Сокращение объема документооборота.

Существуют объективные факторы, влияющие на рост количества документов. Это:

1) создание новых структурных подразделений;

2) расширение функций организации;

3) внедрение средств оргтехники;

4) недостаточная разработанность законодательной базы ДОУ;

5) отсутствие органа управления документацией в стране;

6) экстенсивное развитие документации (документы создаются как дань традициям, дублирование документов, вовлечение в бюрократический аппарат большого числа работников);

7) несвоевременное и некачественное выполнение поручений и договорных обязательств, приводящих к появлению значительного числа дополнительных документов.

 

Задачи сокращения объема документооборота:

1. Сокращение количества создаваемых документов.

2. Сокращение расходов бумаги на производство документов.

 

Пути сокращения документооборота:

1) упорядочение документообразования (унификация форм и текстов документов и max использование средств бездокументной связи);

2) построение эффективной ИПС, которая позволяет сократить дублирование документов;

3) уменьшение физического размера документа;

4) организация доставки документов;

5) введение в практику предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределение их по исполнителям, минуя руководство организации;

6) сведение к min ручных операций и переписке данных;

7) применение средств оргтехники и компьютерных технологий;

8) введение строгого контроля исполнения документов.

 

Прием и первичная обработка документов

 

Операции по приему и отправке документов обычно осуществляются централизованно. В крупных организациях этим занимается специализированное структурное подразделение – экспедиция или специальный участок службы ДОУ.

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, факсимильной связью и электронной почтой.

Правила первичной обработки документов сводятся к следующим:

1. Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату).

2. Проверяется целостность упаковки и сохранность печати. Конверты вскрываются, проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствия документов и приложений к ним, несоответствия документов и приложений, об этом сообщается отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация.

4. Конверты, как правило, уничтожаются. Сохраняют конверты, когда на документе отсутствует обратный адрес, или когда дата на почтовом штемпеле может служить датой получения документов.

5. Документы с пометкой «лично» не вскрываются, а передаются адресату.

6. Экспедиция ведет учет всех поступивших документов. На документе проставляется реквизит «отметка о поступлении документа» в виде штампа, где указывается наименование организации, дата, порядковый и учетный номер.

7. При первичной экспедиционной обработке документы сортируют по структурным подразделениям, руководствуясь реквизитом «адресат». Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или отдел ДОУ, туда же передаются документы, адресованные на имя организации. Документы, адресованные структурным подразделениям, передаются в структурные подразделения.

8. Процесс первичной обработки документов заканчивается раскладкой рассортированных документов по ячейкам сортировочного шкафа, откуда их забирают секретари структурных подразделений. В небольших организациях документы раскладываются в папки-регистраторы с разделами, соответствующими названиям структурных подразделений.

Лекция 6. Регистрация документов в учреждении и организация справочно-информационного обслуживания.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как " Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения".1

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создан* или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил се го номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения подтвержден.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специально учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания баз данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации (фирмы).

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разработанный службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистриуемых документов. Обычно он дает как приложение к инструкции по делопроизводству организации, может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует подновлять.

К нерегистрируемым документам обычно относят: рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций, печатные издания (книги, брошюры, журналы), пакеты с пометкой " лично", копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов, информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает спой регистрационный номер. Он не совпадает и существенно меньше учетного порядкового номера, проставленного в отметке о поступлении документа в организацию.

Документы регистрируются один раз. В крупном учреждении регистрацию ведет группа регистрации канцелярии. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализованно по группам (в тех отделах, где они создаются и оформляются): в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

q дата получения;

q регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

q дата документа;

q регистрационный номер документа, присвоенный ему учрежде­нием-автором;

q автор (корреспондент) - т.е. чей это документ;

q заголовок (о чем документ);

q резолюция;

q срок исполнения;

q исполнитель (кто с ним работает);

q ход исполнения (фиксируются все передачи документа и как исполнен);

q № дела (куда документ помещен после исполнения).

При регистрации отдельных видов документов, например, внутренних обращений граждан и исходящих документов, сведения, вписываемые в регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации обращений граждан записывается адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.д.

Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера.

 Лекция 7. Контроль за сроками исполнения документов.

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально упои помоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме - секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к " Государственной системе документационного обеспечения управления" дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию но делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется и автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку в картотеку за число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документе. В произвольной форме можно записывать на карточку устные поручения руководства.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей инспектора по контролю (или секретаря в небольшой фирме) - в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делаете отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения роса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля, контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, т.п так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на ЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не столько по срокам, но и по исполнителям, и таким образом видеть загрузку каждого. Так как машина фиксирует все задержки исполнения , документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документа, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Лекция 8. Организация делопроизводства по обращениям граждан. Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложения - это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами; предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается обращение граждан в целях реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: " Заявление - официальное обращение или (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или ими недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций...".

Термин " жалоба" в словаре определен следующим образом: " жалоба - обращение в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организаций предприятия и т.д." Таким образом, под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо другого органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан. Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом - " Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобами граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности или иного учреждения.

Прежде всего обращения граждан должны подаваться в те органы и учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса.

Жалобы на общественные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти.

Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.

При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него прежде всего порядок работы с этой категорией документов. Технология работы с обращениями граждан требует организации:

Ø приема граждан;

Ø приема и первичной обработки письменных обращений;

Ø регистрации обращений;

Ø направления обращений на рассмотрение;

Ø уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

Ø уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

Ø контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

Ø информационно-справочной работы по обращениям;

Ø извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для и пополнения в соответствующие органы;

Ø группировки в дела и текущего хранения обращений;

Ø анализа поступивших обращений.

Обращение граждан в государственные и общественные организации на предприятия, в учреждения, организации может быть подано и письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений, или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте. Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на них может являться доказательством даты получения документа. Кроме того адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.

На самом документе в нижнем правом углу проставляется штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в штамп начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в штампе указывается и регистрационный номер предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например, К 121. Типовое положение о ведении делопроизводства по обращениям граждан допускает дополнение регистрационного индекса другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность обращений граждан.

 Лекция 9. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями тип " На исполнении", " Срочно", " Для коллегии", " На отправку", " На согласование", " На подпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение тому сотруднику.

После окончания работы с документом он передается для помещения в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях систематически, ежедневно в течение всего года. В небольших фи мах формирование и хранение дел ведется централизованно, обычно в секретариате.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении помещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов, обеспечит их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как " группировка исполнена документов в соответствии с номенклатурой дел. 1 Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются " Основные правила работы ведомственных архивов" и " Государственная система документационного обеспечения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секретариате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизованно формирует, их хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив и соответствующий государственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: Го бачев-Фонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например. Бухгал терия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например, Дело № 02-; где 02 значит индекс структурного подразделения, а 24 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется " хранить постоянно" ).

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а название дописывается в номенклатуру дел под резервным номере!

Прежде чем подшить документ в дело, следует проверить исполнен ли он (о чем должна быть помета). Неисполненные, а также лежащие возврату документы подшивать в дело запрещается. Далее проверяется правильность оформления документа. Требование " Основных правил работы ведомственных архивов" указывает, " каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов" 1, т.е. перед подшивкой еще раз проверяется наличие подписей, заверительной надписи, отметок, дат, индекса и т.п.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Мер новики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, около 25п листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документы постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и завершения работы такие дела переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва. Особенность в формировании имеют дела учебных заведений, формируемые по учебным годам, документы театров, характеризующие сценическую деятельность и группируемые в течение театрального сезона, дела фильмов, рукописи, истории болезни и ряд других.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе решения вопроса.

 

1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, М.: Изд-во стандартов, 1998, п. 65. С.

 

1 ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п.42

 

1 Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.3.

 

⇐ Предыдущая123

Поделиться: