|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Номенклатура дел организации
Для обеспечения правильного формирования и учета дел в каждой организации должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел составляется по установленной форме (см. приложения № 33 и 34) и включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения). Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы (номера) дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения и номер статьи по перечню, примечания. В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать: индекс структурного подразделения организации по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации. Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки дел в порядке убывания сроков хранения документов. При составлении заголовков дел следует учитывать, что: 3.1.заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; 3.2.заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; 3.3.заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п., т.е. неконкретные, не показывающие, какие именно документы подшиты в дело, не допускаются. 3.4.Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела образуют следующие элементы: 3.5.наименование вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.); 3.6.наименование организации или ее структурного подразделения; 3.10.адресат или корреспондент; 3.11.краткое содержание документов дела; 3.7.название территории (местности), с которой связано содержание документов дела; 3.12.даты (период), к которым относятся документы дела; 3.13.указание на копийность документов дела. Наименование вида заводимого дела или разновидности содержащихся в нем документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» — в конце заголовка, например:
Приказы директора организации по основной деятельности за 2001 г. Копии.
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе, например:
Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 2001 г.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется, например:
Переписка с Бизнес-Банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:
Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор, например:
Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 2001 г.
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указываются вид документа и автор, например:
Приказы директора организации по личному составу за 2001 г.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле, например:
Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости).
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел организации также включаются справочные картотеки, журналы учета документов. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года, когда дела за прошедший год полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле)[83]. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на государственные или отраслевые перечни типовых документов со сроками хранения или на типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые по отдельным направлениям деятельности. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников, об изъятии дел, об утрате дел и т.п. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в организации. По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел по различным категориям: постоянного и временного сроков хранения (см. приложение № 35). По каждой категории дел подсчитывается также количество незаконченных в прошедшем календарном году дел (переходящих) и количество дел с отметкой «ЭПК» (эксперно-проверочная комиссия). Отметка «ЭПК» проставляется рядом со сроком хранения тех дел, для которых срок хранения не установлен окончательно. По истечении предварительного срока хранения (например, 5 л. ЭПК) вопрос о дальнейшем хранении данного дела решается с участием экспертно-проверочной комиссии архивных органов. Пример составления номенклатуры дел приведен в приложении № 36. Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел: 3.14.номинальный; 3.15.предметно-вопросный; 3.16.авторский; 3.17.корреспондентский; 3.18.географический; 3.19.хронологический. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы производственных совещаний ЗАО «Контакт» за 2001 г.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:
Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 2001г.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции.
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например: Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях за 2001г.
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам. Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: 1) раздельно группируются: 4.1.1. 4.1.2.подлинники и копии документов; 4.1.3.годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; 4.1.4.утвержденные документы и их проекты; 4.2.2.в дело включается по одному экземпляру каждого документа; 4.2.3.каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий); 4.2.4.каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело; 4.2.5.в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации). 4.2.6.в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров); 4.2.7.приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы. Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам. Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2002г., составленный в 2001г., должен быть отнесен к 2002г., а отчет за 2001г., составленный в 2002г. - к 2001г. Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий. Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом - Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса. Подготовка документов к архивному хранению
Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел организации. Текст примерного положения об ЭК организации приведен в приложении № 37. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится отбор документов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно). Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации. Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия. На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована (см. приложение № 38). Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению (см. приложение № 39). Не допускается уничтожение документов до полного истечения срока их хранения. Для исключения преждевременного уничтожения документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1998г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2002г. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел. Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами. Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению. Полное оформление дела предусматривает; • перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающейся при формировании дела в течение года); • нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами; • составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; • составление заверительной надписи дела; • подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела; • внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др. Внутренняя опись документов дела (см. приложение № 40) составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела, дела на авторские свидетельства и т.п.). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять для дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сфо-римированных из документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе (см. приложение № 41) и отражаета, при необходимости, особенности физического состояния дела (например, наличие повреждений, разрывов, склеек; отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.). Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела. На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наменование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела (см. приложение № 42). Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке. В ведомтсвенный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом. В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение - ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, отвечая за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив. Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе (см. приложение № 43). В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение и т.д. Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, желания самой организации.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1 1.1 Секретариат является самостоятельным подразделением, подчиненным непосредственно директору организации. 5.2.Секретариат возглавляет заведующий секретариатом, назначенный на должность и освобождаемый от должности директором организации. 5.3.На должность зав. секретариатом назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы в службах документационного обеспечения управления не менее одного года. 5.4.В штатный состав секретариата входят: секретарь-референт, два секретаря, делопроизводитель, курьер. 5.5.Секретариат в своей деятельности руководствуется действующим законодательством, нормативно-методическими материалами в области работы с документами, приказами и распоряжениями директора организации, настоящим Положением. 1.6[84]... … 2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ 6.1. Организация, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. 6.2. Обеспечение единого порядка документирования деятельности организации. 7.1.Совершенствование документооборота организации, форм и методов работы с документами. 7.2.Разработка и внедрение нормативных и методических документов по ведению делопроизводства в организации. 7.3.Осуществление бездокументного обслуживания деятельности организации. 2.6... … 3. ФУНКЦИИ 1.2. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений. 1.3. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам. 1.4. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству. 1.5. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам. 1.6. Организация копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов. 1.7. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. 1.8. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан. 1.9. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях. 1.10. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины. 2.1. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив. 2.2. Организация работы ведомственного архива. 2.3. Повышение квалификации сотрудников секретариата. 2.4. Организация рабочих мест сотрудников секретариата, совершенствование условий их труда. 3.14... … 4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ 4.1. Секретариат имеет право: 3.1. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации 3.2. Запрашивать от структурных подразделений и организации сведения, необходимые для работы секретариата. 3.3. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер. 3.4. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства организации. 3.5. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований. 3.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции. 3.7. Вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами. 4.1.8. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов о состоянии работы с документами, и совершенствовании форм и методов работы с ними. 4.1.9. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников секретариата, их поощрении наложении взысканий. 4.1.10.... … 4.2. Секретариат обязан: 4.2.1. Своевременно обеспечивать руководство организации информацией, необходимой для принятия управленческих решений. 3.10. Вносить изменения в локальные нормативные акты по вопросам документационного обеспечения управления при изменении общего-государственных нормативных актов. 3.11. Совершенствовать работу с документами на основе применения современных автоматизированных информационных технологий. 4.2.4... … 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретариат несет ответственность за: 5.1. Необеспечение установленного порядка работы с документами в организации. 3.12. Невыполнение указаний и поручений руководства организации и несоблюдение необходимых условий труда работников секретариата. 3.13. Неиспользование предоставленных прав. 5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины. 5.5... … 6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ. СВЯЗИ Секретариат взаимодействует: 4.1.Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления. 4.2.С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. 4.3.Со службой кадров, - по вопросам подбора и расстановки кадров секретариата и повышения их квалификации. 4.4.Со службой хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников секретариата. 4.5.С коммерческими и государственными структурами по вопросам согласования и утверждения документов, совместного выполнения работ, архивного хранения и использования документов. 6.6... … 7. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ 5.1.Сотрудники секретариата работают в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка организации. 5.2.Сотрудники секретариата имеют ненормированный рабочий день. 5.3.Реорганизация секретариата, изменение его штатного состава и штатной численности осуществляется на основании приказов директора организации. 7.4... …
секретаря-референта
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1 Секретарь-референт является специалистом канцелярии и подчиняется непосредственно начальнику канцелярии. 5.4. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности директором организации. 5.5. При отсутствии секретаря-референта его функции выполняет другой сотрудник канцелярии в соответствии с приказом директора организации. 5.6. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством Российской Федерации, нормативно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств в области работы с документами, учредительными документами организации, приказами и распоряжениями директора организации, Положением о канцелярии и настоящей должностной инструкцией. 5.7. На должность секретаря-референта назначается лицо с высшим специальным образованием без предъявления требований к стажу работы или со средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года в области документационного обеспечения управления. 1.6.... …
2. ФУНКЦИИ 7.1. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных документов. 7.2. Контроль исполнения получаемых и внутренних документов. 7.3. Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению. 7.4. Учет объема документооборота организации. 7.5. Оформлением отправление исходящих документов. 1. 2. Составление внутренних описей документов, входящих в дела с длительными и постоянными сроками хранения. 2.8... …
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 1. Ведение регистрации организационно-распорядительных документов с использованием установленных регистрационных форм. 2. Передача зарегистрированных документов исполнителям под расписку. 3. Проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись. 4. Организация поисково-справочной работы по зарегистрированным документам. 5. Совершенствование системы регистрации и поиска документов на основе применения современных информационных технологий. 6. Ведение контрольной картотеки. 7. Работа с исполнителями в ходе ведения предупредительного контроля исполнения документов. 8. Составление ежемесячных сводок об итогах работы исполнителей с контрольными документами. 9. Разработка предложений по повышению уровня исполнительской дисциплины. 1.1. Совершенствование системы контроля исполнения документов. 1.2. Обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела. 1.3. Оформление дел постоянного и длительного сроков хранения. 1.4.... ...
4. ПРАВА 1. Требовать выполнения установленных правил работы с документами в функциональных службах организации. 2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации. 3. Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответствующей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления. 4. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы. 5. Требовать от руководства организации создания необходимых условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов. 4.6 ... …
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 2. 1. Невыполнение указаний и поручений руководства организации. 3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией. 5.4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины. 5.5.... …
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ Секретарь-референт взаимодействует со всеми сотрудниками организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.
7. ОЦЕНКА РАБОТЫ* 1.1.... 1.2.... …
Приложение № 9 Пример выписки из приказа по основной деятельности
ООО «СТРОИТЕЛЬ»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
08.01.2001 №2
Москва
О введении Инструкции по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами в ООО «Строитель» и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам с 01.02.2001 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. Ответственные - начальники структурных подразделений.
Директор СТ. Борисов
Приложение № 10
Пример распоряжения по основной деятельности
ЗАО "ЭТАЛОН"
РАСПОРЯЖЕНИЕ
12.02.2001 №5
Москва
О проведении ремонтных работ
В связи с аварийным состоянием отопительной системы в цехе № 3
ОБЯЗЫВАЮ:
2.1. Провести ремонтные работы в цехе № 3. Ответственный - начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И., срок - 15.02.2001. 2.2. Контроль за проведением ремонтных работ возложить на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В.
Приложение № 11 Пример указания
ЗАО "ЭТАЛОН"
УКАЗАНИЕ
01.12.2001 №28
Москва О графике отпусков на 2002 г. Для составления графика отпусков на 2002 г. ПРЕДЛАГАЮ: 3.1. Руководителям структурных подразделений представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2002г. Срок представления списков - 10.12.2001. 3.2. Отделу кадров составить сводный график отпусков на 2002г. и представить его на утверждение в дирекцию. Ответственный - начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления графика - 20.12.2001.
Приложение № 12
Форма протокола8
Наименование организации ПРОТОКОЛ
00.00.0000 №00
Москва производственного совещания
Председатель - Фамилия И.О. Секретарь - Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О подготовке ……………………. Доклад замдиректора 2. О выполнении ……………………………………………………………………………… ………………..Сообщение гл.бухгалтера …………………………………………………... 1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. — Изложение содержания доклада ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О., должность — Содержание выступления Фамилия И.О., должность — Содержание выступления ПОСТАНОВИЛИ: 4.1. Утвердить... Голосование: 4.3. Представить... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Голосование:
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000
Приложение № 13
Пример полного протокола
ЗАО «ПРОГРЕСС»
ПРОТОКОЛ
25.03.2001 № 1
г. Елец Липецкой обл.
общего собрания трудового коллектива
Председатель — Покровский А.М, Секретарь — Зверева З.А
Присутствовали: 37 чел. (список прилагается) Приглашенные: председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.
ПОВЕСТКА ДНЯ: 5.1.О переходе на новую систему оплаты труда. Сообщение гл. бухгалтера Матвеевой О.Б. 5.2.О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.
1. СЛУШАЛИ: Матвеева О.Б. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ: Назарова И.И., начальник отдела кадров - Одобрила переход на новую систему оплаты труда, отметила ее положительные стороны для совершенствования процессов подбора кадров и управления персоналом. Богданов Н.В., ведущий экономист - Положительно оценил новую систему оплаты труда и высказал ряд пожеланий по ее совершенствованию в дальнейшем. Дегтярев В.А., менеджер по продажам - Предложил доработать отдельные положения рассматриваемой системы оплаты труда и повторно обсудить этот вопрос в начале апреля 2001г. (альтернативный проект системы оплаты труда прилагается).
ПОСТАНОВИЛИ: Перейти на новую систему оплаты труда с 01.06.2001. Ответственные - гл. бухгалтер Матвеева О.Б., начальник отдела кадров Назарова И-И. Срок внедрения новой системы оплаты труда - май 2001г. Голосование: за - 36, против - 1, воздержались - 2.
2. СЛУШАЛИ: Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.
ВЫСТУПИЛИ: Покровский A.M., генеральный директор - Поддержал высказанные в сообщении Голубева И.П. идеи о развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей, дал высокую оценку деятельности Ассоциации по развитию предпринимательской деятельности. Малинина Е.Н., специалист по связям с общественностью - Привела статистические данные проведенного анкетного опроса сотрудников ЗАО «Прогресс» по проблеме социальной ответственности в бизнесе, предложила ряд новых направлений развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Ефимов О.Ю., председатель Ассоциации предпринимателей - Поблагодарил коллектив специалистов ЗАО «Прогресс» за активное участие в работе Ассоциации предпринимателей, рассказал о планах работы Ассоциации на 2001г., одобрил направления развития сотрудничества Ассоциации с ЗАО «Прогресс», предложенные выступавшими сотрудниками ЗАО.
ПОСТАНОВИЛИ: Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2001-2002 гг. Ответственный - зам. директора Голубев И.П. Срок - 15.04.2001.
Приложение № 14 Форма сокращенного протокола
Наименование организации ПРОТОКОЛ 00.00.0000 №00 Москва
производственного совещания
Председатель — Фамилия И.О. Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О ………………………………….. Доклад ……………………………………………… ___________________________________________________________________________ (фамилии, инициалы выступивших) ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить ... Голосование:
2. . О ………………………………….. Доклад ……………………………………………… ___________________________________________________________________________ (фамилии, инициалы выступивших) ПОСТАНОВИЛИ: 2.1 ………………………………………………………………………………………………. 2.2 ……………………………………………………………………………………………….
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
Визы ознакомления заинтересованных лиц
В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000 Приложение № 15 Пример сокращенного протокола
000 «КОНСАЛТИНГ» ПРОТОКОЛ
07.08.2001 №4
г. Калуга
заседаний дирекции
Председатель — Лиходеев Ю.И. Секретарь — Мамонтова Е.П.
Присутствовали: Гришин М.С., Панкратова И.О., Сергеев Р.И., Яковлев Н.В. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О ходе рекламной кампании в III кв. 2001 г. Сообщение начальника отдела рекламы Гришина М.С. ___________________________________________________________________________ (Сергеев Р.И., Панкратова И.О.) ПОСТАНОВИЛИ: Одобрить работу отдела рекламы в III кв. 2001г. 2. Об изменениях в системе налогообложения. Сообщение гл. бухгалтера Яковлева Н.В. ___________________________________________________________________________ (Лиходеев Ю.И., Сергеев Р.И.) ПОСТАНОВИЛИ: Принять к сведению информацию об изменениях в системе налогообложения.
Приложение № 16
Форма краткого протокола
Наименование организации ПРОТОКОЛ
00.00.0000 № 00
Москва
производственного совещания
Председатель — Фамилия И.О. Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные: должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О …………………………….. Сообщение ……………………………………………… ПОСТАНОВИЛИ: …………………….. 2. О …………………………….. Сообщение ……………………………………………… ПОСТАНОВИЛИ: ……………………..
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи Секретарь Личная подпись Расшифровка подписи
Визы ознакомления заинтересованных лиц
В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000 Приложение № 17
Пример краткого протокола
АОЗТ «ВОЗРОЖДЕНИЕ» ПРОТОКОЛ
18.11.2001 №8
г. Красноярск
производственного совещания
Председатель — Жуков П.Н. Секретарь — Игнатова Е.В.
Присутствовали: Аникеева О.И., Воробьев Г.А., Звягина Е.О., Нефедов О.П., Шишикин С.Д, Щеглова В.Н.
ПОВЕСТКА ДНЯ: О подготовке к переговорам с представителями немецкой фирмы «Крафт». Сообщение зам. директора Чернова Ю.И.
ПОСТАНОВИЛИ: Подготовить предложения для обсуждения на переговорах. Ответственный - начальник производственного отдела Шишкин С.Д. Срок - 25.11.2000.
Приложение № 18
Форма выписки из протокола
Наименование организации
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
00.00.0000 № 00
Москва
производственного совещания
Председатель — Фамилия И.О. Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: фамилии, инициалы Приглашенные : должности, фамилии, инициалы
ПОВЕСТКА ДНЯ: 3. О ………………………………. Сообщение ………………………………………………
СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. — Текст выступления
ПОСТАНОВИЛИ: 3.1. Установить …………….. 3.2 ……………………………
Председатель Расшифровка подписи Секретарь Расшифровка подписи
Верно Должность Личная подпись Расшифровка подписи 00.00.0000 Приложение № 19
Пример выписки из протокола
ЗАО «ПРОГРЕСС» ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
25.03.2001 № 1
г. Елец Липецкой обл.
общего собраний трудового коллектива
Председатель — Покровский А.М. Секретарь — Зверева З.А
Присутствовали: 37 чел. (список прилагается) Приглашенные; председатель Ассоциации предпринимателей Ефимов О.Ю.
ПОВЕСТКА ДНЯ: 2. О развитии сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей. Сообщение зам. директора Голубева И.П.
2. СЛУШАЛИ: Голубев И.П. — Текст сообщения прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ: Подготовить комплексный план развития сотрудничества с Ассоциацией предпринимателей на 2001-2002 гг. Ответственный - зам. директора Голубев И.П. Срок - 15.04.2001.
Председатель A.M. Покровский Секретарь З.А. Зверева
Приложение № 20
Форма акта9
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Руководитель организации ___________№ ___________ Личная Расшифровка подпись подписи Москва 00.00.0000
О …………………………….
Основание: …………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………….
Составлен комиссией: Председатель: ………………………………………………………………………………… (должность, фамилия, инициалы) Члены комиссии: 1. ……………………………………………………………………… (должность, фамилия, инициалы) 2. ……………………………………………………………………… 3. ………………………………………………………………………
Присутствовали: ……………………………………………………………………………… (должность, фамилия, инициалы)
ТЕКСТ …………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………
Составлен в _______ экземплярах: 1-й экз. — куда, кому 2-й экз. — ………. 3-й экз. — ………. ……………….
Председатель Личная подпись Расшифровка подписи Члены комиссии Личные подписи Расшифровки подписи
С актом ознакомлены:
Должности Личные подписи Расшифровки подписей Даты
В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000 Приложение № 21 Пример акта
ЗАО «МЕДПРИБОР» УТВЕРЖДАЮ АКТ Директор ЗАО «Медприбор» 08.04.2001 № 1 Петров А.Н. Петров Москва 05.04.2001
проверки работы с документами в отделе маркетинга
Основание: приказ директора от 01.04.2001 № 23 «О совершенствовании документационного обеспечения деятельности ЗАО «Медприбор». Составлен комиссией: Председатель: зав. канцелярией О.П. Иванова Члены комиссии: 1. Зав. производственным отделом К.А. Тихонов. 1.1.Зам. гл. бухгалтера В.Е. Павлова. 1.2.Менеджер по кадрам П.Е. Александров 1.3.Секретарь-референт канцелярии Г.И.Пахомова Присутствовали: секретарь отдела маркетинга СИ. Родионова 08.04.2001 комиссия проверила состояние работы с документами в отделе маркетинга. В результате проведенной проверки установлено: 1.5.В отделе маркетинга несвоевременно формируются в дела исполненные документы. 1.6.Заголовки дел не всегда соответствуют заголовкам, предусмотренным номенклатурой дел. 1.7.Отсутствуют два дела с перепиской за 1999г. 1.8.Не проведена предархивная обработка документов 1998г., подлежащих длительному хранению. Таким образом, в ведении делопроизводства в отделе маркетинга имеются существенные недостатки, свидетельствующие о нарушении действующих нормативных документов в области организации документационного обеспечения управления.
1-й экз. — в дело 01-09; 2-й экз. — зам. директора по административно-хозяйственным вопросам; 3-й экз. — зав. отделом маркетинга; 4-й экз. — председателю комиссии. Приложение: объяснительная записка секретаря отдела маркетинга СИ. Родионовой на 1 л. в 1 экз.
Приложение № 22
Пример исходящего письма
Уважаемый Юрий Викторович! Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего Выставочного Центра, опубликованными в N85 «Экономической газеты» от 15,01.2001, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра, Просим включить наiу организацию в число участников выставки. Приложение: на 3л, в 2 экз.
С уважением,
Приложение № 24
Пример телеграммы10
ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ ЧЕЛЯБИНСК ОАО УРАЛСТРОЙ ГРИГОРЬЕВУ
ПРОШУ СООБЩИТЬ ДАННЫЕ О СОСТОЯНИИ РЕАЛИЗАЦИИ ПРОДУКЦИИ зпт ЕЕ ОСТАТКАХ зпт ОБЪЕМАХ ОТГРУЖЕННОЙ зпт А ТАКЖЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ ОТГРУЗКЕ ПРОДУКЦИИ зпт НЕОПЛАЧЕННЫХ СЧЕТАХ тчк
18/07-12 Петров
Приложение № 25
Пример международной телеграммы
МЕЖДУНАРОДНАЯ ТЕЛЕГРАММА
МАКСИМОВ ТОРГОВЫЙ ПРЕДСТАВИТЕЛЬ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ЗАО КОНТАКТ В БОЛГАРИИ УЛ КРАСОВА 5 СОФИЯ БОЛГАРИЯ
ПРЕДСТАВИТЕЛИ ЗАО КОНТАКТ АНИСИМОВ зпт КОНДРАТЬЕВ ПРИЕДУТ 15 МАРТА 2001 ГОДА СОФИЮ ПРОВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ ДИРЕКТОР
15-23-08/12 Петров
Приложение № 26
Форма телефонограммы11
Наименование Адресат организации № телефона ТЕЛЕФОНОГРАММА 00.00.0000 № 00 Время передачи Место составления
ТЕКСТ ТЕЛЕФОНОГРАММЫ (до 50 слов)
Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму И.О. Фамилия
Передала: секретарь И.О. Фамилия № телефона Приняла: секретарь И.О. Фамилия № телефона
В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000 Приложение № 27
Пример телефонограммы ЗАО «ПОЛИГРАФ» ООО «СТРОИТЕЛЬ» ТЕЛЕФОНОГРАММА Главному бухгалтеру 31.08.2001 №10 С.Т.Иванову 11.45 35-18-01 г. Магнитогорск Челябинской обл.
Ваш заказ на изготовление рекламных материалов выполнен в полном объеме. Просим оплатить выставленный счет в срок до 05.09.2001.
Зам. директора И.М.Федоров
Передала: секретарь В.Д.Харламова 38-05-11 Приняла: секретарь Ф.Ю. Осипова 35-18-01
Приложение № 28
Пример справки
ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ» Директору Московский филиал ЗАО «ОРГКОМПЛЕКТ» СПРАВКА А.Б. Иванову 15.04.2001 № 1 Москва
о закупке мебели и оборудования
В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в I квартале 2001 г. были закуплены следующие комплекты мебели и оборудования:
Приложение № 29
Форма докладной записки12 Наименование Адресат структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00 О ………………
ТЕКСТ
Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000 Приложение № 30
Пример докладной записки
Бухгалтерия Директору ООО «ПОЛИМЕР» ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА И.К.Савельеву
24.05.2001 №3 О применении штрафных санкций
Предлагаю применить штрафные санкции к московскому филиалу АОЗТ «Спецоснастка», задерживающему в течение двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные письменные напоминания.
Приложение № 31
Форма объяснительной записки13
Наименование Адресат структурного подразделения
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА РЕЗОЛЮЦИЯ
00.00.0000 № 00
ТЕКСТ
Наименование должности Личная подпись Расшифровка подписи
В дело № 00-00 Личная подпись 00.00.0000 Приложение № 32
Пример объяснительной записки
Отдел маркетинга Директору ООО «КОНСУЛЬТАНТ» ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА М.П. Устиновой
28.09.2001 № 5
Об опоздании на работу
28.09.2001 я опоздал на работу на 45 мин. из-за транспортной аварии. Справку, выданную автотранспортным предприятием, прилагаю.
Приложение № 33
Форма номенклатуры дел организации14
Наименование УТВЕРЖДАЮ организации Руководитель организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Личная Расшифровка 00.00.0000 №00 подпись подписи
Москва
на ________ год
Должность руководителя службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭК организации от 00.00.0000 №00
Приложение № 34
Форма номенклатуры дел структурного подразделения15
Наименование организации Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № 00
Москва
на ___________ год
Должность руководителя службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
Виза согласования с руководителем службы ДОУ
Приложение № 35
Форма итоговой записи к номенклатуре дел16
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________________________________________________________________________ ; (наименование организации)
в _______ г.
Должность руководителя службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
00.00.0000
Итоговые сведения переданы в архив организации.
Наименование должности лица, передавшего сведения в архив Личная подпись Расшифровка подписи
Приложение № 36
Пример номенклатуры дел организации17
ЗАО «СЕНЕЖ» УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Директор ЗАО «СЕНЕЖ» 25.12.2001 № 1 Прохоров М.Д. Прохоров Москва 25.12.2001
на 2002г.
Должность руководителя службы ДОУ Личная подпись Расшифровка подписи
ОДОБРЕНО Протокол заседания ЭК организации от _________ № _________
Приложение № 37
УТВЕРЖДЕНО приказом Росархива от 19.01.95 №2
ПОЛОЖЕНИЕ* о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия20
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 2.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную» документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия'». 2.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4. настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив).
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения, ее секретарем, которым, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя учреждения системы Росархива. В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций. 1.5. На основе настоящего примерного положения учреждение разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после согласования с соответствующим учреждением системы Росархива утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ЭК Основными задачами ЭК являются: 2.5.Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел. 2.6.Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению. 2.7.Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ ЭК В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции: 3.1.1.Организует и проводит совместно с делопроизводственной и архивной службами работу по выгодному отбору документов учреждения (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и уничтожения. 3.1.2.Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам. 3.3. Оказывает содействие и методическую помощь специалистам учреждения: 1.3) по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других документов в состав Архивного фонда России; 1.4) по выявлению и возврату в Россию документов по истории России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались за пределами России; 1.5) по инициативному документированию (записи воспоминаний старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной истории своего учреждения. 3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет: 3.4.1. на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — 1.6) описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, 1.7) перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне, документов до 1945 года включительно; 3.4.2. на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения — 1.8) сводную номенклатуру дел учреждения, 1.9) описи дел по личному составу, 1.10)акты об утрате или неисправимом повреждении документов, 1.11)постоянного хранения; 3.4.3. на рассмотрение ЭПК архивного учреждения — ♦ предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем: 3.4.4. на утверждение руководителя учреждения — 1.12)акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1), 1.13)акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу. 3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит
4. ПРАВА ЭК Экспертная комиссия имеет право: 3.1.4. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов. 3.1.5. Запрашивать от руководителей структурных подразделений: 3.8.письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; 3.9.предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов. 3.2.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов. 3.2.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной архивной службы России, сторонних организаций. 3.2.4. ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы. 3.2.5. Информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии. 3.2.6. В установленном порядке представлять свое учреждение в органах Государственной архивной службы России.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭК 3.2.4. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) учреждений Росархива, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) отраслевого органа управления, получает от них соответствующие организационно-методические указания. 3.2.5. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством. 3.2.6. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней. 5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях - по согласованию с учреждениями Росархива). 5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на секретаря комиссии.
Приложение № 38
Форма описи дел постоянного*, временного (свыше 10 лет) сроков хранения21 и по личному составу
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации Личная Расшифровка подпись подписи Дата
В данную опись внесено _________________________________________________ дел с (цифрами и прописью) № _____________ по № ___________________________________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО Наименование должности Протокол ЭК организации руководителя службы ДОУ от __________ № __________
Личная Расшифровка подпись подписи Дата
Передал ________________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и _______________________________________ регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам*
Наименование должности сотрудника структурного подразделения (общественной организации) Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Принял _______________________ дел и ________________________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам
Наименование должности работника ведомственного архива Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 39
Форма акта о выделении документов к уничтожению22
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ АКТ Наименование должности руководителя организации ___________ № ___________ (место составления) Личная Расшифровка подпись подписи Дата о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________________ (название и выходные данные перечня __________________________________________________________________________________________ документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _______________________________ (название фонда)
Итого _____________________________ дел за ______________________________ годы (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________________________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ____________________________ ___________________________________________________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ____________ № ____________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) от ___________ № ___________
Документы в количестве ________________(цифрами и прописью)______________ дел, весом _____________________ кг сданы в _______________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ № __________________
Наименование должности работника организации, сдавшего документы Личная подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника ведомственного архива (службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы Личная подпись Расшифровка подписи
Дата Приложение № 40
Форма внутренней описи документов дела23
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _____________
Итого __________________________________________________________ документов. (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи __________________________________________ (цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 41
Форма листа-заверителя дела24
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано _____________________________________ (цифрами и прописью) __________________________________________________________________ листа (ов), в том числе: литерные листы _________________________________________________; пропущенные номера ______________________________________ + листов внутренней описи ______________________________________________________________________
Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Личная подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 42
Форма обложки дел постоянного и длительного сроков хранения25
Приложение № 43
ОДОБРЕН решением ЦЭПК при Росархиве Протокол от 15.03.95 № 1
ДОГОВОР26 о передаче документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации на хранение в государственный архив*
______________________ _______________________ (место составления) (дата)
Исходя из необходимости сохранения для российской истории документальных источников о деятельности собственника (название) и руководствуясь «Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», «Положением о Государственной архивной службе России», а также законодательством о собственности, об авторском праве и смежных с ним правах, собственник (название) в лице (должность, фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем «Собственник», с одной стороны, и госархив (название) в лице (должность, фамилия, имя, отчество), именуемый в дальнейшем «Госархив», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА И ПРИНЦИПЫ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ СТОРОН 4.1.1. Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе отбора и передачи Собственником Госархиву на хранение документов, отнесенных к составу негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, а также их последующего использования в научных, практических и иных целях. 4.1.2. Документы, в зависимости от договоренности, могут передаваться Госархиву: на постоянное хранение с одновременной передачей права собственности государству;
Примечание. 1. При передаче Собственником права собственности на документы государству должно быть указано в договоре законное основание передачи этих прав: безвозмездная передача-дарение или купля-продажа. 2. На депозитарное и временное хранение документы могут передаваться за плату, вносимую Собственником. 1.3. Документы передаются Собственником на постоянное хранение Госархиву, как правило, безвозмездно (в дар). Примечание. В исключительных случаях ценные документы могут быть куплены Госархивом, что и указывается в договоре. 1.4. Все действия по отбору, передаче, использованию документов производятся с соблюдением оговоренных в договоре прав собственности сторон на передаваемые документы и авторского права, которое учитывается при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов. 4.2.1. Стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств, предусмотренных настоящим договором, третьей стороне без письменного согласия сторон. 4.2.2. В случае реорганизации, перерегистрации, изменения названия Собственника при условии его сохранения за ним сохраняются его права и обязанности по договору, а при смене Собственника они переходят к правопреемнику, если он не заявит о расторжении договора.
2. ПОРЯДОК РЕАЛИЗАЦИИ ДОГОВОРА 5.1. Состав передаваемых на хранение документов определяется примерным перечнем документов, согласованным сторонами и приложенным к договору, но может быть уточнен при проведении экспертизы ценности документов с учетом имеющейся номенклатуры дел текущего делопроизводства. 5.2. Отбор документов для экспертизы их ценности проводится, как правило, ежегодно представителем Госархива, сроки отбора согласуются с Собственником. 5.3. Отобранные для экспертизы документы принимаются Госархивом по сдаточной описи. Документы, отобранные в результате экспертизы в состав Архивного фонда Российской Федерации, обрабатываются и описываются в соответствии с архивными требованиями не позже, как правило, чем через три месяца после окончания экспертизы. Опись документов представляется на одобрение экспертной комиссии, назначенной распорядительным актом руководителя Организации-Собственника, либо Центральной экспертной комиссии органа управления, которому подчинен Собственник, после чего утверждается экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Документы ставятся на государственный учет. Примечание. 1. Может быть составлен отдельный договор на обработку и описание документов, в т.ч. на платных условиях. 2. Срок обработки устанавливается конкретно для каждой организации, исходя из объема документов и возможностей госархива. 2.4. Передача документов Собственником Госархиву производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, как правило, непосредственно после утверждения описи или по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом передачи. Примечание. Документы, переданные на временное (депозитарное) хранение, учитываются в госархиве отдельно. 5. Отдельные документы, необходимые для практического пользования Собственнику, передаются в виде заверенных ксерокопий, изготавливаемых силами и за счет средств Собственника или по соглашению сторон с учетом их материальной базы и возможностей с последующей заменой ксерокопий подлинниками. 6. В том случае, если объем документов, необходимых для практического пользования Собственнику, значителен, может быть продлен на обусловленное время срок передачи всего комплекса документов по описи.
3. ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН 3.1. Собственник обязуется: Ежегодно в согласованные сроки предоставлять Госархиву для экспертизы ценности и отбора полный комплекс документов, образовавшихся в деятельности Собственника (за исключением составляющих коммерческую тайну), а в дальнейшем передавать на хранение все отобранные документы по описи в подлинниках или копиях в соответствии с пунктами 2.4-2.6 договора; Организовать работу экспертной комиссии для консультирования представителя Госархива при проведении им экспертизы ценности документов и для рассмотрения описей документов (сдаточной и составленной Госархивом по завершении обработки документов); Оплатить работу Госархива по отбору, обработке и описанию документов в соответствии с действующими тарифами, расценками и поправочными коэффициентами к ним. Примечание. Этот пункт может быть введен в договор с учетом объема работ и платежеспособности Собственника;
В случае самоликвидации или ликвидации Собственника обеспечить концентрацию и передачу Госархиву всех оставшихся документов (при условии, что заключен договор о передаче документов на постоянное хранение). 3.2. Госархив обязуется: 3.2.1. Создать на базе полученных документов самостоятельный фонд, включить информацию о нем в научно-справочный аппарат своих архивных фондов (в случае передачи документов на постоянное хранение) и обеспечивать сохранность принятых документов. Примечание. При небольшом объеме документов они по согласованию с Собственником могут быть включены по отдельной описи в состав объединенного фонда или коллекции. Проводить обработку и описание документов в соответствии с действующими правилами работы государственных архивов в части комплектования и учета документов; Принять меры для организации использования переданных документов в научных, информационных и иных общественно значимых целях, в том числе через читальный зал архива, через публикацию и экспонирование документов на условиях, согласованных с Собственником. Примечание. Может быть составлен отдельный договор о порядке использования документов; Предоставлять Собственнику по его просьбе ксеро- и фотокопии переданных документов с учетом технических и финансовых возможностей Госархива; Оказывать Собственнику безвозмездную консультативную и методическую помощь по вопросам организации документационного обеспечения управленческих процессов в деятельности Собственника, в том числе в разработке и применении номенклатуры дел текущего делопроизводства, организации хранения документов оперативного назначения и по личному составу, отборе к уничтожению документов оперативного назначения, утративших практическую надобность. Примечание. Работы, предусмотренные пп. 3.2.2., 3.2.4., 3.2.5., могут выполняться на платных началах, в т.ч. по отдельным договорам; 3.2.6. Обеспечивать соблюдение банковских, коммерческих, налоговых, профессиональных (медицинских и др.) тайн, содержащихся в документах и ставших ему известными ввиду служебного знакомства с документами.
4. ПРАВА СТОРОН 4.1. Собственник имеет право: Участвовать в согласовании вопросов формирования структуры фонда сданных им документов и его научно-справочного аппарата; Требовать согласования с ним вопросов режима и условий хранения, пользования и публикации документов, в частности, оставлять часть документов на закрытом хранении; Приоритетно пользоваться переданными на хранение документами, включая право на их первую публикацию. 4.2. Госархив имеет право в случае передачи документов на временное хранение: По согласованию с Собственником организовывать использование переданных документов в информационно-справочной работе через читальный зал; Публиковать и экспонировать переданные документы на условиях, согласованных с Собственником.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН Невыполнение одной из сторон обязательств или условий настоящего договора может служить основанием для расторжения договора, о чем инициативная сторона должна не менее чем за два месяца уведомить другую сторону. При этом документы, принятые Госархивом на постоянное хранение до момента расторжения договора, возврату Собственнику не подлежат. За утрату документов Архивного фонда Российской Федерации, включенных в опись, утвержденную ЭПК архивного учреждения, Собственник несет Ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. За утерю (утрату) или нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов Госархив несет ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
6. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА Договор действует со дня его подписания и до тех пор, пока одна из сторон не заявит о расторжении договора, письменно предупредив другую сторону за два месяца до этого. 7. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН
Подписи |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2019-06-20; Просмотров: 427; Нарушение авторского права страницы
порядковый номер дела внутри данного структурного подразделения или направления деятельности.
документы постоянного и временного сроков хранения;
Формирование в дела исполнительных документов.
Приложение: наименование документа на ____ л. в _____ экз.
Составлен в 4-х экземплярах:
