Этап развития делопроизводства (1917-1990гг.)

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 16Следующая ⇒

1925г. – создание института техники управления ИТУ, занимавшегося исследованием методов оптимизации документооборота, методами рациональной организации основных делопроизводственных процессов (регистрация, контроль, хранение).

1931г. – подготовка «Общих правил документации и документооборота», предполагалось ввести эти правила в качестве типовых и единых для всех учреждений. Большая работа проводилась по совершенствованию делопроизводства в реальных учреждениях на основе механизации управленческого труда.

1973г. – подготовка ЕГСД (Единая гос. система делопроизводства). Основные положения ЕГСД носили комплексный характер, т.к. включали вопросы организации делопроизводства, а также рекомендации по организации труда делопроизводственного персонала.

Недостаток основных положений: отсутствие связи с новыми информационными технологиями.

1988г. – подготовка основных положений ГСДОУ (Гос. система документационного обеспечения и управления), преодоление недостатка ЕГСД – установление связи с информационными системами.

1970 – 80гг. – подготовка гос. стандартов на документацию, общесоюзных классификаторов, стандартов на унифицированные системы.

Современное состояние делопроизводства в Украине (1991 – наше время)

a. Формирование собственной нормативной базы по делопроизводству, регламентация работы архивных учреждений, задача унификации управленческих документов, упорядочение понятийного аппарата делопроизводства и архивного дела (издание терминологического стандарта), решение задач концептуального плана по разработке концепции Закона Украины «О делопроизводстве», задачи научно-методического обеспечения делопроизводства, издание журнала «Архивы Украины», создание УНИИАСД (в России – ВНИИДАД).

b. Проблемы:

- отсутствие организационно-правовых основ организации делопроизводства по электронным документам;

- трудности применения национальных стандартов на документацию в связи с приданием им статуса рекомендательных документов;

- приостановление работ над развитием гос. классификатора управленческой документации (ГКУД);

- недостаточное количество научных исследований в области делопроизводства;

c. Перспективы:

- разработка Закона Украины «О делопроизводстве…»;

- гармонизация национальных стандартов с международными;

- изучение зарубежного опыта по управлению документацией;

- разработка проблем унификации и стандартизации документов – сборники ОРД, доработка ГКУД, унификация текстов;

- исследование новых видов служебных документов;

- исследование роли делопроизводственных в организации информационного обеспечения управления.

2. На практике и в теории делопроизводства и документооборота сложились, в основном, две технологии, которые, в дальнейшем, будем условно называть " отечественная" и " западная".

Отечественная технология

Традиционная отечественная технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

- четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель исполнитель руководитель) внутри организации;

- отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль сроков исполнения, отчеты и т.д.

- современная отечественная технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству [1-9].

Основная проблема традиционной технологии централизованное отслеживание движения документов в реальном масштабе времени, поскольку эта технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Еще одна особенность относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации.

Программные системы, реализующие отечественную технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. Однако, такие системы способны существенно расширить рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота за счет обработки документов на персональном компьютере. Системы этого направления являются своеобразными " мостиками" для постепенного перехода от бумажных к безбумажным документам.

К системам автоматизации данной технологии относятся:

1. Дело-96 (компания " Электронные офисные системы" );

2. Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г. Москва.

Западная технология

Традиции западного делопроизводства существенно отличны от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников.

К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

- характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю минуя руководство;

- отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля;

- регистрация документов производится непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. Специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством не создается.

Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что в свою очередь предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации. Основной особенностью " западной" технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

Как правило, система поставляется заказчику не в виде автономного, отчужденного от разработчика " коробочного" продукта, а как набор программных средств, из которых собирается готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессам организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, позволяющие решать определенный круг задач в соответствии с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, т.е. по ее подразделениям и работникам.

К системам данного направления относятся:

1. Русифицированные версии популярных западных систем:

- DocsOpen (PC DOCS);

- LinkWorks (DEC);

- Staffware (Staffware PLS);

- Lotus Notes (Lotus-IBM);

2. Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

- система Office Media компании InterTrust, г. Москва, (Lotus Notes);

- система Ирида компании IBS г. Москва, (Lotus Notes);

- комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, г. Челябинск (Lotus Notes);

- система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes);

- решения компании АО " Весть" г. Москва, (DocsOpen);

- решения компании " Метатехнология" г. Москва, (Staffware и Excalibur);

- система Optima-WorkFlow компании АОЗТ " Оптима" (MS Exchange, MS SQL);

3. Собственные разработки российских компаний:

- система LanDocs компании " Ланит";

- система Effect Office компании " Гарант International";

- система Документ2000 компании Telcom Service;

- система Крон компании " Анкей";

- система Евфрат компании Cognitive Technologies.

Описание конкретных систем

Система DIS: class

Модули системы DIS: class:

1. Служебная корреспонденция - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля переписки между организациями.

2. Решения и распоряжения - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов:

-Внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций.

-Внутренних - протоколов, приказов, распоряжений.

На контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.

3. Письма граждан - автоматизированная технология регистрации, обработки и контроля обращений, жалоб, заявлений граждан.

Система обеспечивает:

– регистрацию документов

– контроль исполнительской дисциплины

– выдача напоминаний исполнителям

– поиск документа

– подготовку справок, сводок, отчетов

– формирование истории исполнения и движения документа

– организацию “папки” документов по определенному вопросу

– хранение электронных образов документов

– сквозной многоуровневый контроль

– разделение прав доступа

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒