|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Система управления базами данных AccessСтр 1 из 11Следующая ⇒
Система управления базами данных Access Тема 1. Базы данных и системы управления ими Цель работы: ознакомиться с базовыми понятиями и определениями систем управления базами данных (СУБД), получить представление о функциональных возможностях СУБД и их использовании для решения профессиональных задач, связанных с организацией хранения и обработки данных. Теоретико-методологическая часть 1. Основные понятия и определения Система управления базами данных (СУБД – DBMS – Data Base Management System) является универсальным программным средством, предназначенным для создания и ведения баз данных, а также организации доступа к данным и их обработки. Под базой данных (БД – DB – Data Base) понимают совокупность данных, относящихся к некоторой предметной области, организованных определенным образом на материальном носителе, как правило, средствами СУБД. База данных организуется в соответствии с моделью данных, которая поддерживается в СУБД. Модель данных представляет собой условное, схематическое, редуцированное восприятие реальных объектов, атрибутивные характеристики и свойства которых представлены в формализованном виде. Реляционная модель данных (англ. relation - отношение) является одной из самых распространенных моделей, используемых в современных СУБД. Эта модель характеризуется простой структурой данных, удобным для пользователя табличным представлением, а также использованием универсального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления. Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде прямоугольных двухмерных таблиц (рис. 3.6). Каждая реляционная таблица имеет наименование и обладает следующими свойствами: Ø структура таблицы определяется совокупностью столбцов; Ø в каждой строке таблицы содержится по одному значению в соответствующем столбце; Ø одинаковые строки в таблице отсутствуют; Ø общее число строк не ограничено; Ø столбцы таблицы имеют уникальные имена; Ø значения каждого столбца относятся к одному и тому же типу; Ø порядок следования строк и столбцов является произвольным. Применительно к реляционной модели используется следующая стандартная терминология теории отношений. Простейшая двухмерная таблица определяется как отношение. Столбцы таблицы называются полями или доменами. Строки таблицы соответствуют записям или кортежам.
Рис. 3.6. Структура данных реляционной модели Схема реляционной таблицы включает имена полей, образующих структуру ее записи: (Поле 1, Поле 2, …, Поле n). Например, следующая схема: Продукция (Код, Наименование, Ед. изм., Цена за ед.) соответствует таблице с именем Продукция, состоящей из полей: Код, Наименование, Ед. изм., Цена за ед. Записи не должны повторяться внутри реляционной таблицы и, соответственно, должны иметь уникальный идентификатор — первичный ключ. Первичным ключом (или просто ключом таблицы) называется одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих (определяющих) каждую запись. Если первичный ключ состоит из одного поля, он является простым, если из нескольких полей — составным. Кроме первичного ключа в таблице могут существовать и вторичные ключи. Вторичный ключ — это такое поле, значения которого могут повторяться в разных записях, т.е. он не является уникальным. Вторичные ключи играют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти нескольких записей). Связи между таблицами в реляционной модели устанавливаются по равенству значений совпадающих полей. Такие поля в разных таблицах играют роль внешнего ключа или ключа связи. Совокупность реляционных таблиц, логически взаимосвязанных и отражающих некоторую предметную область, образует реляционную базу данных (РБД). В ходе разработки РБД должен быть определен состав логически взаимосвязанных реляционных таблиц и структура каждой таблицы. Таблицы должны иметь уникальные в базе данных имена, раскрывающие содержательную сторону представляемой информации. Операции манипулирования данными в реляционной модели включают: Ø операции над строками (включение, удаление, обновление); Ø операции над таблицами (объединение, пересечение, разность, декартово произведение, выбор, проекция, соединение, деление). Операторы реляционного языка обрабатывают таблицы как единый объект. При этом результатом обработки всегда являются новые таблицы. Совокупность операций над таблицами образует полную алгебру отношений. Реляционные СУБД В настоящее время в мире насчитывается более 50 типов разнообразных по своим функциональным возможностям СУБД для IBM PC – совместимых компьютеров. В течение продолжительного периода времени широко использовались реляционные СУБД, совместимые со стандартом XBase. Представителями этого семейства являются Dbase, FoxPro и др. СУБД DBase имеет простой командный язык манипулирования данными и пользовательский интерфейс типа меню. Этот программный продукт работает в среде MS DOS и отличается хорошим быстродействием при выполнении запросов в небольших базах данных. СУБД FoxPro обладает развитыми средствами создания практических приложений пользователя для различных предметных областей и пользуется популярностью среди профессиональных программистов. Отличительной особенностью данного программного продукта является его высокая производительность. Версия MS FoxPro для Windows выгодно отличается от версии для MS DOS удобством пользовательского интерфейса. СУБД Access относится кСУБД реляционного типа нового поколения. Это 32 - разрядная система управления базами данных, работающая в среде Windows 95 (98), Windows 2000 и Windows NT. Access обладает возможностями построения запросов по образцу (QBE), генераторами приложений на основе объектного подхода, диалоговыми средствами формирования макросов, а также средствами обеспечения целостности (непротиворечивости) данных на уровне базы данных. Кроме языка запросов QBE в Access используется базовый язык программирования Visual Basic. К числу современных реляционных баз данных относятся также Paradox, MS SQL Server, Oracle и др. Технология работы в СУБД Основными технологическими этапами решения задач с использованием СУБД являются: Ø создание структуры таблиц БД; Ø ввод, просмотр и редактирование данных в таблицах БД; Ø обработка данных, содержащихся в таблицах БД; Ø вывод информации на экран, принтер или в файл. Технология работы в СУБД без привязки к конкретному типу программного продукта схематично представлена на рис. 3.7.
Основные средства СУБД Основными средствами СУБД являются: Ø средства описания структуры базы данных; Ø средства конструирования экранных форм, предназначенных для ввода данных, просмотра и их редактирования в диалоговом режиме; Ø средства создания запросов для выборки данных по заданным условиям, а также выполнения операций по их обработке; Ø средства создания отчетов для вывода результатов обработки в удобном для пользователя виде на печать, дисплей или в файл; Ø языковые средства — встроенный язык программирования (Dbase, Visual Basic и др.), язык запросов ( Запросы по образцу – QBE – Query By Example, Язык структурированных запросов – SQL – Structured Query Language ) и др.; Ø средства создания приложений пользователя — генераторы приложений, средства создания меню и панелей управления приложениями, позволяющие объединять различные операции по работе с базой данных в единый технологический процесс и создавать удобный интерфейс пользователя для управления приложениями. Контрольные вопросы 1. Дайте определения БД и СУБД. 2. Назовите основные типы моделей данных. 3. В чем состоит суть реляционной модели данных? 4. Что представляет собой реляционная таблица? 5. Что такое первичный ключ? 6. Что называется доменом и кортежем? 7. Какие СУБД относятся к семейству X-Base продуктов? 8. Что представляет собой СУБД Access? 9. Назовите основные этапы технологического процесса обработки данных в СУБД. 10. Перечислите основные средства СУБД. Объекты Access СУБД Access ориентирована на работу с объектами. Ø Таблицы составляют основу базы данных и предназначены для хранения информации об объектах предметной области. Ø Запросы являются средством выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц БД. Запрос может формироваться с помощью запросов по образцу (QBE) или с помощью языка структурированных запросов (SQL). Ø Формы представляют собой электронный вариант физических форм документов. Они предназначены для ввода, просмотра и корректировки данных. Кроме того, формы могут использоваться для создания панелей управления в приложениях пользователя. Ø Отчеты используются для формирования выходных документов, предназначенных для вывода на экран, принтер или в файл. Ø Макросы содержат описания действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой. Макрос позволяет объединить разнородные операции по обработке данных в приложении пользователя. Ø Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур обработки данных в задачах пользователя. Главное окно Access Схема главного окна Access изображена на рис. 3.8.
Рис. 3.8. Схема главного окна Access Первая строка главного окна Access — это строка заголовка, где содержится значок программы, название программы (или имя файла БД, с которым Вы работаете в данный момент), а также кнопки управления окном. Во второй строке расположено меню, содержащее команды Access. Далее следует панель инструментов База данных, содержащая управляющие элементы (кнопки), обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам. В нижней части окна расположена строка состояния, где отображается информация о текущем режиме работы программы. В центре окна расположено окно базы данных Access. Окно базы данныхсостоит из 6 вкладок: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы, Модули. В правой части окна базы данных представлены три кнопки: Ø Открыть [1] — позволяет открыть выбранный объект; Ø Конструктор — используется для модификации ранее созданного объекта; Ø Создать — позволяет приступить к созданию нового объекта. Справочная система Подобно большинству инструментальных средств Access имеет контекстно-зависимую справочную систему. Для получения справочной информации следует выбрать кнопку Контрольные вопросы 1. Перечислите основные характеристики СУБД Access. 2. Какие объекты входят в состав базы данных Access? 3. Как запустить Access? 4. Какова структура главного окна Access? 5. Какие способы создания БД Вам известны? 6. Как создать БД с помощью мастера? 7. Что представляет собой Помощник? 8. Как выйти из Access? Практическая часть 1. Вызвать СУБД Access. 2. Открыть демонстрационную базу данных Борей, которая входит в стандартный комплект поставки Access. 3. Изучить структуру главного окна Access. 4. Ознакомиться с основными возможностями Access на примере базы данных Борей. 5. Вызвать Помощник. Получить справку по созданию базы данных. Для этого открыть полный перечень разделов справки и найти нужный раздел. 6. Создать новую базу данных Склад с помощью мастера. В таблицы включить образцы данных. Задать вид оформления экрана — Глобус, стиль отчетов — Формальный. Ввести заголовок базы данных — Склад. 7. Ознакомиться с результатами работы мастера. 8. Завершить работу программы Access. Тема 3. Постановка задачи Цель работы: научиться осуществлять постановку конкретной задачи с целью ее практической реализации на ПК средствами СУБД. Теоретико-методологическая часть Общие положения Постановка задачи предполагает выполнение следующих видов работ: Ø характеристика задачи (наименование задачи, описание цели, назначения, организационно-экономической сущности задачи, обоснование целесообразности ее решения на ПК, описание периодичности и сроков решения задачи и т.д.); Ø описание выходной информации; Ø описание входной информации; Ø составление алгоритма решения задачи; Ø разработка контрольного примера. Характеристика задачи Провести анализ выполнения плана выпуска продукции структурными подразделениями (цехами) агропромышленного предприятия за указанный период[2]. Планирование выпуска продукции цехами агропромышленного предприятия осуществляется с учетом максимального использования производственных ресурсов и обеспечения бесперебойной поставки продукции. В этой связи своевременное проведение анализа выполнения плана выпуска продукции приобретает особую актуальность и практическую значимость. Постановка задачи предполагает: Ø выполнениеавтоматизированного учета поступления продукции из цехов предприятия на склад в заданном периоде. Учет осуществляется ежедневно на основе данных из документов “Цеховая накладная”. По мере поступления документов на обработку эти данные должны вводиться, накапливаться и храниться в БД в течение регламентированного периода; Ø осуществлениеавтоматизированного контроля и анализа выполнения плана выпуска готовой продукции как в целом по предприятию, так и в разрезе отдельных цехов и групп выпускаемой продукции. Необходимо иметь возможность по запросам пользователя получать результаты такого анализа для любого заданного периода; Ø внесение изменений в справочники. Выходная информация Выходной информацией задачи являются следующие документы: Ø отчет о выполнении плана выпуска продукции в целом по предприятию за указанный период. По каждому продукту в отчете должны определяться отклонение фактического объема производства от планового, а также процент выполнения плана. Отчет должен быть выдан в разрезе групп выпускаемой продукции, наименований продукции и цехов с подведением итогов по группам продукции; Ø отчет о выполнении плана выпуска продукции отдельными цехами предприятия за указанный период. Отчет должен быть выдан в разрезе цехов и кодов продукции с подведением итогов по цехам. Отчеты могут быть дополнены различного рода диаграммами: Ø круговой диаграммой, которая отображает структуру стоимости продукции по группам; Ø круговой диаграммой, которая отображает долю каждого цеха в общей стоимости произведенной продукции. Выходные документы должны выводиться на экран или печать. Примерами выходных документов являются формы 1 и 2. Форма 1 Анализ выполнения плана по группам продукции
Форма 2 Анализ выполнения плана по цехам предприятия
Входная информация Входная информация для задачи “Анализ выполнения плана выпуска продукции цехами агропромышленного предприятия ” разделяется на две группы: 1. Нормативно-справочная (НСИ) и плановая информация. Сюда относятся справочные данные о номенклатуре выпускаемой продукции (Справочник 1) и цехах предприятия (Справочник 2), а также количественные плановые показатели выпуска готовой продукции. Планы разрабатываются на основании договоров для каждого цеха за каждый месяц (Форма 3). 2. Оперативная (учетная) информация (ОИ). Сюда относятся данные оперативного учета о поступлении готовой продукции на склад предприятия. Эта информация содержится в документах " Цеховая накладная" (Форма 4). Справочник 1 Готовая продукция
Справочник 2 Цеха, выпускающие готовую продукцию
Форма 3 План цеха План выпуска готовой продукции
Цех № ___________ Месяц ____________
Форма 4 Цеховая накладная Накладная № ___ От _____________________ “____” _____________ 200 г. Кому ___________________
Сдал: Принял: Алгоритмизация задачи Существует специфика постановки задачи, реализуемой с использованием СУБД реляционного типа. В этом случае этапу алгоритмизации задачи предшествует этап разработки базы данных. Алгоритм решения задачи включает загрузку информации в БД из первичных документов, обработку таблиц БД и формирование выходных документов на основе выборок из базы данных. Cхема решения данной задачи приведена на рис. 3.9.
Рис. 3.9. Схема решения задачи анализа выполнения плана выпуска продукции цехами агропромышленного предприятия Контрольные вопросы 1. Что включает в себя постановка задачи? 2. Дайте характеристику данной задачи. 3. Раскройте понятие “Выходная информация”. 4. В каком виде могут быть представлены выходные документы? 5. Раскройте понятие “Входная информация”. 6. Какие первичные документы используются в данной задаче? 7. Какую информацию содержат справочники? 8. Какая другая условно-постоянная информация используется в данной задаче? 9. Что называется алгоритмом решения задачи? 10. С какой целью разрабатывается контрольный пример? Практическая часть 1. Изучить постановку задачи “Анализ выполнения плана выпуска продукции цехами агропромышленного предприятия ”. Обосновать целесообразность решения данной задачи на ПК с использованием СУБД. 2. Ознакомиться с выходными документами, содержащими результаты решения задачи на ПК. 3. Ознакомиться с формами входных документов, содержащими необходимую нормативно-справочную, плановую и оперативную (учетную) информацию. 4. Разработать логическую структуру базы данных для решения поставленной задачи. 5. Подготовить исходные данные для контрольного примера с целью тестирования и демонстрации решения задачи на ПК. 6. Описать технологию и алгоритм решения задачи с учетом создания базы данных. 7. Оформить отчет.
Структура таблицы Прежде чем приступить к созданию таблицы, необходимо спроектировать ее структуру. Структура таблицы определяется составом и последовательностью полей. Для описания полей используются следующие характеристики: имя поля, тип и размер поля. Кроме того, для каждой таблицы должен быть определен первичный ключ. Имя поля Имя для каждого из полей таблицы выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить содержательную сторону информации, которая будет храниться в данном поле. Рекомендуется использовать аббревиатуры или условные обозначения. При задании имен полей придерживаются следующих правил: Ø имя поля не должно содержать более 64 символов; Ø имя поля может включать буквы, цифры, пробелы и специальные символы, за исключением точки, восклицательного знака и прямых скобок; Ø имя поля не может начинаться с пробела; Ø имена полей в таблице должны быть уникальными. Типы данных Access допускает использование десяти типов данных (табл. 3.12). Для задания типа данных следует нажать кнопку раскрытия списка Таблица 3.12 Типы данных
3.3 Свойства поля Каждый тип данных наделен собственными свойствами, которые отображаются в разделе Свойства поля окна конструктора. Размер поля — задает максимальный размер данных в поле; Формат поля — задает формат отображения значений данного поля; Число десятичных знаков — определяет для числового и денежного типов данных число знаков после запятой; Маска ввода — задает трафарет, облегчающий ввод данных в поле; Подпись — задает текст, который выводится в “шапках” таблиц, форм и отчетов; Значение по умолчанию — позволяет указать значение, автоматически вводимое в поле при создании новой записи; Условие на значение — задает ограничения на вводимые значения и позволяет осуществлять контроль ввода; Сообщение об ошибке — задает текст сообщения, выводимый на экран при нарушении условия на значение; Обязательное поле — указывает, требует ли поле обязательного ввода значения; Пустые строки — определяет, допускается ли ввод в поле пустых строк (“ “); Индексированное поле [3]— определяет индекс, создаваемый по этому полю. Определение размера поля производится для текстовых и числовых полей. Максимально возможный размер текстового поля — 255 знаков. По умолчанию принимается 50 знаков. Свойство Размер поля для числовых полей связано с типом хранящихся числовых данных. Можно задать использование целых чисел длиной 1, 2 и 4 байта или дробных чисел одинарной (4 байта) и двойной (8 байт) точности[4] (табл. 3.13). Первичный ключ Для определения первичного ключа необходимо выделить поле, которое предполагается использовать в качестве первичного ключа, и нажать кнопку
Таблица 3.13 Размеры числовых полей
Сохранение таблицы Для сохранения таблицы следует дать команду Файл—Сохранить или нажать кнопку Ввод данных в таблицу Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблиц данными, поэтому эти две операции могут быть разнесены во времени. Ввод данных осуществляется в режиме таблицы. Для перехода в этот режим из окна базы данных необходимо выбрать вкладку Таблица, выделить нужную таблицу и нажать кнопку Открыть. После ввода значения в ячейку поля и попытке перейти к другой ячейке Access проверяет, является ли введенное значение допустимым для данного поля. Если введенное значение не соответствует типу данных поля, Access попытается преобразовать его в правильный тип данных или выдаст сообщение об ошибке. Переход в режим таблицы из окна конструктора осуществляется командой Вид — Режим таблицы или посредством кнопки Связывание таблиц Связи между таблицами устанавливаются в схеме данных. Схема данных является графическим образом базы данных. Она наглядно отображает таблицы и связи между ними, обеспечивает использование этих связей при обработке данных и поддержание целостности данных. Для связывания таблиц необходимо выполнить следующие действия[6]: · дать команду Сервис—Схема данных или нажать кнопку · в появившемся диалоговом окне Добавление таблицы выбрать таблицы, которые Вы хотите включить в схему данных[7], и нажать кнопку Добавить; · нажать кнопку Закрыть; · выбрать поле связи в первой связываемой таблице и переместить его с помощью мыши на соответствующее поле второй таблицы; · в появившемся диалоговом окне Связи проверить правильность имен связываемых полей (при необходимости выбрать другие имена полей); · нажать кнопку Создать. Связи между таблицами устанавливаются только на основании совпадающих (общих) полей. Эти поля не обязательно должны иметь одинаковые имена. Однако они должны иметь одинаковые типы данных. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля. 7.1 Окно схемы данных Схема данных отображается в специальном окне с тем же именем. Таблицы БД изображаются в этом окне прямоугольниками, а связи — линиями между связующими полями таблиц. Внутри прямоугольников приводятся списки полей. Имена ключевых полей для наглядности выделяются жирным шрифтом. Различают следующие типы связей: Ø один к одному (1 — 1) — создается в том случае, когда оба связующих поля являются ключевыми. При таком типе связи каждая запись одной таблицы соответствует только одной записи другой таблицы. Ø один ко многим (1 — ¥ ) — создается в том случае, когда одно из связующих полей является ключевым. Такое отношение означает, что каждая запись первой (главной) таблицы может быть связана с любым числом записей второй (подчиненной) таблицы[8], но каждая запись второй таблицы может быть связана не более чем с одной записью первой таблицы. Ø многие ко многим (¥ — ¥ ) — предполагает, что каждая запись одной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы и наоборот. Эта связь фактически представляет собой две связи с отношением один ко многим через третью таблицу. Наиболее важным является тип связи один ко многим. На практике такой тип связи встречается наиболее часто. Удаление связи Чтобы удалить связь между таблицами, необходимо выделить эту связь и нажать клавишу [Del]. Готовая продукция
Цеха
План
Спецификация к плану
Таблицы “План” и “Спецификация к плану” включают данные из документа “План выпуска продукции”. Таблица “План”содержит реквизиты, относящиеся к общей (заголовочной) части документа, таблица ”Спецификация к плану” ¾ реквизиты, относящиеся к содержательной (табличной) части документа[10]. Накладная
Спецификация к накладной
Таблицы “Накладная” и “Спецификация к накладной” включают данные из документа “Цеховая накладная”. Таблица “Накладная” содержит реквизиты, относящиеся к общей (заголовочной) части документа, таблица“Спецификация к накладной” ¾ реквизиты, относящиеся к содержательной (табличной) части документа. 1.1. Создать структуру таблицы “Готовая продукция”: · открыть окно конструктора таблиц; · определить основные характеристики полей таблицы (имена полей[11], типы данных, описание) и свойства полей в соответствии с табл. 3.14. · назначить первичный ключ — Код; · сохранить структуру таблицы под именем Готовая продукция; · закрыть окно конструктора. 1.2. Создать структуру таблицы “Цеха”. Для поля Мощность указать тип данных — Числовой, размер ¾ Целое, формат поля — Фиксированный, Число десятичных знаков — 0. Подпись поля и условие на значение производственной мощности задать самостоятельно. Для поля Начальник указать тип данных — Текстовый, размер ¾ 20. Для поля Телефон указать тип данных — Текстовый, размер ¾ 15. Таблица 3.14 Характеристики полей таблицы " Готовая продукция" Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-07-12; Просмотров: 1062; Нарушение авторского права страницы
Рис. 3.7. Технология работы в СУБД
на панели инструментов (или нажать клавишу [F1]). При этом актуализируется Помощник, который анализирует стоящие перед Вами задачи и предлагает наиболее простые пути их решения. При выборе совета он отслеживает Ваши предыдущие действия.
, расположенную в правой части поля, и выбрать из списка требуемый тип.
на панели инструментов или дать команду Правка—Ключевое поле. В области выделения данного поля должен появиться значок с изображением ключа.
на панели инструментов, ввести имя таблицы в диалоговом окне Сохранение и нажать кнопку OK. Если ключ в таблице не был определен, то Access предложит сделать это автоматически. В случае согласия Access создаст ключевое поле Код с типом данных Счетчик. 
на панели инструментов. Переход в окно конструктора из режима таблицы ¾ командой Вид — Конструктор или с помощью кнопки 
на панели инструментов.
на панели инструментов;