Каналы распространения документов

Каналы распространения документов весьма разнообразны. Основным каналом для населения является книжная торговля, торговля газетами и журналами, аудио-, видеопродукцией и т.д. В производственной инфраструктуре общества распространение документов осуществляется по официальным каналам, по це­почкам производственных связей — от вышестоящих учрежде­ний и организаций к нижестоящим и наоборот, что называется нисходящими и восходящими документными потоками.

В продвижении документов по каналам наблюдается ряд проблем. Это движение должно быть максимально оператив­ным, т.к. документы несут информацию, склонную к устаре­ванию. Их движение должно быть максимально адресным, т.е. в процессе движения экземпляры документа должны посту­пать в те участки пространства (регионы, города, учрежде­ния), где в них в наибольшей степени испытывают потреб­ность. Документы нуждаются в актуализации их потребительс­ких качеств, что достигается опережающим информировани­ем об их выпуске, рекламой.

Сбор документов

Движение документов по каналам коммуникаций приво­дит их в массивы (фонды) - организационно упорядоченные собрания документов, подобранные по какому-либо признаку (отраслевому содержанию, виду, ведомственной принадлеж­ности, праву собственности и т.д.). Организация массива пред­ставляет собой совокупность процессов приема, учета, техни­ческой обработки, размещения и хранения документов. Со­брание документов в массиве по содержанию, научной и ху­дожественной ценности, полноте должно отвечать задачам его создания. Поэтому для полноценной работы массива необхо­дим планомерный отбор и приобретение документов, отвеча­ющих указанным требованиям. Этот процесс называется ком­плектованием. Пополнение массива вновь выходящими доку­ментами называется текущим комплектованием. Но нередко изучение состава документов в массиве выявляет отсутствие нужных документов прошлых лет. Их поиск и приобретение называется ретроспективным комплектованием (или докомп- лектованием).

В результате формируется фонд, объем которого исчисляется в унифицированных единицах, которыми являются экземпляр и название (для газет и кинофотодокументов — только назва­ние). Экземпляр — каждая отдельная единица издания из ти­ража; название — условное обозначение одного издания, об­разующего единое целое и выпущенного в одном или не­скольких томах.

Собственниками массивов документов могут быть физичес­кие и юридические лица, как элемент состава имущества они могут находиться в собственности государства, граждан, орга­нов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений. В совокупности все массивы составляют информационные ресурсы страны.

Информационные ресурсы представляют собой отдельные документы и отдельные массивы документов, фактические данные, представляющие собой фрагменты документирован­ных текстов, а также информацию в преддокументной фазе, зафиксированную на материальном носителе, но не обретшую стабильную форму, в силу чего она может быть еще подверг­нута редакции, правке, юридическому удостоверению.

Организация информационных ресурсов должна осуществ­ляться на основе принципов координации и кооперации. Ко­ординированное комплектование — согласованное комплек­тование двух и более библиотек, информационных центров с целью разграничения в приобретении документов по темати­ке, видам, устранения неоправданного дублирования и рас­ширения репертуара приобретаемых документов. Координи­рованное комплектование может осуществляться на общего­сударственном, региональном, местном, ведомственном уров­нях. Кооперированное комплектование — комплектование, основанное на объединении ресурсов библиотек, информа­ционных центров для достижения поставленной цели.

Для формирования государственных информационных ре­сурсов граждане и организации в обязательном порядке долж­ны представлять документированную информацию. Этот про­цесс регулируется следующими законами РФ: «Об информа­ции, информатизации и защите информации», «Об Архивном виде Российской Федерации и архивах», «Об обязательном экземпляре документов» и др.

Важнейшим законом в области информационного законо­дательства является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Он устанавливает основные группы правовых норм, регулирующих отношения по поводу создания и потребления информационных ресур­сов, создания и применения информационных систем, ин­формационных технологий и средств их обеспечения, защиты информации и защиты граждан в условиях информатизации. Согласно закону Российская Федерация и ее субъекты яв­ляются собственниками информационных ресурсов, созда­ваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств фе­дерального бюджета, бюджетов Российской Федерации, а так­же полученных путем иных установленных законом способов. Физические и юридические лица являются собственниками тех документов, массивов документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных основаниях, получены в порядке дарения или наследования.

В состав информационных ресурсов входит и национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации, порядок комплектования которого определяется законами РФ «Об обязательном экземпляре документов», «О библиотечном деле». Федеральный закон «Об обязательном экземпляре доку­ментов» определяет политику государства в области форми­рования обязательного экземпляра документов как ресурс­ной базы комплектования полного национального библио-течно-информационного фонда Российской Федерации и развития системы государственной библиографии, предусмат­ривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Закон устанав­ливает виды обязательного экземпляра документов, катего­рии их производителей и получателей, сроки и порядок дос­тавки обязательного экземпляра документов, ответственность за их нарушение.

В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

• издания (текстовые, нотные, картографические, изоиз-дания) — издательская продукция, прошедшая редак-ционно-издательскую обработку, полиграфически само­стоятельно оформленная, имеющая выходные сведения;

• издания для слепых — произведения печати, изготовля­емые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, и «говорящие книги»;

• официальные документы — произведения печати, пуб­ликуемые от имени органов законодательной, исполни­тельной и судебной власти, носящие законодательный, нормативный, директивный или информационный ха­рактер;

• аудиовизуальная продукция — кино-, видео-, фото-, фо­нол окументы;

• электронные документы;

• неопубликованные документы — результаты научно-ис­следовательской и опытно-конструкторской деятельно­сти (диссертации, отчеты о научно-исследовательских и опытно-конструкторских работах, депонированные на­учные работы, алгоритмы и программы).

Производители указанных документов должны доставлять обязательные бесплатные экземпляры всех видов изданий в день выхода в свет первой партии их тиража в ряд крупных национальных хранилищ (Российскую книжную палату, рес­публиканские книжные палаты или сектора государственной библиографии национальных библиотек и др.). Таким образом комплектуется Национальный библиотечно-информационный фонд Российской Федерации — собрание всех видов обяза­тельного экземпляра, распределяемое между книжными пала­тами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования.

В состав информационных ресурсов страны входят и архивные фонды, комплектование которых регулирует Федеральный закон «Об Архивном фонде Российской Федера­ции и архивах». Под Архивным фондом Российской Федера­ции понимается совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Государственные архивы комплектуются архивными документами,

образующимися в деятельности органов государственной вла­сти, государственных учреждений, организаций и предприя­тий или приобретенными указанными архивами, а также до­кументами, переданными им негосударственными учреждени­ями, организациями, предприятиями и гражданами. Под ар­хивным документом понимается документ, подлежащий хра­нению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории РФ архивные фонды и архивные документы, независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ производится на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливае­мом Государственной архивной службой РФ.

Государственная политика в сфере формирования инфор­мационных ресурсов направлена на создание условий для эф­фективного и качественного информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и объединений. Реализация этих задач возможна лишь путем их рационального построения, обеспечения полноты сбора документов, совместимости и вза­имодействия в едином информационном пространстве.

Обработка документов

Распространяясь по каналам коммуникаций, документы оседают в массивах — неких собраниях документов, вливаясь в уже сформированную ранее их совокупность. Оптимальная работа с документами в массивах возможна лишь после пред­варительной их обработки. Аналитико-синтетическая обработ­ка документов производится с целью свертывания информа­ции о форме и содержании документа до уровня буквенно-цифрового шифра, библиографического описания, аннотации, реферата, научного перевода, обзора, а также включает из­влечение из документов фактов, сведений, данных и фикса­ции их в специальных формах.

Обработка способствует упорядочению, систематизации, контролю за поступающими документами, свертыванию ин­формации, в силу чего содержание документа может быть

представлено в более компактной форме, созданию поиско­вого образа документа, в соответствии с которым возможно его разыскание в массиве, подготовке документа к хранению и последующему использованию.

Некоторые процессы аналитико-синтетической обработки носят характер предмашинной обработки, т.е. представляют собой совокупность действий, необходимых для подготовки документов и информации к вводу в память компьютера.

Обработка документа включает следующие подпроцессы:

• описание;

• классифицирование и индексирование, пред метизация;

• аннотирование и реферирование;

• микрофильмирование.

Библиографическое описание — это совокупность библиогра­фических сведений о документе, приведенных по установлен­ным правилам и предназначенных для его идентификации и общей характеристики.

Систематизация преследует цель распределить поступающий материал по определенным, заранее заданным признакам, со­ответствующим той или иной классификации. Каждая из совре­менных наук имеет или развивает свою частную дисциплину, изучающую специально вопросы систематизации соответству­ющих объектов познания. Такие дисциплины носят самые раз­личные названия: типология, систематика, таксономия, тео­рия классификации и др. Но суть их одна — систематизировать определенные объекты в целях более рационального познания.

Классификация фиксирует закономерные связи между клас­сами объектов с целью определения места объекта в системе, которое указывает на его свойства. Строго и четко проведен­ная классификация одновременно подытоживает результаты предшествующего развития данной отрасли и вместе с тем отмечает начало нового этапа в ее развитии.

Классификация - система соподчинённых понятий (клас­сов, объектов) какой-либо области знания или деятельности человека, часто представляемая в виде различных по форме схем, (таблиц) и используемая как средство для установления связей.между этими понятиями или классами объектов, а также для ориентировки в многообразии понятий или соответствующих Объектов.

Классифицирование (распределение документов по клас­сам) сопровождается индексированием — проставлением ус­ловных обозначений, соответствующих подразделениям при­нятой классификации. Идентичные шифры присваиваются ог­раниченному количеству документов, обладающих идентич­ными сторонами: принадлежащих к одной отрасли знания, предметной области, имеющих единую типовую форму, фун­кциональное предназначение и т.д. Таким образом, достига­ется обособление небольшого количества документов, зашиф­рованных одним обозначением, логическая последователь­ность обозначений способствует структурированию массива. Индексирование должно проводиться на основе непосред­ственного анализа документа с учетом характера информа­ционно-поискового массива, элементом которого становит­ся поисковый образ документа (ПОД), характера информа­ционных потребностей пользователей данной информацион­но-поисковой системы (ИПС) в соответствии с общими принципами индексирования и особенностями их примене­ния в конкретной организации.

В зависимости от задач поиска применяются различные принципы классифицирования документов, которые можно объединить в две большие группы: формальные и содержа­тельные. К формальным классификациям относятся класси­фикации документов по их собственным признакам, таким, например, как функции документа, размеры, степень маши-ночитаемости, материал, на котором документ изготовлен и т.д. Содержательные классификаторы используются для систе­матизации и поиска содержащейся в документах информации. Содержательные классификационные системы, используе­мые для систематизации и поиска документов и содержащей­ся в них информации, условно делят на несколько групп в зависимости от степени иерархичности. Основные понятия классификаций иерархического типа — это вид и род, служа­щие для выражения отношений между классами. Из двух клас­сов тот, что содержит в себе другой, — называется родом, а тот, что содержится — видом. В свою очередь вид может рас­сматриваться в качестве рода для входящих в него подвидов. В подобных системах классификаций может содержаться несколь­ко уровней иерархии. Их преимущество состоит в простоте

индексирования и поиска. Такая классификация наиболее эф­фективна в том случае, когда классы в иерархической системе располагаются в естественном порядке и набор классов в тече­ние времени не изменяется (т.е. предметы естественно нахо­дятся в жесткой иерархической соподчиненности).

Разновидностью иерархических являются десятичные клас­сификации, используемые для систематизации содержания документов. Десятичными они называются потому, что облас­ти знания разбиты на десять классов, каждая из которых полу­чает свой порядковый номер. Каждый выделенный класс слу­жит родом для входящих в него видов, количество которых также равно десяти. Шифр заклассифицированного документа состоит из такого количества цифр, сколько в классификации уровней иерархии. Порядок следования цифр - от высших уров­ней иерархии к низшим. Иерархические классификации часто сочетаются с фасетными. Через двоеточие к основному шифру документа добавляются индексы фасет, уточняющие его фор­му, предназначение, особенности вида и т.д. Примерами та­ких классификаций служат Универсальная десятичная класси­фикация (УДК), Библиотечно-библиографическая классифи­кация (ББК), Международная классификация изобретений (МКИ) и др.

Алфавитно-предметная классификация — система классов предметных рубрик, каждая из которых соответствует опреде­ленной теме или одному виду предметов, причем предметные рубрики расположены в алфавитном порядке имен этих пред­метов. Например, предметы, процессы, объекты, без следова­ния естественной их зависимости. Естественным языкам при­суща синонимия, в силу чего близкие по смыслу, но разные По написанию понятия могут оказаться в разных местах такой классификационной схемы. Поэтбму основная проблема ал-фавитно-предметных классификаций в ее устранении и в обо­значении парадигматических связей между названиями пред­метов и тем, что преодолевается с помощью ссылок и отсы­лок. Таким образом, в едином алфавитном ряду перечисляются предметы, не связанные ни общностью содержания, ни процессами деятельности. На первый план выходит формальный -признак — алфавит предметных рубрик, что значительно облегчает поиск нужного документа.

Таким образом, подпроцессом обработки документа выс­тупает предметизация — определение предметных рубрик для документа в соответствии с его содержанием. Подобные клас­сификации используются в предметных каталогах, а также как вспомогательное поисковое средство в традиционных и элект­ронных информационно-поисковых системах.

В результате обработки документов создается их поисковый образ — выделение ряда признаков, по которым документ можно однозначно идентифицировать, установить его форму и содержание, местонахождение в документном массиве. Это — обязательная процедура, предшествующая использованию, ибо в противном случае документ невозможно будет отыскать. Создаваемый ПОД представляет собой извлеченную и сверну­тую до различной степени информацию о документе, кото­рый получает после этой процедуры название первичной ин­формации (первичного документа), а ПОД — вторичной. Та­ким образом, вторичная информация — это результат анали-тико-синтетической переработки первичной. Вторичная инфор­мация более компактна, более формализована, в силу этого более мобильна и более экономна в движении по системам коммуникаций. Из нее легко формируется информационно-поисковый массив, служащий базой для поиска информации о документах.

Обработка различается в зависимости от ее направленнос­ти на весь документ, в единстве формы и содержания, и на его структурную часть — текст. В силу этого выделяется доку­ментная обработка, в результате которой документ получает идентификационные признаки (библиографическое описание, классификационный шифр, инвентарный номер и т.д.), и информационная обработка, предполагающая манипуляции с текстом документа. В процессе такой информационной обра­ботки текст может быть сокращен, переведен на другой язык, сделана аннотация, реферат, обзор, тезисы, резюме. В резуль­тате получается еще один текст, связанный с оригиналом иден­тификационными признаками. Он более компактен, отражает его содержание и может быть использован вместо оригинала. Аннотация — краткая характеристика документа, его час­ти или совокупности документов с точки зрения назначе­ния, содержания, формы, других особенностей. В отличие от

аннотации, реферат — сокращенное изложение содержания документа (или его части) с основными фактическими све­дениями и выводами. Он акцентирует внимание на новых сведениях и определяет целесообразность обращения к до­кументу.

Все подпроцессы аналитико-синтетической обработки тре­буют творческого участия специалиста. Только человек может глубоко вникнуть в текст, выявить его глубинные взаимосвя­зи, оценить значимость. Но современные компьютерные сред­ства позволяют эти операции частично формализовать, что дает возможность освободить специалиста от трудоемких рутинных операций, более эффективно организовать поиск документов в большом массиве, увеличить скорость обработки и степень релевантности.

Хранение документов

Хранение — это комплекс мероприятий, обеспечивающих наиболее рациональное размещение документов и их длитель­ную сохранность с целью использования. Хранение включа­ет: подготовку помещений и оборудования для размещения документов, расстановку их на полках, создание оптималь­ного физико-химического и биологического режима. Под фи­зико-химическим и биологическим режимом понимается пре­дохранение документов от повреждения посредством созда­ния и поддержания оптимальных условий хранения, т.е. оп­тимального освещения, ограничения прямых солнечных лу­чей, поддержание необходимой температуры, влажности, проведение комплекса противопылевых мероприятий, обес­печения противопожарной безопасности, защиты от биоло­гических вредителей.

Хранение документов осуществляют архивы, библиоте­ки, музеи, центры научно-технической информации, отдель­ные предприятия и организации. Различают постоянное (бес­срочное) хранение документов, имеющих особую историко-культурную ценность, и временное хранение, ограниченное конкретным промежутком времени, после истечения кото­рого документы подлежат уничтожению. Необходимость уничтожения документов диктуется ограниченностью площадей, моральным устареванием их содержания и изношенностью,

ветхостью материального носителя, не позволяющим каче­ственно его использовать. Чтобы упорядочить этот процесс в архивной и библиотечной деятельности сформированы кри­терии, согласно которым определяется ценность документа и сроки хранения его конкретных разновидностей (от 3 до 75 лет).

Организация хранения документов предполагает постро­ение общей структуры хранилищ таким образом, чтобы от­дельные ее звенья или все звенья в совокупности могли удов­летворять потребности в документах организаций, предпри­ятий и каждого конкретного потребителя. Это достигается координацией их комплектования, базирующейся на соче­тании универсальных (федеральных и региональных) хра­нилищ со специализированными (комплектующими лишь отдельные разновидности документов) и отраслевыми. К уни­версальным хранилищам относятся в основном крупные библиотеки (РГБ, РНБ, универсальные областные, крае­вые и республиканские библиотеки). Примерами специали­зированных хранилищ могут служить: ВНТИЦентр, соби­рающий на федеральном уровне неопубликованные доку­менты, ВИФС, комплектующий фонд стандартов и техни­ческих условий, ВПТБ и др. Отраслевые хранилища ограни­чивают профиль комплектования документами отраслевого содержания.

Средства хранения развиваются и совершенствуются с каждым годом. К традиционным формам хранения в виде рукописных или печатных документов на бумажной основе прибавились микрофильмы, магнитные пленки, оптические диски и другие средства, позволяющие длительное время сохранять информацию. Микрофильмирование — это получе­ние фотографическим путем на специальном носителе су­щественно уменьшенных (иногда в сотни раз) микрокопий документов-оригиналов - микрофильмов. Основное назна­чение микрофильмирования - обеспечить создание емких хранилищ документов с сокращением необходимой для хра­нения площади в десятки раз, облегчить процедуру поиска документов. Системы хранения информации на микрофиль­мах имеют наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации.

Микрофильмы по видам и технологическим особенностям можно подразделить на:

• рулонные микрофильмы, информация на пленке в ко­торых располагается последовательно по всей длине рулона;

• микрофильмы в отрезках — отдельные кадры микро­фильмов, которые помещаются в прозрачные конвер­ты, из которых потом формируются картотеки;

• микрокарты — плоские карточки определенного фор­мата. Основа карточки может быть прозрачной и не­прозрачной. Микрокарты на прозрачной основе назы­ваются диамикрокартами (микрофишами).

В настоящее время проблема хранения значительно видоиз­меняется в связи с активным переводом документов на маши­ночитаемые носители. Этот процесс имеет две стороны: хране­ние документов, которые изначально создавались в машиночи­таемом варианте; перевод традиционных документов в маши­ночитаемые формы. Если первая сторона вопроса упирается в проблему создания необходимых условий хранения машиночи­таемых документов, то вторая касается решения дополнитель­ной задачи — определения вида документов, которые могут быть полностью или частично переведены на машиночитаемые но­сители, а также видов, которые нецелесообразно переводить.

Перспективным направление развития хранения является голографирование документации - создание голографической копии документа (голограммы) методом его съемки на спе­циальные пластинки или пленки с помощью лазерного луча. На одной голограмме размером 102x126 мм можно поместить более тысячи микроголограмм диаметром 1-2 мм, что соот­ветствует нескольким тысячам страниц текста.

Поиск документов

Хранящиеся документы составляют документный массив, в котором место каждого документа должно быть четко опре­делено и закреплено. Документы должны быть заклассифици-рованы, должны быть выделены поисковые признаки каждого из них, что необходимо для поиска документов и является базой для создания информационно-поисковой системы (ИПС).

Автоматизированные и ручные ИПС дают возможность най­ти необходимый документ в любом структурированном мас­сиве.

Под поиском понимается совокупность логических и техни­ческих операций, имеющих конечной целью нахождение до­кументов, сведений о них, фактов, данных и т.п. в информа­ционно-поисковом массиве. Информационно-поисковый мас­сив представляет собой упорядоченную совокупность поиско­вых образов документов вместе с адресами их хранения. При­мерами информационно-поискового массива могут служить каталоги библиотек, компьютерные базы данных.

В зависимости от применяемой технологии различают руч­ные и автоматизированные ИПС. В ручных (карточных) ИПС поиск происходит по краткому формализованному описанию документов на карточках. В зависимости от принятого принци­па организации карточек в ИПС на первый план выходят раз­ные признаки документа — классификационный шифр, ин­вентарный номер, предметная рубрика, Ф.И.О. автора и т.д. Карточки в картотеке отделены друг от друга разделителями, на которых проставлены либо шифры в цифровой последова­тельности, либо буквы алфавита. За разделителями и собира­ются карточки, содержащие идентификационные признаки документов, имеющие указанные признаки.

Ручные ИПС построены по линейному принципу. Это озна­чает, что поиск можно проводить лишь по одному признаку, главенствующему в данной поисковой системе, например, по содержанию. Чтобы произвести многоаспектный поиск, нуж­ны вспомогательные средства, представляющие информаци­онно-поисковый массив, перестроенный по ряду других при­знаков, например, алфавитно-предметному, хронологическо­му, нумерационному и т.д. Таким образом, для эффективного поиска ведением одной картотеки не ограничиться. Необходи­мо дополнение в виде еще нескольких картотек, в которых карточки на одни и те же документы будут расположены в другой последовательности и за другими разделителями.

Совместить несколько вариантов поиска возможно толь­ко в автоматизированных ИПС. Автоматизированный доку­ментный поиск может быть организован на основе различ­ных технологий: по ПОД, по полному тексту документа, по

гипертекстовым ссылкам и др. Поиск по ПОД осуществляет­ся аналогично в ручных и автоматизированных ИПС, только идентификацию документа по поисковым признакам произ­водит компьютер. Поиск по полному тексту документа осно­ван на формализации текста, переводе его в машиночитае­мую форму. Обработка текста предполагает выделение деск­рипторов и составлении тезауруса — перечня дескрипторов, проранжированных по частоте употребления. Тексты документа хранятся в памяти компьютера. А их поиск и вывод осуществ­ляется в соответствии с поисковым предписанием. Предпи­сание имеет вид логического произведения некоторого мно­жества ключевых слов — дескрипторов. Документ считается отвечающим на информационный запрос и подлежит выда­че, если в нем одновременно содержатся все ключевые слова поискового предписания.

И наиболее сложная технология — гипертекстовая. Основ­ная идея гипертекстовых технологий состоит в том, что поиск документной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, как логичес­ких, так и ассоциативных. Доступ к информации осуществля­ется не путем последовательного просмотра текстов, а путем движения от фрагмента одного текста к фрагменту другого. Движение осуществляет сам пользователь и оно называется «навигация».

В зависимости от того, какую форму имеет информация в процессах хранения и поиска, ИПС подразделяются на доку­ментные и фактографические. Документные ИПС выдают в ре­зультате поиска сами документы, их копии или же адреса хра­нения. Фактографические ИПС помогают отыскать отдельные сведения, факты из текста документов. Между документным и фактографическим поиском нет принципиальной разницы. По способам поиска оба вида идентичны. Отличия имеются в со­держательной стороне объекта поиска: в первом случае ищут документ или сведения о нем, а во втором — факт, отражен­ный в документе. Характерной особенностью всех документ­ных ИПС является то, что извлечение нужной информации из найденного документа осуществляет сам потребитель. Фактог­рафические ИПС предназначены для поиска конкретных фак­тов, сведений, данных в ответ на фактографические запросы

без обращения потребителя к документам, в которых они со­держатся. Промежуточное место занимают документно-фак­тографические ИПС, результатом поиска в которых являют­ся запрашиваемые факты, сведения, данные со ссылкой на документ, в котором они зафиксированы.

Сам поиск представляет собой творческий процесс, несмот­ря на то, что многие его стороны жестко формализованы. Эта­пы поиска следующие:

• формулировка запроса;

• анализ запроса и составление поискового предписания — перевода запроса с естественного языка на язык фор­мальных признаков документа (библиографического опи­сания, классификационного индекса, предметной руб­рики, перечня дескрипторов и т.д.);

• реализации поискового предписания в информацион­но-поисковом массиве и выборка релевантных доку­ментов, т.е. соответствующих данным формальным при­знакам;

• выбор из релевантных документов пертинентных, т.е. со­ответствующих реальным потребностям пользователя.

Для быстрого поиска нужных документов необходимо со­здание единой системы классификации документов с об­щими для всей системы правилами индексирования по этой системе, едиными правилами расстановки и хранения пер­вичных документов, взаимосвязь со справочным аппаратом. Всякий раз, когда возникает потребность произвести по­иск, пользователю необходимо решить следующие пробле­мы: определить цель поиска, отводимое время на поиск, ма­териальные ресурсы, используемые при поиске, необходи­мые точность и полноту поиска. Перечисленные факторы ока­зывают значительное влияние на результаты поиска.

Любой поиск - довольно трудоемкое и дорогое меропри­ятие. Чем выше точность и полнота поиска, т.е. чем больше документов найдено и чем более они релевантны, тем доро­же и дольше сам поиск. Поэтому цель поиска должна опре­делить оптимальную полноту и точность (большую или меньшую), соответственно и задействованные материальные ресурсы и затрачиваемое время.

Под стратегией поиска понимается организация, подго-1ка и использование имеющихся материальных ресурсов для остижения поставленной цели в отводимое на поиск время. В 'Зависимости от этого осуществляется решение тех или иных задач и устанавливается последовательность выполняемых ме­роприятий. Стратегия поиска конкретного документа зависит От наличия исходных данных о нем. Если известен автор доку-' мента, то проще всего документ разыскать в алфавитном ката­логе или авторском вспомогательном указателе к библиографическим пособиям. Если же автор не установлен, а известно Лишь общее содержание, то поиск следует начинать с уста­новления соответствующего шифра систематической класси­фикации, а затем просмотра всех документов, зашифрован­ных аналогично в ИПС. Всевозможные варианты поиска доку­ментов разрабатывает такое научно-практическое направление, Как библиографическая эвристика. Принципы, закономернос­ти, технологии автоматизированного поиска документов и Содержащейся в них информации — основная задача такой научной дисциплины, как информатика.

 

Использование документов

Проблема использования документной информации многомерна и сложна. Документы пронизывают все структуры общества и присутствуют на всех этапах производственной, управленческой, хозяйственной и т.д. деятельности.

Документ реализует воплощенный в нем проект его использования, который создается на предшествующих этапах. Однако употребление документа не сводится к простому воспроизведению его использования. Оно нередко выявляет в документе значения и функции, отличные от спроектированных в процессе его создания. Использование потребительских благ в значительной мере зависит от того, в какой социальной и культурной среде они потребляются. Кроме того, оно испытывает воздействие таких факторов, как специфика культурных традиций,

мода, престиж и т.д. Помимо прямого использования документа, тех или иных благ, связанных с его непосредственным назначением, в потребительской деятельности осуществляется ряд

Ьйбпутствующих функций: выражения и распространения социальных норм и ценностей, социализации индивидов и т.п.

Суть документа — в передаче информации адресату. В том случае, когда документ доведен до адресата, информация, заключенная в нем, прочитана и понята, уже можно гово­рить об использовании документа. Но на этом жизненный цикл документа не заканчивается. Он вливается в документный мас­сив, где становится интегральной частью целого. И в этом качестве он может быть использован повторно и в разных целях.

Документ может быть использован в справочных целях. Для этого потребитель обращается к работникам, осуществляю­щим хранение документов и организацию их использования, с запросом, либо касающимся того или иного конкретного документа, выдержки (факта) из него, либо с просьбой пре­доставить неопределенную совокупность документов по кон­кретной теме. Под запросом понимается текст, выражающий на естественном языке определенную информационную по­требность. Запрос может быть конкретный, касающийся оп­ределенного документа, факта (совокупности фактов), име­ющихся в его содержании, либо неопределенный (темати­ческий). В ответ на запрос выдается справка, характер кото­рой определяется запросом. Документы, которые вьщаются в ответ на запрос потребителя и соответствуют ему, называют­ся релевантными.

Но нередко потребитель не может четко осознать и сфор­мулировать свою потребность в документах в форму запроса. Поэтому среди представленных на запрос документов могут оказаться и ненужные ему. Документы, соответствующие ис­тинной потребности, даже первоначально неосознаваемой, называются пертинентными.

Справки, выдаваемые потребителю, подразделяются на тематические, документные, фактографические и адресно-библиографические. Тематические справки представляют со­бой подборку документов по теме, заданной потребителем. Документные справки предполагают в ответ на запрос выда­чу самого документа или его копии. Фактографические справки предполагают извлечение из текста документа каких-либо све­дений. Например:

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Quest15Исследование материалов документов
2. АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОРАЩИВАНИЯ СЕМЯН. Заполнение документов на анализ семян. определение жизнеспособности семян хвойных пород методом йодистого окрашивания
3. Бланки документов. Потребительские форматы.
4. ВИДЫ БИБЛИОГРАФИЧЕСКОГО ОПИСАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5. Виды бланков документов и их реквизиты
6. Виды и способы подделки документов и методы их распознавания.
7. Виды официальных дипломатических документов.
8. Виды подделок документов, признаки подчистки, травления, дописки, допечатывания на машинке.
9. Вопрос 1. Значение и история документоведения
10. Вопрос 1: Состав реквизитов документов
11. Впишите признаки классификации документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР.
12. Выемка, осмотр, изучение документов.