Информация и коммуникации в менеджменте.

Информационное обеспечение управления. Содержание и требования, предъявляемые к информации. Основные принципы, цели, задачи и классификация внутрифирменной системы информации. Коммуникации в системе управления и эффективность управления. Межличностные коммуникации и проблема препятствий в коммуникациях. Организационные коммуникации, их совершенствование.

 

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое со­стоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обос­нованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен ин­формацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуще­ствляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Для многих фирм внутрифирменная система информации ре­шает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий коо­перированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в пре­доставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая ин­формация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно по­полняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практи­ческое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К ин­формации предъявляются определенные требования:

краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, опти­мальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Значение внутрифирменной системы информации. Для современных ус­ловий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств ав­томатизированвой обработки цифровой и текстовой информации, объединен­ных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потреб­ности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и пе­редачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации " снизу вверх", а также конкретизация информации " сверху вниз".

Информационный процесс, направленный на получение научно-техниче­ской, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в ин­формационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычис­лительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем дости­гается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить ко­личество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка являются важ­ным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистра­ции, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, гра­фической и иной информации.

Основные принципы, цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации. Оновные принципы и цели ВСИ:

• определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

• выработка системы хранения, использования, предоставления информа­ции в централизованном и децентрализованном управлении;

• определение потребностей в технических средствах (в том числе ком­пьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном под­разделении;

• разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

• проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

• автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;

• обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных под­разделений;

• автоматизация административно-управленческого труда на основе ис­пользования компьютерной техники.

Важными задачами ВСИ являются:

• координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых от­четов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;

• определение основных направлений системы сбора, обработки и хра­нения первичных данных;

• определение основных направлений развития технологии обработки ин­формации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкрет­ной информации — это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Руководитель тратит большую часть своего времени на коммуникацию для того, чтобы реализовать собственные роли и цели в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессах принятия решений, а также в управлении, планировании, мотивации деятельности подчиненных и контроле за их работой. Поскольку все виды управления построены на коммуникации, ее с полным основанием можно считать главным связующим процессом.

От качества обмена информацией напрямую зависит степень реализации поставленных задач. В то же время некачественная, неэффективная коммуникация способна порождать массу проблем в организациях. В частности, т.н. «открытые» проблемы, которые связаны с человеческими, поведенческими аспектами деятельности организации. Они проявляются в социально-психологической напряженности, конфликтах, столкновениях интересов, в «разрывах» деловой коммуникации, в отказе от сотрудничества и в других симптомах нездорового нравственно-психологического климата организации /о типах организационных проблем

Эффективная коммуникация предполагает также наличие у менеджера коммуникативной компетентности, т.е. способности устанавливать и поддерживать необходимые контакты с другими людьми, а именно: достигать взаимопонимания, ясного представления о ситуации и предмете общения.

Что может помешать этому?

а) стереотипы - упрощенные мнения относительно отдельных лиц или ситуации;

б) «предвзятые представления»- склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно;

в) плохие отношения между людьми;

г) отсутствие внимания и интереса собеседника;

д) пренебрежение фактами, т.е. привычка спешить с выводами /заключениями/ при отсутствии достаточного числа фактов;

е) ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность;

ж) неверный выбор стратегии и тактики общения;

з) смешение видов общения.

Эффективность коммуникационных процессов в организации зависит от многих факторов. Необходимо определить потребность в информации. Персонал должен быть осведомлен о наличии информации. Следует обеспечить доступ к информации, а система коммуникаций в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой. Большое значение имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д.

Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов.

1. Необходимо определить потребность в информации. При этом следует обеспечить понимание работниками, как будет использоваться информация, и правильное направление информационных запросов. Существует два основных подхода к поиску информации:

активный, когда определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например с помощью сотрудника библиотеки. Этот подход на языке носителей информационных технологий называется «pull» — «вытягивание»;

пассивный, когда сотрудник оповещает свое подразделение или организацию в целом, какая ему требуется информация ( «push» — «выталкивание»).

2. Персонал должен быть осведомлен о наличии информации, т.е. должны быть указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т.д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информации обеспечивается введением в организации новых должностей специально для помощи тем, кто занят поиском информации, а также привлечением экспертов для фильтрации информации.

3. Обеспечение доступа к информации. Для получения информации методами «pull» и «push» необходимо обеспечить пользователю наиболее удобные средства и поддерживать баланс между этими методами.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: