Изучение документооборота предприятия

 

Документооборот - движение документов на предприятии с момента их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Документооборот определяет последовательность прохождения документов с момента выполнения первой записи и кончая сдачей их в архив. В составе документооборота можно выделить движение документов до обработки, в процессе обработки и после обработки.

Электронный документооборот предназначен для обмена документами с внешними информационными системами, системами автоматизированного ведения учета и другими функциональными подсистемами системы управления предприятием.

Основные требования, предъявляемые к документам, которые используются в системе бухгалтерского учета предприятия, изложены в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Учетные документы могут создаваться как на бумажных, так и на машинных носителях. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливается:

- перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

- круг лиц, которые обращаются с первичными документами;

- кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

- рабочая схема действующих отделов организации;

- порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

- график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Документооборот — это движение документов внутри организации. В бухгалтерском учете — это создание, получение от других предприятий и организаций, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов.

Первичный документ представляет собой бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, подтверждающий факт ее совершения и раскрывающий ее содержание.

Руководитель должен утвердить формы применяемых на предприятии учетных регистров, а также систему обработки информации и приемы организации документооборота. При этом принятая система документирования хозяйственных операций как элемент учетной политики должна обеспечивать:

- полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хоз^яйственной деятельности;

- предупреждение возникновения на предприятии скрытых резервов;

- отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования;

- тождество данных аналитического и синтетического учета;

- рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.

 

 

Рис.2 – Схема документооборота в ООО «САЛИГО»

 

Документооборот, организованный по графику:

- позволяет ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки;

- способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

- повышает производительность труда счетных работников;

- способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета;

- способствует повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;

- повышает эффективность всей учетной работы организации.

Воспользовавшись сложившейся организационной структурой, следует разработать блок-схему взаимосвязи подразделений, не отвечающих за процедуру документооборота, с ранее сформированной схемой подразделений, отвечающих за документооборот на предприятии. После этого целесообразно указать (схематически) маршруты движения документов и между самими подразделениями.

На втором этапе производится анализ структуры документооборота предприятия.

Группировку документов по признаку документационного обеспечения рекомендуется проводить в виде таблицы. Для более подробного анализа можно рассчитать количество обращающихся документов в среднем в месяц, в день.

Внутренние документы целесообразно рассматривать в разрезе финансовых и служебных функций.

Возможен также более детальный анализ приказов с разбивкой их на рубрики:

- по основной деятельности;

- по учетной политике;

- по личному составу.

Период, в течение которого проводится анализ, выбирается предприятием самостоятельно. Для выявления динамики в движении документов определяются темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов предприятия. Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем виде анализа необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии. Данный вид анализа также рекомендуется проводить в виде таблицы с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме.

Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

- для входящих и внутренних документов - то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;

- для исходящих документов - то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Выявление сезонности в объеме документооборота целесообразно проводить также в виде таблицы с разбивкой входящих, исходящих и внутренних документов по месяцам

 

 

1.8 Выводы и рекомендации студента

В работе мною были проанализированы внешняя среда гостиницы (клиенты, конкуренты, поставщики) и выявлено, что исследуемая организация весьма конкурентоспособна. Подробное рассмотрение и анализ внутренней среды (история, организационная структура, персонал, финансово-хозяйственное состояние) свидетельствует о том, что в гостинице весьма высокая рентабельность и получение прибыли, а также увеличение прибыли за последние два года. Комплексный экономический анализ деятельности ООО «САЛИГО» показал, что предприятие в целом является рентабельным и финансово устойчивым. Однако гостиница столкнулась с проблемой ассортимента услуг, а именно с неполнотой предоставляемых дополнительных услуг.

В то же время эту стратегию сложно реализовывать на уже освоенных рынках, находящихся в стадии зрелости. Связано это с тем, что расширение объемов продаж на зрелых рынках требует отнятия по­купателей у конкурентов. Завоевание же верных конкурентам поку­пателей может потребовать значительных финансовых затрат.

В третье части на основе анализа внешней и внутренней среды организации, а также в рамках данной стратегии – внедрения нового спектра услуг - было предложено создание бизнес-центра в гостинице, представляющего собой специализированное помещение, имеющее две рабочие зоны для работы клиентов на компьютере. Также в бизнес-центре предоставляются услуги набора, распечатки, копирования и отправки текстов по факсу и электронной почте, а также продажа канцелярских товаров. При необходимости в бизнес-центре возможно проведение совещаний на семь-десять персон.

Расширение спектра дополнительных услуг позволит предприятию привлечь новых клиентов и повысить уровень конкурентоспособности по сравнению с активными конкурентами среди отелей города.

Также мероприятие по повышению повышения статуса и конкурентоспособности предполагается осуществить с помощью проведения рекламной кампании в мини-отеле.

 

 

⇐ Предыдущая12

Поделиться: