Оставьте установленным флажок Только в текущем поле для поиска по полю, в котором находится курсор, или отключите его для поиска по всем полям.

В списке Просмотр предлагается направление поиска, а флажок С учетом регистра указывает, различать ли при поиске строчные и прописные буквы. Установите флажок С учетом формата полей, если поиск должен осуществляться с учетом формата отобра-жения поля. Чтобы найти первое вхождение искомого текста, щелкните на кнопке Найти. Для поиска следующего вхождения используйте кнопку Найти далее. Продолжайте так до тех пор, пока не будут найдены все вхождения поискового текста. Иногда команда Правка\Найти не позволяет найти нужные данные (обычно из-за большого количества записей и отсутствия точной информации для поиска). Например, вам необходимо найти запись о покупателе по имени Петр Иванов, не имеющем регистрационного номера, в таблице, содержащей 200 записей с фамилией Иванов. В данном случае применение команды Правка\Найти для поиска по фамилии вряд ли вам поможет. Если нельзя выполнить поиск по уникальным данным, вместо команды Найти, необходимо использовать запросы

Строки в таблице можно отсортировать согласно содержимому одного или нескольких столбцов. Для этого выберите поле, по которому будет осуществляться сортировка, и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

Фильтрация позволяет просмотреть в форме только определенные записи. Выберите данные, по которым следует провести отбор, и нажмите кнопку Фильтр по выделенному на панели инструментов. Для того, чтобы поправить фильтр, нажмите кнопку Изменить фильтр. Чтобы задать более подробное условие для фильтрации, выберите в меню Записи команду Фильтр и подкоманду Расширенный фильтр. Для применения обычного или расширенного фильтра, нажмите кнопку Применить фильтр на панели инструментов.

Нажмите кнопку Открыть базу данных на панели инструментов.

В поле Папка выберите диск, на котором находится файл базы данных.

В списке папок дважды щелкните мышью папку, содержащую базу данных.

Если найти нужную базу данных не удается, можно использовать функцию поиска. Для этого введите конкретные данные о файле в поля нижней части диалогового окна, а затем нажмите кнопку Найти. Для поиска с использованием расширенного набора условий нажмите кнопку Отбор.

Проектирование моделей БД, цель и создание БД, определение таблиц и полей в таблице.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

• Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

• Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

• Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Определение полей

При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил.

Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.

Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.

\ В Microsoft Access имеются следующие типы данных:

Текстовый \

Поле MEMO — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов.

Числовой (Number) — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах.

Дата/Время (Date/Time) — тип для представления даты и времени

Денежный (Currency) — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков.

Счетчик (AutoNumber) — поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1.

Логический (Yes/No) — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать..

Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.).

Гиперссылка — дает позможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Для того чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы необходимо:

Выделить нужное поле таблицы (то есть установить курсор в строку с именем поля) в окне Конструктора.

Раскрыть вкладку Общие (General) для просмотра общих свойств поля или вкладку Подстановка (Lookup) для просмотра параметров подстановки.

Рассмотрим основные свойства полей для каждого типа данных.

Создание запроса на выборку с помощью Конструктора

С помощью конструктора можно создать следующие виды запросов:

• Простой

• По условию

• Параметрические

• Итоговые

• С вычисляемыми полями

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна «Запрос: запрос на выборку».

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть на кнопке Добавить. После этого закрыть окно Добавление таблицы, окно «Запрос: запрос на выборку» станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

• Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

• Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

• Сортировка – указывает тип сортировки

• Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране

• Условия отбора - задаются критерии поиска

• Или – задаются дополнительные критерии отбораВ окне «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query:

• Выбирать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.

• Переместить имена полей с источника в Бланк запроса. Например, из таблицы Группы студентов отбуксировать поле Название в первое поле Бланка запросов, из таблицы Студенты отбуксировать поле Фамилии во второе поле Бланка запросов, а из таблицы Успеваемость отбуксировать поле Оценка в третье поле и из таблицы Дисциплины отбуксировать поле Название в четвертое поле Бланка запросов.

• Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию. Например, установить в поле Фамилия режим сортировки – по возрастанию.

• В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.

• В строке " Условия" отбора и строке " Или" необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска. Например, в поле Оценка ввести - " отл/A", т.е. отображать все фамилии студентов, которые получили оценки отл/A.

• После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да (ввести имя созданного запроса, например, Образец запроса в режиме Конструктор) и щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Чтобы открыть query из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

Чтобы внести изменения в query его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок по кнопке Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

Параметрические запросы

Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

Последовательность создания параметрического запроса:

• Создать query в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора, например «Образец запроса в режиме Конструктор».

• В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках, например [Введите фамилию]

• Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос о сохранении изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный query будет выделен.

• Выполнить query, щелкнув по кнопке: Открыть. В появившемся на экране окне диалога «Введите значение параметра» надо ввести, например фамилию студента, информацию об успеваемости которого необходимо получить, выполнить щелчок по кнопке ОК.

⇐ Предыдущая123456

Поделиться: