Автоматизация ресторанов, гостиниц, кинокомплексов, баров, культурно-оздоровительных, бильярдных и боулинг центров на базе системы R-Keeper

Система R-Keeper состоит из четырех основных модулей: «Официант», «Бармен», «Кассир» и «Менеджер». Она рассчитана на выполнение следующих регламентированных операций: формирование заказа, ввод меню, внесение денег в кассу, просмотр отчетности и т.д. Регистрация и «опознавание» сотрудника происходит в системе с помощью персональных магнитных карт авторизации.

Модуль «Официант». Модуль устанавливается на терминале или карманном персональном компьютере официанта, заменяющем бумажный блокнот. Он позволяет сформировывать и заказ на кухню, распечатывать для клиента предварительный счет, в случае наличия полномочий отменять блюда и напитки, сделать дополнительный заказ. Официант имеет право открыть стол только на свое имя, что исключает возможность возникновения случайных ошибок. Схема действий официанта заложена в систему и предотвращает махинации со счетом, столиками и отказами от блюд.

Модуль «Кассир». Модуль регистрирует барменов и официантов в начале рабочего дня и оплачивает их счета. Получает от официанта деньги клиента, сделавшего заказ, и пробивает чек. Кассир выбирает способ оплаты заказа: наличные, кредитные карты или комбинирует несколько типов платежа. Заказ считается выполненным только после того, когда пробит чек. Если же есть хотя бы один не проведенный заказ, то рабочий день закрыть нельзя. В момент завершения этой операции со складов автоматически списывается количество продуктов, израсходованное на изготовление блюд согласно калькуляционным картам.

Модуль «Бармен». Бармен совмещает функции официанта и кассира. Работает с терминалом заказа и кассовым ящиком и имеет право закрывать счет. От кассира бармен отличается тем, что может работать только со своими счетами - полная их таблица бармену недоступна.

Модуль «Менеджер». Менеджеры различаются уровнем полномочий и функций. Существуют следующие уровни полномочий: менеджер зала, менеджер офиса и администратор. Они используют одинаковый модуль, но имеют разное количество функций. Самые широкие возможности у администратора, роль которого обычно выполняет владелец или управляющий ресторана. Он контролирует всю работу ресторана, может менять любые параметры системы и передавать часть своей ответственности «младшим» менеджерам. В их обязанности входит заполнение и изменение всех рабочих словарей ресторана (меню, списка персонала и др.), выполнение отказов от блюд, закрытие кассового дня и снятие отчетов.

Как бы ни была полезна система автоматизации для упорядочения учета и ускорения обслуживания в ресторане, главная ее задача - бороться с воровством и злоупотреблениями персонала. Свести ее к нулю в принципе невозможно. Схемы работы сотрудников заданы жестко и для обмана придется вступать в сложные договоренности, делать множество манипуляций и расчетов. Многие подозрительные связи легко отслеживаются в отчетах, предоставляемых системой. Отчеты, предоставляемые системой достаточны. Они дают информацию менеджерам, бухгалтерам и руководству на разных уровнях доступа. С их помощью можно сделать выводы о выручке по дням, часам, столам, официантам, блюдам и реализации; просмотреть использование бонусов и скидок, проверить отказы. Помимо отчетов R-Keeper может контролировать работу предприятия в режиме реального времени. Для этого к основной системе подключается небольшое приложение «Монитор». С его помощью на менеджерском компьютере можно получать информацию о списках заказов и чеков на текущий момент и балансе по оплаченным и незакрытым счетам. Система поддерживает удаленный оступ по Интернету мониторинга работы ресторана. Система

R-Keeper известна на рынке своей надежностью. Ресторанный бизнес не терпит простоев, поэтому система должна быть максимально устойчива к сбоям, не «виснуть», не терять данных. В ней реализованы несколько степеней защиты, гарантирующие сохранность информационной базы данных.

Управление кафе. Кафе и кофейня должны специализироваться на кофе и получать главную прибыль от торговли этим напитком во всех его разновидностях. Но судьба российских кофейных заведений сложилась иначе: выяснилось, что на одном кофе больших прибылей не получишь. Владельцам пришлось расширять меню, в котором появились не только десерты, но и значительная еда. Сейчас кафе или кофейня почти ничем не отличаются от небольшого ресторана, разве что блюда в изготовлении проще, а ассортимент кофе больше. И так же, как ресторан, кафе нуждается в автоматизации управления. За короткий срок убытки кафе, в котором не проводится ежедневный учет и отсутствует контроль за работой персонала, могут превысить затраты на его первоначальное оборудование и обстановку. Автоматизация - средство, которое с одной стороны повышает скорость и качество обслуживания посетителей в зале и за стойкой, а с другой - обеспечивает учет хозяйства в бухгалтерии и на складе. Система управления завязывает в узел все процессы заведения, что позволяет владельцу ежедневно получать подробные сводки и анализировать финансовые результаты.

У рестораторов сегодня популярна система автоматизации R-Keeper, что вполне понятно - это одна из лучших программ, разработанных специально для российских заведений общепита. Она подходит любому кафе: маленькому и большому. С ней успешно работают сотни заведений, при этом программа постоянно модернизируется и дополняется актуальными функциями, которых требует развитие бизнеса.

В зале официант принимает у гостей заказ, записывая его к себе в блокнот или используя карманный персональный компьютер со встроенной системой R-Keeper. Задача официанта - точно внести заказ в систему, нажимая на изображения блюд. После этого информация автоматически отправится в нужное подразделение - кухню, кондитерский цех или бар. После этого официант может вновь обслуживать клиентов, не тратя времени на передачу заказа из рук в руки. Количество терминалов (Touch Screen(ов)) или карманных персональных компьютеров (см. рис. 25.) определяется размерами кафе. Информация о заказе прибывает на производство в холодный, горячий или десертный цех и распечатывается на специальном принтере.

Рис. 25. Карманный персональный компьютер и Touch Screen

В заказе указывается номер столика, фамилия официанта и перечень заказанных блюд. Кафе с большой проходимостью часто заменяют или дополняют системой контроля кухни, где для отображения заказов используется большой дисплей. Блюда показываются на нем по мере поступления заказов в систему и встают в очередь в виде отдельных окошек. Приготовленные блюда убираются с экрана с помощью пульта или клавиатуры, которыми управляет повар. С монитором работа идет быстрее и слаженнее, поскольку заказ на нем потерять невозможно. Чтобы посетители кафе могли рассчитываться за кофе и булочки непосредственно с барменом, на стойке может быть установлен дополнительный терминал с программным модулем системы R-Keeper «Кассир/Бармен». К терминалу подключаются фискальный регистратор, принтер для печати чеков, принтеры бара и кухни. Количество терминалов на стойке зависит от ее длины и численности работающего за ней персонала.

Кофе - продукт дорогой и трудно поддающийся учету - нередко доставляет владельцу кофейного заведения немало проблем. Следить за оборотом напитка сложно: сколько было налито чашек, сколько из них продано, сколько выпито персоналом. Уследить за этим без автоматизации невозможно. Для автоматизации процесса розлива кофе существует специальная программа, расширяющая возможности комплекса R-Keeper: «Система контроля розлива» напитков.

Система работает просто: внутрь кофемашины устанавливается специальная плата-контроллер, с помощью которой ведется учет налитого кофе или чая. Менеджер кофейни в любой момент может сравнить количество налитого и фактически отпущенного кофе. После того, как готовые блюда, напитки и десерты доставлены посетителям, наступает период временного покоя. Следующий этап автоматизации приурочен к моменту, когда гости готовы платить по счету. Официант распечатывает предварительный счет и относит его клиенту. Определив форму оплаты (наличные или кредитные карты), клиент возвращает официанту счет вместе с деньгами. Официант вносит деньги в кассу, а кассир печатает чек и закрывает заказ. Клиент получает сдачу и фискальный чек. В это время со складов тут же списываются продукты, израсходованные на приготовление блюд. Если в кафе есть автоматическая система учета общего хозяйства на всех этапах работы заведения - от поступления товара на склад до сдачи итоговой отчетности - то бухгалтерская доля становится не такой уж тяжкой и страшной. Калькуляция, подсчет остатков, пересортица, сведение отчетов и прочие задачи выполняются с помощью двух связанных между собой программ - R-Keeper и системы складского учета Store House. В комплексе они предоставляют нужные отчеты всем, кому необходима информация: менеджерам, бухгалтерии, руководству. Из отчетов можно получить данные о доходе по кухне, бару или кондитерскому цеху, по каждому столику, конкретному блюду или напитку, выявить, насколько эффективно работают официанты. К тому же, системы снижают долю известного «человеческого фактора» (ошибок и воровства персонала) в нанесении убытков.

Программа Store House, заточенная под все тонкости работы общепита, получает от R-Keeper информацию по продажам, позволяет вести учет торговли, остатков и приход товара, составлять калькуляционные и технологические карты. Для упрощения учета и экономии времени бухгалтера ее можно дополнить модулем экспорта данных в 1С. В системе предусмотрена защита от потери данных, имеется возможность распределения прав доступа к информации разной значимости. Например, менеджерам можно назначить одну область ответственности и ограничить их доступ к другим данным, бухгалтерам - создать свое поле, а полную картину рассматривать самостоятельно.

Чтобы привлекать новых клиентов и удерживать постоянных приходится работать с системами скидок. Если завести в кафе персональные дисконтные карты, то автоматическая система предоставления скидок (программа «Персональная дисконтно-депозитная система») позволит реализовать и сделать это наглядным и контролируемым. Персональные карты можно выдавать при определенной частоте посещений или за некоторую разовую сумму чека. Клиент, получивший карту, заполняет анкету, а затем личные данные заносятся в программу. Поэтому в отчетах легко увидеть, сколько раз человек был в кафе, что ел и пил, сколько потратил денег. В зависимости от статуса гостя, ему можно задавать различные проценты скидок, а также регулировать их сроки действия и временные диапазоны (в будни и в выходные). Кроме скидок, карта может служить для начисления бонусов, которые приятно потратить на дополнительные вкусные удовольствия. Карту можно также использовать как средство расчета. Внеся определенную сумму в кассу, владелец превращает дисконтную платежную карту, например: с лимитом дневной траты. Это удобно, когда компании, находящейся по соседству с кафе, нужно организовать обеды для своих сотрудников. Для регулярно пополняемых карт можно даже открыть кредит на фиксированную сумму. Одна-единственная карта способна совмещать все функции: быть бонусной, дисконтной и платежной. Чтобы не допустить убыток, используя скидки, достаточно регулярно анализировать отчеты, предоставляемые системой. С их помощью можно установить: получает ли кафе выгоду от скидок, и внести необходимые коррективы в свои расчеты.

Автоматизация конвейера в ресторанах быстрого обслуживания. Идея быстрого обслуживания (Fast Food - быстрое питание) заключается в том, чтобы клиент получил свой заказ в считанные минуты. Пицца, пироги, блины, сэндвичи из зернового хлеба с начинками, салаты, картошка или паста - все, что уже готово или тут же доводится до полной готовности в присутствии клиента, является по сути Fast Food(ом). У быстрого питания масса поклонников, а в последнее время идею кормить клиентов без предварительного маринования приняли даже мастера высокой кухни: появился Fast Food для гурманов. Популярность Fast Food(а) влечет за собой высокий трафик в точках продаж. Покупатели идут потоком, и их обслуживание должно быть автоматизировано и отлажено, как хороший механизм.

Главные качества оборудования и программного обеспечения для точки Fast Food(а) - надежность, автономность и взаимозаменяемость элементов. Лидеры рынка безошибочно ставят на эти вечные ценности и используют программно-аппаратный комплекс R-Keeper. При автоматизации любого ресторана скоростного обслуживания оценивается потребность в кассовых терминалах и выбирается самое надежное, компактное, а также влаго- и грязезащищенное оборудование. Сколько потребуется касс, зависит от места расположения точки. Обычно, их число определяется средней проходимостью, но иногда терминалы устанавливаются с запасом, чтобы подключать дополнительные кассы при наплыве посетителей.

Быстро набирая блюда на терминале с Touch Screen(ом), кассир ускоряет обслуживание посетителей. Чтобы информация о заказе оперативно доходила до цехов быстрого приготовления, к кассовому терминалу может быть подключен сервисный принтер, установленный на кухне. Если в цехах готовится довольно много блюд, а число заказов резко увеличивается, нужно использовать более быстрый способ обмена данными между кассой и цехами - «Системе контроля кухни». Вместо обычного принтера сервис-чеков (или параллельно с ним) здесь используется монитор, на котором отображаются заказы. Каждое блюдо появляется на экране в отдельном окошке сразу после того, как кассир пробил его на терминале. По мере поступления заказов окошки выстраиваются в ряд. Если очередь окошек так велика, что все они не помещаются на экран одновременно, то более «поздние» становятся в очередь. Они появятся на экране, когда предыдущие заказы будут приготовлены и убраны с экрана. Управлять окошками можно с пульта или клавиатуры.

Использование «Системы контроля кухни» увеличивает скорость обслуживания клиентов. Удобно и то, что доступ к монитору имеют одновременно сразу множество сотрудников, каждый из которых выполняет свою задачу и не мешает остальным.

Менеджерская часть системы R-Keeper предназначена для управления работой Fast Food(а). На компьютер менеджера устанавливаются программные модули, отвечающие за ввод и изменение меню и прочих параметров, просмотра отчетности и On-Line-мониторинга работы. С помощью этих инструментов управляющий может в любой момент получить объективную информацию о продажах блюд и полученной прибыли, просмотреть суммы чеков и сравнить их с объемами заказов.

Для бухгалтера будет установлен компьютер с программой складского учета Store House, которая получает от системы R-Keeper информацию по продажам, позволяет вести учет торговли, остатков и приход товара, составлять калькуляционные и технологические карты. Эту складскую программу, предназначенную для предприятий общественного питания, можно дополнить модулем экспорта данных в «1С» для упрощения бухгалтерского учета и экономии времени.

Кухня. Информация о заказе прибывает на производство в холодный, горячий или десертный цех и распечатывается на специальном принтере сервис-печати. В чеке указывается номер столика, фамилия официанта и перечень заказанных блюд. Что на каком принтере печатать, менеджер или управляющий ресторана определяет на этапе настройки установленной системы. Получив в руки чеки, подразделения принимаются приготовление блюд.

Большие рестораны с серьезными объемами производства заменяют (или дополняют) сервис-печать «Системой контроля кухни», где для отображения заказов используется большой дисплей. Блюда показываются на нем по мере поступления заказов в систему и встают в очередь в виде отдельных окошек. Приготовленные блюда убираются с экрана с помощью пульта или клавиатуры, которыми управляет повар. С монитором работа в цехе идет быстрее и слаженнее.

Сделать кассу Следующий «выход» системы на сцену приурочен к моменту, когда все уже сыты, довольны и готовы платить. Официант распечатывает предварительный счет (если используется принтер для подкладной печати, то на специальном бланке с логотипом, а если такого принтера нет, то на обыкновенной термобумаге, но тоже с логотипом) и приносит его клиенту вместе с жевательными резинками или другими «комплиментами». Гость выбирает удобную форму оплаты (наличные или кредитные карты) и возвращает чек вместе с деньгами официанту. Тот несет их кассиру, который вносит деньги в кассу, пробивает фискальный чек и вместе со сдачей отдает его через официанта клиенту. Заказ закрыт. В этот момент со складов, согласно калькуляционным картам, списываются продукты, израсходованные на приготовление блюд.

123 4 5