Техника административной деятельности

Стр 1 из 4Следующая ⇒

Техника административной деятельности

1. Вклад школы научного управления в теорию администрирования. 2

2. Вклад школы административного управления в теорию администрирования. 2

3. Концепция «рациональной бюрократии» Макса Вебера. 3

4. Современные подходы к административному менеджменту. 3

5. Понятие «регулярный менеджмент». 4

6. Соотношение понятий администрация и менеджмент. 4

7. Понятие администрирования. 4

8. Процедуры администрирования в менеджменте. 5

9. Стихийное становление системы управления. 5

10. Переход от стихийного к регулярному менеджменту. 6

11. Основные критерии для принятия решения о необходимости изменения системы управления компанией. 6

12. Сущность бизнес-инжиниринга. 6

13. Процесс разработки и реализации стратегии. 7

14. Стратегический анализ предприятия. 7

15. Технология организации работ по проведению SWOT-анализа. 7

16.Формирование стратегического видения будущего компании. 8

17. Определение миссии компании. 8

18. Постановка целей как задача стратегического менеджмента. 9

19. Финансовые и стратегические цели. 9

20. Корпоративные и функциональные цели. 10

21. Основные подходы к организации работ по определению целей. 10

22. Этапы управления по целям. Уровни разработки стратегий. 11

23.Типовые стратегий компании. 11

24. Реализация стратегии. Оценка результатов и корректировка. 13

25. Технологическая, производственная и хозяйственная структуры предприятия. 14

26. Структура управления (организационная структура): правила представления. 14

27. Основные типы структур управления. 15

28. Линейно-функциональная структура управления. 15

29. Дивизиональная организационная структура, ее сильные и слабые стороны.. 16

30. Матричная структура управления: сильные и слабые стороны.. 16

31. Процессная структура управления: сильные и слабые стороны.. 16

32. Составление перечня направлений деятельности и продуктов/услуг компании (продуктовая модель) 16

33.Определение перечня функций, осуществляемых в компании (функциональная модель) 17

34.Бизнес-функции и функции обеспечения, выполняемые в компании. 18

35. Определение перечня структурных звеньев (структурная модель) 18

36. Закрепление видов деятельности и функций за структурными звеньями компании (построение организационных проекций) 19

37. Формирование внутрифирменных регламентов. 20

38. Состав набора основных внутрифирменных регламентов. 20

39. Правила разработки должностной инструкции. 21

40. Понятие финансовой структуры компании. 21

41. Основные этапы разработки финансовой структуры.. 22

42. Содержание положения о финансовой структуре. 22

43. Понятие бизнес-процесса. 22

44. Основные характеристики процесса. 23

45. Наиболее распространенные методологии моделирования бизнес-процессов в российской и мировой практике. 23

46. Основные положения методологии SADT. 24

47. Основные положения методологии IDEF0. 24

48. Перечень и последовательность работ по идентификации системы процессов компании. 25

49. Реализация процессного подхода в рамках различных типов структур управления. 26

50. Понятие реструктуризации и реинжиниринга. 27

51. Особенности современного подхода к реструктуризации. 28

52. Основные стандарты описания структуры компании. 28

53. Основные этапы разработки плана реструктуризации компании. 28

54. Основные проблемы разработки плана реструктуризации компании. 29

55. Основные стратегии реструктуризации управления компанией. 29

Вклад школы научного управления в теорию администрирования

Представители: Ф.Тейлор (1864 – 1915гг.), Лили и Френк Гилбрет, Г.Гантт. Совершенствовали процессы труда. В книге Ф.Тейлора изложены четыре основные черты научной организации управления, которые вошли в практику управления и позволили осуществить скачок в уровне производительности труда:

1. Администрация берет на себя выработку научного фундамента, заменяющего собой старые традиционные и грубо-практические методы, для каждого отдельного действия во всех различных разновидностях труда, применяемых в предприятии.

2. Администрация производит на основе научно установленных признаков тщательный отбор рабочих, а затем тренирует, обучает и развивает каждого отдельного рабочего.

3. Администрация осуществляет сотрудничество с рабочими в направлении достижения соответствия всех отдельных отраслей производства научным принципам.

4. Устанавливается распределение труда и ответственности между администрацией предприятия и рабочими. Администрация берет на себя все те отрасли труда, для которых она является лучше подготовленной, чем рабочие, тогда как в прошлом почти весь труд целиком и большая часть ответственности лежали на рабочих.

Концепция «рациональной бюрократии» Макса Вебера

«Идеальный тип» административной организации, обозначенныйтермином «бюрократия», разработан известным немецким социологом Максом Вебером (1864-1920 гг.). Основные характеристики предложенного Вебером «идеального типа»:

1. Вся деятельность, необходимая для достижения стоящих перед организацией целей, расчленяется на элементарные, простейшие операции, что, в свою очередь, предполагает строгое формальное определение задач и обязанностей каждого из звеньев организации.

2. Организация строится на принципах иерархии, т.е. каждый нижестоящий служащий или нижестоящее подразделение подчиняются вышестоящему. Каждый служащий в административной иерархии отвечает перед вышестоящим лицом за решения и действия не только свои, но и всех подчиненных ему лиц.

3. Деятельность организации регулируется «последовательной системой абстрактных правил» и состоит «в применении этих правил к частным случаям». Разработка системы стандартов, общих правил вызвана необходимостью обеспечить единообразие в осуществлении каждого задания, независимо от числа лиц, занятых его выполнением и индивидуальных различий.

4. «Идеальный руководитель управляет своим аппаратом… в духе формалистической безличности, без гнева и пристрастия…». Каждое официальное лицо должно поддерживать социальную дистанцию между собой и подчиненными, а также клиентами. Цель такого поведения – гарантировать невмешательство отдельных личностей в продуктивное достижение целей организации, отсутствие фаворитизма, служебных отношений, основанных на личной дружбе или знакомстве.

5. Служба в бюрократической организации основывается на соответствии технической квалификации занимаемой должности, и служащие должны быть ограждены от произвольного увольнения. Служба – это карьера. Существует система продвижения в соответствии со старшинством, или успешной деятельностью, или и тем и другим. Такая политика в отношении кадров призвана развивать «корпоративный дух» среди служащих, воспитывать у них высокую степень лояльности к организации. Опыт повсеместно подтверждает, что чисто бюрократический тип административной организации … способен обеспечить достижение наивысшей степени эффективности.

Понятие «регулярный менеджмент»

Все больше сторонников в современной теории и практике управления приобретают регулярный менеджмент. Регулярный менеджмент, является понятием, родственным административному менеджменту, предполагает разработку типовых и эффективных моделей, методик и процедур, обеспечивающих качественную работу персонала компании и определяющих успех компании в достижении поставленных целей. При этом новая технология реализации регулярного менеджмента основана на техниках бизнес инжиниринга.

По мнению сторонников регулярного менеджмента, его идеология возникла в результате формулировки принципов функциональной специализации Адамом Смитом и дальнейшего развития функционального подхода в работах Ф.У. Тейлора и А. Файоля, создания технологической концепции Генри Форда.

Понятие администрирования.

Ад-министрирование¹⁹ (от лат. administro – управляю, заведую) применительно к государственному управлению – деятельность государства по управлению; применительно к управлению другими организациями – использование в управлении бюрократических, административных форм и методов.

Администрирование можно определить как комплекс необходимых любому субъекту достаточно универсальных действий, способов воздействия по формализации, регламентации, распорядительству, контролю и обеспечению исполнения запланированного. Для этого необходима организация документооборота и делопроизводства, а также информационное обеспечение процессов управления.

Администрирование предполагает наличие в организации:

- систематизированного свода положений, регламентов и правил (пакет документов, распределяющих и регламентирующих права, обязанности

и ответственность подразделений и сотрудников организации);

- основных подходов, принципов, порядков (пакет штатных процедур функционирования подразделений и сотрудников организации, обеспечивающего достижение поставленных целей), которыми постоянно руководствуется персонал управления организации в своей практической деятельности.

Комплекс учредительных документов и внутренних положений, утвержденных структур и процедур, действующих регламентов и правил организации формирует основы постановки и достижения ее целей. Стабильность его состава и адекватность содержания создает необходимые методические условия для быстрой и эффективной адаптации каждого нового специалиста, в том числе и менеджера. Вместе с тем возможность модификации административного комплекса позволяет учесть особенности бизнеса, специфику организации и индивидуальные качества менеджера

Сущность бизнес-инжиниринга

Бизнес-инжиниринг –широкое применение специальных программных средств моделирования и проектирования организационных структур и бизнес-процессов компании в рамках работ по развитию регулярного менеджмента²⁶.

Применение программной поддержки и компьютерных технологий в свое время вывело на новый уровень теорию автоматического управления, позволило поставить на рейсовые самолеты автопилоты и запустить человека на Луну. В начале XXI века аналогичная ситуация характерна для сферы постановки современного менеджмента компаний.

В конце XX – начале XXI века изменяется характер конкуренции: основные стратегические преимущества компании видят не в увеличении производства и снижении издержек, а в новациях и инвестициях, эффективной организации функционирования. Происходит переход от менеджмента ресурсов к менеджменту процессов и организации функционирования. Технологической основой реализации подобных стратегий и является новый регулярный менеджмент, построенный на бизнес-инжиниринге. В связи с этим эксперты считают, что вводить регулярный менеджмент в полном объеме отечественным компаниям, по крайней мере, большинству из них, рано, однако 20-30 процентов принимаемых решений должны опираться на процедуры, а не на способности и самоотверженность персонала. Такой подход, по мнению специалистов, уже сейчас приведет к заметному повышению эффективности деятельности компании. Он является необходимым фактором их выживания и конкурентоспособности

Определение миссии компании

Существует достаточно много определений миссии. Миссия компании – это смысл существования (зачем или во имя чего существует компания), предназначение компании, основная общая качественно выраженная цель организации. Как неоднократно доказывала мировая практика, миссия компании должна способствовать становлению и укреплению нового мирового экономического порядка и национальной экономики, созданию промышленности нового типа, развитию науки, образования, а также других социально-значимых видов деятельности.

Миссия фирмы должна служить фактором привлечения клиентов, инвесторов, покупателей. Она показывает обществу способность фирмы прогнозировать будущие нужды и потребности потребителей, быстрее других и с меньшими затратами удовлетворять их и, тем самым, доказывать потребителям свое превосходство над конкурентами. Миссия представляет собой один из самых спорных регламентов не только по сути и назначению, но и по способу разработки и форме представления. Дать однозначных рекомендаций по формированию миссии нельзя, т.к. ее формулировка в значительной степени зависит как от сферы деятельности компании, так и от ценностных ориентаций руководителей компании. В дальнейшем на основе миссии (т.е. ответа на вопрос – зачем, ради чего она существует) идет формирование всей системы управления компанией

Типовые стратегий компании

1. Стратегия корпоративного уровня: Стратегия роста, Стратегия концентрации, Стратегии интеграции, Стратегии диверсификации, Стратегия стабильности (stability strategy, Стратегия обновления (renewal strategy, Стратегия сокращения (retrenchment strategy, Стратегия полного изменения (turnaround strategy)

2. Стратегия бизнес-уровня: 2.1. Стратегия лидерства по издержкам 2.2. Стратегия дифференцирования 2.3. Стратегия фокусирования

3. Стратегия функционального уровня: продуктовые, операционные, управленческие.

Примеры стратегий

Стратегия стабильности

Пример, очень медленный рост характерен для бакалейной розничной торговли. Данный факт, в сочетании с агрессивными действиями Wal -Mart, привел к тому, что менеджеры бакалейной розничной сети А& Р выбрали именно стратегию стабильности. Эта компа-ния направила все силы на то, чтобы закрепиться в определенных местностях, и даже продала некоторые из своих наименее прибыльных подразделений.

1.3. Стратегия обновления

1.3.1. Стратегия сокращения Пример: В фирмах, которые сегодня следуют стратегии сокращения, недостатка нет.

Далеко не полный их список включает такие крупнейшие корпорации, как Procter & Gamble, AT& T, Kodak, Reebok, IBM, Toyota Motor, Mitsubishi, Daimler Chrysler и Union Carbide. Когда организация сталкивается с проблемами эффективности, эта стратегияпомогает ей стабилизировать операции, оживить организационные ресурсы и возможно-сти и опять подготовить себя к конкуренции.

1.3.2. Стратегия полного изменения Пример: Среди известных компаний, которые в определенные периоды своего су-

ществования выбирали такую стратегию, можно назвать Sears, Daimler Chrysler, Ap-ple, Continental Airlines и Mitsubishi.

Стратегия бизнес-уровня

Стратегия дифференцирования

Пример: практически любая успешная потребительская продукция или услуга. Это харак-терно для таких фирм, как Nordstrom's (обслуживание клиентов), Sony (устойчивая репута-ция высокого качества продукции и новаторского дизайна), Coach handbags (дизайн и имидж торговой марки) и Kimberly-Clark's Huggies Pull-Ups (дизайн продукции).

Стратегия фокусирования

Пример: в Chilena de Fostoros 5Д, крупной чилийской компании по производству изде-лий из дерева, вице -президент Густаво Ромеро Запата разработал стратегию, сфокусиро-ванную на продаже палочек для еды в Японии.

Содержание положения о финансовой структуре

Положение о финансовой структуре –внутрифирменный документ, содержащий описание центров финансового учета, их классификацию и организационный состав. Основные разделы Положения о финансовой структуре компании (группы):

1. Перечень центров финансового учета компании.

2. Типы центров финансового учета.

3. Организационный состав центров финансового учета (структурные звенья, входящие в центры финансового учета).

4. Классификация центров финансового учета.

5. Финансовая структурная схема (граф-схема центров финансового

учета

Понятие бизнес-процесса.

Бизнес-процесс – это одна или более связанных между собой процедур или операций (функций), которые совместно реализуют некую бизнес-задачу или цель предприятия, как правило, в рамках организационной структуры, описывающей функциональные роли и отношения.

В системе управления выделяют две подсистемы: объект управления и субъект управления. С объектом управления связывают бизнес-процессы организации по преобразованию ресурсов в продукты и услуги. С субъектом управления связывают бизнес-процессы по реализации процедур управления.

Процесс состоит из входа, выхода и процессора. Входы процесса – это ресурсы, необходимые и достаточные для реализации процесса, т.е. для получения выхода. Входы процесса могут быть первичные и вторичные. Первичные входы поступают на начало процесса. Вторичные входы

появляются в ходе реализации процесса. Процессор – это совокупность подпроцессов, работ, операций, осуществляемых над входами для получения выхода. Выходы процесса – это результаты реализации процесса. Выходы также могут быть первичные и вторичные. Первичный выход – это прямой, запланированный результат реализации процесса. Поступает на начало процесса. Вторичный выход – это побочный продукт процесса, не являющийся его главной целью.

Анализ процессов начинается с выявления процессов, а выявление процессов начинается с определения границ процесса. Границами процесса являются входы и выходы процесса. При этом первичные входы образуют начальную границу процесса, вторичные входы – верхнюю границу,

первичные выходы – конечную границу процесса и вторичные выходы – нижнюю границу процесса.