Обработка и регистрация отправляемых документов

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 8Следующая ⇒

Документы, отправляемые из компании, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи[49].

Для скорейшей доставки документов в регионы России, ближнее и дальнее зарубежье компанией заключен договор с курьерской службой Сити Экспресс.

С помощью электрической связи службой ДОУ осуществляет передачу факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в службе ДОУ в день их отправления.

Документы, поступающие на регистрацию, должны быть грамотно составлены и правильно оформлены. Неправильно составленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

При регистрации исходящих и внутренних документов также начинается с создания РК.

Индексация документа построена на основе номенклатуры дел организации, в которое он будет подшит после исполнения, входит в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера в нутрии данной группы. Например, 03-06/54:

- 03-06 - индекс дела по номенклатуре, в которое поступает на хранение копия документа;

- 54 - порядковый номер документа в пределах календарного года.

Сведения об отправляемом документе вносятся в РК:

1. «№» - регистрационный номер;

2. «От» - дата регистрации;

3. «Экземпляр» - здесь указывается количество экземпляров, листов, приложений документа;

4. «Доступ» - выбрать из списка;

5. «Подписал» - фамилия, инициалы подписавшего документ;

6. «Содерж.» - краткое содержание документа;

7. «Исполн.» - вводится при помощи выбора из списка базы данных сотрудников ООО «Ноктюрн»;

8. «Визы» - фамилия, инициалы, должность, согласовавшего документ;

9. «Рубр.» - вид документа;

10. «Связки» - связанные документы;

11. «Прим.» - примечание;

12. «Адр.» - адресат.

К РК прикрепляется электронный файл документа. Номер документа присваивается автоматически, согласно введенным данным.

Регистрационные индексы проставляются на исходящих и внутренних документах и их копиях, остающихся в организации (приложения к ним также не индексируются), - в заголовочной части документа после указания вида документа. Если документ готовят на бланке, то индекс проставляется в отведенном для проставления номера и даты месте. Индекс проставляется и на копии, остающейся в деле компании.

После присвоения документу регистрационного номера копия с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой подшивается в дело, а первый экземпляр документа поступает на отправку. Поступивший документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом.

Отправке подлежат документы полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

Документы, предназначенные для пересылки по почте, вкладываются в конверты. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, поступившие на отправку, обрабатываются делопроизводителем и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

При необходимости отправки большого количества писем Система позволяет подготовить конверты. Автоматизированная подготовка реестра почтовой отправки делает удобной обработку корреспонденции. В отличие от традиционного способа система экономить время, помогает подготовить красивые фирменные конверты.

Проекты распорядительных документов в ООО «Ноктюрн» после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются секретарю на подпись руководителю. Копии подписанных документов передаются или пересылаются в структурные подразделения.

В Системе оформляется РК внутреннего документа. Приказы руководителя по основной деятельности регистрируются в службе ДОУ, им присваивается порядковые номера в пределах года в отдельной группе – «приказы по основной деятельности».

Подписанные руководителем приказы и распоряжения по основной деятельности сканируются и вкладываются в электронную карточку, после чего рассылаются для ознакомления пользователям системы, которые, в свою очередь, обязаны ознакомить с ними сотрудников подчиненного отдела.

Приказы руководителя по личному составу регистрируются в отделе кадрового учета. Им присваиваются порядковые номера в пределах года с буквенными индексами:

- К – для приказов о приеме на работу, увольнении и др. (со сроком хранения 75 лет);

- О – для приказов о предоставлении очередных и учебных отпусков, командировании и др. (со сроком хранения 5 лет).

Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в службе ДОУ, подлинники приказов по личному составу – в отделе кадрового учета.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах[50].

Как уже было описано выше контроль исполнения документов в ООО «Ноктюрн» не ведется, контрольная картотека отсутствует, а регистрационные базы данных организована таким образом, что осуществлять контроль исполнения зарегистрированных документов невозможно. К контролю сроков исполнения документов служба ДОУ не привлекается. Руководитель компании и руководители структурных подразделений самостоятельно осуществляют контроль выполнения особо важных документов, но в виду их колоссальной перегрузки, делается это бессистемно.

Таким образом, необходимо сделать вывод о том, что в ООО «Ноктюрн» система контроля исполнения документов фактически отсутствует, вследствие чего в компании часты случаи срыва сроков исполнения документов.

Технология контроля исполнения документов в ООО «Ноктюрн» должная быть подробно описана в инструкции по делопроизводству.

Служба ДОУ оказывает методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководители и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность.

Номенклатуры дел структурных подразделений подписаны руководителями подразделений в конце ноября и переданы в службу ДОУ.

Рабочие экземпляры номенклатуры ведутся в электронном виде.

Сводная номенклатура дел ООО «Ноктюрн» составлена на основании номенклатур дел структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии со штатным расписанием ООО «Ноктюрн». Названиями разделов номенклатуры дел являются названия ее подразделений (например: служба ДОУ, юридический отдел, отдел кадрового учета и т.п.).

С момента заведения и до передачи в архив компании или на уничтожения дела хранятся по месту их формирования, в структурных подразделениях. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и заведенных дел. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителя формируются и хранятся в службе ДОУ.

Сотрудниками службы ДОУ выявлены следующие недостатки при формировании дел в подразделениях:

- в дела подшиваются недооформленные дела, без подписей контрагентов, а так же копии документов;

- для приложений к документам сформирована отдельная папка;

- документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по разным папкам;

- в дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.);

- в дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения;

- выявлены случаи утраты документов из дел, переданные в другой отдел, без отметки в Системе РК или в листе-заместителе дела.

Службой ДОУ разработаны Методические указания по формированию и оформлению дел, подлежащие передаче на архивное хранение в ООО «Ноктюрн». Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществить оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

При формировании дел должны соблюдаться основные требования:

- в дело помещать документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

- документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

- в дело включать по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела, судебные дела, личные дела и др.;

- в дела помещать только исполненные документы;

- дела, по которым распределяются документы, должны соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формировать в самостоятельное дело.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами[51].

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

В ООО «Ноктюрн» дела хранятся в папках-скоросшивателях, листы не пронумерованы, не правильно оформлены обложки дел. На корешках обложек дел указываются номера по номенклатуре.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 678 Следующая ⇒