Проблемы, связанные с компьютерными способами обработки информации

Просто расстановка на рабочих местах сотрудников персональных компьютеров и соединение их в локальную сеть вряд ли даст положительный эффект в управлении предприятием, если коренным образом не пересмотреть существующую информационную структуру. Нельзя автоматизировать устаревшие способы работы, персональный компьютер может превратиться в средство для высокоскоростного производства новых бумаг. Так, по результатам анализа работы некоторого предприятия описан случай, когда для включения временного служащего в списочный состав предприятия было оформлено 43 различных документа, всего 113 страниц, включая требуемые копии. Это происходит потому, что в информационной системе существуют лишние связи (коммуникации) между подразделениями и отдельными служащими. При этом для нормального функционирования предприятия требуется не более 20-30 внутренних коммуникаций, на самом же деле их в 3-4 раза больше. Причем практика автоматизации управления предприятием показывает, что установка производительного компьютерного оборудования может привести к увеличению количества коммуникаций за счет печатания «на всякий случай» лишних копий, и их рассылки. Поэтому этапу внедрения на предприятии компьютерной техники должно предшествовать сокращение лишних коммуникаций (сотрудников) до оптимального уровня.

Одна из распространённых опасностей: приписывание мнимого могущества компьютеру. Персональный компьютер, каким бы дорогим и производительным он не был, это всего лишь счетная машина, которая не в состоянии решить наши сложные экономические проблемы, если мы сами не в состоянии правильно сформулировать задачу.

Большое значение имеют также социально-психологические проблемы, возникающие в коллективе при внедрении компьютерной техники, что вызывает, как правило, сокращение числа сотрудников, улучшение (а значит, и усиление) контроля за деятельностью остальных сотрудников и т.п.

Компьютеризация существенно изменяет технологию бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности. В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например журналами учета. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера невозможно.

Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.

 

Технологический процесс обработки информации

Представляет собой упорядоченную последовательность действий по обработке данных, информации, знаний до получения необходимого пользователю результата. Отсюда следует, что понятие информационной технологии подразумевает решение экономических и управленческих задач, связанное с выполнением ряда операций по сбору необходимой для решения этих задач информации, переработке ее по некоторым алгоритмам и выдачи лицу, принимающее решение в удобной для него форме.

Технологический процесс обработки информации зависит от характера решаемых задач, используемых технических средств, систем контроля, числа пользователей и др. факторов. Технологический процесс обработки информации может включать следующие операции (действия):

- Сбор данных, информации, знаний - представляет собой процесс регистрации, фиксации, записи детальной информации (данных, знаний) о событиях, объектах (реальных и абстрактных), связях, признаках и соответствующих действиях. При этом, иногда выделяют в отдельные операции «сбор данных и информации» и «сбор знаний». Сбор данных и информации - процесс идентификации и получения данных от различных источников, группирование полученных данных и представление их в форме, необходимой для ввода в ЭВМ. Сбор знаний - получение информации о предметной области от специалистов - экспертов и представление в форме, необходимой для записи в базу знаний.

- Обработка данных, информации, знаний. Обработка - понятие широкое и включает в себя несколько взаимосвязанных операций. К обработке можно отнести такие операции как: проведение расчетов, выборку, поиск, объединение, слияние, сортировка, фильтрацию и др. Следует помнить, что обработка - это систематическое выполнение операций над данными, процесс преобразования вычисления, анализа и синтеза любых форм данных, информации и знаний, посредством систематического выполнения операций над ними. При определении такой операции, как обработка выделяют: обработку данных, обработку информации, обработку знаний. Обработка данных представляет собой процесс управления данными (цифры, символы и буквы) и преобразование их в информацию. Обработка информации - переработка информации определенного типа (текстового, звукового, графического), преобразование ее в информацию другого типа.

- Генерация данных, информации, знаний - процесс организации, реорганизации и преобразования данных (информации, знаний) в требуемую пользователем форму, в том числе и путем ее обработки. Например, процесс получения форматированных отчетов (документов).

- Хранение данных, информации, знаний - процессы накопления, размещения, выработки и копирования данных (информации, знаний) для дальнейшего их использования (обработки и передачи).

- Передача данных, информации, знаний - процесс распространения данных (информации, знаний) среди пользователей посредством средств и систем коммуникаций и путем перемещения (пересылки) данных от источника (отправителя) к приемнику (получателю).

Управление базами данных

Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется системой управления базами данных — СУБД.

Наибольшее распространение на персональных компьютерах получили реляционные БД, использующие табличное представление данных. Основные действия, которые пользователь может выполнять с помощью СУБД:

- создание структуры БД;

- заполнение БД информацией;

- изменение (редактирование) структуры и содержания БД;

- поиск информации в БД;

- сортировка данных

- защита БД;

- проверка целостности БД.

Реляционные БД (РБД) — наиболее распространенный тип БД, использующий табличное представление данных.

Основные понятия организации данных в РБД:

таблица, запись, поле, тип поля, главный ключ таблицы.

СУБД (система управления базами данных) — программное обеспечение для работы с базами данных.

Основой многих информационных систем (прежде всего, информационно-справочных систем) являются базы данных.

База данных (БД) — организованная совокупность данных, предназначенная для длительного хранения во внешней памяти ЭВМ, постоянного обновления и использования.

В большинстве случаев базу данных можно рассматривать как информационную модель некоторой реальной системы, например книжного фонда библиотеки, кадрового состава предприятия, такую систему называют предметной областью базы данных и информационной системы, в которую она входит. Один из признаков, по которому можно классифицировать базы данных, — ха-рактер хранимой информации.

Классификация баз данных

Фактографические БД содержат данные, представляемые в краткой форме и строго фиксированных форматах. Такие БД являются аналогами бумажных картотек, на-пример, библиотечного каталога или каталога видеотеки.

Другой тип баз данных — документальные БД. Здесь аналогом являются архивы документов, например, архив судебных дел, ар-хив исторических документов и пр.

Классификация по способу хранения данных делит БД на централизованные и распределенные. Вся информация в централизованной БД хранится на одном компьютере. Это может быть автономный ПК или сервер сети, к которому имеют доступ пользователи-клиенты. Распределенные БД используются в локальных и глобальных компьютерных сетях. В последнем случае разные части базы данных хранятся на разных компьютерах.

Известны три разновидности структуры данных:

- Иерархическая;

- Сетевая;

- Табличная.

В последнее время наиболее распространенным типом баз данных стали реляционные БД. Известно, что любую структуру данных можно свести к табличной форме. Структурированное представление данных называется моделью данных.

Основной информационной единицей реляционной БД является таблица. Реляционные БД используют табличную модель данных. База данных может состоять из одной таблицы — однотабличная БД, или из множества взаимосвязанных таблиц — многотабличная БД.

Структурными составляющими таблицы являются записи и поля .

 

	Поле 1	Поле 2	Поле 3	Поле 4
Запись 1
Запись 2
Запись 3
Запись 4

Каждая запись содержит информацию об отдельном объекте системы: одной книге в биб-лиотеке, одном сотруднике предприятия и т. п. А каждое поле — это определенная характеристика (свойство, атрибут) объектов: название книги, автор книги, фамилия сотрудника, год рождения и т. п..Поля таблицы должны иметь несовпадающие имена.

Для каждой таблицы реляционной БД должен быть определен главный ключ — имя поля или нескольких полей, совокупность значений кото-рых однозначно определяют запись. Иначе говоря, значение главного ключа не должно повторяться в разных записях.

В теории реляционных баз данных таблица называется отношением (от англ., «relation» — отношение). Отсюда происходит название «реляционные базы данных».

Каждое поле таблицы имеет определенный тип. Тип — это множество значений, которые поле может принимать, и множество операций, которые можно выполнять над этими значениями.

 

Контрольные вопросы и задания:

1. Дайте определение обработки информации;

2. Перечислите методы обработки информации;

3. Определите виды обработки информации

a. Преобразование информации в символьную форму, удобную для ее хранения, передачи, обработки это ______________________;

b. Внесение определенного порядка в хранилище информации, классификация, каталогизация данных это ______________________;

4. Перечислите существующие режимы реализации обработки информации;

5. Назовите способы обработки информации;

6. Составьте схему технологического процесса обработки информации;

7. Как называется программное обеспечение для работы с базами данных;

8. Что такое реляционная база данных.

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: