X. Порядок передачи документов в архив

142. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169) документы Управления являются федеральной собственностью, относятся к Архивному фонду Российской Федерации и на основании договора об отношениях и сотрудничестве между Управлением, Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики и ГУ «Центральный государственный архив Удмуртской Республики» (далее – Государственный архив) от 17.01.2006 № 01/16 подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив.

143. Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется Управлением в течение определенных законодательством Российской Федерации сроков:

управленческой документации в течение 15 лет;

документов по личному составу в течение 75 лет.

По истечении указанных сроков Управление обеспечивает своевременную передачу документов на постоянное хранение в Государственный архив. До передачи в Государственный архив документы хранятся в архиве Управления: их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел общего обеспечения, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда Управления.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив Управления не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения, уничтожаются в установленном порядке (Приложение №.34).

144. До передачи в архив Управления номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в структурных подразделениях.

Начальники структурных подразделений и государственные служащие, отвечающие за обработку документов, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

145. При подготовке структурными подразделениями дел к передаче в архив Управления отделом общего обеспечения предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел Управления. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются структурными подразделениями.

Прием дел осуществляется отделом общего обеспечения и в присутствии государственного служащего структурного подразделения, ответственного за передачу дел. На обоих экземплярах описи напротив каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи государственных служащих отдела общего обеспечения, принявшего дела, и структурного подразделения, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Управления передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения из структуры Управления структурного подразделения либо изменения структуры государственный служащий, ответственный за обработку документов, оформляет завершенные в делопроизводстве дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения.

146. Передача дел в архив Управления осуществляется по графику, подготовленному отделом общего обеспечения, согласованному со структурными подразделениями и утвержденному приказом Управления.

147. О выполнении графика передачи дел в архив Управления, состоянии переданных дел, соответствии их количества сводной номенклатуре отдел общего обеспечения информирует служебной запиской Руководителя Управления.

 

XI. Особенности работы с электронными документами

В Управлении

 

148. В Управлении создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

149. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота, направляемых в Росреестр, используется электронная подпись (далее - ЭП), при отсутствии ЭП во внутреннем документообороте Управления используются электронные образы, полученные в результате сканирования документов.

150. Перечень электронных документов, обращающихся в СЭД Росреестра (далее - Перечень), утвержден приказом руководителя Управления от 29.03.2013 № П/34 на основании приказа Росреестра от 24.11.2011 № П/460 " Об утверждении Перечня документов Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов", согласованного с Федеральным архивным агентством.

151. Электронные документы, указанные в Перечне, создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД Росреестра.

152. При отправке исходящих внутренних документов, указанных в Перечне, осуществляется их оформление на бумажном носителе в одном экземпляре, который подписывается начальником подразделения, регистрируется в журнале исходящих внутренних документов, сканируется, вкладывается в электронную карточку (далее - ЭК) в СЭД Росреестра и направляется в соответствующие структурные подразделения Управления. За правильность вложения электронного образа документа в ЭК несет ответственность сотрудник подразделения, ответственный за ведение делопроизводства. Оригинал документа подшивается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения - исполнителя документа.

153. При переписке с Росреестром, его территориальными органами и подведомственными организациями прием и отправку электронных документов осуществляет отдел общего обеспечения.

154. При получении из территориальных органов и подведомственных организаций Росреестра электронных документов, подписанных электронной подписью, отдел общего обеспечения осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Электронные документы, поступившие с нарушениями установленных требований (электронная карточка без вложений или вложение без приложений, отсутствие или нарушение ЭП), не регистрируются, при этом обязательно указываются причины отказа в регистрации.

155. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству (кроме руководителя) и в структурные подразделения Управления отправка электронных документов и их хранение осуществляется вместе с их регистрационными данными (электронные карточки (ЭК). Документ на рассмотрение руководителю направляется отделом общего обеспечения в распечатанном виде с ЭК.

При поступлении в структурное подразделение Управления входящего электронного документа, направленного на рассмотрение отделом общего обеспечения, по вопросам, не входящим в компетенцию данного структурного подразделения, необходимо в течение 3-х дней направить в отдел общего обеспечения служебную записку с обоснованием причины возврата документа.

156. Создаваемые документы в структурных подразделениях Управления для отправки в Росреестр, его территориальные органы и подведомственные организации оформляются и обрабатываются в следующем порядке.

Все исходящие документы, независимо от способа их отправки (на бумажном носителе - почтовым отправлением или в электронном виде по СЭД Росреестра с использованием ЭП), оформляются на бланках Управления в соответствии с пунктом 7 раздела II Инструкции по делопроизводству.

157. Исходящие документы, создаваемые в Управлении за подписью руководителя, заместителей руководителя и направляемые с использованием ЭП, создаются и оформляются для отправки (ЭК с вложением документа в электронном виде) структурными подразделениями-исполнителями документа одновременно с оригиналом документа на бумажном носителе. За соответствие электронного документа, направленного на подпись руководителю, заместителям руководителя, оригиналу документа на бумажном носителе несет ответственность исполнитель документа. Руководителем, заместителями руководителя подписываются ЭП вложенный документ в ЭК, а также оригинал документа на бумажном носителе и полный комплект документов с ЭК направляется на регистрацию и отправку в отдел общего обеспечения. После подписи оригинала документа сотрудниками отдела общего обеспечения регистрируется подписанный документ, создается электронный образ документа (сканируется оригинал документа с подписью и исходящим номером и датой), вкладывается в ЭК, которая подписывается ЭП ответственным сотрудником отдела общего обеспечения и направляется адресату. Ответственность за правильность вложения соответствующего электронного образа документа в ЭК несет ответственный сотрудник отдела общего обеспечения. Оригинал документа (с отметкой об отправлении) подшивается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения-исполнителя документа.

В целях сохранения ЭП на документе вносить изменения (включая регистрационный номер и дату) в подписанный ЭП документ запрещается. За соответствие электронного документа, подписанного, электронному образу документа несет ответственность сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства структурного подразделения. При отправке документа, направляемого только в электронном виде с использованием ЭП без дублирования отправки на бумажном носителе, в регистрационный номер документа добавляется значок " @".

158. Определение способов отправки документов (по СЭД Росреестра с применением ЭП или почтовыми отправлениями на бумажном носителе) определяет автор документа или исполнитель, о чем делается соответствующая пометка в ЭК в окошке " рассылка".

159. При поступлении в отдел общего обеспечения неполного комплекта документов на отправку документы возвращаются исполнителям на доработку.

160. Документы ограниченного распространения (ДСП), а также документы, которые не поддаются сканированию (нестандартные листы, плохо читаемые документы и т.д.), подлежат отправке только почтовыми отправлениями.

161. Документы, создаваемые Управлением и (или) поступившие в Управление на бумажном носителе, включаются в СЭД Росреестра после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД Росреестра возможно после его сравнения с подлинником документа.

162. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД Росреестра.

163. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

164. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Управлении в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

165. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Руководителем Управления».

 

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

протокол ЭК протокол ЭПМК Комитета

от 19.01.2011 № 01 по делам архивов

при Правительстве

Удмуртской Республики

от 22.04.2011 № 4

⇐ Предыдущая12345678

Поделиться: