Методы осуществления контроля организации

Контроль организации осуществляется при помощи различных методов. Для каждой сферы функционирования организации они свои и значительным образом отличаются друг от друга. Рассмотрим эти методы следующим образом: методы информационного контроля, финансового контроля, операционно-производственного контроля и поведенческого контроля.

Контроль над информацией является жизненно важным условием достижения организацией успеха. Управленческий персонал использует информацию в любой сфере своей деятельности, и каждое принимаемое им решение требует определённых сведений. Чтобы эта работа была эффективной и рациональной, менеджеру необходимо иметь достаточной объём информации в конкретный момент. Для достижения данной цели используют информационные системы менеджмента (Management Information System - MIS). Это системы, которые постоянно обеспечивают управленческий персонал необходимой информацией. Эта система подразумевает наличие определённого порядка, механизма и цели. Кроме того она характеризуется тем, что обеспечивает менеджеров не просто данными, а именно информацией, что означает данными, уже подвергнувшимися анализу и обработке. [4, 781с.]

Для менеджера информация является обязательным условием для того, чтобы эффективно и рационально контролировать самые разные сферы деятельности организации. Например, для того, чтобы оценить фактическую производительность компании, управленческий персонал должен располагать достаточным объёмом информации о принятых нормах и стандартах, с которыми они будут сравнивать фактические показатели, а также информация для определения допустимых отклонений, выявленных в ходе такого сравнения. И наконец, им нужны сведения, основываясь на которых они смогут разработать план деятельности компании или подразделения в зависимости от конкретной ситуации.

Нет универсального подхода к разработке MIS, можно выделить основные этапы:

) Анализ структуры решений - идентификация всех управленческих решений, для которых понадобится информация.

) Анализ потребности в информации - максимально точное определение того, какая именно информация, в зависимости от функций, выполняемых менеджером в организации, требуется для эффективного принятия решения.

) Обобщение решений - выявление общих или частично совпадающих потребностей менеджеров, выполняющих различные функции в организации, которое поможет избежать дублирования информации.

) Разработка системы обработки информации - технические специалисты фирмы или специально нанятые консультанты разрабатывают систему сбора, хранения, передачи и вывода информации и составляют чёткую схему выбранной системы.

После завершения процесс разработки MIS наступает этап внедрения, который должен начинаться с предварительного тестирования и завершаться внедрением в неё постоянных оценок. [4, 782-784 c.]

Далее рассмотрим методы финансового контроля. Одна из первостепенных целей любой компании - получение прибыли. Для её успешного достижения менеджерам необходимо строго контролировать финансы фирмы. Они также должны оценивать различные финансовые коэффициенты, что позволяет убедиться в том, что организация владеет достаточной наличностью для оплаты текущих затрат; что её долговые обязательства не слишком велики, а активы распределяются и используются эффективно. Кроме того, управленческий персонал обязан постоянно просматривать бюджеты и проверять насколько фактические показатели сумм наличности, количества персонала и объём выпускаемой продукции соответствует запланированным. Существует два основных специфических метода финансового контроля - проверка бюджета и анализ относительных показателей.

) Бюджеты являются инструментом не только планирования, но и контроля. Они обеспечивают менеджера количественными стандартами для измерения и сравнения объёмов потребления ресурсов, а также фиксируют отклонения между плановым и фактическим потреблением.

)Второй метод - анализ относительных показателей (или коэффициентов)(см. Приложении 3). Они берутся из основных отчётных документов предприятия и отображают процентное соотношение каких-либо двух важных показателей. [4, 789c.]

Успех организации в значительной мере зависит от её способности результативно и эффективно производить товары и услуги. Методы операционно-производственного контроля разрабатываются для того, чтобы определить эффективность используемых в организации преобразовательных процессов.

Операционно-производственный контроль, как правило, заключается в наблюдении за производственной деятельностью для обеспечения её соответствия графику; для определения способности поставщиков обеспечить соответствующее качество и количество поставок с наименьшими затратами; для отслеживания качества выпускаемой продукции с тем, чтобы обеспечить соответствие установленным стандартам; для проверки состояния производственного оборудования. Рассмотрим два наиболее важных метода данного вида контроля - контрольный график TQM и модель экономичного размера заказа.

Чтобы достичь общего качества как самой продукции, так и процессов, применяемых для её выпуска, менеджеры обязаны контролировать самые разнообразные аспекты производственной системы. Инструмент, с помощью которого они это делают, называется контрольным графиком TQM. В нём отображаются результаты измерений за конкретный период, а также указываются статистически определённые верхний и нижний контрольные пределы. Контрольные графики представляют визуальный способ для определения того, не вышел ли производственный процесс за рамки заранее определённых для него пределов (см. Приложение 4).

Разрабатывая такой график, необходимо учитывать, что в каждом процессе возможны два источника отклонения. Первый - непредсказуемость, вследствие которой возникают соответствующие отклонения. Она не поддаётся контролированию без фундаментальных изменений самого процесса. Второй - неслучайные обстоятельства. Подобные отклонения можно выявить, и они подлежат контролю. Следовательно, контрольные графики используются для выявления именно таких обстоятельств. Контрольные графики составляются с учётом нескольких базовых статистических концепций: закона нормального распределения и среднеквадратического отклонение. При составлении контрольного графика верхний и нижний предел определяется степенью отклонения, которая считается допустимой. [4, 791-792c.]

С помощью модели экономичного размера заказа (Economic Order Quantity - EOQ) менеджеры стремятся максимально точно определить, какое количество запасов следует заказывать и как часто это следует делать, поскольку организация обычно вкладывает в запасы значительные суммы денег. Модель EOQ обеспечивает сбалансированность четырёх основных видов затрат, связанных с заказом и доставкой товарных запасов: расходы на приобретение (цена покупки, плюс стоимость доставки, минус любые скидки); расходы, связанные с выполнением заказа (документальное оформление, осмотр по прибытии и другие сопутствующие расходы); текущие издержки (затраты, связанные с хранением товарных запасов, страховкой, выплатой налогов и т.д.); убытки, принесённые вследствие дефицита товарных запасов.

С помощью данной модели минимизируют суммы двух видов затрат - на выполнение заказа и текущих издержек (см. Приложение 2).

В заключение рассмотрим методы поведенческого контроля. Менеджеры достигают намеченных целей, управляя другими людьми, и при этом они в значительной мере зависят от рядовых исполнителей и нуждаются в них. По этой причине управленческому персоналу очень важно удостовериться в том, что работники выполняют свои обязанности так, как от них этого требуют. Менеджеры располагают следующими средствами поведенческого контроля:

) Отбор. Менеджеры ищут и нанимают тех людей, чьи достоинства, взгляды, личные качества и профессиональные характеристики и навыки удовлетворяют требованиям руководства.

) Чёткие цели. Управленческий персонал должен устанавливать чёткие, ясные цели для работников. Если работники точно знают, к достижению каких целей они должны следовать, эти цели направляют и ограничивают их поведение.

) Проектирование рабочего задания. Проектом рабочего задания во многом определяются задачи, выполняемые работником, скорость его работы, люди, с которыми он вступает в непосредственный контакт, и т.д., поэтому менеджеры должны ответственно отнестись к данному вопросу и качественно отслеживать проектирование рабочего задания исполнителями или проектировать его сами.

) Ориентация. Ориентация (или введение в курс дела) нового сотрудника в значительной мере определяет допустимое и недопустимое в организации поведение. Изначально установленные чёткие поведенческие границы позволят в дальнейшем сократить или вообще избежать проблемы поведенческого характера.

) Непосредственное наблюдение. Физическое присутствие непосредственного начальника принуждает работников к определённому стилю поведения и позволяет менеджерам незамедлительно выявить отклонения в поведении работников. К тому же многие менеджеры-практики признают, что значительно больше узнают, если выходят из своего офиса к рабочим местам подчинённых, нежели сидя и читая их отчёты либо проводя формальные встречи. Непосредственный близкий контакт между наблюдателем и подчинённым способен предотвратить переход многих незначительных проблем поведенческого характера в категорию серьёзных.

) Обучение. Формальные программы обучения персонала включают описание принятых в организации рабочих методов, а также стиля поведения и взглядов, которые ждёт от людей руководящее звено.

) Наставничество. Неформальное и формальное наставничество помогает «из поколения в поколение» передавать сведенья о «границах, которые в случае необходимости можно нарушить, и границах, в пределах которых следует оставаться при любых условиях». Оно поможет избежать повторения каких-либо, ранее имевших место, инцидентов или просто предостеречь работников от непоправимой ошибки поведенческого характера.

)Формализация. Формальные правила, политика организации, должностные инструкции, процедуры и другие документы в значительной мере направляют, определяют и контролируют рабочую деятельность персонала.

) Оценка интенсивности труда. Она проводится для принятия объективных решений по вопросам, связанным с трудовыми ресурсами. Работники же, как известно, ведут себя так, чтобы особенно хорошо выглядеть, прежде всего, по тем критериям, по которым их оценивают.

) Система вознаграждений. Вознаграждения действуют как факторы, укрепляющие заинтересованность работников в правильном поведении и подавляющие их желание поступать неправильно.

)Культура организации. Культурные традиции, отображённые в истории и обычаях организации, «сообщают» новым работникам принципы, определяющие поведение, принятое в компании.

) Дисциплинарная политика. Если интенсивность труда того или иного работника постоянно пребывает на не достаточно высоком уровне или он неизменно игнорирует нормы и правила организации, менеджеру приходится использовать дисциплинарную политику, т.е прибегнуть к мерам, принимаемым управленческим персоналом для выполнения принятых в организации норм и правил.

Методов осуществления контроля на много больше, и вышеперечисленные далеко не все, но у всех методов одна цель - повышение эффективности функционирования всех сфер деятельности организации, и вследствие этого достижение её целей и миссии.

 

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: