Современная оргтехника и организация делопроизводства

 

1. Система организационно-распорядительных документов, их состав и назначение.

Система организационно-распорядительных документов включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Без создания организационно-распорядительной документации деятельность хозяйствующих субъектов не возможна. Организационно-распорядительная документация устанавливает правовой статус организации, её структуру, штатный и численный состав работников, регламентирует порядок деятельности и управления; координирует вопросы управления; закрепляет вопросы правового и имущественного характера и т.д.

Организационно-распорядительные документы:

1 группа. Организационно-правовые документы

2 группа. Распорядительные документы

3 группа. Справочно-информационные материал

Система организационно-распорядительной документации включает в себя три группы документов, каждая из которых занимает определенное значение. Наибольшую значимость в составе организационно-распорядительных документов занимают организационно-правовые и распорядительные документы.

2. Учредительные документы

Учредительные документы — это документы, служащие основанием для деятельности юридического лица. Состав таких документов зависит от организационно-правовой формы создаваемого юридического лица.

В соответствии со статьёй 52 Гражданского Кодекса (редакция от 05.05.2014г.) юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками). Хозяйственное товарищество действует на основании учредительного договора, который заключается его учредителями (участниками) и к которому применяются правила об уставе юридического лица.

Устав юридического лица должен содержать сведения о наименовании юридического лица, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным.

3. Справочно-информационные материалы.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

Состав информационно-справочных документов: Докладная записка, Предложение, Представление, Заявление, Письмо, Протокол, Акт, Справка

4. Правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами: (ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” - М., 1999; Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. “Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения” - М., 1991г.);

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу Р 6.30-97. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -29. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Расположение основных реквизитов документа приведено в ГОСТ Р 6.30-97 (приложение 1).

5. Бланк документа и его виды.

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланком документа называют:

1. лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию; 2

2. электронный шаблон, включающий в себя реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 " Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Каждый бланк сочетает три признака классификации. Например, бланк письма генерального директора с угловым расположением реквизитов (рис 4.1), бланк акта (для организации в целом) с угловым расположением реквизитов.

 

Рис. 4.1 Классификация бланков документов

 

6. Состав и назначение реквизитов.

Реквизиты документов:

1.Реквизит “эмблема организации

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов (см. ГОСТ Р 6.30-97) эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) - в середине верхней части листа.

2.Реквизит “наименование организации “

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ). Наименование организации пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах:

1. уставе предприятия или учредительном договоре;

2. свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа 000 (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное общество) и т. п. Реквизит “наименование организации” располагается под реквизитом “эмблема организации”.

3. Реквизит “индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке “

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юридическим адресом предприятия. На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется типографским способом или с помощью ПК. Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации” или на нижнем поле документа.

7. Документооборот и его основные этапы.

Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

1. прием и первичная обработка поступающих документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация документов;

4. информационно-справочная работа;

5. направление на исполнение;

6. контроль исполнения;

7. исполнение документов;

8. отправка документов адресатам;

9. формирование дел в соответствии с номенклатурой;

10. хранение и использование документов в текущей деятельности;

11. подготовка и передача дел в архив.

8. Организация документооборота.

Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота (рис 4.2).

Рис. 4.2 Схема поступления документов

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку, т.е. независимо от адресата корреспонденция должна передаваться должностным лицам для внесения в регистрационные базы данных, чтобы зафиксировать сам факт (и время) поступления документов (приложение 2).

9. Методы совершенствования организации документооборота.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы:

1. совершенствование технологии документооборота

2. сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документационного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений).

На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сего­дняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно-распорядительной документации количество применямых форм сократилось в 4 раза.

10. Электронный документооборот.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Виды электронного документооборота:

- производственный документооборот;

- управленческий документооборот;

- архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота);

- кадровый документооборот (процедуры кадрового учета);

- бухгалтерский документооборот;

- складской документооборот;

- секретное и конфиденциальное делопроизводство;

- технический и технологический документооборот.

Преимущества электронного документооборота:

1. Экономия времени.

2. Более адекватное использование физического пространства и техники.

3. Повышение прозрачности внутренней работы предприятия.

4. Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации.

5. Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников.

6. Повышение безопасности информации и документов

7. Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку и т.д.

8. Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса.

 

Заключение

В данном отчете был проведен анализ структурного подразделения по учебной практике.

В первой главе определили теоретические основы планирования деятельности структурным подразделением организации связанные с системами организованности, наличии штатного расписания, системами оплаты труда и мотивации труда, а также с психологическим климатом внутри подразделения.

Во втором разделе исследовали систему организации и контроля деятельности подчиненных управления структурного подразделения, в котором прописано распределение обязанностей между работниками лаборатории, на основе выполнения каждым работником своих определенных функции, а так же имеются должностные инструкции в которых прописаны обязанности и права работников. Как видно из этого, имеется четкое разделение труда, каждый занят своим делом и это положительно сказывается на результатах работы.

В третьей главе изучили оформление отчетно-плановой документации. Отчетная документация состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности учреждения, организации, предприятия за определенный период времени (декада, месяц, квартал, полугодие, год). Эта документация в деятельности государства и организации выполняет функцию обратной связи, позволяя сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой.

В Четвертой главе раскрыли понятия современной оргтехники и организации делопроизводства. Делопроизводство - комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. Делопроизводство – это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами.

Список использованной литературы

I. Нормативно-правовые документы:

1. Федеральный закон от 24.11.1996 № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» (ред. от 03.05.2012).

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 года N 197-ФЗ

II. Специальная литература:

3. Аблязова Н. О. «Управление социальным развитием организации» 2013г. - 416 с.

4. Балашов А. П. «Теория организации» 2013г. - 208 с.

5. Герасимов Б. Н. «Управление качеством» 2012г. - 208 с.

6. Захаров Н. Л. «Управление социальным развитием организации» 2013г. - 208 с.

7. Иванов Г. Г. «Управление торговой организацией» 2013г. - 368 с.

8. Михалкина Е. В. «Управление человеческими ресурсами организации: теория, процессы, технологии» 2011г. - 426 с.

9. Олянич Д. Б. «Теория организации» 2008г. - 408 с.

10.Яковлев Г.А. Экономика и статистика туризма: Учеб. пособие / Г.А Яковлев. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: РДЛ, 2004. - 375 с.

III. Интернет-ресурсы:

11. Справочная система «Консультант плюс» Режим доступа: www.consultant.ru

12.Электронная библиотека. Режим доступа: http: //znanium.com

13. Туристическая библиотека «Все о туризме». Режим доступа: http: //tourlib.net

Приложение 1

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)

Приложение 2

⇐ Предыдущая123

Поделиться: