Процессный подход к управлению

В таможенных органах

Важным компонентом управления является процесс управления.

Процесс управления - это деятельность органов и аппаратов управле­ния, направленная на достижение целей таможенных органов путем реа­лизации определенных функций с использованием соответствующих ме­тодов и принципов управления.

Процесс управления отличается специфическим содержанием, в кото­ром выделяются аспекты: методологический, функциональный, экономи­ческий, организационный, социальный и информационный.

Методологический аспект состоит в том, что процесс управления ре­ализуется по этапам в определенной последовательности: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, принятие управленческого ре­шения.

Цель управления - это представление руководителя о том, какой долж­на быть управляемая система, т. е. желаемое, возможное и необходимое состояние управляемой системы.

Управленческая ситуация - это совокупность всех условий (внутрен­них и внешних, объективных и субъективных) в конкретной сфере управ­ления, сложившихся в определенное время и требующих соответствую­щих действий руководителя.

Управленческие ситуации бывают простыми и сложными; хорошо просматриваемыми и с трудом поддающимися анализу; требующими кратковременных, долгосрочных, глобальных, частичных, комплексных действий или разовых мер.

Проблема - это основное противоречие между ситуацией и целью. Разрешение основного противоречия, как правило, ведет за собой разре­шение всех остальных противоречий. Формулировка проблемы определя­ет выработку решения.

Принятие управленческого решения - это поиск путей разрешения проблемы, а также организационная работа, связанная с практической ре­ализацией найденного пути.

Функциональный аспект - это реализация общих функций управления в определенной последовательности.

Экономический аспект определяется деятельностью управляющей системы, связанной с установлением потребности в ресурсах управляе­мой системы и оценкой их использования.

Организационный аспект заключается в использовании организаци­онно-распорядительных методов воздействия на управляемую систему в последовательности: регламентирование, нормирование, инструктиро­вание и ответственность.

Социальный аспект определяется участием человека во всех этапах процесса управления, независимо от той или иной степени автоматизации управления, и выражается как последовательность человеческих и чело­веко-машинных операций.

Информационный аспект состоит в определенной последовательнос­ти операций по преобразованию информации в процессе управления (до­бывание, поиск, сбор, сортировка, первичная обработка и передача ин­формации).

Все множество операций, присущих процессу управления, можно сгруппировать как операции целеполагания, информационной работы, аналитической работы и проектирования вариантов решения, выбора ва­рианта действия; организационно-практической работы.

Распределение операций по этапам управления и названным группам приведено в табл. 9.

Целеполагание в таможенных органах. Общая и конкретные цели управления таможенными органами определяются ТК РФ и другими законодательными и правовыми нормативными документами, указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ и приказами ФГС России.

Цель должна быть теоретически обоснованной, конкретной, количест­венно измеримой, ясной, значимой, достижимой и др. Содержательной основой цели определенной ситуации управления должна быть цель бо­лее высокого уровня управления.

Таможенная деятельность находится на стыке внутренней и внешней политики страны и напрямую связана с выполнением ее важнейших со­циально-экономических и внешнеэкономических программ и планов. Главной целью управления в системе таможенных органов, т. е. целью стратегического управления, является обеспечение государственного ре­гулирования внешнеторговой деятельности. Достижение этой цели уп­равления реализуется решением соответствующих комплексов задач.

В зависимости от той роли, которую играет цель в процессе управ­ления, выделяют несколько типов управления. В таможенных органах наиболее часто применяется управление ситуационное, программное и целевое.

Ситуационное управление имеется на всех уровнях иерархии управле­ния в таможенных органах, так как главным образом строится по склады­вающимся ситуациям. В этом типе управления цели не придается боль­шого значения.

Программное управление основано на тщательной разработке задан­ной программы с расчленением ее по уровням системы с указанием по­следовательности выполнения.

Этот тип управления, наряду с вышеуказанным, является часто приме­няемым в управленческой деятельности таможенных органов.

Наиболее рельефно программное управление просматривается в ре­шении фискально-контрольных задач по формированию доходной части федерального бюджета, в развитии региональных таможенных управле­ний, создании и оборудовании сети автомобильных пунктов пропуска че­рез таможенную границу и др.

В целевом управлении цель играет основополагающую роль и опреде­ляет характер и ход управленческой деятельности.

Содержанием целевого управления является его исключительно вы­сокая аналитичность при определении проблемы управления; предельно строгое и четкое формирование цели управления; структуризация пробле­мы управления, построение дерева целей; строгое согласование дерева целей с деревом задач, достаточно высокая корреляция между деревом целей, деревом задач и организационной структурой управления; каждое звено организационной структуры системы управления должно объеди­няться с другими звеньями более высокого порядка. В целевом управле­нии большую роль играет прогнозирование.

На практике типы управления нередко применяются в сочетании. На­иболее эффективным является сочетание программного и целевого типов управления, которое получило название программно-целевого. Этот тип управления в настоящее время для таможенных органов имеет исключи­тельно важное значение.

Из двух рассматриваемых компонентов управления структуры и про­цесса - более динамичным является процесс управления. Поэтому разви­тие процесса управления влечет за собой и развитие структуры управле­ния. Изменения в структуре должны осуществляться тогда, когда процесс управления уже не вкладывается в существующую структуру, когда струк­тура создает существенные помехи, становится тормозом развития управ­ления, а следовательно, и всей системы управления в целом.

В настоящее время в таможенной системе наблюдается совершенст­вование динамических характеристик управления, прежде всего, за счет внедрения автоматизированных систем и информационных технологий управления.

В заключение необходимо подчеркнуть, что, совершенствуя те или иные характеристики процесса управления, необходимо постоянно вести

учет взаимосвязи процесса и структуры системы управления и находить моменты перестройки структуры.

Особенности принятия

Управленческого решения

В таможенных органах

Принятие управленческих решений - отдельная управленческая функция.

Управленческое решение - это директивный фиксированный акт субъекта управления, организующий, направляющий, координирующий и стимулирующий совместные действия должностных лиц таможенных органов для достижения поставленной цели.

В решении формируются цели и задачи, стоящие перед объектами уп­равления, предусматриваются ограничения в их поведении, определяются необходимые ресурсы. Таким образом, управленческое решение содержит цель и программу действий для управляемой подсистемы (для объекта).

Для принятия управленческого решения требуются глубокое знание таможенной оперативно-служебной обстановки, ее объективная оценка, определенный опыт, навыки и творческое отношение к делу.

Качество, обоснованность решений и планов в значительной степени определяют конечные результаты управления.

Классификация управленческих решений в ТО. Управленческие реше­ния принято классифицировать по различным признакам (рис. 56). Одна­ко определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение: обычно это условия определенности и неопределенности. Усло­вия определенности, как правило, предопределяют принятие так называ­емых стандартных решений, условия неопределенности - нестандартных (новаторские, инновационные).

Стандартными являются решения с фиксированными набором альтер­нативных действий, структурой самого решения и процедурой его при­нятия. Они ориентированы на изменение отдельных количественных или качественных параметров сложившейся ситуации. Решения могут прини­маться довольно быстро, без специальной подготовки (к примеру, прика­зы о приеме и увольнении кадров и др.).

Отсутствие инициативных решений при выполнении своих обязаннос­тей характеризует догматический стиль руководства, а большое количество ситуационных решений свидетельствует о неустойчивости функционирова­ния объекта и субъекта управления, вызванной недостатками управления.

Разработка управленческого решения представляет собой процедуру нахождения возможных вариантов достижения поставленных перед тамо­женной системой целей, выбор одного из них и подготовку организацион­но-технических мероприятий по обеспечению его выполнения.

При разработке управленческих решений используются различные методы, основными из которых в таможенных органах являются: интуи­тивные, основанные на суждениях (адаптивные) и рациональные.

Интуитивные решения основываются на собственном ощущении ру­ководителя, что их выбор правилен. Решение принимается практически без участия сознания (рассуждений), мгновенно. Сознательная часть этого процесса перешла на уровень бессознательного и скрыта от непосред­ственного самонаблюдения.

Решения, основанные на суждениях, во многом сходны с интуитивны­ми, поскольку их логика может слабо просматриваться. Но все же в их основе лежат явные рассуждения, знания и осмысленный в отличие от

предыдущего случая опыт руководителя, его подчиненных и других ру­ководителей.

Рациональные решения основаны на методах, важнейшими из которых являются экспертное, физическое и экономико-математическое моделиро­вание.

Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответ­ствовать данной конкретной ситуации. Оптимальность решения достига­ется применением при его принятии соответствующих методов.

Решения должны быть конкретными и гибкими.

Конкретность - это четкая определенность содержания решения. Особенно важна четкость в определении задач, которые ставятся перед исполнителями. Конкретность решения не исключает, а предполагает его гибкость, т. е. возможность его коррективов.

Процесс принятия

Управленческих решений

Последовательность принятия решения (процесс) может быть пред­ставлена в виде схемы (рис. 57).

При подготовке решения, прежде всего, необходимо выявить и про­анализировать проблему. Вовремя выявить проблему - значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятель­ности таможенного органа и сложившимися условиями ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возник­шего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его ве­роятные конечные результаты.

Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение кото­рых надо браться в первую очередь, затем проводятся их ранжирование и выбор стратегического направления решения, после чего формируются цели.

Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с ко­торой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате: по­лучения решения вышестоящего уровня (приказ, указание, распоряжение, план работы и т. д.), для исполнения которого требуется применить част­ное, более конкретное решение на своем уровне; поступления от сотруд­ников (подразделений), а также из различных ведомств и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов (запросов), касающихся таможенного дела; постановки объектом управления конкретных практических вопросов.

 

Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям (по срокам разрешения проблемной ситуации, по формам реализации таможенного дела, по материальным ресурсам, кад­рам и др.). Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимо­заменяемых вариантов (альтернатив) в разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.

 

 

Наибольшее применение в таможенной практике находят эвристичес­кие приемы определения предпочтительных действий, такие как:

- декомпозиция проблемы;

- выдвижение параллельных задач;

- определение ключевых подзадач;

- соотнесение задач (подзадач) с силами и средствами;

- аналогия;

- использование прогноза развития ситуации;

- учет гипотез о возможных последствиях предполагаемых действий.

Выбор наилучшего варианта и принятие решения проводится на ос­нове оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.

К числу наиболее очевидных критериев относятся: количество необхо­димых сил и средств, уровень их подготовленности для данных действий, степень материальных затрат, лимитированный срок решения проблемы и др.

Для выбора окончательного варианта необходимы волевые усилия, стимулирующие и организующие процесс формирования решения и име­ющие особое значение на его конечной стадии.

 

 

Воля субъекта управления помогает побороть нерешительность и ко­лебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его приня­тие.

Управленческие решения выражаются в письменной или устной фор­ме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.

В таможенных органах распространено письменное санкционирова­ние действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно составленных документов, наложе­ние резолюций на различные материалы, а также устное доведение указа­ний, распоряжений и др.

Одним из видов управленческого решения является программа (доку­мент долгосрочного и среднесрочного планирования).

Организационное планирование осуществляется на всех уровнях уп­равления: стратегическом (ФТС России); оперативном (РТУ); тактичес­ком (таможня, таможенный пост); операционном (отдел, отделение, к это­му виду решений относятся и личные планы работы должностных лиц).

Кроме того, оно соответствует установившимся календарным циклам функционирования таможенных органов - долгосрочное (от 5 и более лет), среднесрочное (от 1 года до 5 лет) и текущее (до 1 года).

В зависимости от направления и решаемых задач организационные планы подразделяются на перспективные и рабочие.

Перспективное планирование - наиболее сложный вид планирования, требующий научных знаний и опыта руководства.

Перспективное планирование связано с разработкой планов, срок действия которых превышает календарный год, т. е. включает долгосроч­ное и среднесрочное планирование.

Основанием для осуществления перспективного планирования в тамо­женных органах служат:

- требования нормативных актов ФТС России о необходимости перс­пективного планирования;

- задания по реализации долгосрочных планов ФТС России по совер­шенствованию таможенного дела;

- проблемы регионального характера по таможенному делу.

Рабочее планирование охватывает все уровни управления и направле­ния работы.

Посредством разработки рабочих планов последовательно и целенап­равленно обеспечивается выполнение задач, предусмотренных перспек­тивными планами.

 

Сами по себе управленческие решения и планы еще не свидетельству­ют о том, что они будут реализованы. Для этого нужны соответствующие условия, которые создает общая функция управления - организация.

Эта функция управления реализуется посредством выполнения таких операций (управленческих работ), как постановка задач исполнителям; их подготовка, включающая все формы обучения; организация взаимодейст­вия; организация всестороннего обеспечения управленческих решений (планов) путем расстановки и маневра силами и средствами и др.

Наиболее важными видами обеспечения являются: кадровое, техни­ческое, материальное, информационное, финансовое и ряд других.

В условиях, когда появляются выявленные в ходе контроля отклонения от параметров, заложенных в управленческом решении или плане, а так­же при изменении цели субъектом управления появляется необходимость внести коррективы в управленческую деятельность. Это осуществляется реализацией общей функции управления - регулирования, включающей исполнение таких операций (управленческих работ), как: анализ резуль­татов контроля; принятие решения на регулирование; доведение решений в виде задач до исполнителей; организация регулирования; проведение регулирования; проверка действенности регулирования.

Организация процесса принятия управленческих решений является важнейшим фактором в обеспечении единства системы управления. Она позволяет компенсировать определенные недостатки в реализации других компонентов управления таможенными органами, оценить их и способст­вовать реализации основных путей совершенствования управления.

Таким образом, процесс принятия управленческих решений - это де­ятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшей стадией управления, процесс принятия управленчес­ких решений является циклическим и повторяющимся.

 

 

Выводы

Общее руководство таможенным делом осуществляет Правительство РФ». Применительно к таможенному делу термин «общее руководство» включает в себя выбор стратегии и тактики осуществления таможенного дела, определение его основных направлений, конкретных составных частей, координацию и контроль их развития, акцентирование внимания на тех или иных сторонах и участках таможенной деятельности, имеющих значение для экономического суверенитета и экономической безопасности России.

 

 

Организационная структура таможенного органа - это совокупность составляющих его структурных подразделений, порядок их подчиненности, а также формы распределения между ними функций и полномочий.

Центральным органом, осуществляющим непосредственное руководс­тво таможенным делом в РФ, является федеральный орган исполнительной власти, уполномоченный в области таможенного дела - ФТС России.

Региональные таможенные управления являются промежуточным зве­ном между этим органом и таможнями.

Таможни непосредственно реализуют основную часть задач таможен­ного дела в зоне своей ответственности и управляют деятельностью под­ведомственных таможенных постов.

Функция управления - это конкретный вид управленческой деятель­ности, для реализации которого требуются определенные операции (управленческие работы). Функции управления раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях, являются распределением обязанностей в сфере управления и требуют очередности и единства реализации для получения намеченных результатов.

Все функции управления разделяются на общие, отражающие стадии процесса управления, и специфические - функции управления конкрет­ными видами служебной деятельности таможенных органов.

Общие функции управления раскрывают сущность управления, они универсальны, так как характеризуют процесс управления любым объек­том. К общим функциям управления относятся: анализ и прогнозирова­ние, планирование, организация, регулирование, учет и контроль.

К специфическими функциями управления в таможенных органах от­носятся функции управления таможенной, финансово-экономической, со­циальной и административно-хозяйственной деятельностью.

Процесс управления - это деятельность органов и аппаратов управ­ления, направленная на достижение целей таможенных органов путем реализации определенных функций с использованием соответствующих методов и принципов управления.

Принятие управленческих решений - отдельная управленческая фун­кция. Управленческое решение - это директивный фиксированный акт субъекта управления, организующий, направляющий, координирующий и стимулирующий совместные действия должностных лиц таможенных органов для достижения поставленной цели.

В решении формируются цели и задачи, стоящие перед объектами уп­равления, предусматриваются ограничения, определяются необходимые

ресурсы. Управленческое решение, таким образом, содержит цель и про­грамму действий для управляемой подсистемы (объекта).

Процесс управления таможенными органами отличается специфичес­ким содержанием, в котором выделяются аспекты: методологический, функциональный, экономический, организационный, социальный и ин­формационный.

Контрольные вопросы

 

 

1. Кто осуществляет общее руководство таможенным делом?

2. Опишите основные подсистемы системы таможенных органов.

3. Раскройте основные особенности управления в таможенных орга­нах РФ.

4. Опишите организационную структуру таможенных органов и обос­нуйте перспективу ее развития.

5. Перечислите три вида структурных подразделений, существующих в ФТС России, РТУ и таможнях, являющихся организационными структу­рами таможенной системы.

6. Перечислите функции управления в таможенных органах. Дайте их краткую характеристику.

7. В чем заключается сущность процессного подхода к управлению в таможенных органах?

8. Назовите особенности принятия управленческих решений в тамо­женных органах.

 

Инновационная модель

Управления

Таможенными органами

Определение и структура понятия «услуга» в теории услуг. Ба­зовое понятие «таможенная услуга». Суть таможенной услуги, ее характеристики. Общая структура понятия «таможенная услуга», элементы, его составляющие, и связи. Институт тамо­женного администрирования как система государственных услуг. Маркетинг в сфере таможенных услуг: процедуры формирования стратегии и ситуационного выбора стратегических альтерна­тив. Управление стратегическими изменениями в таможенной системе. Особенности разработки и реализации стратегии раз­вития. Стратегии конкурентоспособности ФТС России в сфере государственных услуг. Модельное описание задачи стратегичес­кого маркетинга. Общая и частные задачи позиционирования та­моженных услуг.

 

Вопросы

 

10.1. Услуги, таможенные услуги: понятия и определения.

10.2. Теоретические положения, роль и направления эволюции маркетинга услуг.

10.3. Место, роль и проблемы маркетинга в сфере таможенных услуг.

Выводы.

Контрольные вопросы.

 

Рекомендуемая литература

1. Дианова В. Ю., Макрусев В. В. Маркетинг таможенных услуг: учебник. М.: РИО РТА, 2005.

2. Дойль П. Маркетинг-менеджмент и стратегии. - СПб.: Питер, 2002.

3. О'Шонесси Дж. Конкурентный маркетинг: стратегический подход. - СПб.: Пи­тер, 2001.

4. Общий и специальный менеджмент: учебник. - М.: Изд-во РАГС, 2000.

5. Голубков Е. П. Основы маркетинга: учебник. - М.: Финпресс, 1999.

6. Котлер Ф. Маркетинг по Котлеру: как создать, завоевать и удержать рынок. - М.: Альпина Паблишер, 2003.

⇐ Предыдущая23242526272829303132Следующая ⇒

Поделиться: