Основные этапы типовой коммерческой сделки

Основные этапы типовой коммерческой сделки (вклю­чая и экспортно-импортную) состоят из определенной пос­ледовательности стадий ее подготовки, каждая из которых имеет конкретное целевое назначение и оформляется соот­ветствующими сопроводительными документами.

Первый этап — установление делового контакта с партнерами — включает стадии:

- запрос покупателем сведений о товаре (запрос пред­ложения товара) или вызов на торги продавца и получе­ние ответа;

- незатребованное предложение поставщика (оферта) и получение ответа от покупателя;

- проверка продавцом платежеспособности покупате­ля' запрос справок о его финансовом положении от га­рантов покупателя или обращение к специальному агенту по предоставлению коммерческих справок.

Если фирма-покупатель намеревается разместить за­каз, она постарается установить связь с интересующими ее поставщиками и запросить у них информацию о про­дукте и цене. В ответ на запрос поставщик обычно сооб­щает покупателю письменно нижний предел своей цены и дает подробное описание типа товаров, сообщает гра­фик поставки, а также на случай возможной скидки (обыч­но при увеличении объема заказа) — ее величину. Поку­патель, размещая свой заказ, может руководствоваться самыми различными мотивами. Например, выразить го­товность уплатить относительно более высокую цену в компенсацию за увеличение срока кредитования (обычно при предоставлении ему отсрочки платежа).

В свою очередь, поставщик может запросить у предпо­лагаемого покупателя имена и адреса его финансовых га­рантов и поручителей из делового мира, если до этого времени поставщик и заказчик не соприкасались по роду своей деятельности. В таком случае заказчику необходи­мо сослаться на партнеров, работающих в той же сфере (коммерческая отсылка), и на финансистов (отсылка бан­ковская) с целью убедить поставщика в платежеспособ­ности потенциального партнера. Если продавец пожелает удостовериться в платежеспособности будущего покупа­теля, ему достаточно будет обратиться с письменным за­просом к фирмам, рекомендующим покупателя, с помо­щью запроса сведений о его финансовом положении и платежеспособности. Он также обращается в свой упол­номоченный банк с целью получения при его посредстве от банка фирмы-покупателя сведений о ее финансовом положении. Банки предоставляют конфиденциальную информацию о финансовом положении своего клиента только по запросу от уполномоченного банка экспортера или импортера. Большинство фирм-поставщиков прибе­гает к услугам специализированных фирм по проверке платежеспособности, которые за вознаграждение также предоставляют накопленную ими информацию о финан­совом положении потенциального клиента. Наконец, в некоторых случаях поставщик, хотя и не подтверждает принятия заказа, но при готовности товара к отгрузке оформляет и выставляет покупателю комплект платеж­ных документов.

Оформление запросов и предложений на данном эта­пе обеспечивается с помощью инициативных писем-пред­ложений или писем о продаже. Как офферта (предло­жение товаров и услуг), так и письма о продаже представ­ляют собой инициативные письма и направляются с це­лью предложить товары и услуги без ожидания получе­ния запроса. Однако их отличие состоит в том, что оф­ферта направляется постоянному покупателю или поку­пателю, заинтересованному в приобретении данного вида товаров и услуг — твердая офферта, в то время как пись­ма о продаже носят более общий характер и направлены на установление контакта с широким кругом покупателей — свободная офферта. В связи с тем, что офферта является заявлением, обязывающим к заключению договора, она должна содержать будущие основные положения контрак­та: характеристика товара, покупная цена, условия плате­жа и поставки, включая характер упаковки, перевозки и страхования. Некоторое сходство имеется также между запросом и письмом о продаже: они близки по форме и содержанию. Вместе с тем запрос является лишь пригла­шением к заключению договора, а письмо о продаже есть не что иное, как реклама, но реклама селективная, на­правленная на определение группы покупателей соответствующего рода деятельности и профиля.

При подготовке инициативного письма важно учесть несколько принципиальных моментов. Во-первых, оно должно привлечь внимание адресата удачно сформулиро­ванным началом текста: целенаправленным, а также ори­гинальным — неожиданный вопрос, котировка цен, юмор с целью пробудить интерес и желание прочесть письмо до конца.

Во-вторых, необходимо вызвать желание купить товар: покупателя нужно убедить в том, что в его интересах (в силу получаемой прибыли, удовольствия, успеха, процве­тания и т.п.) принять данное предложение.

В-третьих, необходимо создать у покупателя убежден­ность в том, что предложение стоит принять. Аргументы могут быть следующие. Предложенная продукция или ус­луги обладают особыми достоинствами (новизна, цена, качество, удобство и т.д.), что подтверждается данными авторитетной независимой экспертизы. Покупатель мо­жет сам убедиться в этом, получив бесплатно образцы для испытаний или информацию о том, что известные фир­мы пользуются этой продукцией.

Наконец, последнее – нужно помочь покупателю от­ветить на предложение. Здесь облегчат его задачу, напри­мер, приложенные к письму надписанный конверт с мар­кой, бланк ответа. Клиенту остается только заполнить бланк и отправить его.

Многие коммерческие операции начинаются с запро­са о предложении товаров или услуг. Запрос выражает форму обращения покупателя к продавцу с просьбой вы­слать предложение. Цель запроса состоит в получении конкурентных предложений. Принципиально важно, чтобы запрос был кратким, четким и ясно указывающим на то, что именно интересует покупателя: товар и дополни­тельные сведения о нем (количество, качество, сорт), про­иллюстрированный каталог, прейскурант цен, возможная валюта цены, сроки и объемы поставок. Очевидно, что если покупатель заинтересован в получении уступок, это должно найти отражение в его запросе. Для этого при обращении к поставщику необходимо указать источник получения информации о нем (посольство, консульство, торговая палата, выставка, ярмарка, рекомендации коллег, партнеров, реклама). Можно кратко упомянуть о суще­ствующем в регионе спросе на товар этого поставщика.

Ответ на запрос предполагает, что поставщик после получения запроса на его товар или услуги должен при­нять все меры, ведущие к заключению контракта и полу­чению заказа.

Ответ не должен быть стандартным, для получения за­каза нужно проявить индивидуальный подход к клиенту: поблагодарить потенциального покупателя за его запрос, выразить положительное отношение к сотрудничеству с постоянным клиентом и приветствовать возможность ус­тановления деловых отношений с новым партнером. Кроме того, уместно сообщить любую дополнительную инфор­мацию, которая может помочь склонить клиента к по­купке данного товара (более высокое качество, улучшен­ная отделка, ранние сроки поставки, ожидаемое повыше­ние цен, большой спрос и быстрая распродажа). В заклю­чение следует выразить надежду на размещение у потен­циального покупателя заказа и заверить его в обеспече­нии обслуживания должным образом.

После того как предложение принято, партнеры подписывают контракт и тем самым берут на себя опреде­ленные обязательства: продавец обязуется передать товар в собственность покупателя на определенных условиях и в обусловленные сроки, а покупатель — принять товар и оплатить его стоимость.

Второй этап – оформление заказа покупателем – означает письменное указание покупателя о поставке ему товаров или предоставлении услуг. Товары могут быть заказаны и с помощью письма, однако чаще оформляется специальный бланк заказа с обоснованием цены. Одно­временно составляется закупочный ордер (сопроводитель­ное письмо) или индент, то есть закупочный ордер, ори­ентированный на экспорт, наличие которого необходимо в случае участия посредника-агента.

Любой заказ должен содержать необходимые данные для осуществления поставки требуемого товара, однако, заказ не становится контрактом до момента получения письменного согласия (акцепта или встречной офферты) заключить договор на предложенных условиях.

В торговой практике имеет место также телефонный заказ, который во всех случаях необходимо подтверждать письменно с пометкой " подтверждение" и с указанием номера заказа во избежание его дублирования.

Заказ может быть принят только с одновременным ус­тановлением покупателем графика поставки и указанием минимальной стоимости (цены) каждой партии, напри­мер, в Великобритании, не ниже 20 ф. ст. При отступле­нии от правил оформления заказа покупателем вся ответственность ложится на него.

После того как заказ принят, стороны считаются заключившими контракт и должны приступить к его исполнению. Копия заказа хранится покупателем в специ­альной регистрационной книге и используется для про­верки его исполнения.

Третий этап — исполнение заказа продавцом — пред­полагает обеспечить готовность товара к отправке и вклю­чает следующие операции: упаковку товара в соответст­вии с правилами, нормами и стандартами; отправку и транспортировку; страхование груза — оформление стра­хового полиса; таможенную очистку — заполнение тамо­женной декларации. Подготовка и отправка груза сопро­вождаются выпиской расчетных и товаросопроводитель­ных документов: инвойса (счет-фактуры), который на­правляется покупателю, а также в отдел сбыта и бухгалте­рию продавца для обеспечения процесса отгрузки и рас­четов соответственно; извещения о готовности товара, которое высылается покупателю; накладной, сопровож­дающей груз.

Четвертый этап — условия поставки и расчеты за ее выполнение — предусматривает возможность предостав­ления покупателю торговой или кассовой скидки, а также оплаты фрахта продавцом (транспортных издержек до места получения товара покупателем) или покупателем (транспортных издержек с места отправки товара). Усло­вия поставки определяются контрагентом и формулиру­ются с учетом сложившихся норм торговых обычаев в международной торговле — системы Инкотермс.

 

⇐ Предыдущая1234Следующая ⇒

Поделиться: