Теоретические основы документационного обеспечения управления

Стр 1 из 5Следующая ⇒

Содержание

Введение 3

1. теоретические основы документационного обеспечения управления 7

1.1. Обзор литературных источников 7

1.2. Краткая характеристика предприятия 16

2. Организация системы документооборота МУП «Рязкомхоз» 25

2.1. Документы, определяющие организацию делопроизводства в МУП «Рязкомхоз» 25

2.2. Порядок работы с входящим документами 28

2.3. Порядок работы с исходящими документами 32

2.4. Регистрация документов 33

2.5. Организация контроля исполнения документов 38

2.6. Составление номенклатуры дел 40

2.7. Формирование дел 42

2.8. Подготовка документов для передачи в архив 45

3. Совершенствование системы документооборота на предприятии 49

3.1. Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения МУП «Рязкомхоз» 49

3.2. Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации 61

Заключение 69

Список использованных источников 73

Приложение 1. Примерная номенклатура дел МУП «Рязкомхоз»

Приложение 2. Акт об уничтожении документов МУП «Рязкомхоз»

Приложение 3. Проект инструкции по делопроизводству МУП «Рязкомхоз»

Приложение 4. Проект положения об общем отделе МУП «Рязкомхоз»

Приложение 5. Проект положения о постоянно действующей экспертной комиссии МУП «Рязкомхоз»

Приложение 6. Примерная должностная инструкция секретаря МУП «Рязкомхоз»

Приложение 7. Список нерегистрируемой корреспонденции МУП «Рязкомхоз»

Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с[1]. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия[2]. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности муниципального унитарного предприятия (МУП) «Рязкомхоз».

Целью написания дипломной работы является анализ организационного обеспечения деятельности МУП «Рязкомхоз», а также разработка внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

¾ изучение функций, задач, основных видов деятельности МУП «Рязкомхоз»;

¾ рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности МУП «Рязкомхоз»;

¾ изучение организации службы документационного обеспечения управления МУП «Рязкомхоз», ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;

изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В первой главе рассматриваются характеристика использованных источников и литературы, а также структура и функции Общего отдела муниципального унитарного предприятия Рязкомхоз. Во второй главе подробно рассматривается постановка делопроизводства на настоящий момент. В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота МУП «Рязкомхоз», по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций. В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами. В приложениях приведены документы, разработанные с целью усовершенствования делопроизводства и документооборота.

Наряду с документационными материалами, источником к написанию настоящей работы послужили личные наблюдения и метод анкетирования.

Теоретические основы документационного обеспечения управления

Рис.1. Жилищный фонд на 01.12.05 г. Рязани

С каждым годом растет доля приватизированного жилья. Общая приватизированная площадь в домах муниципальной собственности на 01.12.2006г. – 261000 кв. м.

Рис.2. Исполнение жилого фонда г. Рязани по состоянию
на 01.12.05 г.г.Рязани

Жилой фонд оборудован: водопроводом горячего и холодного водоснабжения, канализацией, центральным отоплением, ваннами и электрическими плитами.

Созданы участки текущего ремонта жилого фонда для сохранности и продления срока службы жилых домов.

При этом объем средств, направляемых на содержание и ремонт жилья значительно ниже нормативного. Нехватка средств, выделяемых на капитальный ремонт жилого фонда, приводит к его обветшанию и увеличению объема средств, требуемых для его содержания.

В хозяйственном ведении предприятия для выработки коммунальных услуг находиться хозяйственный питьевой водозабор с 38 артезианскими скважинами, очистные сооружения КОС 7000 – 2 шт., производительностью по очистке стоков 14000 м³ в сутки, 2 котельные ДЕ 16 и КВГМ 50.

На предприятии постоянно проводиться анализ дебиторской и кредиторской задолженности. По юридическим лицам дебиторская задолженность практически отсутствует. Проблемой остается дебиторская задолженность населения. Основным мероприятием по ее снижению является предъявление в суд заявлений о к регулярной и своевременной оплате полученных услуг.

В конце года проводится инвентаризация дебиторской задолженности и выявляется безнадежная дебиторская задолженность, которая списывается за счет дополнительной прибыли, полученной от прочих доходов.

2. Организация системы документооборота
МУП «Рязкомхоз»

Регистрация документов

Регистрация документов – важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».[29]

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам муниципального предприятия, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов[30].

Кто выполняет Операции	Исполнители	Структурные подразделения Секре- Руковод-тари ство	Юрист	Директор МУП «Рязкомхоз»	Общий отдел
1.Составление проекта
2. Согласование
3. Внесение изменений
4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений
7. Считка
8. Визирование
9. Передача на подпись
10 Подписание
11 Передача на регистрацию
12. Регистрация
13. Отправка

Рис.2. Оперограмма движения исходящих документов

- движение документов, подписываемых директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления[31] и Типовой инструкции по делопроизводству[32]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в базе, а не в журнале, необходимый состав реквизитов регистрации присутствует, но необходимо добавить графу «название вида документа».

Таблица 2

Форма регистрационного журнала для входящих документов

Дата поступления	Вх. №	Дата и № док-та	Коррес-пондент/кто подписал	Заголовок	Исполни-тель
1	2	3	4	5	6

На исходящих документах МУП «Рязкомхоз» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями.^{^[33]} Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В МУП «Рязкомхоз» номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс не входит.

Регистрация исходящих документов МУП «Рязкомхоз»» ведется в соответствующем журнале (табл.3)

Таблица 3

Дата док-та

Исход. №

Адресат

Краткое содержание/ кто подписал

Исполнитель/Кто принял

Прим. (кто принял док-нт)

В МУП «Рязкомхоз» регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя директора, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя МУП «Рязкомхоз».

Журналы регистрации внутренних документов содержат определенные графы (табл.4).

Таблица 4

Журнал регистрации внутренних документов

Дата и номер поступления	Дата и номер док-та	Структурное подразделение	Вид док-та	Содержание	Исполнитель

При анализе регистрации документов МУП «Рязкомхоз» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ[34]. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

Формирование дел

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[42].

¾ папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»; [43]

¾ для приложений к документам сформирована отдельная папка;

¾ документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

¾ в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

¾ в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства МУП «Рязкомхоз» необходимо соблюдать следующие общие правила:

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).[44]

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число.[45] Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.[46]

Подготовка документов для передачи в архив

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

В структуре МУП «Рязкомхоз» до настоящего момента отсутствует такое– Общего отдела, оборудуется помещения для размещения стеллажей.

Приказом директора МУП «Рязкомхоз» № 39 от 28.02.2005 создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

- начальник Общего отдела;

- юрист;

- секретарь-референт.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[47]: экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения[48].

-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к Акт об уничтожении документов представлен в Приложении 2.

Все лица, ответственные за делопроизводство в МУП «Рязкомхоз», обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства МУП «Рязкомхоз» обладает рядом недостатков:

¾ отсутствует четкий порядок регистрации документов;

¾ встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

¾ о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.[49]

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

3. Совершенствование системы
документооборота на предприятии

Заключение

Основной целью написания данной дипломной работы являлся анализ организации и технологии документационного обеспечения управления МУП «Рязкомхоз» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Муниципальное унитарное предприятие «Рязкомхоз» реорганизовано путем выделения из его состава Муниципального унитарного предприятия «АВТОТРАКТОРНАЯ ТЕХНИКА» в соответствии с распоряжением главы Администрации г.Рязани от 8 июля 1996 года № 727р.

1., положение об Общем отделе, положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов, должностную инструкцию секретаря МУП «Рязкомхоз».

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

¾ первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю; предлагается наделить секретаря-референта дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

¾ регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись

4. Необходимо составить номенклатуру дел МУП «Рязкомхоз» с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.[67]

5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников МУП «Рязкомхоз» предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить бработки документов МУП «Рязкомхоз» позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания предприятия, значительно повысить оперативность обработки документов.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.