Microsoft Office Access 2013

 

       Тема: Создание таблиц в режиме конструктора. Создание форм. Сортировка и отбор данных

       Цель: Изучение структуры баз данных, построение таблиц в режиме конструктора, создание и редактирование форм в режимах: мастера форм и автоформы. Изучение возможностей сортировки и отбора данных с помощью фильтров.

 

       Базы данных — это совокупность логически связанных структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия для удовлетворения информационных потребностей пользователей. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах. Любая таблица с данными состоит из набора однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотипные поля разных записей образуют столбец таблицы.

       Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.

       Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, хранящейся в таблицах. С помощью запросов производится выборка данных, отвечающих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации. Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

 

Порядок выполнения работы:

Создание базы данных

       Создав одну таблицу, вы уже получаете полноценную базу данных. Однако в реальной жизни структуры баз данных, а соответственно и способы их создания, намного сложнее. На этом занятии будут рассмотрены лишь некоторые из них.

 

1. Откройте Access, создайте новую базу данных (см. Рис.1.), сохраните в своей папке с именем Заработная_плата.

Рис. 1. Создание новой базы данных

 

2. Изучите окно базы данных, найдите область навигации Все объекты Access, ознакомьтесь с формой представления данных и панелью инструментов вкладок Файл, Главная, Создание, Внешние данные, Работа с базами данных.

3. В режиме конструктора создайте макет таблицы, содержащей следующие поля:

Таблица 1. Таблица Сотрудники

Код_сотрудника	Фамилия	Имя	Должность	Адрес	Телефон	Фото	Примечания

Свойства полей:

Код_сотрудника: тип - счетчик, подпись поля - №, индексированное, без повторений.

Фамилия: тип - короткий текст, размер поля - 50, обязательное, без пустых строк, индексированное.

Имя: тип - короткий текст, размер поля - 25, обязательное, без пустых строк.

Должность: тип - короткий текст, размер поля - 35, подпись Должность, обязательное, без пустых строк, индексированное с допуском совпадения.

Адрес: тип - короткий текст, размер поля - 200, не обязательное, не индексированное.

Телефон: тип - короткий текст, размер поля - 8, маска ввода 99-99-99, не обязательное, не индексированное.

Фото: тип - Поле объекта OLE .

Примечания: тип - длинный текст.

       Закройте таблицу, предварительно сохраните её и присвойте имя Сотрудники.

4. Для ввода данных в таблицу создайте автоформу в столбец с именем Формуляр. Для этого откройте вкладку Создание, выделите таблицу Сотрудники и нажмите кнопку Форма . Созданная форма отображает все поля таблицы. Обратите внимание, как используются подписи полей. Откройте форму и введите 10-12 записей, проверяя правильность описания полей. В данных должны быть повторения фамилий, номеров групп (используйте три номера группы). Для ввода фото используйте вставку объекта из Bitmap Image или любого другого объекта. Для этого откройте таблицу Сотрудники в режиме таблицы, щёлкните правой кнопкой мыши по пустой ячейке в столбце Фото. Так же, если необходимо сделать исправления, откройте таблицу в режиме конструктора и внесите необходимые изменения в макет таблицы.

5. Войдите в режим конструктора форм. Отредактируйте формуляр: текстовые поля расположены в столбце слева один под другим, фотографию и примечания поместите справа один под другим. Уменьшите размер полей фотографии и примечаний, а также измените в макете формы свойство рамки объекта «Установка размеров» на значение «По размеру рамки». Окно свойства вызывается нажатием правой кнопки мыши на активном элементе формы.

6. Для просмотра записей таблицы создайте с использованием мастера форм ленточную форму, не включая в нее фотографии и примечания. Задайте имя Ленточная форма (см. Рис.2.).

Рис. 2. Панель навигации

 

       Если необходимо сделать изменения размера, откройте форму в режиме конструктора и внесите необходимые изменения в макет формы.

7. Выполните в этой форме операции, характерные для баз данных.

А) Сортировка записей выполняется по значению одного поля, активного в данный момент.

Выполните сортировку записей:

· по фамилиям,

· по должностям,

· по номерам телефонов.

Б) Отбор записей выполняется с использованием фильтров. Чтобы задать условия отбора, используется кнопка . Чтобы выполнить отбор или отменить условия отбора, используется кнопка . В бланке отбора можно задать условия, выполняемые одновременно (задаются в одной строке бланка) или условия, выполняемые порознь (задаются через закладку «Или»). Условия отбора могут быть выбраны из списка или записаны в виде отношений или логических выражений.

Выполните последовательно отбор:

· Всех сотрудников, определённой должности.

· Сотрудника, например, Петрова, работающего в данной должности.

· Всех сотрудников, фамилии которых начинаются на букву «А» или «Б». Используется маска *, например, А* Или Б*.

В) Пункт меню Дополнительно – Расширенный фильтр

Рис. 3. Дополнительные фильтры

 

позволяет выполнить отбор записей с использованием бланка фильтра (запроса). В бланке фильтра будет добавлена таблица Сотрудники. Для фильтра можно задать поля, по которым выполняется отбор, сортировки по значениям полей, и условия отбора. Для отбора данных поле таблицы двойным щелчком переносится в нижнюю часть бланка. В строке «Сортировка» выбирается способ сортировки по указанному полю. В строке «Условие отбора» накладывается произвольное условие на значения поля. Если условия записаны в одной строке бланка, они накладываются друг на друга, то есть должны быть выполнены одновременно. Для записи условий, выполняемых врозь, используется строка бланка «Или». Для записи условий используется построитель выражений, вызываемый правой кнопкой мыши в области условия.

Рис. 4. Построитель выражений

 

       Вызовите построитель выражений и ознакомьтесь с его окном (см. Рис.4.). Для сравнения текстовых строк используется операция Like, например, Like Петров, или Like П*.

       Выполните последовательно отбор данных, как в пункте Б). Каждый результат отбора сохраните (меню Файл - Сохранить как) в форме отчета с именами, соответственно, Фильтр1 – Фильтр3.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятию База данных?

2. Что такое связь?

3. Какие типы данных можно использовать в MS Access?

4. Какую функцию выполняет тип данных – поле объекта OLE?

5. Каково назначение объекта «форма» и как ее создать?

6. Какие существуют способы создания таблиц?

7. Опишите действия при выполнении фильтрации данных используя маску ввода?

 

Лабораторная работа № 2

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: