|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESSСтр 1 из 12Следующая ⇒
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ ACCESS
Санкт-Петербург Содержание Общие сведения 4 Основные Термины 4 Понятие реляционной базы данных 5 Примеры выделения ключевых полей 8 Типы связей между таблицами. 9 Порядок работы при создании базы данных 13 Создание новой БД 14 Создание таблиц 15 Схема Данных 21 Загрузка таблицы данными 24 Работа с макетом таблицы 25 Фильтрация данных 26 Запросы 28 Формы 36 Создание форм на основе одной таблицы или запроса 37 Создание многотабличных форм 40 Элементы управления и их свойства 42 Свойства формы 50 Расположение элементов управления на форме 52 Отчеты 53 Сортировка и группировка даннных 56 Создание отчета при помощи мастера 58 Создание отчета накладная 62 Синхронизация данных в форме и отчете 63 Макросы 64 Ссылки на объекты БД 64 Создание макросов 64 Краткая характеристика макрокоманд 65 Создание простого макроса, позволяющего выбирать из списка клиента для последующего создания отчета 68 Пример создания макроса архивации старых данных. 69 Пример макроса, позволяющего изменять кол-во компьютеров на складе, при заполнении формы ЗАКАЗ. 70 Групповые макросы 71 Создание группового макроса, позволяющего изменять количество товара на складе при заполнении формы и изменять свойство видимости кнопок (visible) 71 Организация поиска при помощи макроса 72 Условные макросы 74 Создание формы ввода пароля 74 Условный макрос Скидка 74 Реализация циклов в макросах 76 Создание Приложения Пользователя 79 Создание кнопочной формы при помощи мастера 79 Создание кнопочной формы при помощи конструктора форм 80 Создание панели Инструментов пользователя. 82 Создание строки меню пользователя. 82 Параметры запуска приложения 83 Восстановление Повреждений. 84 Список литературы 85
Общие сведения Основные Термины СУБД -- система управления базами данных. (DBMS - database management system ). СУБД представляет полный контроль над процессом определения данных, их обработкой и совместным использованием. База данных (БД)-- файл, в котором обычно хранятся данные для одной конкретной прикладной задачи (расширение.mdb). Таблица -- основной объект БД, хранилище информации. Каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа, например о товарах, поставщиках, клиентах и т.д. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле имеет свое имя и содержит отдельный элемент информации. Например поле АДРЕС в таблице КЛИЕНТЫ содержит адрес клиента, поле ФАМИЛИЯ содержит фамилию и т.д. Для каждого поля необходимо указывать его имя, тип данных, размер. От типа и размера поля зависит скорость доступа к БД и объем файла. Запись в таблице - строка, содержащая в себе полный набор данных об описываемом объекте. Каждая запись таблицы КЛИЕНТЫ содержит полный набор сведений о клиентах: название фирмы, контактную персону, адрес, телефон и т.д. Ключевое поле -поле, значение которого служит для однозначного определения записи в таблице. Ключ - одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовывать связи между таблицами. Схема данных – графическое представление связей между таблицами. Запрос – средство, при помощи которого данные отобранные из одной или нескольких таблиц в соответствии с некоторым критерием выбора, представляются в виде промежуточной, виртуальной таблицы, доступной для дальнейшей обработки.В отличии от таблиц великолепно справляются с различными вычислениями. Форма – специального вида диалоговое окно, предназначенное в основном для ввода данных и отображения их на экране. Форма строится на основе таблицы, запроса или взаимосвязанных таблиц. При помощи одной формы возможно занесение данных в несколько таблиц. Отчет - средство, позволяющее получать данные из одной или нескольких таблиц для вывода на печать. Макрос - объект БД, позволяющий автоматизировать ряд задач без применения традиционного языка программирования. Модуль –представляет собой программу на встроенном языке программирования VBA(Visual Basic for Application). Обладает гораздо большими возможностями при автоматизации задач по сравнению с макросами, но требует владения основами программирования. Приложение - сгруппированные по функциональному признаку формы и отчеты для эффективной работы пользователя. Позволяет пользователю при решении задач затрачивать меньше усилий, чем при работе с разрозненными объектами.
Таблица Товары
Таблица Клиенты
Таблица Заказы
Если при работе с таблицами Клиенты и Товары мы можем спокойно добавлять или удалять записи, то при добавлении новой записи в таблицу Заказы нам необходимо предварительно просмотреть содержимое таблиц Товары и Клиенты. Следовательно в данном случае простое разбиение данных по таблицам не снимает всех проблем. Итак каждая таблица включает информацию об объектах определенного типа, например о товарах, поставщиках, клиентах и т.д. Структура реляционной таблице определяется составом и последовательностью полей, (столбцов). Каждое поле отражает определенный атрибут объекта и соответственно содержит данные одного типа. Обращение к полю возможно по его уникальному имени. Содержание таблицы заключено в ее строках. Каждая строка таблицы содержит данные о конкретном экземпляре объекта и называется записью. Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается запись. Ключевые поля используются для создания связей между таблицами. А связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из нескольких таблиц. Размещение сведений о каждом объекте в отдельной таблице и связывание таблиц позволяет избежать дублирования данных и упрощает процесс обновления и поиска в базе. Рекомендации по определению полей ü Функциональная зависимость. Каждое поле таблицы содержит информацию относящуюся к общей теме таблицы. Поле, которое содержит информацию не относящуюся к общей теме таблицы лучше поместить в другую таблицу ü Уникальность полей. Наличие одинаковых полей в разных таблицах является признаком того, что некоторые таблицы содержат лишние поля. ü Независимость полей. Должна иметься возможность изменять значение любого поля без воздействия на данные другого поля. ü Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор или первичный ключ. По возможности в качестве ключа необходимо использовать самые простые данные. Если в таблице нет поля, которое содержит уникальное значение для каждой записи, то в нее можно добавлять поле счетчик (каждой новой записи автоматически присваивается новое число) ü В большинстве случаев не возникает необходимости хранить в таблице результаты вычислений. ü Хранить данные лучше в виде минимально возможных элементов. Наличие в одном поле нескольких элементов затрудняет их извлечение из этого поля.(Например поле ФИО следует разбить на три отдельных поля: Имя, Отчество, Фамилия)
Примеры выделения ключевых полей В MS Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и счетчик. Обычно в качестве ключевого поля выбирается поле с неповторяющимися значениями (простой ключ) или комбинация из нескольких полей (составной ключ). Если такие поля не найдены или получается слишком сложный составной ключ используется специальный тип данных – счетчик. Счетчик содержит номера строк и будет последовательно увеличиваться на 1 при создании новой записи. Если Вы забыли самостоятельно определить ключевое поле MS Access предложит Вам задать ключевое поле сам. Не отказывайтесь от этого сразу, а лучше подумайте какое поле с не повторяющими значениями можно выбрать в качестве ключевого или согласитесь на счетчик. Совет! Не забывайте создавать ключевые поля, не даром ключ является символом MS Access Рассмотрим примеры выделения ключевых полей. Пусть в базе необходимо хранить данные об объекте Сотрудники, имеющим следующие атрибуты: фамилия, имя, адрес, телефон, табельный №, должность. Рассмотрим по порядку эти атрибуты 1. Фамилия не может быть ключевым атрибутами, так как даже если сейчас нет однофамильцев нет никакой гарантии, что они не могут появиться в дальнейшем 2. Те же причины заставляют отказаться от использования ключевого атрибута Имя 3. К сожалению по тем же причинам нельзя использовать и составной ключ Фамилия + Имя 4. Адрес и телефон не могут использоваться в качестве ключевых, так как возможно проживание нескольких сотрудников в одной квартире. 5. Всегда существует несколько сотрудников, занимающих одну должность 6. Табельный № -не содержит совпадений. Следовательно именно он может быть выбран в качестве ключевого поля
В первой строке прямоугольника указывается имя таблицы и отделяется чертой от атрибутов (полей) таблицы Жирным начертанием выделяется ключевое поле
Типы связей между таблицами. Одним из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковым типом данных. Связь между таблицами устанавливает отношение между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод, удаление, поиск Отношение (связь) один - ко – многим (1: M или M: 1) является наиболее часто используемым типом связи. В такой связи каждой записи в таблице А ( первичный ключ )соответствует несколько записей в таблице В ( внешний ключ ), а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице А. Таблица А называется главной, а таблица В подчиненной таблицей. Или иногда таблицу А называют родительской таблицей, а В – дочерней. Примеры
Одной записи в таблице Клиенты может соответствовать много записей в таблице Заказы.
Одной записи в таблице Товары может соответствовать много записей в таблице Заказы.
Связь один ко многим создается в том случае, когда поле одной из таблиц является ключевым Отношение ( связь) один - к – одному (1: 1). Запись в таблице А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Содержимое таких таблиц как правило можно объединить в одну. Этот тип связи используется довольно редко Такие связи имеет смысл устанавливать для разделения таблиц с очень большим количеством полей, для отделения части таблицы по соображениям защиты или если не все данные из одной таблицы используются в другой.
В данном случае только незначительная часть сотрудников занимаются серьезно спортом и имеют спортивные разряды, поэтому данные о сотрудниках спортсменах выделены в отдельную таблицу. Связь один к одному создается только в том случае когда оба поля являются ключевыми Отношение ( связь) многие ко многим (N: M). Одной записи в таблице А может соответствовать несколько записей в таблице В, а одной записи в таблице В может соответствовать много записей в таблице А.
У одной книги может быть несколько авторов, а каждого автора может быть несколько книг.
Внимание! Связь многие ко многим преобразуется в две связи один ко многим при помощи таблицы связки.
Установление связи между таблицами возможно ü Связываемые поля имеют одинаковый тип данных. Исключение составляет поле счетчик, так как поле счетчик не может быть использовано в качестве вторичного ключа. Поле счетчик может быть связано с числовым полем, имеющим размер длинное целое. ü Таблицы хранятся внутри одной БД. ü Главная таблица связывается с подчиненной по ключу При создании связи между таблицами устанавливается параметр целостности данных, а также параметры каскадного обновления и удаления связанных записей.
Создание новой БД Все объекты БД (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и модули) хранятся в одном файле с расширением. mdb. Для запуска MS Access воспользуйтесь кнопкой Пуск-Программ-Miсrosoft Access ( или Пуск-Программ-Microsoft Office-Miсrosoft Access) – в появившемся окне запуска выберите Новая база данных и затем кнопку ОК - введите имя файла и укажите папку, в которой будет находиться файл БД (Если окно запуска не появилось, воспользуйтесь командой меню Файл – Создать ) В окне БД в разделе объекты вертикальным рядом кнопок представлены все объекты, которые могут быть созданы в БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули После этого открывается окно БД, содержащее вкладки, соответствующие объектам БД. В верхнем ряду окна расположены три кнопки: ü Открыть для просмотра данных в таблице, форме или результатов запроса или кнопка Просмотреть для предварительного просмотра отчета; ü Конструктор для конструирования любого объекта БД; ü Создать для создания любого нового объекта БД. Открыть существующую БД можно, выбрав имя соответствующего. mdb файла из списка файлов в окне запуска. Если же в списке файла нет, то надо выбрать Другие файлы и после нажатия кнопки ОК в открывшемся окне найти имя нужного файла.
Создание таблиц
Таблица - основной источник данных для других объектов БД. Создается таблица обычно в два этапа. На первом этапе создается структура таблицы: определяется состав полей, их имена, тип данных и размер каждого поля, ключи и другие свойства таблицы, а на втором - таблица загружается данными. Тип данных поля (определяется значениями, которые предполагается вводить в поле) ü Текстовый -символьная строка длиной до 255 символов (предназначено для хранения текста) ü Поле МЕМО - символьная строка длиной до 64000 символов. Может быть использован для поля типа Характеристика сотрудника ü Числовой -используется в математических вычислениях. Числовое поле может иметь следующую длину: · Байт - целые числа от 0 до 256 · Целое - целые числа от -32768 до 32767 (2 байта) · Длинное целое - от -2147483648 до 2147483647 (4 байта) · С плавающей точкой - от -3.402823E38 до 3.402823Е38 (4 байта) · С плавающей точкой (8 байт) ü Счетчик - тип данных поля, в которое для каждой новой записи автоматически вводятся целые последовательно возрастающие числа. Частный случай числового поля и имеет размер длинное целое (4 байта). В таблице не может быть более одного такого поля. Обычно используется в качестве первичного ключа. ü Денежный - данные о денежных суммах, хранящиеся с 4 знаками после запятой (8 байт) ü Дата/Время - длина поля 8 байт ü Логический - логические данные (да/нет) ü Объект OLE - длинные тексты, картинки, диаграммы, звуки и т. д. ü Мастер Подстановок - для облегчения ввода данных, позволяет создавать поля со списком. Различается два типа списка фиксированный и основанный на таблице или запросе. Пример фиксированного списка - поле ОЗУ таблицы КОМПЬЮТЕРЫ. Данное поле может содержать только фиксированные значения 4, 8, 16, 32 и т.д.. Для предотвращения ошибки можно один раз ввести значения, чтобы затем выбирать их из списка. Фиксированный список позволяет вводить новые значения, не указанные в списке. Следующий пример поля со списком на основе таблицы. Все данные о клиентах фирмы содержатся в таблице КЛИЕНТЫ. При вводе клиента вручную может быть допущена ошибка, поэтому данные о клиенте лучше выбрать из связанной таблицы КЛИЕНТЫ. Поля со списком можно создавать и вручную, без помощи мастера.
Для создания новой таблицы необходимо в окне БД выбрать объект Таблицы и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбрать один из режимов создания таблицы ü Режим таблицы -- создание таблицы в ходе ее заполнения ü Конструктор - основной способ создания таблицы, позволяющий самостоятельно задавать поля и их параметры. ü Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера, при этом автоматически задаются характеристики полей, ключевые поля, связи. ü Импорт таблиц - из внешнего файла (например созданного в Excel) или из другой БД. ü Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой БД.
Первые три режима вынесены прямо в рабочее поле, где отображаются готовые таблицы, что позволяет сократить число выполняемых пользователем операций. Строка Режим таблицы позволяет пользователю создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. При выборе этого режима открывается пустая таблица, содержащая 10 столбцов и 21 строк, в которую можно сразу вводить данные. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и так далее. При сохранении этой таблицы ACCESS проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. Однако размер данных может оказаться значительно больше необходимого, что не рекомендуется. Данный режим имеет следующие недостатки: ü Требуется переименование полей: ü Может потребоваться изменение количества столбцов или строк: ü Требуется коррекция типа данных и размера в режиме Конструктора. Любое поле этой таблицы можно переименовать одним из следующих способов ü Дважды щелкнуть мышью на области выделения столбца (серый фон наверху столбца) или ü Выполнить команду меню Формат- Переименовать столбец или ü Выбрать команду Переименовать столбец из контекстного. меню; Изменение количества столбцов или строк 1. удаление столбца или строки: ü выделить столбец (Один раз щелкнуть мышью на сером фоне наверху столбца, когда указатель мыши будет представлен в виде вертикальной стрелки); выделение строки производится аналогично, но на серой вертикальной полосе слева от нужной строки, когда указатель мыши примет изображение горизонтальной стрелки. Выделение нескольких соседних столбцов или строк осуществляется протаскиванием мышью ü Выполнить команду меню Правка - Удалить столбец или воспользоваться соответствующей командой контекстного меню 2. вставка столбца: ü выделить столбец, слева от которого требуется вставить новый столбец ü Выполнить команду меню Вставка - Столбец или воспользоваться соответствующей командой контекстного меню Строка Конструктор определяет основной способ создания таблиц, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры. Режим Конструктора позволяет пользователю самому указывать параметры всех элементов таблицы (имя поля, тип данных, характеристики поля, ключи) При выборе режима Конструктора появляется окно Таблица1: Таблица, в которой необходимо определить структуру таблицы ü В столбец Имя поля вводятся имена полей таблицы. Максимальная длина имени 64 символа. ü В столбце Тип данных выбирать из списка нужный тип данных для каждого поля. Тип данных определяется значениям, которые предполагается вводить в поле ü На вкладке Общие задать свойства полей; ü Задать первичный ключ таблицы: · выделить поле или несколько полей (если ключ составной). Выделение нескольких смежных полей можно производить щелчком мыши в полосе маркировки первого поля и щелчком мыши в полосе маркировки последнего поля, удерживая клавишу < Shift>. Выделение не смежных полей можно производить щелчком мыши на каждом следующем поле, удерживая клавишу < Ctrl>. · Щелчок мыши по кнопке Ключевое поле (с изображением ключа) на панели Инструментов или выполнить команду меню Правка - Ключевое поле ü сохранить созданную структуру таблицы с присвоением ей имени при помощи кнопки закрытия окна структуры или выполнить команду меню Файл - Сохранить. Характеристики( свойства) поля, устанавливаемые на вкладке ОБЩИЕ ü Размер поля - должен быть минимальным, но достаточным для хранения информации.( зависит от выбранного типа поля) ü Формат поля является форматом отображения данных при выводе их на экран или печать. Для некоторых типов данных определены встроенные форматы, например для даты и др. Для отдельных типов данных можно задавать собственные (пользовательские) форматы, например · Для денежного типа: ### ## руб. Здесь символ # может быть заменен цифрой, знаком или пробелом (необязательный символ). Пробел будет выведен буквально. · Для числового процентного типа: ###.##%. Точка и знак процента будут выведены буквально. · Для текстового типа: (@@@) @@@-@@-@@. Здесь символ @ будет заменен текстовым символом или пробелом (обязательный символ). Этот формат часто используется для вывода номера телефона. · Для логического типа: ; ’’Выделен’’[Синий]; ’’Не выделен’’. Это означает, если значение логического поля истина, то выведется слово Выделен синим цветом. Иначе выведется Не выделен цветом, принятым по умолчанию. ü Число десятичных знаков (после точки) Можно задать от 0 до 15. ü Маска ввода - задание отображения постоянных символов в поле, проверка соответствия размеров вводимого значения и маски, удобна для ввода данных. Например, для ввода номера телефона можно задать маску: (000)000-00-00. ACCESS автоматически ее преобразует к виду: \(000\)000\-00\-00. Здесь символ \ означает, что следующий символ будет восприниматься буквально. Примеры других масок ввода можно найти, вызвав помощь клавишей F1 ü Подпись поля - задает текст, который будет выводится в качестве имени поля в таблице, форме и отчете. ü Значение по умолчанию - автоматически вводится в соответствующее поле. Например для поля Дата/Время для автоматического ввода текущей даты можно использовать функцию Now( ) (текущая дата и время) или Date( ) (только текущая дата) ü Правило для вводимого значения - ограничивает количество значений поля. Например кол-во заказанного товара не должно быть > 100 ü Сообщение об ошибке - при вводе данных, не соответствующих правилу для вводимого значения. ü Обязательное поле - определение необходимости заполнения при вводе. ü Индексированное поле - наличие простых индексов для ускорения поиска, поле первичного ключа индексируется автоматически. Характеристики( свойства) поля, устанавливаемые на вкладке ПОДСТАНОВКА ü Тип элемента управления – определяет будет ли отображаться поле в таблице и в форме в виде поля, списка или поля со списком. ü Источник строк ( появляется только, если выбран тип элемента управления поле или поле со списком)- позволяет указать таблицу или запрос, которые определяют источник данных для строк списка ü Присоединенный столбец- обычно ключевой столбец таблицы источника строк ü Число столбцов- количество столбцов списка выводимых на экран ü Число строк списка- задает количество строк списка выводимых на экран при выборе из списка Если при определении типа поля был выбран мастер Подстановок значения свойств поля на вкладке Подстановка будут указаны мастером
Строка Мастер таблиц автоматически создает таблицу по одному из шаблонов. Пользователю предлагается более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в различных целях. Каждая таблица шаблона содержит соответствующий набор полей, из которых пользователь может выбрать нужные. Включаемые в таблицу поля могут быть переименованы. После создания таблицы мастером необходимо доработать таблицу в режиме конструктора. Строка Импорт таблиц позволяет использовать готовые таблицы, созданные другими приложениями или входящие в состав других баз данных. При этом в текущем. mdb -файле создается копия импортируемой таблицы. С такой таблицей можно работать так же, как и с другими таблицами текущей БД. Строка Связь с таблицами позволяет создавать в текущем. mdb -файле ссылки на нужные таблицы без создания копии, что позволяет работать произвольно с данными таких таблиц, но не разрешает редактировать структуру таблицы. Кроме того, не должно изменяться местоположение связанных таблиц на диске. Используется при создании сетевой БД Схема Данных
После формирования таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает эти связи и использует при заполнении таблиц и обработке данных. При создании схемы данных необходимо задать параметры целостности БД и каскадное обновление и удаление данных. Схема Данных графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей (ключевые поля выделены жирным шрифтом), а связи линиями между полями таблиц. Просмотреть схему данных можно при помощи команды меню Сервис - Схема Данных или соответствующей кнопки на панели Инструментов.
Пример 1. Пусть были созданы таблицы, соответствующие Схеме1 без использования Подстановок. В этом случае после нажатия кнопки Схема Данных открывается окно Добавления таблицы.
ü Выделите таблицу или таблицы, включаемые в схему данных. Для выделения нескольких таблиц используйте клавишу < Ctrl> ü Нажмите кнопку Добавить ü Далее кнопку Закрыть В результате в окне Схемы данных будут представлены все включенные таблицы со списком своих полей. Ключевые поля будут выделены. Таблицы можно перемещать в окне или изменять их размер придерживаясь правил работы с окнами в Windows. Обычно главные таблицы располагают вверху окна Схемы данных, а подчиненные чуть ниже. Для создания связи необходимо ü Выделить в главной таблице первичный ключ ü При нажатой клавиши мыши перетащить курсор в соответствующее поле подчиненной таблицы ü В открывшемся окне, включить флажок Обеспечение целостности данных, и при необходимости включить флажки обеспечить каскадного обновление связанных полей и/или каскадного удаление связанных записей
Удалить связь можно, выделив связь одинарным щелчком мыши на линии связи и затем нажав клавишу < Dtl>. Открыть окно Связи: можно при помощи двойного щелчка мыши на линии связи
Готовая схема данных, соответствующая Схеме1, назовем ее СД1. Внимание! При создании связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчиненной таблице. Для выделения всех полей входящих в составной клюя, необходимо отмечать поля, удерживая нажатой клавишу < Ctrl >. После этого откроется окно изменения связи, где автоматически установится тип один – ко – многим. Далее необходимо для каждого поля ключа в главной таблице выбрать соответствующее поле в подчиненной таблицы, а затем установить параметры целостности и каскадного обновления/удаления.
Окно изменения связи, при использовании составного ключа
Пример 2. Пусть были созданы таблицы, соответствующие Схеме1 с использованием Подстановок, описанных в предыдущей главе. В этом случае после нажатия кнопки Схема Данных открывается окно уже не пустое окно Схемы данных. Видны две таблицы и связь между ними. Такая связь называется объединением.
Данную связь необходимо доработать ü Выделите связь ü Из контекстного меню выберите изменить связь ü Укажите целостность и при необходимости каскадное удаление и добавление данных
Внимание! Иногда на схеме данных отображаются сразу несколько таблиц, например Товары, Товары1, Товары2. Такое возможно, когда Мастером Подстановок воспользовались несколько раз. Простое удаление таблиц как правило не помогает. Необходимо сначала удалить связи, а затем сами таблицы. Совет! Подстановку лучше создавать без помощи мастера.
Загрузка таблицы данными Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-07-12; Просмотров: 567; Нарушение авторского права страницы
Графически это отображается следующим образом
Объект Клиент имеет следующие атрибуты: фамилия, имя, адрес, телефон, город. Ни один из этих атрибутов не может быть выбран в качестве ключевого. В качестве ключа будем использовать дополнительное поле счетчик Код Клиента
Объект Товары имеет следующие атрибуты: наименование, фирма, цена, вес. Ни один из этих атрибутов не может быть выбран в качестве ключевого. В качестве ключа будем использовать дополнительное поле счетчик Код Товара
Следующий пример – объект Студенты имеет следующие атрибуты: №группы, №студента, фамилия, имя, год рождения, адрес. По известным причинам ни фамилия, ни имя, ни адрес, ни год рождения не могут быть выбраны в качестве ключевых. №группы также не может быть выбранным в качестве ключевого, так как в одной группе обучается больше одного студента. Атрибут №студента содержит порядковый номер студента в группе и в каждой группе имеется студент с номером 1, 2 и т.д. Следовательно ни один из этих атрибутов не может быть ключевым. Конечно можно добавить поле Код Студента, а можно воспользоваться составным ключом. В качестве составного ключа используем поля №группы и №студента, так как эта комбинация не содержит повторяющихся значений.
Такую связь в MS Access реализовать невозможно. Такая связь реализуется только при помощи третьей таблицы – таблицы связки, имеющей составной ключ
После сохранения таблицы можно перейти в режим таблицы и внести записи в таблицу. Для этого воспользуйтесь кнопкой Вид на панели Инструментов или соответствующей кнопкой меню Вид.
Кнопка Вид для перехода в режим таблицы. Из режима Таблицы всегда можно вернуться в режим Конструктора. Так выгоядит кнопка Вид перехода в режим конструктора
Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то из родительской(главной) таблицы нельзя удалить запись, если в дочерней(подчиненной) таблице есть связанная с ней запись. Кроме того, в дочернюю таблицу нельзя добавлять “детей-сирот”. Если установлен еще флажок каскадное обновление связанных полей, то при изменении значения поля связи в родительской таблице соответствующим образом изменится значение поля связи и в дочерней таблице. Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи из родительской таблицы будут удалены все связанные с ней записи из всех дочерних таблиц
.
Так как Подстановка создавалась без помощи мастера таблица Клиенты в окне не отобразилась. Необходимо воспользоваться кнопкой Добавления и добавить недостающую таблицу, а далее вручную создать связь В результате получим аналогичную предыдущему примеру схему данных, назовем ее СД2