помощи Закона, защищающего права потребителей, отстоять свои права в случае возникновения конфликтных ситуаций. Одной из таких возможностей является предъявление претензии тому, кто нарушил права потребителя.

Что необходимо знать о предъявлении претензии?

1. Что такое претензия? Претензия – это выражение недовольства купленным некачественным товаром или оказанной некачественной услугой. Основная цель предъявления претензии – решение различных конфликтных ситуаций, связанных с покупкой (продажей) некачественных товаров или получением (оказанием) некачественной услуги, без обращения в суд.

2. Кто может предъявить претензию? Претензию может предъявить любой потребитель, который считает, что купленный им товар или оказанная ему услуга не являются качественными. Необходимо знать, что потребитель – это физическое лицо.

3. Кому предъявляют претензию? Претензию предъявляют не продавцу, который лично продавал товар, и не работнику фирмы, который оказывал некачественные услуги, претензия предъявляется или юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю.

4. Как составить претензию? Претензия составляется в двух экземплярах в произвольной вежливой форме. В претензии должно быть указано: кому она предъявляется, что послужило поводом для предъявления претензии, желательно указать: кем был продан некачественный товар или оказана некачественная услуга, и, конечно же, претензия должна содержать обоснованные требования того, кто ее предъявляет. При составлении претензии не забудьте указать свои контактные данные, чтобы с Вами могли связаться. В тексте претензии необходимо поставить в известность того, кому предъявляется претензия о своих дальнейших шагах, если претензия будет не принята или проигнорирована. К составленной претензии желательно приложить копии всех имеющихся документов. Подлинные документы необходимо оставить у себя.

5. Как вручить составленную претензию? Вручить составленную претензию можно любому работнику, представляющему юридическое лицо или индивидуального предпринимателя, которому предъявляется претензия. Вручить претензию можно в абсолютно любом месте, где осуществляется деятельность юридического лица или индивидуального предпринимателя. Отдается только один экземпляр составленной претензии. Второй экземпляр необходимо заверить (попросить поставить дату и подпись) у того, кому вручается первый экземпляр претензии. Как показывает практика, обычно работники индивидуального предпринимателя или юридического лица отказываются принимать претензии, и тем более они не соглашаются их подписывать. В такой ситуации может быть два варианта. Можно попытаться вручить претензию, пригласив с собой двух знакомых, которые впоследствии, при необходимости, смогут дать свидетельские показания в суде или просто отправить составленную претензию по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Чек, подтверждающий отправку заказного письма с уведомлением о вручении необходимо сохранить.

6. Что делать, если претензия будет отклонена или проигнорирована. Если по истечении установленного законом срока (около 1 месяца) претензия будет проигнорирована или на составленную и врученную претензию будет получен отрицательный ответ, то в этом случае возникают опять два пути разрешения этой неприятной ситуации: забыть о существующей претензии или, обратившись в суд, разрешить сложившуюся конфликтную ситуацию и защитить свои права потребителя в судебном порядке.

Подаче искового заявления в суд нередко предшествует претензионная работа. В некоторых случаях ее проведение является обязательным условием обращения в судебный орган, в других – заявитель сам желает урегулировать дело миром. Случаи, когда претензионная работа является обязательной, могут быть предусмотрены законом или соглашением сторон. Как правило, такое соглашение заключается еще на стадии оформления договора. Тогда в его текст вносится условие об обязательном проведении предварительной претензионной работы. Иногда подобное соглашение оформляется значительно позже. Закон не возбраняет это делать. Стороны могут заключить дополнительное соглашение к договору, включив в его текст обязательство о том, что в случае возникновения спора претензионная работа является обязательной. В этом случае обойти претензионную работу можно будет лишь одним способом: отменить достигнутые ранее договоренности. Если же соглашение об обязательном проведении предварительной претензионной работы является действующим, обратиться в суд, минуя ее, будет невозможно. Вернее, подать исковое заявление не возбраняется, вот только суд должен будет оставить иск без рассмотрения. Такая обязанность суда вытекает, например, из ст. 148 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

Обязательная претензионная работа может быть предусмотрена также и нормами действующего российского законодательства. В этом случае также необходимо будет сначала подать претензию, и лишь получив отрицательный ответ на нее или не получив такой вовсе, можно будет обращаться в суд.

Претензионная работа, которую проводит наша компания, всегда начинается с изучения представленных клиентом документов. Основной задачей всякого специалиста, которому поручено проведение претензионной работы, является написание такого письма, которое бы убедило адресата исполнить свои обязательства в добровольном порядке. Здесь нет какого-то единого рецепта. Иногда текст претензии должен быть максимально мягким и нейтральным, в других случаях – жестким и не лишенным «ноток» шантажа. Для того чтобы определить, в каком направлении должна вестись претензионная работа, следует ответить на несколько вопросов:

· 1. Насколько важным является адресат претензии. Дело в том, что иногда наши клиенты не желают ссориться со своими партнерами по бизнесу, так как те очень значимы для их деятельности. В этом случае самым оптимальным мероприятием будет не составление претензии, а написание письма-напоминания. Однако нелишне будет упомянуть и о том, что, несмотря на лояльное отношение к сложившейся ситуации, в случае дальнейших нарушений, мы будем вынуждены обратиться в суд за защитой своих прав. Такое письмо в любом случае очень ценно, так как даже если претензионная работа и не предусмотрена договором или законом, наличие такого документа является лишним аргументом для судебного органа в пользу позиции заявителя.

· 2. Что послужило причиной для нарушения оговоренного обязательства. Нередко в ходе проведения претензионной работы мы вдруг обнаруживаем, что контрагент не исполняет свои обязательства потому, что у него есть встречные требования к нашему клиенту. Например, поставщик (клиент) поставил покупателю некачественный товар. Покупатель товар принимать отказывается и не платит, а наш клиент не признает факт нарушения требований к качеству товара. В этом случае он, конечно, имеет право обратиться в суд, но должен понимать, что его контрагент наверняка заявит встречные требования, и на чью сторону встанет служитель Фемиды, пока неизвестно. Поэтому во избежание лишних трат и хлопот необходимо сесть за стол переговоров и договориться полюбовно. Претензионная работа в данном случае может принести поразительные результаты. Нередко с нашей помощью контрагентам наконец-то удается достигнуть согласия, и необходимость в судебном вмешательстве отпадает.

Нередко причиной неисполнения стороной своих обязательств являются и временные финансовые трудности, что в современных условиях более чем естественно. Тогда мы вместе с нашим клиентом решаем вопрос о том, есть ли смысл вообще обращаться в судебный орган или пока подождать и ограничиться проведением претензионной работы.

В любом случае претензионная работа – это весьма непростое и ответственное мероприятие, которое требует не только глубоких познаний в области материального и процессуального права, но также и практических навыков.

Ведь только тогда претензионная работа принесет желаемые результаты. Специалисты нашей компании составят текст претензионного письма таким образом, что он сможет убедить любого закоренелого должника в необходимости исполнения взятых на себя обязательств.

Для этого мы изучим все представленные документы и обстоятельства дела и на их основании решим, какие именно способы воздействия на данного контрагента будут самыми действенными.

Иногда ему можно пригрозить разрывом отношений или приостановлением исполнения своих обязательств. Но все-таки самыми распространенными являются случаи использования материального рычага. Так, если договором предусмотрен штраф за неисполнение взятых на себя обязательств, то необходимо непременно упомянуть о намерении воспользоваться своим правом по его применению. Если обеспечительные меры не были предусмотрены вовсе, можно воспользоваться ст.ст. 15 и 395 Гражданского кодекса РФ. Данные нормы предусматривают обязанность проштрафившейся стороны уплатить убытки и проценты за пользование чужими денежными средствами.

Иногда претензионная работа и вовсе сводится к расчету данных сумм: достаточно лишь упомянуть о том, что мы намереваемся взыскать их с должника, как тот тут же исполняет взятые на себя обязательства. Оно и понятно: лучше заплатить меньше и сейчас, чем потом, но в два раза больше.

23.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ

В СЭД процесс работы с документом осуществляется через карточку процесса, иногда называемую карточкой документа. В карточке автоматически указывается её автор и дата создания. Сотрудник, создавший карточку, является Инициатором документационного процесса.

Карточка процесса предназначена для решения многих важных задач, например:

Управление правами доступа пользователей к информации и документу
Ввод и отображение атрибутов документа, например, тема, регистрационный номер и др.
Создание и отображение версий документа
Управление расширенными (специфичными) свойствами процесса, например:

Модель (схема) электронного согласования документа
Лист согласования документа
Замечания согласующих лиц
Иерархия резолюций, ход исполнения документа
Контрольные отметки
Учёт переноса сроков исполнения документа
И другие

Создание ссылочных связей с элементами справочников, например, связь карточки документа с карточкой контрагента и т.п.
Создание ссылочных связей с другими документами в СЭД
Предоставления прав доступа на выполнение действий маршрута документа, например, отправка документа по маршруту, определённому для данного этапа процесса обработки документа
Предоставление прав доступа на выполнение различных автоматизированных процедур, например, авто формирование и присвоение документу регистрационного номера
Отображение журнала событий работы с документом

Для хранения и отображения карточек документов в системе электронного документооборота используются специальные журналы и папки, например:

Журнал регистрации документов
Журнал контроля исполнения документов
Журнал согласования документов
И другие