Анализ осуществления хранения документации и сохранности документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 7Следующая ⇒

Анализ архивного хранения документов в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово показал, что по окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

При формировании дел в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово придерживаются следующих правил:

- в дело подшиваются только исполненные документы;

- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);

- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).

Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

Все дела в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;

- дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);

- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;

- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела).

По этим описям документы сдаются в архив Учреждения.

По сводной описи дела передаются на государственное хранение.

Описи дел составляются по установленным формам для дел постоянного хранения и временного хранения (Приложение Б). Опись дел по личному составу оформляется так же, как для дел постоянного хранения.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается директором Учреждения и передается вместе с описью дел в архив.

При составлении описи дел необходимо иметь в виду следующее:

- дела в описи располагаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- если дело состоит из нескольких томов, то каждый том дела вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же». При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

На каждом новом листе описи заголовок дела пишется полностью:

- порядок нумерации в описи - валовый за несколько лет;

- номера описи дел структурного подразделения устанавливаются архивом Учреждения;

- графу описи «Примечания» используют для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям, о наличии копий и т.д.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, внесенных в опись.

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивом, рассматривается на заседании экспертной комиссии и утверждается заведующим Секретариатом.

Опись составляется в 3-х экземплярах, один из которых передается в архив, второй остается в делах Учреждения, третий экземпляр должен быть приложен к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была рассмотрена и одобрена.

На обложках дел, внесенных в опись, указывается номер описи и дела.

При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях. Ответственность за хранение документов руководитель МДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

Завершающий этап работы с документами – обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 7.0.8-2013: экспертиза ценности документов – это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. На основе экспертизы можно организовать упорядоченное уничтожение документов, потерявших оперативное значение, сроки хранения которых истекли.

Задачи экспертизы:

- отбор на временное хранение документов, имеющих практическое значение;

- отбор документов, имеющих хозяйственное, научное, культурное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научного значения и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости – с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОУ.

Административно-педагогическая документация детского дошкольного учреждения включает:

1. Книгу приказов и распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением.

2. Книгу протоколов педагогического совета.

3. Личные дела работников детского дошкольного учреждения.

4. Трудовые книжки.

5. Годовой план работы детского дошкольного учреждения.

6. Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения.

7. Статистический отчет детского дошкольного учреждения (ф. № 85-к).

Опишем особенности и количество лет хранения данной документации (таблица 2).

Таблица 2. Хранение административно-педагогической документации МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Административно-педагогическая документация	Кол-во лет хранения	Особенности оформления
1. Книгу приказов и распоряжений заведующего детским дошкольным учреждением		В книге приказов и распоряжений оформляются: прием на работу и освобождение от нее воспитателей и других работников дошкольного учреждения, поощрения, взыскания, указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательной работы, финансово-хозяйственной деятельности дошкольного учреждения. Книга приказов и распоряжений должна быть постранично пронумерована, скреплена подписью заведующего и печатью дошкольного учреждения
2. Книгу протоколов педагогического совета	10 л.	Книга протоколов педагогического совета ведется в детских дошкольных учреждениях, где имеется педагогический совет. В книге протоколов фиксируется ход обсуждения вопросов, выносимых на педагогический совет, предложения и замечания членов педагогического

Продолжение таблицы 2

		совета. Принятые решения педагогического совета записываются в протоколы с указанием сроков проведения мероприятий и ответственных за их выполнение. Каждый протокол подписывается председателем и секретарем педагогического совета. Листы пронумеровываются и подшиваются в папки-скоросшиватели. Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, скрепляется подписью заведующего и печатью детского дошкольного учреждения.
3. Личные дела работников детского дошкольного учреждения	75 л.	На каждого работника детского дошкольного учреждения ведется личное дело, которое состоит из личного листка по учету кадров, автобиографии, копии документа об образовании, материалов по результатам аттестации и повышения квалификации, медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы в детском дошкольном учреждении, копии приказа о назначении, переводе, увольнении, а также награждениях и поощрениях.
4. Трудовые книжки	до востребования или не менее 50 лет после ухода с работы	Трудовая книжка заведующего дошкольным учреждением хранится в районном (городском) отделе (управлении) народного образования или на предприятии, в учреждении, организации, колхозе, кооперативной, другой общественной организации, в ведении которого находится детское дошкольное учреждение.
5. Годовой план работы детского дошкольного учреждения	3 г.	Годовой план работы включает перспективу деятельности детского дошкольного учреждения, определяет организацию и содержание работы с педагогическим, медицинским и обслуживающим персоналом, предусматривает мероприятия по педагогическому просвещению родителей и совместную работу со школой. Годовой план хранится в методическом кабинете детского дошкольного учреждения в удобном и доступном для всех сотрудников месте.
Административно-педагогическая документация	Кол-во лет хранения	Особенности оформления
6. Справки и акты по результатам проверок ДОУ	3 г.	Справки и акты по результатам проверок детского дошкольного учреждения скрепляются в реестр в хронологическом порядке.
7. Статистический отчет детского дош-кольного учреждения (ф. № 85-к)	5 л.	Статистический отчет по форме N 85-к составляет постоянное дошкольное учреждение, которое работает не менее 10 месяцев в году. Сезонное дошкольное учреждение отчет по форме N 85-к не составляет.

За ведение и хранение перечисленных документов ответственность несет заведующий детским дошкольным учреждением. При смене заведующего документы в обязательном порядке передаются по акту. Акт подписывается бывшим и вновь назначенным заведующим дошкольным учреждением и инспектором по дошкольному воспитанию районного (городского) отдела (управления) народного образования, или предприятия и организации, в чьем ведении находится данное дошкольное учреждение.

Медицинская документация МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово включает:

1. Медицинскую карту ребенка (ф. № 026/у).

2. Карту профилактических прививок (ф. № 063/у).

3. Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. 060/у).

4. Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф. № 058/у).

5. Контрольную карту диспансерного наблюдения (ф. № 030/у).

6. Журнал учета санитарно-просветительной работы (ф. № 038-0/у).

7. Книгу для записи санитарного состояния учреждения (ф. № 308/у).

8. Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный).

9. Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступающих на пищеблок.

10. Журнал «Здоровье».

Опишем особенности и количество лет хранения данной документации (таблица 3).

Таблица 3. Хранение медицинской документации МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Медицинская документация	Кол-во лет хранения	Особенности оформления
Медицинскую карту ребенка (ф. № 026/у).	---	Медицинская карта ребенка (ф. № 026/у) оформляется участковым педиатром и врачами-специалистами детской поликлиники и через дошкольно-школьное

Продолжение таблицы 3

		отделение поликлиники (при его наличии, заполненная медицинская карта передается в ясли- сад или детский сад, куда направлен ребенок. Для ребенка до 3-х лет в ф. N 026/у вклеивается листок-вкладыш с подробным эпикризом и рекомендациями участкового врача.
Карту профилактичес-ких прививок (ф. № 063/у).	---	Карта профилактических прививок (ф. № 063/у) заводится медицинской сестрой на каждого ребенка и раскладывается в картотеке по месяцам календарного года в соответствии с предстоящими сроками проведения прививок. На очередной планируемый месяц карты профилактических прививок (ф. № 063/у) раскладываются по видам профилактических прививок. При поступлении ребенка в школу карта профилактических прививок (ф. № 063/у) передается в медицинский кабинет школы.
Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. 060/у).	3 г.	Журнал регистрации инфекционных заболеваний (ф. N 060/у) ведется медицинской сестрой детского дошкольного учреждения. В журнал вносятся фамилии контактных детей.
Контрольная карта диспансерного наблю-дения (ф. № 030/у).	---	Контрольная карта диспансерного наблюдения (ф. № 030/у) ведется врачом или медицинской сестрой детского дошкольного учреждения. При поступлении ребенка в школу она передается в медицинский кабинет школы.
Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом отравлении, необыч-ной реакции на прививку (ф. № 058/у).	---	Экстренное извещение об инфекционном заболевании, пищевом остром профессиональном отравлении, необычной реакции на прививку (ф. № 058/у) заполняется медицинским работником и направляется в районную санэпидемстанцию.
Журнал учета санитар-но-просветительной работы (ф. № 038-0/у).	1 г.	Журнал учета санитарно-просветительной работы (ф. N 038-0/у) ведется отдельно врачом и медицинской сестрой.
Книгу для записи санитарного состояния учреждения (ф. № 308/у).	3 г.	Книга для записи санитарного состояния учреждения (ф. № 308/у) заполняется инспектирующими лицами.
Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный).	1 г.	Журнал по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный) ведется медицинским работником детского дошкольного учреждения.
Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся про-дуктов, поступающих на пищеблок.	1 г.	Журнал по контролю за доброкачественностью скоропортящихся продуктов, поступающих на пищеблок, ведется медицинским работником детского дошкольного учреждения в соответствии с установленной формой.
Журнал «Здоровье».	1 г.	Журнал «Здоровье» заполняется каждым работником пищеблока ежедневно за личной подписью. Контроль за ведением журнала осуществляется медицинским работником дошкольного учреждения.

Финансово-хозяйственная документация МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово включает:

1. Технический паспорт детского дошкольного учреждения.

2. Инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-13).

3. Книгу складского учета материалов (ф. № М-17).

4. Ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (ф. № 410).

5. Ведомости оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. № 412).

6. Журнал регистрации боя посуды (ф. «№ 325).

7. Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) (ф. № 401).

8. Меню-требование (ф. № 298 или ф. № 299).

9. Табель учета ежедневной посещаемости детьми дошкольного учреждения (ф. № 305).

10. Табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (ф. № 421).

11. Авансовый отчет (ф. № 286).

Опишем особенности и количество лет хранения данной документации (таблица 4).

Таблица 4. Хранение финансово-хозяйственной документации МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово

Финансово-хозяйственная документация	Кол-во лет хранения	Особенности оформления
1. Технический паспорт детского дошкольного учреждения.		Технический паспорт детского дошкольного учреждения является основным документом, в котором дается характеристика здания детского дошкольного учреждения, всех групповых, хозяйственных и других помещений, коммуникаций (водопровода, канализации, отопления, освещения, газификации, телефони-зации) с приложением соответствующих схем.
2. Инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-13).		Все основные средства должны находиться на ответственном хранении должностных лиц, назначенных приказом руководителя дошкольного учреждения.

Продолжение таблицы 4

3. Книгу складского учета материалов (ф. № М-17)	3 г. при условии завершения ревизии	Книга складского учета материалов (ф. № М-17) ведется материально ответственными лицами по наименованиям, сортам и количеству имущественно-материальных ценностей. Она предназначена для учета: материалов и продуктов питания; малоценных и быстроизна-шивающихся предметов, находящихся на складе, независимо от стоимости; малоценных и быстроизнашивающихся предметов, находя-щихся в эксплуатации, стоимостью свыше двух рублей за единицу; белья, одежды, обуви. Указанная книга хранится в дошкольном учреждении, и по окончании записи в ней остатки материальных ценностей переносятся в новую книгу.
4. Ведомости выдачи материалов на нужды учреждения (ф. № 410).		Ведомость выдачи материалов на нужды дошкольного учреждения (ф. N 410) применяется для выдачи хозяйственных материалов для учебных и других целей в течение месяца. Записи в ведомости рекомендуется производить с таким расчетом, чтобы по каждому виду материалов без дополнительной разработки данной ведомости можно было получить итог за месяц. Ведомость утверждается заведующим дошкольным учреждением и служит основанием для списания материалов в расход. Ведомость передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) в установленные ею сроки.
5. Ведомости оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. № 412).	3 г.	В ведомостях оперативного (количественного) учета движения малоценных и быстроизнашивающихся предметов (ф. N 412) учитываются должностными лицами предметы стоимостью до двух рублей за единицу, за исключением белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви, а также столового и кухонного инвентаря. Выдача этих предметов со склада (кладовой) производится по накладной (требованию) (ф. N 434). Списание малоценных и быстро-изнашивающихся предметов производится при полной их изношенности и на основании актов (ф. N 443, утвержденных руководителем детского дошкольного учреждения. По мере выбытия указанных малоценных и быстроизнашивающихся предметов остатки их переносятся в новую ведомость с учетом поступивших вновь.

Продолжение таблицы 4

6. Журнал регистрации боя посуды (ф. «№ 325).	3 г.	Журнал регистрации боя посуды (ф. № 325) ведется для списания разбитой посуды. Записи в журнал производятся соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая группа народного контроля следит за правильным ведением журнала и ежеквартально составляет акт на списание разбитой посуды, который утверждается руководителем учреждения.
7. Инвентаризационную опись (сличительную ведомость) (ф. № 401).	3 г. при условии завершения ревизии	Инвентаризационные описи (сличительные ведомости) составляются отдельно по местам хранения или нахождения ценностей материально ответственным лицом. По ценностям, принадлежащим другим организациям, составляются отдельные сличительные ведомости.
8. Меню-требование (ф. № 298 или ф. № 299).	1 г.	Меню-требование (ф. № 298) применяется для выдачи продуктов питания со склада (кладовой). Меню-требование составляется ежедневно на основании норм раскладки продуктов питания и данных о количестве довольствующихся. Меню-требование с расписками лиц о выдаче и получении продуктов питания передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию) в сроки, установленные графиком, но не реже 3-х раз в месяц.
9. Табель учета ежедневной посещаемости детьми дошкольного учреждения (ф. № 305).	1 г.	Табель служит для учета посещаемости детьми детского дошкольного учреждения и начисления сумм, причитающихся к уплате родителями за содержание детей. Табель ведет воспитатель группы и заполняет следующие реквизиты: номер детского дошкольного учреждения, номер группы, фамилия и имя ребенка, количество пропущенных дней - " всего" и " в том числе засчитываемых". Последние две графы воспитатель заполняет в конце месяца. Форма N 305, подписанная воспитателем группы, руководителем детского дошкольного учреждения, старшей медицинской сестрой, передается в централизованную бухгалтерию (бухгалтерию).
10. Табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (ф. № 421).	3 г.	Табель учета использования рабочего времени и подсчета заработка (ф. N 421) открывается ежемесячно на всех работников данного учреждения и ведется по категориям работающих в алфавитном порядке. Фамилии заносятся на основании табеля за прошлый месяц. Вновь поступившие работники заносятся в табель на основании приказа о приеме и переводе.

Все указанные документы ведутся лицами, ответственными за целость и сохранность имущества, за правильное его использование (заведующим детским дошкольным учреждением, заведующим хозяйством, кладовщиком).

Таким образом, анализ осуществления хранения документации и сохранности документов на бумажной основе в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово позволил выделить нам следующие недостатки:

1. Для распечатки документов в учреждении используются лазерные принтеры, но комплектующие детали в них меняются очень редко (например, барабан), поэтому качество распечатки документы можно оценить как неудовлетворительное.

2. Бумагу для распечатки документов в МДОБУ «Сулпылар» с. Аскарово используют Svetocopy. Офисная бумага Svetocopy – это продукции бюджетного С класса, которая имеет сероватый оттенок и имеет плотность 70 г/м².

3. В учреждении отсутствует номенклатура дел.

4. Условия хранения документов не соблюдаются. Температура в помещениях повышенная, в среднем 25º С. Относительная влажность в хранилищах в среднем 30 %, что намного ниже значений, рекомендуемых ГОСТ 7.50-2002.

5. Документы хранятся в обычных шкафах, куда проникает свет, что отрицательно сказывается на сохранности документов.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 Следующая ⇒