Организация обмена данными между ERP-системами и российскими средствами формирования бухгалтерской отчетности

Постановка задачи

Все больше отечественных предприятий проявляют интерес к информационным системам, позволяющим автоматизировать процессы планирования и управления ресурсами предприятия. Особенно остро проблема автоматизации стоит для крупных и средних предприятий, для которых сохранение старых управленческих технологий грозит потерей эффективности управления в быстро изменяющихся условиях рыночной конкуренции.

Поскольку первыми в формирование нынешнего экономического механизма включилось большое количество малых предприятий, они создали высокий и устойчивый спрос в первую очередь на программные средства автоматизации ведения бухгалтерской отчетности и на средства автоматизированного поиска юридической информации. Разработка же средств автоматизации оперативного и управленческого учета для отечественных производителей программных продуктов оставалась на втором плане, и сейчас ни одна из отечественных систем автоматизации управления предприятиями не признается соответствующей всем международным стандартам для таких систем. В этом одна из основных причин интереса отечественных предприятий к западным ERP-системам. Вторая причина этого интереса состоит в том, что внедрение таких систем способствует повышению привлекательности компании для зарубежных инвесторов.

В то же время внедрение подобной западной системы создает и определенные проблемы. Дело в том, что они ориентированы на автоматизацию управленческого оперативного учета и не решают задач формирования бухгалтерской отчетности, которую предприятие по-прежнему должно предоставлять в фискальные органы и которая должна быть выполнена по российским стандартам. Кроме того, существуют определенные проблемы с адаптацией западных подсистем расчета заработной платы к российским реалиям.

Проблема формирования фискальной отчетности решается либо при помощи генератора отчетов, который будет формировать требуемую отчетность на основании имеющихся в базе ERP-системы сведений, либо ведением параллельного учета в какой-либо из российских систем.

Первый вариант решения оставляет открытым вопрос о расчете заработной платы, а кроме того, стандарты российской отчетности имеют неприятное свойство ежеквартально меняться. Второй вариант позволяет возложить заботы по отслеживанию изменений в формах отчетности на фирму-производителя соответствующей российской системы бухгалтерского учета и решает проблему расчета заработной платы с учетом отечественной специфики. Но этот вариант требует автоматизированного канала обмена данными между двумя системами, так как вряд ли найдутся желающие дважды вводить одну и ту же первичную информацию в две разные системы. Таким образом, возникает задача создания средств, обеспечивающих обмен данными между ERP-системами и российскими системами формирования бухгалтерской отчетности.

В качестве системы р оссийского б ухгалтерского у чета ( РБУ ), вообще говоря, может выступать любая из использующихся ныне систем, успешно зарекомендовавших себя в этой области. При выборе системы необходимо учитывать следующие характеристики:

· открытость системы - доступность информации о форматах хранения данных и возможность создания пользовательских приложений;

· уровень соответствия выходных форм фискальной отчетности требованиям нормативов;

· регулярность обновления форм отчетности фирмой-производителем;

· наличие у пользователя опыта работы с какой-либо определенной системой и соответственно наличие обученного персонала.

При разработке системы обмена имеет смысл исходить из некоторых предположений о характере ее предстоящего использования. Во-первых, предполагается, что ввод всех первичных документов выполняется в ERP-системе, а российская система используется для расчета зарплаты и формирования фискальной отчетности. Во-вторых, предполагается, что процедуры формирования фискальной отчетности и расчета заработной платы происходят с определенной периодичностью (1-2 раза в месяц) и не требуют от системы оперативного обмена данными в режиме реального времени.

Основные требования к системе

Задачи, которые должна решать система обмена данными, и предположения о характере ее использования позволяют сформулировать следующие требования к механизму обмена.

1. Он должен обеспечивать передачу из ERP-системы в систему РБУ всей информации, которая необходима для формирования отчетности в соответствии с российскими стандартами: это проводки хозяйственных операций и все элементы справочников, на которые имеются ссылки в проводках.

2. Он должен обеспечивать передачу из системы РБУ в ERP-систему информации из тех разделов учета, которые по тем или иным причинам ведутся в системе РБУ, а данные из них требуются для работы разделов, обслуживаемых в ERP-системе.

3. Он должен гарантировать полноту передаваемой информации с учетом возможного внесения изменений и дополнений в информационную базу.

4. Он не должен допускать повторной передачи ранее переданных данных, которые после передачи не подвергались изменениям, если пользователь не требует такой передачи сознательно.

5. В нем должна присутствовать процедура верификации переданной информации.

6. Для настройки механизма обмена (в идеале) должно быть достаточно введения соответствующих настроечных параметров; это не должно требовать модификации текстов программных модулей.

Варианты реализации

В первом из рассматриваемых вариантов используется резидентная программа управления обменом, имеющая доступ к табличному представлению данных обеих взаимодействующих систем.

В таблицы ERP-системы, содержащие информацию о проводках и сопутствующую им аналитику, добавляются триггеры, обеспечивающие периодический опрос состояния соответствующих таблиц на предмет наличия или отсутствия изменений. Программа управления обменом резидентно присутствует в памяти, через ODBC-драйвер следя за состоянием этих триггеров; при обнаружении факта модификации данных она передает произошедшие изменения в систему РБУ. Аналогично происходит передача в обратном направлении данных по кадрам и зарплате. Преобразование проводок из формата их хранения в ERP-системе в формат системы РБУ может выполняться как процедурами обслуживания соответствующих триггеров, так и программой управления обменом.

Для такого варианта организации обмена данными характерна высокая оперативность. Однако для его успешной реализации требуется подробная информация об организации данных в обеих системах на табличном уровне представления. Далеко не во всех случаях такая информация доступна стороннему разработчику. Поэтому наилучшие результаты при реализации такого варианта будут достигнуты в том гипотетическом случае, если система обмена данными будет создаваться совместными усилиями фирм-разработчиков объединяемых ERP-системы и системы РБУ.

В большинстве современных систем разработчик приложений может пользоваться языком высокого уровня, который дает ему возможность работать со сложными агрегатными объектами, но при этом скрывает от него табличный уровень представления таких объектов. Если одна из объединяемых систем или обе построены по этому принципу, реализовать рассмотренный выше подход будет достаточно сложно. В этом случае более приемлемым может оказаться подход, который позволит в максимальной степени применить возможности встроенного языка соответствующей системы.

Один из таких подходов - использование буфера обмена, представляющего собой каталог для временного хранения промежуточных файлов. Формат файлов выбирается таким, чтобы с ним могли работать обе объединяемые системы.

Этот подход реализуется в двух вариантах, первый из которых инициирует процедуру экспорта или импорта данных по запросу пользователя. Он менее оперативен по сравнению с остальными, но не требует резидентного присутствия в памяти каких-либо приложений, а его реализация требует минимальных трудозатрат. Второй вариант осуществляет автоматический обмен данными с заданной периодичностью. Он обеспечивает более высокую оперативность обмена, но требует постоянной активности специально выделенного для этих целей приложения системы РБУ.

Еще один подход - использование системы РБУ как OLE-сервера. Естественно, он применим только при условии, что система РБУ может выступать в таком качестве.

Этот подход потенциально способен обеспечить максимальную оперативность обмена (вплоть до режима реального времени). Для его функционирования потребуется резидентное присутствие в памяти программы управления обменом и приложения системы РБУ, выступающего в роли OLE-сервера.

В тех же случаях, когда ERP-система допускает непосредственное обращение к OLE-серверу, отпадает необходимость в программе управления обменом.

Варианты для iRenaissance

Применительно к ERP-системе iRenaissance компании Ross Systems, кроме перечисленных вариантов реализации механизма передачи данных, есть еще два способа выборки необходимой информации из базы iRenaissance. Это связано с тем, что данные о проводках одних и тех же хозяйственных операций существуют в iRenaissance в нескольких экземплярах. С момента их возникновения эти данные хранятся в специализированных таблицах того функционального модуля, где они создавались. Далее они поступают в таблицу промежуточного хранения модуля главной книги GL_POSTINGS и после процедуры обновления главной книги попадают собственно в таблицы главной книги. Соответственно и извлечь эти данные можно как из таблиц главной книги, так и из таблиц функциональных модулей.

Одна из попыток создания системы обмена данными iRenaissance с системой РБУ принадлежит компании Interface Ltd.. В качестве системы РБУ была выбрана " 1С: Предприятие" фирмы 1С. На выбор здесь повлияли следующие факторы:

· фирма-разработчик ежеквартально обновляет все формы регламентированной отчетности в соответствии с изменениями российского законодательства;

· открытость и хорошая документированность системы " 1С: Предприятие", благодаря чему пользователь при необходимости может вносить в нее необходимые изменения самостоятельно или с привлечением сторонних организаций, не связанных непосредственно с компанией " 1С";

· широкая распространенность и известность системы.

Обмен данными между iRenaissance и " 1С: Предприятие"

Основные проблемы, с которыми пришлось столкнуться с самого начала разработки, были связаны со сложностями поиска сопутствующей проводкам аналитики в базе iRenaissance. Эти проблемы обусловлены как многовариантностью способов хранения данных аналитического учета для различных типов хозяйственных операций, так и тем, что далеко не все реально существующие связи между таблицами iRenaissance отражены в соответствующей документации.

Поскольку таблицы проводок функциональных модулей отличаются большим разнообразием форматов, для обмена был выбран вариант выборки данных из таблиц модуля главной книги.

В системе " 1С: Предприятие" имеется язык высокого уровня, работающий со сложными агрегатными объектами, но скрывающий табличный уровень представления этих объектов как от пользователя, так и от прикладного программиста. Поэтому способ реализации обмена пришлось выбирать из последних трех вариантов, описанных выше. Исходя из требований минимизации срока разработки и с учетом выделенных на это сил, остановились на варианте передачи данных через буфер обмена в виде текстовых файлов с активизацией процесса передачи данных по запросу пользователя. Однако в дальнейшем отработанные на этом варианте механизмы извлечения данных из базы iRenaissance можно будет использовать для создания системы обмена через OLE-интерфейс в соответствии с третьей или четвертой схемами.

Реализованный прототип системы обеспечивает двусторонний обмен данными между iRenaissance и " 1С: Предприятие". В состав передаваемых данных входят проводки хозяйственных операций; аналитика передаваемых проводок по клиентам, поставщикам, подразделениям, товарам; виды и курсы используемых в проводках валют. Протокол обмена данными обеспечивает выполнение следующих функций:

· пометку экспортированных данных;

· проверку подтверждения приема со стороны получателя;

· исключение повторного экспорта уже экспортированных и успешно принятых данных;

· повторный экспорт в отсутствие подтверждения получателя;

· проверка корректности принимаемых данных и формирование подтверждения приема.

Для настройки правил корреспонденции счетов для экспорта хозяйственных операций нужно заполнить соответствующие настроечные таблицы. Исходные данные для заполнения этих таблиц в уже установленной базе iRenaissance можно получить, изучив набор проводок, порождаемых каждой хозяйственной операцией. Если база iRenaissance еще не настроена, исходные данные для настроечных таблиц системы обмена данными можно получить в процессе установки iRenaissance посредством протоколирования задаваемых параметров каждой хозяйственной операции.

Прорабатывается возможность создания механизма, обеспечивающего автоматизированную настройку правил корреспонденции и экспорта данных из iRenaissance параллельно с установкой и настройкой соответствующих функциональных модулей этой ERP-системы.

В заключение отметим, что отработанные в рамках данного проекта алгоритмы преобразования данных можно использовать при создании систем обмена данными между другими ERP-системами и системами РБУ.

ОСОБЕННОСТИ ИЗУЧЕНИЯ СИСТЕМ

При изучении систем необходимо установить границы системы и ее окружения, особенно важен этот момент для открытых систем, взаимодействующих с другими системами. Именно здесь определяются системы, остающиеся вне влияния лица, принимающего решение (ЛПР).

Неживые системы получают специфическое назначение или наделяются функцией, когда вступают во взаимоотношения с другими подсистемами в рамках большой системы. Поэтому связи подсистем между собой и системой в целом играют важную роль при разработке и реорганизации систем. Все элементы системы, а также подсистемы и системы обладают свойствами (признаками, характеристиками), которые могут быть оценены количественно или качественно.

В целенаправленных системах процесс преобразования организуется с привлечением компонентов, программ или заданий, состоящих из совместимых элементов, объединенных для достижения определенной конкретной цели. В большинстве случаев границы компонентов не совпадают с границами организационной структуры, что является важным моментом системного подхода.

Действия и решения, которые имеют место в системе, являются прерогативой руководителей и других лиц, принимающих решение и направляющих систему к достижению поставленных целей.

Понятие структуры связано с упорядоченностью отношений, которые связывают элементы системы. В сложных системах существует иерархия, т.е. упорядочение уровней подсистем, частей и элементов. От типа и упорядоченности взаимоотношений между компонентами системы в значительной степени зависят функции систем и эффективность их выполнения.

Для описания систем используются понятия состояния и потоков. Состояние системы характеризуется значениями признаков системы в данный момент времени. Потоки определяют скорость изменения значений признаков системы. Поведение системы - это изменение состояний системы во времени.

Система · Подсистемы · Программы · Процессы · Лица, принимающие решения

Выходные элементы

Входные элементы

Цели (Меры эффективности)

Окружающая среда

Рис. 4. Система, ее входы-выходы и окружающая среда

Таким образом, при использовании системного подхода особого внимания заслуживают четыре проблемы, имеющие непосредственное отношение к информационной системе, как подсистеме, обеспечивающей цели и задачи организационной целенаправленной системы управления объектом (административным органом, предприятием, фирмой и др.):

1. Определение границ системы в целом и границ ее окружения.

2. Установление целей системы.

3. Определение структуры программ (наборов мероприятий и задач) и построение матрицы «программы-элементы».

4. Описание управления системой.

Информационная система является элементом большой системы и обеспечивает задачи управления информационными ресурсами, поэтому для эффективной работы всей системы большое значение имеет ее структура и состав

Все информационные системы (ИС) включают один и тот же набор компонентов (рис. 1):

* функциональные компоненты

* компоненты систем обработки данных

* организационные компоненты.

Под функциональными компонентами понимается система функций управления, комплекс взаимоувязанных в пространстве и во времени операций по управлению, необходимых для достижения поставленных перед организацией целей. Любая сложная управленческая функция расчленяется на ряд более мелких задач (операция декомпозиции) и доводится до конкретного исполнителя.

Выбор состава функциональных задач функциональных подсистем управления осуществляется обычно с учетом основных фаз управления: планирования, реализации, контроля и анализа, регулирования (исполнения)

Рис.5. Компоненты информационной системы.

Управление организационными структурами различного типа: государственными учреждениями и предприятиями. общественными организациями, коммерческими фирмами - весьма сложная задача. от успешного решения которой зависит конечная эффективность их деятельности. Поэтому целесообразно использовать обобщенный подход, позволяющий руководителю или менеджеру обоснованно составить штатное расписание, оптимизировать распределение задач и функциональных обязанностей между сотрудниками. рассчитать потребность в информационных ресурсах и их распределение внутри организации и, как следствие, определить технологические особенности обработки информации. Часто возникающие проблемы из-за изменения технологии деятельности требуют своего решения как в ближайшем, так и в отдаленном будущем, что также представляет значительный интерес для руководителей. Возможности оптимизации деятельности организации основываются на использовании обобщенной модели системы, как одного из ключевых понятий.

Для практических целей система управления может рассматриваться в терминах ее структуры и функций, в соответствии с организационной, социальной и психологической классификацией ее частей, потоками информации и человеческими ресурсами, что определяет отношения, динамику функционирования и развития.

Структура представляется множеством компонент, находящихся в специфическом взаимодействии для осуществления заданных функций. Компоненты, в свою очередь, являются соединениями элементов. Форма структуры поддерживается соответствующими связями, к которым относятся внешне порожденные связи, чьим источником является сама социальная структура. Они включают нормы поведения, нравы, моральный кодекс и формируют поведение индивидуумов и связи между ними и их группами. Внутренне порожденные связи - это уникальные связи индивидуума, включающие личные потребности, физические средства к существованию, отдых, общение и т.д. Отличия расположения и связи элементов в организационных системах служат причиной возникновения многих проблем, прежде всего, из-за существующих возможностей контроля над своим местом для отдельных лиц или их групп в рамках социальной структуры.

Вторым основным термином, используемым при анализе организационных систем, является понятие функции. Оно соответствует тому, каковы реальные или возможные функции одушевленных или неодушевленных компонент системы, какие цели преследуются, какова иерархия целей, каковы составляющие целей более высокого порядка, ведущие к общей цели системы, чьи цели удовлетворяются и насколько полно, какие возможны конфликты между индивидуумами и как они могут быть разрешены.

В существующих реально системах структура и функции не могут быть четко разделены. Поэтому их следует рассматривать одновременно. При этом структура служит средством анализа функций, а процесс реального функционирования системы - средством изменения динамики структуры. Задачи управления организационной системой непосредственно связаны с возникающей постоянно необходимостью принятия решений и включают в себя следующие составляющие: планирование деятельности, предсказание возможных ее исходов, генерирование альтернатив поведения и установление их приоритетов для выбора наилучших решений, определение потребностей в средствах и ресурсах, измерения конфликтов с целью обеспечения устойчивости системы. Организационные системы изменяются в соответствии с целями их менеджеров по мере появления новых функциональных потребностей и построения соответствующих этим функциям информационных технологических потоков, реагируя на возмущения, поступающие из внешней среды. При этом допускается создание новых структур, менее чувствительных к возможным возмущениям. Обновление структуры может быть и временной, “тактической” реакцией на изменившиеся условия с целью упрощения движения новых и существующих информационных потоков, которые способствуют выполнению разного рода функций для осуществления поставленных макро- и микроцелей. Поскольку во всех организационных системах происходит обмен информацией со средой, их следует относить к открытым системам [ ], введя при этом допустимые и целесообразные границы ретроспективного анализа и перспективного синтеза.

В сложившихся социальных и экономических условиях эффективное управление возможно только при использовании структурной, функциональной и информационной моделей организации.

Структурная модель системы составляется на первом этапе построения системы управления организационной системой. При этом изучается и формализуется представление внешних воздействий, структура взаимоотношений между элементами и их особенности (характерные параметры, стратегии, ограничения, критерии). При анализе последствий внешних воздействий особое внимание уделяется характеристике cреды функционирования и взаимоотношениям с другими объектами и системами (вышестоящими организациями, общественными структурами и т.д.) с выделением двух типов взаимоотношений координации: вертикальной, имеющей иерархическую структуру соподчиненности (субординации), и горизонтальной, соответствующей межличностным и межгрупповым отношениям. Структурная модель организации строится по правилам символического изображения системы путем классификации элементов. Каждому элементу каждого класса соответствует определенный символ. Наиболее важным моментом здесь является определение значимости элементов системы на основании наличия между ними определенной совокупности отношений. Такое ранжирование позволяет перевести качественное понимание значимости в количественную форму, соотнеся ее с соответствующей квалификацией элементов анализируемой или создаваемой структуры.

Функциональная модель системы составляется в соответствии с разработанной на первом этапе структурной моделью по предварительному описанию целей функционирования и тех задач, решение которых находится в компетенции соответствующих элементов структуры. Функциональная модель является определяющей в составлении должностных инструкций элементов системы и их групп (компонент).

Информационная модель системы управления, аналогично рассмотренным представляет собой орграф, который в соответствии с функциональной схемой управления позволяет выделить локальные задачи и определить структуру информационных сетей, потребность в них при решении различных задач. Информационная модель системы управления позволяет определить степень доступа к конкретной информации различных элементов структурной схемы, а соответственно и категорий служащих.

Поскольку эти модели взаимосвязаны, полное представление о системе в целом можно получить, используя их совокупность, которая представляет обобщенную модель организационной системы.

Основу для решения проблем сокращения численности персонала, изменения структуры, состава и функций отделов и подразделений, определения должностных инструкций и других задач за счет изменения связей между элементами и группами, выявления локальных критериев и условий функционирования системы обеспечивает анализ модели системы, основанный на теории графов.

Заключительным этапом системных исследований организационных систем является оценка возможности использования в системе управления новых информационных технологий и необходимого для этого технического и программного обеспечения, выявления потребностей в адаптации имеющихся инструментальных средств и разработке проблемно ориентированных пакетов прикладных программ. Руководителю необходимо самому достаточно хорошо ориентироваться в возможностях информационных технологий управления и перспективах их изменения, преимуществах использования разнообразных продуктов, технических средств и услуг в этой области.

Выводы.

1. Методологической основой управления организационными системами является использование обобщенной модели анализируемой системы как совокупности структурной, функциональной и информационной моделей, обеспечивающей анализ и выработку обоснованных организационно-экономических решений по оценке потребностей в методах, ресурсах и средствах управления ими.

2. Применение новых информационных технологий на базе обобщенной модели позволит оптимизировать работу организационных структур в рамках методов современного системного подхода.

⇐ Предыдущая 1 2 3 45