А. Общая стратегия отделения

⇐ ПредыдущаяСтр 62 из 72Следующая ⇒

Перед началом процесса согласования экономической политики в ходе обсуждения целей дается краткое описание миссии и сегментов бизнеса отделения с характеристикой их позиций на рынке по отношению к конкурентам.

Связь между будущими и ранее принятыми в отношении отделения в процессе обсуждения целей и бюджета, а также обсуждений хозяйственной политики решениями центрального правления устанавливается на основе справки " Исполнение ранее принятых решений". Этот документ содержит своего рода отчет отделения об успехах в реализации ранее принятых решений и тоже является предметом дискуссии.

В заключение дается характеристика стратегических направлений деятельности отделения и связанных с ним основных проблем. Причем отделения должны ответить на следующие вопросы:

какими новыми видами бизнеса следует заняться в среднесрочном периоде с учетом развития технологий, требований потребителей или активности конкурентов? как это должно происходить? какие сегменты бизнеса необходимо реструктуризовать путем организации кооперации с другими отделениями концерна или сторонними фирмами либо путем продажи сегмента?
какие изменения в структуре сегментов бизнеса отделения планируются в долгосрочной перспективе? как будет выглядеть отделение через n лет?
решение каких функциональных и региональных проблем, например в сфере логистики, производства или сбыта, особенно важно для будущего успеха отделения? какие мероприятия для этого необходимы?
каким образом обеспечивается потребность в руководящих кадрах или как должна далее развиваться организация?

Б. Стратегии сегментов бизнеса

Так как центральное правление достигает стратегических целей концерна прежде всего посредством управления сегментами бизнеса, то именно они образуют ядро бизнес-плана и рассматриваются в нем по отдельности.

В центре обсуждения стратегий сегментов бизнеса центральным правлением и правлением отделения для экономии времени стоит прежде всего поиск решения критических проблем, связанных с улучшением конкурентных позиций и структуры бизнеса и получением конкретных результатов в среднесрочной и долгосрочной перспективе.

В. Проект решения

Цели и мероприятия, проблемные моменты, а также ключевые финансово-экономические показатели сегментов бизнеса отделения сводятся в проекте решения. При этом речь идет о небольшом числе данных, имеющих основополагающее значение для отделения, которые может отслеживать и контролировать центральное правление. Проект решения является предметом соглашения о целях между центральным правлением и правлением бизнес-отделения.

Чтобы достичь определенных целей - улучшить позиции в конкурентной борьбе, организовать бизнес в новом регионе, занять новые позиции в области технологий, необходимо провести соответствующие мероприятия. Для контроля за ходом реализации мероприятий четко определяют сроки окончания ключевых этапов, которые называют вехами (рис. 27).

Рис. 27. Контроль основных этапов реализации мероприятий на основе сравнения плановых и отчетных данных

Говоря о проблемах (темах), имеют в виду комплексные проблемные ситуации, новые стратегии, концепции и проекты, которые, как правило, требуют углубленного анализа перед обсуждением и принятием решения центральным правлением. Особо важные проблемы могут быть рассмотрены на специальных слушаниях в рамках обсуждения экономической политики концерна.

Ключевые финансово-экономические показатели -мостик к оперативному планированию (рис. 28). Бюджетные рамки, или контрольные цифры для разработки бюджета, являются связующим звеном между среднесрочным бизнес-планированием и следующим за ним детальным бюджетным планированием.

Рис. 28. Среднесрочные ключевые финансово-экономические показатели (проект решения)

Чтобы не оторваться от реальности при планировании, необходимо наряду с контроллингом мероприятий составлять отчет об изменении общего среднесрочного результата (прибыли) от одного бизнес-плана к другому. В таком отчете сравниваются плановые показатели оборота и прибыли смежных периодов. Названные показатели определяют общий успех развития объекта планирования. При необходимости корректируются исходные предпосылки планирования.

Контроль сроков выполнения ключевых этапов мероприятий, сравнения плановых показателей или плановых с фактическими начинается на стадии бизнес-планирования и продолжается при разработке бюджета и годового отчета.

7. Оперативное краткосрочное планирование и контроль
[Введение]

Установленные в ходе бизнес-планирования стратегические цели для всего концерна, его отделений, сегментов/областей и полей бизнеса должны постоянно трансформироваться в оперативные цели в процессе краткосрочных расчетов на период. Для этого существуют планово-контрольные инструменты:

бюджет;
оперативные отчеты;
годовой отчет.

Бюджет

Планирование бюджета - первый шаг на пути достижения среднесрочных целей, реализации ключевых стратегических направлений и проведения мероприятий. Контуры бюджета намечаются уже бюджетными рамками, установленными в процессе бизнес-планирования.

Бюджеты составляют в ходе сквозного и детального планирования краткосрочных целей бизнеса (поступление заказов, оборот), мероприятий и распределения ресурсов, а также факторов, влияющих на получение прибыли, финансирование и формирование баланса.

Бюджетное планирование в наступающем хозяйственном году идет по всем подразделениям концерна снизу вверх. В этом процессе цели согласовываются и утверждаются на каждом вышестоящем уровне управления. Целевые показатели результата и потенциала могут варьироваться, переходя из стоимостной формы (например, оборота в ДМ) в натуральную (например, машино-часы или штуки).

Бюджеты отделений

Бюджеты отделений есть средство коммуникации между центральным правлением и отделениями при краткосрочном регулировании.

В отличие от бизнес-плана, имеющего большой стратегический горизонт и содержащего прежде всего качественные показатели, в бюджете приведены краткосрочные, чаще всего количественно выраженные показатели (рис. 21). На уровне отделений задание в качестве целевых таких стоимостных показателей, как оборот, затраты и прибыль, численность работающих, преследует цель поддержать в процессе реализации долгосрочных стратегий экономическое равновесие в концерне в течение года.

Краткосрочные оперативные планы имеют жесткую форму. Причем если комментарии к бюджетам отделений (рис. 30) только тематически едины, то разделы, представляющие количественные показатели и графики, кроме того, жестко формализованы и остаются неизменными в течение длительного времени.

Рис. 30. Структура и содержание бюджета отделения (бизнес-отделения, самостоятельной области бизнеса, дочернего предприятия)

Комментарий

Комментарий помогает участникам бюджетных обсуждений подготовиться к предстоящим дискуссиям и принятию решений (рис. 31).

Рис. 31. Комментарий к бюджету отделения

Для этого сначала изучаются прежние бизнес-планы и результаты анализа исходных стратегических позиций с указанием в случае необходимости изменений, произошедших за это время на рынке, в конкуренции и у потребителей. Картина дополняется характеристикой факторов, определяющих внешнюю хозяйственную среду и влияющих на параметры бюджета: конъюнктуры, движение цен и валютных курсов и др.

Краеугольным камнем в бюджетном планировании является объем оборота, от которого зависит объем используемых ресурсов и в конечном счете прибыль. Поэтому особую роль играют оценки конъюнктуры и состояние портфеля заказов.

Для оценки конъюнктуры существует широка палитра аналитических и прогнозных методов: от мониторинга и прогнозирования макроэкономических показателей (валового социального продукта и его компонентов) через исследования динамики рынка собственной отрасли и объемов производства и поступления заказов с важнейших с точки зрения сбыта сегментов до индикаторов качества (хозяйственный, инвестиционный и потребительский климат).

Следующим шагом для обеспечения запланированных объемов оборота является определение корреляции между индикаторами и показателями поступления заказов. Как правило, речь идет о специфических отраслевых индикаторах, например количестве и стоимости выданных разрешений на строительство для подотрасли производства монтажного оборудования и материалов.

После описания внешних условий деятельности следует комментарий, сопровождаемый данными сравнения фактических показателей с желаемыми. Результаты сравнения плановых и фактических показателей вместе с данными о выполнении запланированных этапов проектов и мероприятий и результатами анализа прочих отклонений кладутся в основу обоснования статей бюджета на следующий хозяйственный год. К этому добавляются предложения по новым целям, проектам и мероприятиям. Комментарий заканчивается обобщенной оценкой бюджетных целей с учетом возникающих для отделения шансов и рисков, факторов эффективности.

Такой обстоятельный анализ бизнеса в отделении должен дать лицам, принимающим решения, целостное представление о намерениях отделения в предстоящем хозяйственном году и возможность в ходе обсуждений бюджета сосредоточиться только на проблемах, критически важных для принятия решений.

Система показателей

Следующий за комментарием раздел " Обзор ключевых показателей" содержит сопоставления бюджетных рамок (контрольных цифр) и бюджетных предложений, вытекающих из бизнес-плана. Для отражения изменений, произошедших в хозяйственной деятельности по сравнению с ожидавшимися в предшествующем цикле планирования, используются показатели оборота и результата (прибыли).

Далее идут ключевые показатели отделения и его областей бизнеса (рис. 32).

Рис. 32. Ключевые показатели отделений / областей бизнеса в бюджете отделения на 1991-1992 гг.

Для истекающего хозяйственного года (в примере - 1990-1991 гг.) последние данные об ожидаемом выполнении плана, как правило, очень близкие к получаемым позднее фактическим значениям, сравниваются с бюджетными показателями.

В центре обсуждений бюджета находятся бюджетные предложения на новый хозяйственный год и актуальные проблемы отделения. При краткосрочном планировании система показателей является ядром бюджета, и поэтому она в гораздо большей степени структурирована, чем при бизнес-планировании.

Бюджет связывает воедино большое число показателей: поступление заказов и оборот, прибыль, денежный поток, численность работающих.

Поступление заказов, оборот и прибыль в качестве важнейших показателей, характеризующих краткосрочный оперативный успех хозяйственной деятельности, дифференцируются и по областям/ сегментам бизнеса. Дальнейшая дифференциация этих показателей по более мелким организационным единицам, например полям бизнеса, на этом уровне планирования, за исключением особых случаев, не проводится.

Ключевые показатели отделения могут быть представлены в формах бюджета в различных разрезах, например по областям бизнеса и регионам. Такое представление позволяет проанализировать влияние изменения цен и валютных курсов на оборот и принять решение о компенсации снижения цен на выпускаемую продукцию ростом производительности или путях нейтрализации негативного влияния курсовых изменений на оборот в отдельных регионах (рис. 33).

Рис. 33. Динамика оборота отделения в разрезе областей бизнеса (ОБ) и регионов

В другом примере (рис. 34) при помощи кривой прибыли показываются вклады отдельных областей или полей бизнеса в общие показатели оборота и результата отделения в плановом периоде. Такое представление особенно важно, когда в составе отделения есть бизнес-единицы с различным уровнем рентабельности.

Рис. 34. Кривая прибыли отделения по областям/полям бизнеса

Показатели бюджета полностью отражают хозяйственную деятельность концерна и создают предпосылку для сопоставлений плановых и фактических результатов.

7.1.2. Взаимосвязи планов отделений и зарубежных обществ

Руководство отраслевыми филиалами внутри страны непосредственно подчинено бизнес-отделениям, и их планы являются частью бюджета отделений. Зарубежные общества отвечают за деятельность и прибыль в своих регионах и имеют определенные полномочия в сфере планирования. Зарубежные общества, с одной стороны, представляют свою отчетность непосредственно центральному правлению, а с другой стороны, их планы являются частью планов отделений.

Здесь хозяйственна деятельность и ответственность отделений (в мировом масштабе) и зарубежных обществ (за все, что происходит в стране пребывания) пересекаются в матричной структуре. Поэтому особенно важен баланс интересов.

Для этого налажены постоянно действующие коммуникации между сбытовыми конторами и заводами зарубежных обществ и бизнес-отделениями. На первом этапе этого процесса при составлении бюджета зарубежные общества и отделения согласовывают и принимают единые исходные оценки для последующего планирования.

Отделения передают зарубежным обществам базовую информацию о своих актуальных целях:

росте оборота и рыночных долях;
продуктовых разработках (новые изделия, отказ от производства устаревших изделий);
целях в отношении цен;
сроках поставок; сбытовых наценках;
планировании численности и движения персонала в сфере сбыта;
затратах и инвестициях и т.д.

Базовая информация и разработанные совместно сбытовые концепции, а также анализ ситуации в регионе деятельности зарубежного общества - основа для планировани ключевых показателей, содержащихся в коммуникационных формулярах. Это в основном:

поступление заказов, оборот;
изменения цен;
затраты;
прибыль.

В случае необходимости эти данные дополняются информацией: о кооперированных поставках из головной фирмы в зарубежные общества и о производственных ресурсах, например численности работников службы сбыта, инвестициях, запасах.

Широта и глубина планирования устанавливаются до того, как налажены коммуникации между отделениями и зарубежными обществами.

Зарубежные общества в свою очередь передают отделениям замечания и предложения, касающиеся: объемов поставок, структуры и развития рынка; уровня конкуренции; новых коммерческих возможностей; номенклатуры изделий.

Содержание коммуникационных формуляров согласовывается и принимается отделениями и зарубежными обществами и включается затем в их планы. Особо важные для отделений плановые проблемы обсуждаются на местах.

Бюджеты зарубежных обществ имеют ту же структуру, что и бюджеты отделений. Общие показатели каждого зарубежного общества: поступление заказов, оборот и прибыль - дифференцируются по соответствующим отделениям.

Являясь частью народного хозяйства страны пребывания, зарубежные общества разрабатывают свои бюджеты и годовые отчеты в соответствии с местным законодательством, которое может не совпадать, в частности, с германским. Поэтому зарубежные общества составляют, например, балансы как в соответствии с законодательством страны пребывания (торговый баланс 1), так и в соответствии с немецким торговым правом (торговый баланс 2) для включения в консолидированный баланс концерна Сименс.

Особенность планирования в зарубежных обществах - обособление собственных сделок, когда зарубежное общество в качестве непосредственного партнера заказчика заключает сделки от своего имени и за свой счет, принимая на себя тем самым ответственность за установление цен и получение прибыли, и комиссионные сделки, в которых партнером заказчика по договору является концерн Сименс. В последнем случае зарубежное общество выступает только в роли посредника с различной степенью участия, получая по условиям договора комиссионные.

7.2. Сопоставления плановых показателей с фактическими и прогнозными

Сопоставления " план-факт"

Плановые показатели сравнивают с фактическими в течение всего финансового года и после его завершения. Критерием оценки достигнутых значений показателей являются данные принятого бюджета, который остается неизменным в течение всего финансового года и отражает то, что наметили центральное правление и отделения в начале года. Он задает ориентацию на успех бизнеса и не корректируется, даже если происходят события, ставящие под вопрос успешное исполнение утвержденного бюджета.

Однако нельзя рассматривать бюджет как что-то неизменное даже при изменившихся условиях. Хотя руководители отделений обязаны даже при изменении условий по возможности достичь намеченных целей, приняв соответствующие меры, например своевременно уменьшив объем потребляемых ресурсов, если оборот против ожидаемого снижается, но лишь в той степени, в какой можно избежать ошибок в управлении. В таких случаях следует принять новый план, при помощи которого можно отреагировать на изменившиеся условия " предпринимательским образом".

Поэтому изменение соотношения показателей еще не дает повода к корректировке бюджета, но служит для анализа отклонений. Причем отклонения являются сначала " нейтральными по оценке" и только в экономическом контексте подвергаются " позитивной или негативной критике".

⇐ Предыдущая 57 58 59 60 616263 64 65 66 Следующая ⇒