Классификация управленческой информации

Информация в процессе управления играет следующие роли:

1. Постоянное увеличение потока информации по мере развития системы управления создает трудности по управлению ею, так как требуется переработка большого объема информации (рост объема информации происходит нелинейно, более высокими темпами растет объем информации при экстенсивном развитии производства).

2. По мере роста объема информации увеличиваются возможности совершенствования производства. Познание новых законов и закономерностей открывает новые возможности в управлении процессами.

Классификация управляемой информации:

1. По способу формирования: первичная, промежуточная, результирующая, переменная, постоянная, дискретная, эпизодическая.

2. По источнику получения: входящая, исходящая, внутренняя, внешняя.

Виды входящей информации:

- о потребителях продукции предприятия;

- о поставщиках материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

- о конкурентах, их сильных и слабых сторонах;

- о действующем законодательстве и регулировании хозяйственной деятельности со стороны государственных органов;

3. По времени активного использования: условно-постоянная, переменная.

4. По стадиям преобразования: исходная, производная.

5. По-возможности продуктивного использования: полезная, ложная, избыточная.

6. По содержанию управленческого труда: для выполнения общих и специальных функций менеджмента

7. По возможности автоматизированной обработки: формализуемая, не формализуемая, частично-формализуемая.

8. По составу: полная, неполная.

9. По видам служебных документов: организационная, распорядительная, правовая, кадровая, финансово-экономическая, справочно-информационная.

10. По форме: визуальная, аудиальная, аудиовизуальная.

 

Вопрос 25

Содержание коммуникационного процесса

Коммуникации в организации обязательно присутствуют в деятельности, как руководителя, так и работника. Недостаточное владение техникой коммуникаций увеличивает затраты времени на решение производственных вопросов, затрудняет достижение результата, рождает обиды и конфликты. Коммуникации во время непосредственных контактов с сослуживцами, при переписке, телефонных разговорах, на совещаниях, заседаниях, во время деловых переговоров и т.д. обязательно присутствуют в деятельности любого руководителя.

 

Руководитель вступает в управленческое общение с подчиненными, чтобы отдать распоряжения, указания, что-либо порекомендовать, посоветовать, получить обратную информацию от подчиненного о выполнении задания, дать оценку выполнения задания подчиненным.

 

Следовательно, руководитель общается с персоналом, чтобы:

· передать или получить информацию или указания;

· побудить кого-либо к действию;

· передать или получить информацию и побудить к действиям подчиненных;

· подготовить совещание, собрание, презентацию, конференцию, семинар.

По характеру взаимоотношений общение может быть формальным или неформальным, индивидуальным или групповым.

Пример индивидуального общения: беседа, телефонный разговор, переговоры и т.д.

Групповое общение: сообщение, собрание, презентация, конференция, семинар и т.д.

Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

1. Отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал - средство передачи информации.

4. Получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

 

Вопрос 26

Коммуникационные сети

Коммуникационная сеть — это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков (рис. 19.12). Коммуникационная сеть включает потоки посланий (сигналов) между индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва значений между переданным и полученным сообщением.

Создаваемая коммуникационная сеть состоит из горизонтальных, вертикальных и диагональных связей. Горизонтальные связи устанавливаются между равными по уровню индивидами — коллегами. Вертикальные связи осуществляются между руководителями и подчиненными. Диагональные связи — это связи с руководителями и подчиненными коллег. Сеть этих связей формирует реальную внутреннюю структуру организации. Задача организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Принято считать, что если численность подразделения увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. В зависимости от характера построения коммуникационной сети деятельность подразделения может отличаться большей или меньшей эффективностью.

 

Вопрос 27

Виды коммуникаций

Коммуникации по нисходящей (руководитель-подчиненные)

Это наиболее очевидный вид организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и подчиненными связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

 

Коммуникации по восходящей ( снизу вверх )

Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства организации о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

 

Горизонтальные коммуникации (между подразделениями)

В дополнение к обмену информацией по вертикали (нисходящие или восходящие) организации нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий.

 

Коммуникации между руководителем и рабочей группой

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

 

Неформальные коммуникации

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами

 

Вопрос 28

Барьеры общения – это уже чисто психологический феномен, возникающий в ходе общения коммуникатора и реципиента. Речь идёт о возникновении чувства неприязни, недоверия к самому коммуникатору, которое распространяется и на передаваемую им информацию.

Коммуникативными помехами может быть механический обрыв информации и отсюда её искажение; неясность передаваемой информации, в силу чего искажается изложенная и переданная мысль; эти варианты можно обозначить как информационно‑ дефицитный барьер.

 

Случается, что принимающие ясно слышат передаваемые слова, но придают им иное значение (проблема состоит в том, что передатчик может даже не обнаружить, что его сигнал вызвал неверную реакцию). Здесь можно говорить о замещающе‑ искажающем барьере. Искажение информации, проходящей через одного человека, может быть незначительным. Но когда она проходит через несколько человек – ретрансляторов, искажение может быть существенным.

 

Значительно большая возможность искажения связана с эмоциями – эмоциональные барьеры. Это происходит, когда люди, получив какую‑ либо информацию, более заняты своими чувствами, предположениями, чем реальными фактами. Слова обладают сильным эмоциональным зарядом, причём не столько сами слова (символы), сколько ассоциации, которые они порождают в человеке. Слова имеют первичное (буквальное) значение и вторичное (эмоциональное).

 

Можно говорить о существовании барьеров непонимания, социально‑ культурного различия и барьеров отношения.

 

Возникновение барьера непонимания может быть связано с рядом причин как психологического, так и иного порядка. Так, он может возникать из‑ за погрешностей в самом канале передачи информации; это так называемое фонетическое непонимание. Прежде всего, оно возникает, когда участники общения говорят на различных языках и диалектах, имеют существенные дефекты речи и дикции, искажённый грамматический строй речи. Барьер фонетического непонимания порождает также невыразительная быстрая речь, речь‑ скороговорка и речь с большим количеством звуков‑ паразитов.

 

Существует также семантический барьер непонимания, связанный, в первую очередь, с различиями в системах значений (тезаурусах) участников общения. Это, прежде всего, проблема жаргонов и слэнгов. Известно, что даже в рамках одной и той же культуры есть множество микрокультур, каждая из которых создаёт своё " поле значений", характеризуется своим пониманием различных понятий, явлений, ими выражаемых. Так, в различных микрокультурах не одинаково понимается смысл таких ценностей как «красота», «долг», «естество», «приличие» и т. д. Кроме того, каждая среда создаёт свой мини‑ язык общения, свой слэнг, в каждой свои любимые цитаты и шутки, выражения и обороты речи. Всё это вместе может значительно затруднять процесс общения, создавая семантический барьер непонимания.

 

Наконец, можно говорить о существовании логического барьера непонимания. Он возникает в тех случаях, когда логика рассуждения, предлагаемая коммуникатором, либо слишком сложна для восприятия реципиента, либо кажется ему не верной, противоречит присущей ему манере доказательства. В психологическом плане можно говорить о существовании множества логик и логических систем доказательств. Для одних людей логично и доказательно то, что не противоречит разуму, для других то, что соответствует долгу и морали

Как уже отмечалось выше, причиной психологического барьера могут служить социально‑ культурные различия между партнёрами по общению. Это могут быть социальные, политические, религиозные и профессиональные различия, которые приводят к различной интерпретации тех или иных понятий, употребляемых в процессе коммуникации.

 

Вопрос 29

Организаторские способности руководителя наиболее подробно изучены Л.И. Уманским и составляют основу для применения в практике. К ним относятся:

1) организаторское чутье, под которым понимают психологическую избирательность, способность быстро и глубоко вникать в психологию подчиненных; психологический ум, включающий умение найти для каждого подчиненного свое место в соответствии с его особенностями, заинтересовать его; психологический такт, выражающийся в способности находить подход к подчиненным, выбирать верный способ отношений с ними;

 

2)эмоционально-волевая сфера личности руководителя, представляющая способность воздействовать на подчиненных своим отношением к делу, требовательностью к себе и другим, проявлением критичности и самокритичности. Как мы видим, данная подструктура совсем не включает волевые качества руководителя, без которых невозможна управленческая деятельность.

 

3)склонность к организаторской деятельности руководителя, которая представлена наличием у него знаний, умений и навыков организаторской деятельности.

 

Педагогические качества руководителя необходимы для организации обучения и воспитания подчиненных и представляют собой:

♦ быстрое овладение педагогическими навыками и умениями;

♦ умение анализировать собственную деятельность;

♦ умение сравнивать результаты собственной деятельности

с результатами, достигнутыми другими;

♦ умение выделять достоинства и недостатки собственной

деятельности, перестраиваться в зависимости от поставленных

целей.

 

Морально-этические качества руководителя сегодня претерпевают существенные изменения. Этика бизнеса в настоящее время требует пересмотра некоторых устоявшихся принципов. По мнению опрошенных руководителей, к таким качествам относятся справедливость по отношению к другим людям, уважение других людей, умение держать слово, общительность, доброжелательность в общении и обращении с подчиненными, сдержанность, уравновешенность..

Таким образом, многие исследователи выделяют необходимость наличия целого ряда важных качеств для руководителя, называя их, например, волевые, организаторские, но при этом не раскрывают сущность выделенных качеств.

 

Вопрос 30

Индивидуальный имидж менеджера обычно рассматриваются как свидетельство того, как человек сам себя представляет. Несмотря на то что это вроде очевидно, постоянно встречаются руководители, неспособные быть влиятельными именно из-за своего внешнего вида и одежды. Следующие указания могут пригодиться для создания эффективного имиджа менеджера.

Одежда и наружность

Соль умения хорошо одеваться в том, чтобы одежда подходила к случаю. Это значит, что здесь нет непререкаемых правил. Одежда, подходящая к официальному обеду, менее всего годятся для завтрака в придорожном кафе. Практичность - это самый важный показатель соответствия. Одежда практична, если она удобна, не стесняет движений и удовлетворяет требованиям ситуации. Важно хорошо и по-домашнему чувствовать себя в своей одежде. Для того чтобы пользоваться влиянием, необходимо также быть опрятным.

Осанка

Поведение

Уверенное поведение – не маловажный фактор в имидже менеджера. Вне зависимости от содержательности своей речи, люди которые мямлят, говорят несвязно, воспринимаются как менее значительные, чем те, которые говорят ясно и убедительно. Мы обозначаем последних как уверенных в себе людей. Развить навыки поведения уверенного в себе человека вполне возможно, увеличивая таким образом способность успешно влиять на других.

 

Вопрос 31

Понятие делового этикета

Современный деловой этикет - это свод правил поведения, принятых в бизнес-среде, и в нем нет ничего лишнего, ничего такого, что мешало бы вести дела. Наоборот, деловой этикет – это инструмент, повышающий эффективность общения, создающий партнерство, порождающий эмоциональный комфорт.

элементы

Приветствие, представление, обращение, субординация.

Приветствие – это первая демонстрация вежливости.

2.2 Визитные карточки

Визитная карточка – это карточка с именем, отчеством (у россиян), фамилией, указанием служебного положения, адресом, телефоном и другими сведениями о лице, вручающем или оставляющем ее при официальном знакомстве, посещении кого-либо и т.п.

Визитных карточек имеется несколько видов: стандартная; для специальных и представительских целей; для неофициального общения (семейная); карточка организации (фирмы) и др.

2.3 Деловые подарки и сувениры

Делать подарки – искусство, проявление внутренней культуры человека. Подарок должен быть выражением хорошего отношения к человеку.

 

Как память о посещении города, фирмы, дома гостям вручают различные предметы, художественные изделия - сувениры. Обычно на них имеется эмблема, знак фирмы и др.

2.4 Этикет в культуре внешности

Впервые увидев человека, люди непроизвольно обращают внимание на его внешность.

Культуру человека подчеркивает его одежда. Она является, своего рода, визитной карточкой человека. Одежда несет партнерам по общению информацию о человеке, его вкусах, принадлежности к тому или иному социальному или профессиональному слою.

 

Вопрос 32

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: