Тема 8. Классификация документов в организации

 

Управление организацией обеспечивается огромным количеством документированной информации. Все документы, обращающиеся в организации, подразделяются на документные образования (системы, подсистемы документации), виды и разновидности документов. Документные образования обеспечивают осуществление определенных функций управления или видов деятельности организации. Системы, подсистемы документации включают десятки видов документов, характерных для данного документного образования, которые в свою очередь могут состоять из многих разновидностей документов. Так, например, управленческая деятельность, фиксируемая главным образом организационно-распорядительными документами (ОРД), подразделяется на три подсистемы документов: организационную, распорядительную и справочно-информационную; протокол как вид документа справочно-информационной подсистемы ОРД имеет разновидности — протокол заседания, протокол разногласий, протокол допроса. К ОРД относится также подсистема кадровой документации с соответствующими видами и разновидностями документов.

Следует отметить, что прямо, как ОРД, или косвенно, как, например, документация по бухгалтерскому учету или даже технологическая документация, все виды документов так или иначе имеют отношение к вопросам управления. Каждый из них требует принятия соответствующего решения или непосредственного исполнения содержащегося в документе указания.

Приведем ниже классификацию документов, используемых в гой или иной мере каждой организацией независимо от ее масштабов и отраслевой специфики.

По видам деятельности документы организации подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (в виде, главным эбразом, организационно-распорядительных документов), поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по бухгалтерскому учету, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество видов документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, /казания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и др.

По способу документирования информации документы бывают: ( письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, аудио-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП) и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно». Сроки исполнения «несрочных» документов устанавливают руководителем организации.

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик— документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия; как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По степени полноты информации документы подразделяются на выписки из документа и полные варианты изложения текста.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные обращения граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцы), в виде анкет и таблиц., Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего, распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Трафаретным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и многие другие документы.

Анкета — способ представления унифицированной части текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

 

Тема 9. Документационное оформление автомобильных перевозок

 

Правила перевозки грузов автомобильным транспортом

Перевозка негабаритных и тяжеловесных грузов регулируется рядом требований, стандартов и правил, которые описаны в соответствующих документах. Однако следует помнить, что несмотря на то, что негабарит должен перевозиться в соответствии с особыми правилами, разработанными специально для данной категории грузов, при перевозке главенствующую роль играют все же правила дорожного движения. Стоит иметь в виду, что крупногабаритные и тяжеловесные грузы можно перевозить автотранспортом только в том случае, если груз невозможно перевести по частям. Кроме того, груз запрещается перевозить, если он превышает по размерам автомобиль спереди свыше 2 метров и сзади свыше 4 метров. Исключение может составить только тот факт, когда уменьшение груза невозможно и перевозка груза по частям может быть очень трудной и дорогой. Особое внимание стоит обратить на то требование, что если при загрузке товара есть возможность выбирать размеры нагрузки (ширину, высоту или длину), то следует избегать превышения разрешенной ширины.

Максимальную скорость передвижения назначает оформитель специального разрешения в зависимости от размеров груза, его массы и прочих нюансов и дорожных условий.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: