Справочно-поисковый аппарат

Справочно-поисковый аппарат

Справочно-поисковый аппарат Отдела информационных ресурсов (СПА) представлен традиционным карточным (бумажным) и электронным каталогами, а также различными картотеками.

Каталог — (слово греческого происхождения и означает " собрание", " сосредоточение" чего-либо) перечень произведений и других документов, имеющихся в Отделе информационных ресурсов, составленный по определенному принципу и раскрывающий состав и содержание фонда. Каталоги бывают самые различные: по назначению — служебные и читательские; по способу группировки материала — алфавитные, систематические; по видам документов (CD-диски, видеокассеты). Во многих современных библиотеках традиционный каталог-картотека вытесняется компьютерным каталогом (электронным), выполняющим аналогичные справочно-библиографические и поисковые функции.

Алфавитный каталог, систематический каталог, картотека персоналий, картотека заглавий художественных произведений и картотека прозы - находятся в Читальном зале Отдела информационных ресурсов НТГСПИ (ф) РГППУ. Систематическая картотека статей и тематические картотеки расположены в Читальной зале периодических изданий. Воспользоваться Электронным каталогом посетители могут в помещении Читального зала и на сайте вуза.

Рассмотрим каждый из каталогов отдельно.

· алфавитный каталог

· систематический каталог

· систематическая картотека статей

· картотека персоналий

· тематические картотеки " Безопасность жизнедеятельности", " Социальная работа", " Связи с общественностью", " Документоведение и документационное обеспечение управления"

· картотека " История в лицах"

· картотека трудов преподавателей НТГСПИ

· картотека литературы по Уралу или Краеведческая картотека

· картотека заглавий художественных произведений

· тематическая картотека прозы и тематическая картотека поэзии

· в помощь организатору воспитательной работы

· картотека CD-дисков и видеокассет

· электронный каталог
а также

· алфавитный генеральный каталог (только для служебного пользования)

· тематическая картотека выполненных справок, картотеки песен, брошюр, программ и авторефератов

Алфавитный каталог (АК) — это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются в алфавитном порядке фамилий индивидуальных авторов, наименований коллективных авторов или заглавий документов. В АК, несмотря на простую систему их построения, имеются специфические особенности, знание которых сэкономит ваше время.

АК является обязательной частью системы каталогов каждой библиотеки. С помощью АК можно проводить поиск по следующим типам запросов:

1. Имеется ли произведение данного автора (индивидуального или коллективного) в фондах библиотеки и, если имеется, то каков его шифр.
2. Какие произведения данного автора имеются в библиотеке.
3. Какие переиздания данного произведения имеется в фондах.
4. В каких изданиях то или иное лицо участвовало в качестве соавтора, составителя, редактора, переводчика и т. п.
5. Какие выпуски входят в ту или иную серию.
6. Запрос на библиографические уточнение, касающийся тех или иных элементов библиографической записи. Например, в каком году вышло данное издание, каково место издания, было ли оно переработано и дополнено и др.
7. В каком отделе библиотеки находится документ (эти сведения записываются на обратной стороне карточки).

При работе с АК следует обратить внимание на авторские знаки, которые присваиваются каждому документу. Авторский знак – это дву- или трехзначное число, присваиваемое автору или названию книги по первой букве, первому слогу или словосочетанию. Авторский знак входит в состав шифра документа и определяется по специальным таблицам.

Чтобы хорошо ориентироваться в АК и с его помощью быстро найти нужную книгу, следует знать правила расстановки в нем карточек, а в отдельных случаях и способы их группировки. Здесь имеются карточки с основным описанием книг под авторским заголовком, под заглавием, под коллективным автором, а также карточки с вспомогательным описанием: добавочного описания на соавторов, редакторов сборников и справочников, составителей сборников, персоналии; ссылочные и справочные карточки.

Пользоваться алфавитным каталогом сравнительно просто. Главное условие эффективного поиска нужных документов с помощью АК — это знание алфавита. Все описания в алфавитном каталоге располагаются по алфавиту в соответствии с буквенным составом первых слов. При совпадении первых слов расстановка ведется по алфавиту вторых, третьих слов и т.д. При этом предлоги и союзы считаются отдельными словами. Карточки на произведения авторов-однофамильцев размещаются по алфавиту их инициалов. Если в библиотеке имеется несколько книг одного автора, карточки на них будут расположены по алфавиту их названий. Иногда в каталоге отсутствуют инициалы или указан только один инициал или полностью раскрыты имя и отчество авторов. В этом случае ставится карточка сначала без инициалов, затем с одним, с двумя инициалами, потом с именем и отчеством. Просмотрев карточки с нераскрытыми инициалами, надо вести просмотр дальше.

На произведения одного автора (сборники типа " Избранная лирика", " Избранная проза", собрания сочинений, отдельные произведения) карточки в каталоге расставляются в установленной последовательности: фамилия автора помещается на отдельный разделитель, за которым следуют полное собрание сочинений в порядке убывающей полноты изданий (полное собрание сочинений, собрание сочинений, сочинения и т. д.) избранные сочинения, затем отдельные произведения по алфавиту их названий. Произведения авторов, имеющих двойные или составные фамилии, расставляются после произведений авторов, фамилии которых совпадают с первой частью составной или двойной фамилии.

Все карточки с добавочным описанием будут расставлены в разные места АК, но, исходя из алфавитного принципа расстановки, в одном месте будут собраны все работы одного автора независимо от того, написаны они им одним или в соавторстве с другими лицами. Включенные в АК карточки с добавочным описанием подсказывают читателю о наличии в библиотеке других книг, написанных данным автором совместно с другими лицами.

Карточки с библиографическим описанием на книги, написанные в соавторстве (когда произведения имеют двух или трех авторов), будут группироваться по фамилии первого автора. Соавторы при расстановке не учитываются.

На книгу, имеющую четырех и более авторов, составляется описание на заглавие, а фамилии авторов приводятся после названия книги. Поэтому книгу надо искать в алфавитном каталоге на заглавие. Чтобы облегчить читателю поиск подобных книг в каталоге, как уже было сказано, на первого автора будет составлено добавочное описание, которое дается в сокращенном виде.

Число и цифры, входящие в описание, при расстановке принимаются во внимание в их словесном выражении.

Сокращенную форму (аббревиатуру) наименований стран, организаций, учреждений и т. д. при расстановке карточек рассматривают как слово и ставят в порядке букв аббревиатуры по алфавиту.

Карточки с библиографическим описанием изданий, имеющих коллективного автора, имеют специфику расстановки в АК. Коллективным автором называют организацию, имеющую собственное наименование, которое позволяет ее идентифицировать, и публикующую свои официальные материалы, периодические и другие издания. К ним относятся также временные группы и события, такие как совещания, конференции, конгрессы, выставки, фестивали, ярмарки и т. д. АК состоит также из ссылочных и справочных карточек, которые составляются не к конкретной книге, а содержат различные сведения о форме описания документов, принятой в данной библиотеке, и обозначаются сокращенным словом " см." (" смотри" ).

АК оформлен разделителями, различными по форме и назначению. Они показывают порядок расположения записей, тем самым наглядно демонстрируя правила их расстановки. В среднем разделители размещают через 60—70 карточек. Разделители всегда ставят перед первой карточкой в той группе записей, которую нужно выделить. Разделители делятся по форме: центральные (с выступом по середине), правосторонние (с выступом справа) и левосторонние (с выступом слева), по назначению: буквенные, слоговые, словарные и именные (когда на выступы наносятся буквы алфавита, слоговое сочетание или отдельное слово). Все ящики АК пронумерованы и каждый имеет надпись, раскрывающую его содержание.

АК помогает читателю в поиске необходимых документов, если есть готовый список литературы по теме исследования. Однако, если нужно подобрать литературу по определенной теме или вопросу самостоятельно, следует обратиться к каталогу систематическому.

Систематический каталог (СК) — это библиотечный каталог, в котором библиографические записи располагаются по отраслям знаний в соответствии с определенной системой библиотечно-библиографической классификации. Под СК понимают систему, состоящую из двух подсистем: СК и алфавитно-предметный указателя (АПУ) к нему. Поиск в систематическом каталоге следует начинать с АПУ.

АПУ — это вспомогательный аппарат, представляющий собой алфавитный перечень предметных рубрик, раскрывающий содержание отраженных в СК документов с указанием соответствующих классификационных индексов. АПУ дает сведения о наличии в СК литературы об отдельных вопросах и предметах и облегчает ее разыскание. Карточки в указателе расставлены в порядке алфавита наименований отраслей знания, научных дисциплин, явлений, процессов, событий и т. п. К АПУ вы обратитесь в том случае, когда неизвестно в каком разделе СК собраны библиографические записи на документы по интересующей вас теме или проблеме.

Прежде всего, необходимо сформулировать конкретное наименование темы или предмета. Очень важен выбор первого (ключевого) слова. Не рекомендуется в качестве первого слова выбирать слова, не имеющие определенного предметного характера (отношение, влияние, зависимость, поведение, превращение, использование, применение, технология, расчет, эксплуатация, роль, получение, действие и т. п.). Исключением являются устойчивые словосочетания или наименования отдельных дисциплин (например, технология металлов, поведение животных).

Название предмета может быть сформулировано как одним словом (существительным), так и словосочетанием (существительное с прилагательным или числительным). В последнем случае прилагательное и числительное будут вынесены на первое место.

Сформулировав наименование интересующего вас предмета, обратитесь к указателю. Этикетки на внешней стороне ящиков и разделители (с обозначением букв) помогут найти необходимую карточку.

Обратите внимание на оформление карточки с наименованием интересующего вопроса. В первой строке карточки после наименования предмета указан индекс, по которому вы найдете любое подразделение СК.

На некоторых карточках помимо названия предмета, даются аспекты его рассмотрения (тематические подзаголовки) с соответствующими индексами, например:

кадры управления У 212.14

имидж Ю 959.1

социально-психологические проблемы Ю 959.1

социологические проблемы С 550.373

этика Ю 715.4

Справочный аппарат библиотеки включает в себя помимо каталогов различные картотеки. Картотека в переводе с греческого означает " вместилище, ящик", в современном значении картотека – это систематизированное собрание карточек с какими-либо сведениями, материалами. В НБ НТГСПИ организовано более 15 различных картотек. Центральное место среди них занимает с истематическая картотека статей (СКС) .

СКС — это вид библиографического пособия, реализованного в карточной форме. Ее назначение — раскрыть содержание журналов, сборников и продолжающихся изданий, в которых наиболее оперативно освещаются достижения науки, техники, культуры, актуальные вопросы общественной жизни. Можно сказать, что СКС является продолжением систематического каталога, а по некоторым вопросам — единственным источником поиска информации, которая еще не нашла отражения в монографических трудах. Об этом нужно помнить, если вы разыскиваете документы по новому, неразработанному вопросу или ищете информацию о каком-либо событии современности.

Структура систематической картотеки статей аналогична структуре систематического каталога, но отличается более дробной детализацией материала внутри рубрик, так как по новым и перспективным темам картотека отражает больший объем материала, чем систематический каталог.

В основе систематизации материалов в СКС лежит та же схема классификации, что и в систематическом каталоге. Поэтому СКС не имеет своего собственного алфавитно-предметного указателя, индекс для СК будет совпадать с индексом для СКС.

Внутри рубрик картотеки карточки располагаются в обратной хронологии. Поэтому, если вам нужны документы последнего времени, вы просмотрите только карточки, находящиеся вначале раздела (подраздела). В том случае, если вас интересует, что писали на эту тему в предыдущие годы — карточки в конце раздела (подраздела).

Картотека ведется как на базе печатных карточек Всесоюзной книжной палаты (ВКП), так и на расписываемых библиографами НБ НТГСПИ. К сожалению, карточки ВКП в большинстве случаев поступают в библиотеку с опозданием, поэтому статьи последних двух — трех месяцев нужно просматривать непосредственно в журналах.

Карточка с аналитическим описанием статьи из периодического издания выглядит следующим образом:

Афанасьев Н.Н.
Идеология терроризма
//Социально-гуманитарные знания. – 2002. — № 1. — С. 224-235.

В отличие от карточки с библиографическим описанием книги в карточке с описанием статьи нет шифра, а сведения о документе, где напечатана статья, располагаются за двумя косыми чертами.

По-другому выглядит карточка с библиографической записью на статью из сборника:

Ч33(2)

Поляковская Н. М. Н301 Уровень образования земских учителей Пермской губернии в начале ХХ в. // Народное образование на Урале в XVIII – XX в.: Сборник научных трудов. – Свердловск, 1990. – С. 104- 113.

В этой карточке есть шифр документа, но нет отметок о фонде хранения. Об этом можно узнать только, обратившись к АК. Также как и в карточке с описанием журнальной статьи сведения о сборнике, где напечатана статья, располагаются за двумя косыми чертами.

Кроме СКС в НБ НТГСПИ организованы различные по содержанию и назначению тематические картотеки, цель создания которых — удовлетворения читательских запросов на документы по наиболее актуальным проблемам. Создавая тематические картотеки, библиотека в известной мере прогнозирует появление спроса на книги и статьи и тем самым облегчает читателям поиск этой литературы.

вверх

В состав специальных картотек также входит Картотека персоналий.

Она предназначена для удовлетворения запросов на литературу о жизни и деятельности представителей различных областей науки, культуры, общественных и политических деятелей, писателей, художников. Материал о многих лицах часто рассеян по разным отделам и подотделам СК. В картотеке персоналий он объединяется за одним разделителем, на котором пишется фамилия, имя, отчество лица. Организуется картотека путем дублирования карточек СК. Разделители с фамилиями лиц располагаются в алфавитном порядке, внутри картотеки — карточки с библиографическим описанием документов, посвященных их жизни и деятельности. Например:

8 Р 2 Б 831

Пришвин М. М., о нем. Боровой Л. Я Язык писателя. А. Фадеев, Вс. Иванов, М. Пришвин, А. Платонов. М., 1966.

В НБ НТГСПИ ведутся Тематические картотеки в помощь студентам новых факультетов и специальностей: ФСР, ФБЖ, Связь с общественностью и Документоведение. В эти картотеки включаются преимущественно книги, учебные пособия, учебники и журнальные статьи. Материал для них подбирается путем дублирования карточек из СК и расписания специальных журналов. Карточки группируются согласно логической последовательности учебного плана этих факультетов и отделений на факультетах. При необходимости на отдельные книги и статьи составляются аннотации. Хранятся эти картотеки в Зале каталогов.

Картотека " История в лицах" похожа на картотеку персоналий. Она имеет аналогичную структуру и организацию, но состоит из журнальных и газетных статей.

Близкой к картотеке персоналий, но не по назначению, а по содержанию, является Картотека трудов преподавателей НТГПИ-НТГСПА. Ее назначение – как можно полнее собрать все научные публикации, принадлежащие всем работавшим и работающим в нашем вузе. В нее включаются сведения о научных работах как имеющихся в фонде библиотеки, так и об отсутствующих. Материал располагается так же, как и в картотеке персоналий, по алфавиту фамилий ученых, а внутри — карточки с описанием его работ — в обратной хронологии. В настоящее время на основе этой картотеки создается электронная база данных.

В Краеведческой картотеке систематизируется разнообразная по содержанию, типам и видам печатная продукция о крае. Слово " край" в данном случае является термином, обозначающим определенную территорию не только с точки зрения административного деления, но и выделяемую по другим признакам. В силу этого границы понятия " край" весьма широкие — от сельского и/или городского поселения до крупного региона, например, Урал, Западная Сибирь и т. д. Материалы в картотеке располагаются по схеме, принятой для краеведческого каталога, но со значительно большей дробностью. Внутри рубрик карточки расставляются в обратной хронологии. При необходимости составляются краткие аннотации, содержащие обобщенную характеристику и оценку печатного издания.

Картотека заглавий художественных произведений относится также к классу специальных картотек. Нередки случаи, когда читатели запрашивают эти произведения по названию, не зная или позабыв авторов. Это относится не только к отдельно изданным художественным произведениям, но и опубликованным в литературно-художественных журналах. Данная картотека, содержащая минимум сведений (название произведения, его жанр, фамилия автора) способствует быстрому поиску запрашиваемых романов, повестей, сборников стихотворений.
Например:

Р 2 Л 65

Кикимора: повесть Лиханов, А. А. В его кн.: Магазин ненаглядных пособий: Повести. – М., 1984. см. также: ж. " Роман-газета" №6, 1984 ж. " Юность" №4, 1983

Сформировать свой круг чтения и сориентироваться в жанрах художественных произведений вам помогут Тематическая картотека прозы и Тематическая картотека поэзии. К внешнему оформлению этих картотек относятся надшкафные надписи с темой, например:

Путешествия. Приключения. Вестерн.
Тоталитарное государство.
Эмиграция. Религия.

Внутри карточки с библиографическими записями расположены по алфавиту. Вот как выглядит карточка из этой картотеки:

Ш6/2=Р/6 Д 67

Дон-Аминадо Поезд на третьем пути. – М.: Книга, 1991. – 332 с., ил. – (Полка библиофила). Эмигранты русские во Франции

Картотека в помощь организатору воспитательной работы полностью отвечает своему названию. Она состоит из карточек с библиографическими описаниями статей, посвященных сценариям различных внеклассных мероприятий. Карточки разделяют разделители с названием праздников:

Новый год
Посвящение в студенты
Рождество
Крещение Господне (19 января)
Татьянин день (25 января),

а за ними в обратнохронологическом порядке расставляются карточки с библиографическим описанием. Например:

Петухова Н.

День всех влюбленных
// Воспитание школьников. — 2003. — №1. — С. 78-79.

Картотека CD -дисков поможет вам в поиске электронных изданий, которые хранятся в читальном зале и доступны для просмотра как в библиотеке, так и на домашнем компьютере (на дом выдаются только копии дисков, которые выполняются по мере их спрашиваемости). Эта картотека организована как СК – по системе отраслей знаний, внутри отдела — по алфавиту (сначала английскому, затем русскому). CD -диск также, как любой документ (кроме журналов и газет), индексируется, и ему присваивается авторский знак, поэтому для составления заявки воспользуйтесь " Схемой составления заявки на книгу".

61 М341 ЧЗ

Материнство и детство [Электронный ресурс]: Cliparts 2003. — Электрон. дан. — М.: Dinamite SoftWare Group, 2003. — 1 эл. опт. диск (CD-ROM): цв., зв. — Загл. с этикетки диска. — 70.00 р.

Электронный каталог

Электронный каталог ведется с 2000 года. В него заносятся новые поступления литературы и производится ретроввод изданий из фондов библиотеки. На 1 ноября 2015 года в базе данных ЭК - 38 000 записей.

Электронный каталог (ЭК) НБ НТГСПИ представляет собой библиографическую базу в машиночитаемой форме, включающую элементы библиографической записи, а также шифры и сиглы хранения документа. Наличие в базе данных этих элементов позволяет ЭК выполнять функции всех видов каталогов:

· по назначению — читательского и служебного

· по способу группировки — алфавитного и систематического

· по виду отражаемых документов — на книги, статьи, документы в электронном виде и т.д.

Многоаспектное отражение библиотечного фонда в ЭК дает возможность проводить поиск информации по любому элементу, в том числе и по тем, которые не могут быть использованы при поиске в традиционных каталогах, например, по году издания, месту хранения документов в библиотеке, ключевому слову, виду документа, рубрике и по любой комбинации признаков. В ЭК можно проводить поиск по основе слова (или " усечением справа" ). Например, по запросу " память" могут быть выданы документы с ключевыми словами: " памятники", " памятниковедение", " памятники природы", " литературные памятники", " охрана памятников", " памятные даты", " памятка" и т. д.

Инструкция по поиску в ЭК НБ НТГСПИ по словарю " Ключевые слова"
Инструкция по поиску в ЭК НБ НТГСПИ по словарю " Авторов".
Инструкция по поиску в ЭК НБ НТГСПИ по словарям с применением кодировки
Инструкция по поиску в ЭК НБ НТГСПИ " Для чайников"

ПОИСК В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ НТГСПИ
ПО СЛОВАРЮ " КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА"

1. Каждый пользователь, приступающий к работе с электронным каталогом НБ НТГСПИ, должен зарегистрироваться.
2. Для регистрации необходимо ввести Идентификатор читателя (номер читательского билета) или ФИО полностью.
3. Нажмите кнопку НАЧАТЬ РАБОТУ.
4. Нажмите " База данных" → " Открыть" → выберите необходимую базу из данных: " Электронный каталог НТГСПИ", " Картотека газет и журналов", " Картотека статей", " Труды преподавателей НТГСПИ", " Учебные программы".
5. Нажмите " Поиск" → " Вид основного поиска" → выберите и установите необходимый параметр поиска: " КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА" .
6. Курсор находится в строке КЛЮЧ – Вы можете создавать запрос.

Напечатайте начальные буквы ключевого слова. Словарь автоматически установит курсор на ближайшее к заданному ключу значение. Например, если в строке КЛЮЧ набрать буквы АВТ, то курсор автоматически встанет на первое слово, начинающееся с этих букв.

7. Найдя нужный термин, нажмите Enter на клавиатуре или сделайте двойной щелчок мышки или " кликните" по зеленой галочке напротив слова. Найденный термин появится в окне ТЕРМИНЫ ЗАПРОСА.

Для избавления от так называемого " информационного мусора" применяйте дополнительные возможности электронного каталога: уточнение или ограничение запроса.

Переключатель ЛОГИКА объединит выбранные Вами термины. Для его применения должно быть не менее 2-х терминов. Предлагаются следующие варианты объединения:

· ИЛИ – в документах присутствует хотя бы одни из заданных терминов

· И – в документах присутствуют все заданные термины

· НЕТ – в документах присутствуют первый и отсутствуют все остальные заданные термины

· И (В ПОЛЕ) – в документах присутствуют все поисковые термины в одном и том же поле (элементе описания): в заглавии, ключевых словах, предметных рубриках и т. п.

· И (ФРАЗА) – в документах присутствуют все заданные термины в одной фразе.

Пр u мер:

Пушкин, А. С.
Пушкин, Александр Сергеевич
Пушкин, Александр Сергеевич (? –? )

Для отбора всех произведений какого-либо автора отбираются ВСЕ возможные варианты.

7. При наборе начальных букв Вам автоматически будут предложены варианты написания фамилии автора.
8. Для формирования запроса нужно " кликнуть" по зеленой галочке напротив слова ТЕРМИНЫ.
9. Выбрав нужные Вам варианты, Вы сформулируете свой запрос (смотрите в окне ТЕРМИНЫ ЗАПРОСА). Уточнять, исправлять, удалять термины запроса можно с помощью значков в правом верхнем углу этого окна.
10. Используйте возможности переключателя " УСЕЧЕНИЕ".

Например, Задан термин: Пушкин, Александр Сергеевич

При усечении " НЕТ" получаете список документов, в которых указывается " Пушкин, Александр Сергеевич"

При усечении " ДА" – получаете список документов, в которых указывается " Пушкин, Александр Сергеевич" и " Пушкин, Александр Сергеевич\о нем".

11. Для осуществления поиска нажмите клавишу ВЫПОЛНИТЬ.
12. Цифрой красным цветом будет указываться количество найденных документов.
13. В нижней части поисковой страницы Вы увидите: слева – сокращенное описание найденных документов, справа – полное. В полном описании Вы увидите библиографические сведения о документе, его шифр, место хранения, количество экземпляров, аннотацию и т. п. Эта информация Вам необходима для оформления заявки на получение документа из фондов библиотеки.
14. Электронный каталог предоставляет возможность просмотра полнотекстового варианта документа. Для того, чтобы этим воспользоваться, следует обращать внимание на состояние кнопки ПОЛНЫЙ ТЕКСТ. Если она " горит", значит, после нажатия на нее, запустится Word, откроется текстовый документ, с которым можно познакомиться сразу в зале каталогов и/или сохранить на электронный носитель.
15. С помощью мышки или клавишами клавиатуры " вверх" – " вниз" Вы сможете просматривать полученный список и оформить заявки для получения нужных Вам документов в отделах библиотеки.
16. Также можно сформировать список отобранных документов и сохранить его на электронном носителе.

ПОИСК В ЭЛЕКТРОННОМ КАТАЛОГЕ НТГСПИ
ПО СЛОВАРЯМ С ПРИМЕНЕНИЕМ КОДИРОВКИ

На тему: Типы каталогов

Подготовила: Огаева А

Проверила: Ахметова Г.Л.

Астана 2019