Просмотр данных о контакте в электронной почте

Ø Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev).

Ø Перейдите на закладку Действия.

Ø В поле Показать выберите Электронная почта.

Ø В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис.11).

 

Рис.11. Окно данных о контакте в электронной почте

 

Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную. С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т.п. (рис.12). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.

 

Рис.12. Команды меню Действия

 

Создание списка рассылки

Ø Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия.

Ø На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания).

Ø Наймите кнопку Выберите членов.

Ø Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.

Ø Повторите пункт 4 для всех участников.

Ø Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.

Ø Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл.2). Группировка элементов по местоположению По отметке "К исполнению".

 

Представление	Отображаемые элементы
Адресные карточки	Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Подробные адресные карточки	Отображает полную информацию о каждом контакте в виде визитной карточки
Список телефонов	Табличное представление всех контактов
По категориям	Группировка элементов по категориям
По организациям	Группировка элементов по организациям
По местоположению	Группировка элементов по отметке К исполнению

Таблица 2. Представления папки Контакты

 

Создание разовой задачи

Ø Выберите команду Создать из меню Файл или щелкните мышью в поле Добавление элемента.

Ø По умолчанию форма Задача с полями для заполнения (табл.3) откроется на закладке Задача.

 

Таблица 3. Поля формы Задача

Поле	Значения поля	Значения по умолчанию
Тема	Тема задачи	Не устанавливается
Срок	Срок выполнения задачи, Outlook не позволяет оставить значение этого поля пустым	Не устанавливается
Дата начала	Дата начала работы. Может быть не определена	Не устанавливается
Состояние	Пять состояний задачи на данный момент: На началась, Выполняется, Завершена, В ожидании, Отложена	Не началась
Готово	Состояние задачи, в данный момент в процентном соотношении	0%
Важность	Три значения важности задачи: Высокая, Обычная, Низкая	Обычная
Оповещение	Устанавливается на определенную дату и время	Устанавливается надень завершения задачи на 8.30 утра
Описание	Содержит текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и внедренные объекты
Контакты	Указываются контакты, связанные с решением данной задачи
Категории	Указывается принадлежность к категории
Частное	Указывается характер задачи

 

Введите тему задачи - подготовка к презентации.

Введите срок окончания - и дату начала работы -

Введите значение для поля Состояние - не началась, соответственно в поле Готово - 0%.

Заполните поле Важность - обычная.

Введите дату и время оповещения - в 9 часов утра 21.09.2010.

Для отображения диалогового окна Категории (рис.14) нажмите кнопку Категории.

Рис.14. Выбор категории

 

Установите в списке флажок около нужной категории - Международные контакты. Нажмите кнопку ОК. После заполнения всех полей формы (рис.15) щелкните кнопку Сохранить и закрыть.

 

Рис.15. Форма задачи

 

На закладке Подробно формы Задача можно вносить информацию о реально затраченном времени, об объемах работ, о расходах и т.д. При регулярном повторении действий, например написании квартального отчета или визите в спортзал, определите только первый экземпляр задачи. Следующая копия создается автоматически в зависимости от заданного интервала и даты, на которую назначено выполнение задачи.

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться: