Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения:

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2

Делопроизводитель, допущенный к конфиденциальным документам прежде должен прежде должен пройти инструктаж о сохранении коммерческой тайны. Для сохранения КТ в организации приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое несет ответственность за утерю документов или утечку информации из них.

Документ, имеющий гриф КТ формируется в отдельное дело. На обложке документа в правом верхнем углу ставится гриф (на внутренней обложке пишется список сотрудников, имеющих право его использования) листы дела нумеруются карандашом в правом верхнем углу.

Технология обработки документов:

Конфиденциальные, как и открытые документы находятся в постоянном движении, перемещении множества документов по множеству иерархий. Создаются серьезные предпосылки требующиеся от секретаря и делопроизводства в целом.

Тема№5: Этапы подготовки делопроизводителей конфиденциальных документов.

Под исполнением конфиденциального документа понимается процесс документирования делопроизводителя управленческих решений и действий, результат выполнения руководителем и сотрудниками организации поставленных задач и отдельных заданий, поручений, а также реализации функций в закрепленных за ними должностных инструкциях.

Факторами, инициирующими процесс исполнения являются:

1. Поручение руководителям, сотрудникам поступившего документа

2. Письменное или устное указание вышестоящего руководителя

3. Устный запрос на информацию или принятие решения от других организаций и отдельных лиц

4. Задание и поручение, включенное в рабочие планы, графике работы, должностные инструкции и другие организационные и плановые документы

5. Полезная информация получена из реферативных и информационных сборников, рекламных изданий

В ходе исполнения конфиденциальные документы подвергаются максимально возможному спектру угроз.

Тема№6: Охрана конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений.

Ст.11. Федеральный закон от 29.07.2004г. №98 ФЗ о коммерческой тайне.

Этапы подготовки делопроизводителем конфиденциальных документов.

Выделяются следующие основные этапы:

1. установление уровня грифа конфиденциальности сведений, подлежащих включению в будущий документ;

2. оформление и учет носителя для документирования выделенного комплекса конфиденциальной информации;

3. составление вариантов и черновика текста документа;

4. учет подготовленного черновика конфиденциального документа;

5. изготовление проекта конфиденциального документа;

6. издание конфиденциального документа.

Основные операционные технологические схемы обработки конфиденциальных документов.

Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение делопроизводителем поступивших документов включает следующие процедуры:

1.Процедура приема пакетов:

Получение от курьера пакетов и сдаточного документа.
Проверка правильности доставки пакетов, целостности упаковки, печати и наклеек.
Проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и сдаточном документе.
Подсчет количества принятых документов.
Проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакета.

2.Процедура учета пакетов:

Внесение в журнал учета пакетов сведений о количестве поступивших пакетов и проставление росписи курьера доставившего пакет с удостоверением росписи, штампом службы доставки.
Возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа.
Внесение в журнал по каждому поступившему пакету исходных сведений о вложенных в него документах.

Процедура распределения/вскрытия пакета.

Передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскрытию н7а входящем участке.
Передача пакета для вскрытия уполномоченному лицу.
Вскрытие пакета конверта.
Проверка соответствия содержания реквизитов, подсчет количества листов.
Проверка наличия приложений, их комплексности, соответствия содержания их реквизитов и количества листов данных, указанных в сопровождающем листе.
Скрепление листов документа и передача его на регистрацию, в том числе на другие участки службы документации.

Оформление и учет делопроизводителем носителей конфиденциальной информации включает следующие процедуры:

Процедура традиционной или автоматической регистрации документа:

Процедура окончательного оформления носителя:

· Проставление в штампе предварительного учета на носители регистрационного номера.

· Проставление регистрационного номера на всех листах носителя.

· Маркировка технического носителя.

Тема№7: Организация документооборота

Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправление или направление дела.

Документооборот оперирует официальными т.е полностью официальными документами и как правило рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительная часть документооборота занимает работу с проектами и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного действия.

Масштаб документа.

Соответственным масштабом движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, организации как юридического структурного, подразделения, корпорации с рядом филиалов, отраслями управления государства в целом. Но для нормативно – методической разработкой необходимо выбрать базовый объект, обладающий полным набором технологических процессов с одной стороны и быть достаточно простым для описания этих процессов.

Основываясь на этом критерии и методическом пособии в частности ГСДОУ (государственная система документа обеспечения управления ) рассматривает в качестве базового объекта документооборота организация как юридически независимого самостоятельного управленческого элемента.

Порядок движения документов в организации вторичных по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальных систем субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

Тема№8: Документопотоки.

Документ состоит в организации из документопотоков, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации структурных подразделений и специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедиции секретариата и канцелярии и др. Поступающие в организацию документы образуют потоки входящей корреспонденции, которые пройдя необходимые стадии обработки попадают в конечном итоге к конкретным сотрудникам на ознакомление и их исполнение. В подразделениях из документов подготовленных сотрудниками так же формируются документопотоки, которые в руководстве сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции, кроме того в организации как правило циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные только к выходу за ее пределы – это потоки внутренней документации. Их путь начался у одних у одних сотрудников – авторов и закончился у других сотрудников исполнителей, так что в начале их путь это путь отправленных документов а продолжение это путь получаемых документов:

Рядовой состав документов:

1.Распорядительные документы органов власти и вышестоящих организаций

2.Акты и справки проведения вне ведомственных проверок

3.Статическая отчетность

4.Письма – запросы о деятельности организации

5.Письма – ответы на инициативны своих сотрудников

6.Материалы ( приглашения, тезисы и др ) по участию в деятельности коллегиальных органов и научных общественных мероприятий и тд.

Большое значение в организации документооборота имеет авторство документов. Предложения заявления и жалобы граждан, докладные, объяснительные и др. имеют разные технологии обработки. Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документов потоков, но и цикличностью. С учетом этих факторов организуются службы ДОУ: определяется количество, составов сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождений документов в учреждении комплектации необходимыми организационной технике. Значительно распространяющиеся методы обработки документации, в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения и степени ограничения доступа к составу информации критерии различными между группами документов могут быть иными, но их поиск и выделении имеет смысл только при одном условии существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Технология обработки поступающих документов. Применяют несколько способов передачи документов от одного адресата к другому. Документы посылаются с официальными курьерами, передаются посыльными, передаются по почте.

⇐ Предыдущая 12