Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Методические указания к проведению практических занятий



ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

Методические указания

к практическим занятиям

для студентов всех форм обучения

 

 

Направление 090900 – Информационная безопасность

 

Санкт-Петербург

Допущено

редакционно-издательским советом СПбГИЭУ

в качестве методического издания

 

 

Составитель

канд. техн. наук, доц. Е.В. Черток
канд. техн. наук, ст. преп. Е.В. Красильникова

Рецензент

канд. экон. наук, доц. С.А. Соколовская

 

Подготовлено на кафедре

вычислительных систем и программирования

 

 

Одобрено научно-методическим советом факультета

информационных систем в экономике и управлении

 

 

© СПбГИЭУ, 2012


Оглавление

Общие положения.. 4

Методические указания к проведению практических занятий.. 5

Практические занятия №№ 1-4. Унификация и стандартизация. Оформление реквизитов 5

Практические занятия №№ 5-6. Требования к бланкам документов.. 16

Практические занятия № 7-8. Составление и оформление научно-технических документов 22

Практические занятия №№ 9-12. Организация работы с документами на предприятии 28

Практические занятия №№ 13-14. Номенклатура дел. 44

Практические занятия №№ 15-16. Формирование и текущее хранение дел. Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения.. 58

Рекомендации по подготовке к занятиям... 65

Рекомендуемая литература.. 65

 


Общие положения

Настоящие методические указания к практическим занятиям по дисциплине «Документоведение» предусмотрены рабочим учебным планом направления 090900 – Информационная безопасность.

Цель данных методических указаний – изучение современной системы документоведения, терминологии, формы и содержания управленческих документов, систем документации, комплексов документов, направлений и методов их совершенствования.

Для выполнения заданий необходимы знания операционной системы Windows и основных приложений Microsoft Office в объеме начального курса дисциплины «Информатика».

 

 


Методические указания к проведению практических занятий

 

Практические занятия №№ 1-4. Унификация и стандартизация. Оформление реквизитов

 

Унификация и стандартизация

Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны.

Объектами унификации являются:

1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов;

2) системы документации;

3) тексты документов;

4) виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты управленческих документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Требования к оформлению реквизитов документов подробно изложены в ГОСТ 6.30-2003.

Расположение реквизитов показано на рис. 1, 2.

 

Расположение и размеры реквизитов документа (ГОСТ Р 6.30-2003)

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон углового бланка (формат А4)

 

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон продольного бланка (формат А4)

 

Цель занятия №1: целью практических занятий является приобретение практических навыков разработки и оформления организационно-распорядительных документации (ОРД) внутри предприятия.

 

Задание №1: составить комплект ОРД в соответствии с заданной ситуацией (3-5 документов).

Ситуации для составления внутренней ОРД.

Ситуация № 1. Во время инвентаризации библиотеки СПбГИЭУ обнаружена недостача. По результатам заседания инвентаризационной комиссии и с учетом объяснительной записки заведующей библиотекой, подготовлен распорядительный документ о возмещении недостачи.

Ситуация № 2. В СПбГИЭУ проведена проверка работы отдела платных услуг по ксерокопированию. Комиссия в составе помощника директора, заведующего финансовым отделом, и заведующего отделом платных услуг обнаружила нарушения в оформлении финансовой документации. Секретарю производящему оформление этой документации, должны быть предъявлены санкции, перечень которых приведен в распорядительном документе.

Ситуация № 3. Производственная необходимость требует продолжения работы приемной комиссии СПбГИЭУ в выходные дни с учетом денежной компенсации переработки или предоставления других дней для отдыха.

Ситуация № 4. Отдел кадров собирается принять на работу опытного менеджера с солидным стажем работы по специальности, предоставившего руководителю следующие документы: личное заявление о приеме на работу, копию диплома и выписку из трудовой книжки. Референту руководителя отдела кадров необходимо подготовить проект распорядительного документа.

Ситуация № 5. По вине бухгалтерии сотрудникам СПбГИЭУ в текущем месяце была задержана зарплата. Главный бухгалтер знает, что задержка связана с опозданием перечисления на счет СПбГИЭУ денежных средств от Министерства образования и науки РФ.

Ситуация № 6. В ИВЦ (информационно-вычислительном центре) прошло заседание, на котором обсуждался вопрос о закупке нового компьютера для серверных задач и установке на него программного обеспечения. Принято решение о выделении для этих целей 50 тыс. руб. и проведении соответствующих мероприятий по закупке, наладке, установке.

Ситуация № 7. На основании приказа ректора СПбГИЭУ проведена проверка состояния бухгалтерского учета на строительстве общежития. В приказе указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных комиссией. Бухгалтер СПбГИЭУ составляет докладную записку главному бухгалтеру, где отмечает выполнение всех пунктов приказа, за исключением пункта об организации ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру.

Ситуация № 8. Объем выполняемых работ требует расширения планово-экономического отдела и увеличения числа компьютеров. Необходимо составить комплект документов, позволяющих обеспечить планово-экономический отдел предприятия необходимыми работниками и вычислительной техникой.

Ситуация № 9. В вузе вводится централизованная форма расчета с работниками. Главный бухгалтер предоставил руководителю предприятия документ, в котором обоснована необходимость централизации расчетов. Согласно приказу, работники, желающие перейти на централизованную форму расчета, должны написать соответствующие заявления. Бухгалтерия обязана подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников и в главной бухгалтерии из расчета общего сокращения сотрудников на 20%.

Ситуация № 10. Проведена проверка режима работы центральных складов. Выявлены нарушения, связанные с отпуском материалов в неустановленные сроки, что нарушает нормальную работу складского аппарата. В проекте приказа, составленного по результатам работы комиссии, указаны должностные лица, ответственные за нарушения и назначены конкретные лица, отвечающие за перевод склада на рациональный режим работы, о чем следует составить соответствующие документы.

 

Пример составления комплекта документов на ситуацию № 1 приведен на стр. 12-14.


  УТВЕРЖДАЮ И.о. ректора СПбГИЭУ К.э.н., доц. Е.В. Жгулев
Минобрнауки РФ ФГБОУ ВПО Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет (СПбГИЭУ) АКТ
10.03.2012 № 500
О проведении инвентаризации библиотечных фондов
Основание: Приказ ректора от 09.03.2012 № 450 Составлен комиссией в составе: Председатель: Проректор по хозяйственной деятельности Т.А. Петров Члены комиссии: 1. Заведующая библиотекой О.Л. Сидорова 2. Заведующая отделом комплектования и учета Н.Т. Иванова 10.03.2012 была проведена инвентаризация библиотечных фондов. При этом была обнаружена недостача методических пособий в количестве 5 штук, числящихся по картотеке. Комиссия пришла к выводу: заведующую библиотекой О.Л. Сидорову обязать возместить недостачу.
Председатель комиссии личная подпись Т.А. Петров Члены комиссии личная подпись О.Л. Сидорова личная подпись Н.Т. Иванова
 
БиблиотекаСПбГИЭУ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Проректору по хозяйственной деятельности Т.А. Петрову
10.03.2012 № 501
О недостаче в библиотеке
При проведении инвентаризации библиотечных фондов обнаружена недостача в связи с неаккуратным обращением с методическими пособиями некоторых работников библиотеки. Прошу учесть это обстоятельство при дальнейшем разбирательстве.
Заведующая библиотекой личная подпись О.Л. Сидорова
 
ГОУ ВПО Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет (СПбГИЭУ) РАСПОРЯЖЕНИЕ  
20.03.2012 № 550
О возмещении недостачи
В связи с обнаружением недостачи при проведении инвентаризации библиотечных фондов СПбГИЭУ, с учетом объяснительной записки, ОБЯЗЫВАЮ: 1. Заведующей библиотекой О.Л. Сидоровой возместить недостачу в библиотеке. Срок исполнения 01.04.2012. 2. Контроль за возмещением недостачи возложить на проректора по хозяйственной деятельности Т.А. Петрова.
И. о. ректора СПбГИЭУ личная подпись Е.В. Жгулев

Цель занятия №2: целью практических занятий является приобретение практических навыков определения функций и категорий документов.

 

Задание №2:

I. Привести примеры документов, выполняющих следующие функции: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.

II. Перечислить, какими функциями обладают следующие документы. Указать, к какой категории они относятся (организационные документы, распорядительные, информационно-справочные, справочно-аналитические, плановая документация, отчетно-статистическая, кадровая, бухгалтерская документация):

1) паспорт; абонемент; указание.

2) автобиография; ГОСТ; личный листок по учету кадров.

3) штатное расписание; чертеж; трудовая книжка.

4) характеристика; баланс; устав.

5) афиша; трудовой договор; смета.

6) табель; страховой полис; прейскурант.

7) страховое свидетельство; протокол; расписание.

8) справка; спецификация; положение.

9) служебная записка; программа; лицензия.

10) сертификат; рапорт; нормативные документы.

11) резолюция; патент; конституция.

12) реестр; предписание; трудовой договор.

13) письмо; пакт; номенклатура дел.

14) отзыв; журнал; договор.

15) калькуляция; личный листок по учету кадров; зачетная книжка.

16) объяснительная записка; международный договор; больничный лист.

17) листок нетрудоспособности (больничный лист); контракт; ГОСТ.

18) бюджет; конвенция; конспект.

19) коллективный договор; декларация; баланс.

20) закон; доверенность; ведомость.

21) воинские уставы; объяснительная записка; патент.

 

Практические занятия №№ 5-6. Требования к бланкам документов

 

Цель работы: целью практических занятий является приобретение практических навыков разработки и оформления документов с трафаретным текстом.

 

Задание: составить комплект документов с трафаретным текстом (шаблонов) для заданной ситуации (при этом в документах не нужно отражать переменную информацию).

 

Ситуации для составления шаблонов документов.

Ситуация № 1. При устройстве на работу инженером в «Digital Security» необходимо заполнить анкету сотрудника, таблицу трудовой деятельности и принести справку с места прежней работы. Необходимо составить шаблоны: анкеты, таблицы и справки. Таблица должна включать заголовки: период работы, должность и местонахождение организации.

Ситуация № 2. При поступлении на курс обучения «Разработка программного обеспечения» в НОУ «Компьютерная академия «Софтджойс»» необходимо заполнить анкету, представить справку с места учебы и заполнить таблицу знаний языков программирования. Необходимо составить шаблоны: анкеты, таблицы и справки. Таблица должна включать заголовки: наименование языка, уровень знаний по пятибалльной шкале, опыт программирования.

Ситуация № 3. Для участия в межвузовской студенческой научной конференции необходимо отправить заявку, представить справку с места учебы и заполнить таблицу участника конференций. Необходимо составить шаблоны: заявки, таблицы и справки. Таблица должна включать заголовки: наименование конференции, период проведения, роль (докладчик, слушатель).

Ситуация № 4. Для участия в конкурсе грантов необходимо отправить заявку в виде таблицы, представить справку с места учебы и заполнить анкету научного руководителя. Необходимо составить шаблоны: заявки, анкеты и справки. Таблица должна включать заголовки: специальность, тема, название вуза, ФИО, дата рождения.

Ситуация № 5. Для прохождения преддипломной практики в «Digital Security» необходимо представить направление с места учебы, заполнить анкету, а также заполнить таблицу навыков компьютерных программ. Необходимо составить шаблоны: направления, анкеты и таблицы. Таблица должна включать заголовки: название программы, уровень пользователя, приобретенные навыки.

Ситуация № 6. Для участия в номинации на молодежную премию Санкт-Петербурга необходимо оформить заявку, представить справку с места учебы и заполнить список научных трудов в виде таблицы. Необходимо составить шаблоны: заявки, таблицы и справки. Таблица должна включать заголовки: наименование, издательство, количество страниц, фамилии соавторов.

Ситуация № 7. При посещении выставки «Информация: техника и технологии защиты» необходимо оформить заявку, заполнить анкету и заполнить опросный лист (после посещения) в виде таблицы. Необходимо составить шаблоны: заявки, таблицы и анкеты. Таблица должна включать заголовки: научные интересы, область применения, место получения информации о выставке, оценка организации выставки, прогноз посещения следующей выставки, место работы, должность, ФИО, контакты.

Ситуация № 8. В ходе учебно-исследовательской работы студент заполняет бланк задания, анкету и календарный план в виде таблицы. Необходимо составить бланк задания, шаблоны анкеты и таблицы. Таблица должна включать заголовки: наименование этапа, срок выполнения, вид отчетности.

Ситуация № 9. В ходе дипломного проектирования студент заполняет бланк задания, аннотацию и календарный план в виде таблицы. Необходимо составить бланк задания, шаблоны аннотации и таблицы. Таблица должна включать заголовки: наименование этапа, срок выполнения, вид отчетности.

Ситуация № 10. Для представления статьи в редакцию научного журнала «Вестник ИНЖЭКОНа» автору необходимо предоставить аннотацию статьи, анкеты авторов и сведения о статье в виде таблицы. Необходимо составить шаблоны аннотации, анкеты и таблицы. Таблица должна включать заголовки: авторы, название статьи, УДК, ключевые слова.

 

Пример составления шаблонов на ситуацию № 1 приведен на стр. 19-21.


ФГУП НПО «Импульс»

ул. Киришская, д. 2, г. Санкт-Петербург, 195299

Тел. / факс: (812) 590-45-10

 

 

Анкета сотрудника

 

Дата «___»___________2012 г.

 

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

Адрес прописки

Адрес проживания

Телефоны

E-mail

Воинское звание

Семейное положение

Дети

Образование

Иностранные языки

 

(подпись)

 


Задание на научно-исследовательскую работу

«Разработка рекомендаций по защите информации от вредоносных программ»

 

Студентам 1) Иванову Ивану Ивановичу группа № 3811

2) Курносовой Ирине Павловне группа № 3811

1. Собрать и проанализировать информацию о

1.1 Современных вредоносных программах

1.2 Потерях от воздействия этих вредоносных программ

2. Разработать теоретическую часть

2.1 Исследовать уязвимости операционной системы Windows

2.2 Исследовать уязвимости браузеров

3. Выполнить практическую часть

3.1 Проанализировать существующие методы защиты информации

3.2 Разработать рекомендации по защите информации от вредоносных программ

4. График выполнения задач

 

номер этапа (раздела) ответственный за выполнение этапа (раздела) семестр I семестр II
сент   окт   сент   окт   сент   окт   сент   окт  
1.1 Иванов                
1.2 Курносова                
2.1 Иванов                
2.2 Курносова                
3.1 Иванов, Курносова                
3.2 Иванов, Курносова                

 

 

Задание выдал: Сидоров Андрей Петрович личная подпись

Дата «___»____________2012 г.

 

Задание приняли: Иванов Иван Иванович личная подпись

Курносова Ирина Павловна личная подпись


Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет

(ФГБОУ ВПО СПбГИЭУ)

 

 

УДК 004.056.57

УТВЕРЖДАЮ

Проректор университета

по научной работе

_________ А.В. Иванов

«___»__________2012 г.

 

 

ОТЧЕТ

О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ

Исследование и разработка методов защиты информации от вредоносных программ

 

РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ЗАЩИТЕ ИНФОРМАЦИИ ОТ ВРЕДОНОСНЫХ ПРОГРАММ

(заключительный)

 

 

Заведующий кафедрой ПКС,

доктор экон. наук, профессор личная подпись Е.В. Стельмашонок

Дата «___»____________2012 г.

 

Руководитель НИР,

канд. техн. наук, доцент личная подпись А.П. Сидоров

Дата «___»____________2012 г.

 

Санкт-Петербург – 2012
Федеральное государственное бюджетное образовательное
учреждение высшего профессионального образования

Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет

 

 

АННОТАЦИЯ

Кадровая документация

Цель работы №1: целью практических занятий является приобретение практических навыков разработки и оформления документов по личному составу.

 

Задание №1: составить комплект документов по личному составу для заданной ситуации.

 

Ситуации для составления документов по личному составу

Ситуация № 1. Составить комплект документов при поступлении на работу ассистентом кафедры ВСиП в СПбГИЭУ: заявление, контракт, приказ.

Ситуация № 2. Составить документы при поступлении на работу секретарем отдела кадров СПбГИЭУ: заявление и приказ. А также нарисовать схему оформления документов при приеме на работу.

Ситуация № 3. Составить комплект документов при поступлении на работу инженером в ООО «Секьюрити»: резюме, заявление, приказ.

Ситуация № 4. Составить документы при переводе с должности инженера на должность ведущего специалиста ООО «Секьюрити»: заявление и приказ. А также нарисовать схему оформления документов при переводе работника на другую должность.

Ситуация № 5. Составить комплект документов при переводе с должности ассистента на должность старшего преподавателя кафедры ВСиП СПбГИЭУ: заявление, протокол и приказ.

Ситуация № 6. Составить комплект документов при увольнении по собственному желанию ассистента кафедры ВСиП СПбГИЭУ: заявление и приказ. А также нарисовать схему оформления документов при увольнении.

Ситуация № 7. Составить комплект документов при увольнении инженера ООО «Секьюрити» за прогулы: должностную инструкцию в которой указан режим работы сотрудников, объяснительную записку работника и приказ.

Ситуация № 8. Составить комплект документов при увольнении бухгалтера ОАО «Денежки» за воровство в размере 100000 рублей: докладную записку главного бухгалтера, объяснительную записку бухгалтера и приказ.

Ситуация № 9. Составить комплект документов при увольнении уборщицы ООО «Секьюрити» за прогул: акт, свидетельствующий о факте прогула, объяснительную записку работника, контракт в котором указан режим работы.

Ситуация № 10. Составить комплект документов при попытке увольнения секретаря ООО «Секьюрити» за прогул: акт, свидетельствующий о факте прогула, объяснительную записку работника с прилагаемой справкой из милиции.

 

Пример составления документов по личному составу для ситуации № 1 приведен на стр. 30-32.


     
ФГБОУ ВПО СПбГИЭУ ЗАЯВЛЕНИЕ     И.о. ректора СПбГИЭУ Е.В. Жгулеву   Прошу принять на работу с окладом согласно штатному расписанию с 01.02.2012 личная подпись зав. каф. ВСиП 26.01.2012  
25.01.2012  
 
Прошу принять меня на работу на должность ассистента кафедры «Вычислительных систем и программирования» на полную ставку с 1 февраля 2012 г.    
личная подпись Е.Б. Романова  
     
   

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

1. Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет», именуемый в дальнейшем «Университет», в лице и.о. ректора Жгулева Евгения Викторовича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданка Романова Ева Борисовна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем.

2. Работник принимается на работу на кафедру «Вычислительных систем и программирования» на должность ассистента.

3. Трудовой договор является договором по основной работе.

4. Трудовой договор заключается на срок с 01.02.2012 по 01.02.2013.

5. Работник должен выполнять обязанности, предписанные должностной инструкцией и обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.

6. Университет обязан организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

 

Университет Работник

ФГБОУ ВПО СПбГИЭУ Романова Ева Борисовна

И.о. ректора

Е.В. Жгулев личная подпись

 

Настоящий договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится в Университете и один – у Работника.

 

С Уставом, должностной инструкцией и Правилами внутреннего трудового распорядка ознакомлена.

Работник личная подпись Е.Б. Романова

30 января 2012 г.

     
ФГБОУ ВПО СПбГИЭУ     ПРИКАЗ  
31.01.2012 № 20 г. Санкт-Петербург  
О приеме на работу  
ПРИНЯТЬ Романову Еву Борисовну на должность ассистента кафедры «Вычислительных систем и программирования» с 1 февраля 2012 г. с окладом согласно штатному расписанию.    
И.о. ректора СПбГИЭУ личная подпись Е.В. Жгулев  
С приказом ознакомлена: личная подпись Е.Б. Романова 01.02.2012
   

 

Деловая переписка

Цель работы №2: целью практических занятий является приобретение практических навыков разработки и оформления внешнейОРД на примере составления писем.

 

Задание №2: составить деловую переписку по заданной ситуации (3 – 4 письма).

 

Ситуации для деловой переписки.

Ситуация № 1. OOO «Кей» осуществляет поставку компьютеров предприятиям города Санкт-Петербург, устанавливая на реализуемые машины операционную систему Windows 7. Кафедра Вычислительных систем и программирования СПбГИЭУ приобрела 20 компьютеров у вышеуказанной фирмы и установила, что все они являются неработоспособными, поскольку их конфигурация не соответствует системным требованиям. Необходимо составить рекламное письмо OOO «Кей», письмо-запрос и письмо-претензию кафедры ВСиП СПбГИЭУ.

Ситуация № 2. СПбГИЭУ заинтересован в установлении сотрудничества с фирмой «Защитаинфотранс» с целью поставки бесплатных программных продуктов, о чем сообщает в информационном письме. «Защитаинфотранс» просит уточнить ряд технических характеристик ЭВМ и одновременно предлагает к продаже коммерческие программные продукты. Необходимо составить цепочку писем, необходимых для организации встречи представителей фирмы «Защитаинфотранс» и СПбГИЭУ.

Ситуация № 3. СПбГИЭУ по истечении контракта отказался от услуг фирмы «Коммерсант», осуществлявшей маркетинговые исследования для него. Ректор СПбГИЭУ направил в фирму соответствующее письмо с обоснованием причин отказа. Необходимо составить письмо директору фирмы «Коммерсант» и возможную цепочку взаимосвязанных писем, а также составить рекламное письмо фирмы «Коммерсант» с целью привлечения других клиентов.

Ситуация № 4. Вы – директор фирмы, занимающейся разработкой программного обеспечения. Вам стало известно, что кафедра Вычислительных систем и программирования СПбГИЭУ нуждается в принципиально новой операционной системе с достаточно высоким уровнем безопасности и рассчитанной на работу в сети. Необходимо составить письмо заведующему кафедрой с предложением о разработке ОС и составьте варианты ответа кафедры фирме.

Ситуация № 5. СПбГИЭУ направило в ЗАО «Петроэлектросбыт» письмо с просьбой о разрешении бесплатного электроснабжения вуза. Получив письмо-отказ, СПбГИЭУ убедительно мотивирует необходимость установления льгот по оплате электроэнергии и получает разрешение ЗАО «Петроэлектросбыт». Необходимо составить цепочку писем.

Ситуация № 6. Вы – директор малого предприятия «Альфа». Для расширения производства необходимо найти новых потребителей продукции предприятия. С этой целью вы разослали рекламные письма ряду вузов Санкт-Петербурга и получили от СПбГИЭУ письмо-запрос о предоставлении более полной информации о характеристиках товара и заказ на 15 компьютеров. После выполнения заказа выяснилось, что три компьютера неисправны. Необходимо написать письмо-рекламацию от СПбГИЭУ. В письме указать характер неисправности и просьбу о замене этих компьютеров. Написать ответное письмо.

Ситуация № 7. Отдел кадров СПбГИЭУ направляет ряду типографий письмо-просьбу о выполнении заказа по изготовлению бланков учета и отчетности. В ответ от типографий получены два письма с обоснованным отказом и письмо-ответ типографии «Наука» о возможности выполнения заказа. Необходимо составить все варианты писем.

Ситуация № 8. Выставочное объединение ЛЕНЭКСПО приглашает на выставку «Информация: техника и технологии защиты» специалистов, в том числе сотрудников СПбГИЭУ. Необходимо составить письмо-приглашение ЛЕНЭКСПО, письмо-заявку СПбГИЭУ с количеством посетителей выставки и письмо-запрос на участие в выставке с докладом «Средства и методы защиты электронного документооборота».

Ситуация № 9. СПбГИЭУ просит ООО «Секьюрити» принять на практику 50 студентов на два месяца – июль, август. ООО «Секьюрити» сообщает, что в состоянии практиковать только 30 студентов в этот период, но готовы принять на практику остальных 20 студентов на июнь-июль. СПбГИЭУ соглашается на предложение ООО «Секьюрити» и благодарит за сотрудничество.

Ситуация № 10. ООО «Суперсайт» предлагает услуги по созданию и поддержке сайтов и порталов различным вузам. СПбГИЭУ интересуется условиями и стоимостью поддержки корпоративного портала engec.ru. ООО «Суперсайт» отвечает, что занимается поддержкой только собственных сайтов и порталов.

 

Пример составления деловой переписки на ситуацию № 1 приведен на стр. 36-38.


       
OOO «Кей» Каменноостровский пр., д.9, г. Санкт-Петербург, 197046, тел. (812) 074, факс: (812) 327-49-77, e-mail: [email protected] http: //www.key.ru ОКПО 12345678 ОГРН 1234512345123 ИНН/КПП 123451234512/123456789 Санкт-Петербургский государственный инженерно-экономический университет   ул. Марата, д. 27, г. Санкт-Петербург, 191002
26.03.2012 № 100 На №______от___________  
О продукции предприятия  
Предлагаем вашему университету приобрести продукцию нашей фирмы – персональные компьютеры с установленной операционной системой «Microsoft Windows 7». Хотим отметить, что мы являемся официальным поставщиком корпорации «Microsoft» в вашем регионе. На все наши товары распространяется фирменная гарантия и последующее бесплатное обслуживание. Вся продукция сертифицирована и лицензирована. Предлагаем вам провести демонстрацию нашей продукции, полностью удовлетворяющей вышеперечисленным требованиям. Рассчитываем на взаимовыгодное сотрудничество.   С уважением, Борис Борисович.  
Коммерческий директор личная подпись Б.Б. Петров
     
ГОУ ВПО СПбГИЭУ Кафедра «Вычислительных систем и программирования» ул. Марата, д. 27, г. Санкт-Петербург, 191002 тел.: (812) 718-50-37 http: //www.engec.ru   Коммерческому директору OOO «Кей» Б.Б. Петрову   Каменноостровский пр., д.9, г. Санкт-Петербург, 197046
27.03.2012 № 30 На №100 от 26.03.2012  
О сотрудничестве  
Уважаемый Борис Борисович! Сообщаем Вам, что ваше предложение нас заинтересовало. Мы готовы приобрести партию персональных компьютеров в количестве 20 шт. на предложенных условиях. Просим Вас выслать калькуляцию на стоимость, сборку и доставку вашей продукции, и финансовые реквизиты для перевода денежных средств.   С уважением, Елена Викторовна.  
Заведующий кафедрой ВСиП СПбГИЭУ личная подпись Е.В. Стельмашонок  
     
ГОУ ВПО СПбГИЭУ Кафедра «Вычислительных систем и программирования» ул. Марата, д. 27, г. Санкт-Петербург, 191002 тел.: (812) 718-50-37 http: //www.engec.ru   Коммерческому директору OOO «Кей» Б.Б. Петрову   Каменноостровский пр., д.9, г. Санкт-Петербург, 197046
05.04.2012 № 33 На №______от___________
О выявленных недоработках
Уважаемый Борис Борисович!   Сообщаем Вам, что приобретенная нами продукция вашей компании (партия персональных компьютеров с установленной операционной системой) не соответствует заявленным условиям поставки. В ходе предварительного тестирования было выявлено, что вместо оговоренной системы «Microsoft Windows 7» была установлена устаревшая версия «Microsoft Windows Vista», что абсолютно не соответствует условиям договора поставки № 545 от 03.04.2010. Просим в недельный срок силами ваших специалистов осуществить замену неподходящего нам товара на оговоренный в договоре. Уведомляем Вас, что в случае невыполнения условий договора мы намерены передать дело на рассмотрение в комиссию по защите прав потребителей.     С уважением, Елена Викторовна.  
Заведующий кафедрой ВСиП СПбГИЭУ личная подпись Е.В. Стельмашонок  
         

Документооборот

Цель работы №3: целью практических занятий является приобретение практических навыков управления входящими, исходящим и внутренними документами.

 

Задание №3: составить первичный документ, нарисовать схему документооборота и оформить регистрационный журнал.

 

Ситуации для документооборота.


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2017-03-14; Просмотров: 1378; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.14 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь