Глава 1 Что такое event-маркетинг

Борисовой Ярославы

Вячеславовны,

студентки 4-го курса

(направление подготовки 38.03.02

«Менеджмент»,

профиль «Управление организацией»)

 

Научный руководитель

Ишкильдина С.А. к.т.н

____________________

 

Консультант

Давыдова Г.А.

____________________

 

 

Допускается к защите «____»__________ 2017 г.

Заведующий кафедрой _____________________

 

 

Содержание

Введение. 3

Глава 1 Что такое event-маркетинг. 5

1.1. Event-маркетинг. Его сущность и задачи. 5

1.2 Основные виды event-мероприятий. 9

1.3 Этапы организации event-мероприятий. 12

Глава 2. 14

2.1. Характеристика организации. 14

2.2. Анализ работы с клиентом.. 16

2.3. Анализ конкурентов и их мероприятий. 17

Глава3. Проект проведение мероприятия Amway XS. 18

3.1 Что такое Amway XS. 18

3.2 Цели, задачи, план работы, концепция. 18

3.3 Детализирование сценария. Содержание, наполнение программы, порядок содержательных блоков. 25

3.4 Техническая подготовка. 29

3.5 Технический сценарий и монтажный план. 31

3.6 Оформление. 32

3.7 Административная часть. 33

Заключение. 34

Список использованных ресурсов. 35

 

Введение

Компания: ООО «Eventum Premo» занимается организацией мероприятий, предоставление услуг public relations, съемками корпоративных видео для коммерческих компаний, государственных организаций и частных клиентов.

Тема выпускной квалификационной работы: event-мероприятия как инструмент продвижения товарных брендов и услуг на примере работы компании ООО «Eventum Premo».

Проблема: Организация event-мероприятий становится все более популярным подходом к продвижению брендов, в особенности среди больших компаний. Но не каждое мероприятие будет эффективно. Следовательно, для организации событий необходимо обладать знаниями о методике, способах и инструментах event-маркетинга.

Актуальность данной проблемы заключается в том, что на сегодняшний день рынок товаров и услуг заполнен множеством различных предложений. В условиях большой конкуренции становится все сложнее заинтересовать искушенного потребителя простыми рекламными сообщениями. Как следствие, появляется необходимость создания новых инструментов в продвижении.

Новые пути продвижения должны создать у потребителя ощущение свободы в своем выборе и освободить от влияния навязчивой рекламы.

Люди перестали воспринимать рекламную информацию и научились от нее защищаться. Event-маркетинг способствует полноценному раскрытию имиджа марки/ бренда, а также помогает отложить его в сознании потребителей.

Традиционную рекламу можно сравнить с закрытым ящиком, в который производители упаковывают свои товары и услуги.

Event-маркетинга в целом отличается от данного метода. Благодаря верно подобранному формату, продуманного сценария и качественно организованному событию, потенциальный покупатель погружается в состояние радости и счастья сразу. Благодаря этому все можно увидеть, услышать, почувствовать, потрогать, попробовать на вкус, ощутить аромат и погрузиться в атмосферу.

Главная задача организации event-мероприятий заключается в соединении в целостное событие времени, места и атмосферы. Эти факторы помогут постоянно занятому и спешащему потребителю правильно воспринять предоставленную ему информацию. «Упаковкой» маркетингового сообщения является не просто информация, а эмоциональный заряд и новые ощущения, которые запомнятся и будут ассоциироваться с предметом рекламы на подсознательном уровне.

 

Объект: event- маркетинг

Предмет: организация event-мероприятий

Цель: получение знаний и практических навыков о средствах и методах организации эффективных мероприятий.

Задачи:

· Анализ материалов о сущности, задачах и инструментах event-маркетинга.

· Анализ видов event- мероприятий.

· Анализ процесса организации мероприятий.

· Анализ деятельность компании.

· Анализ деятельность конкурентов.

· Проведение мероприятия Amway XS

 

Глава 1 Что такое event-маркетинг

Event-маркетинг. Его сущность и задачи

Event-marketing дословно переводится как событийный маркетинг и представляет собой продвижение товаров и услуг с помощью ассоциирования брендов компании с каким-либо особым событием. Таким образом, одним из самых популярных и прогрессивно развивающихся направлений event-маркетинга является организация интересных запоминающихся событий в деловой жизни.

Алексей Берлов и Александор Шумович в своей книге дают такое определение «Event-маркетинг –использование мероприятия для достижения некой маркетинговой цели организации заказчика. Обычно клиент не

В условиях растущей конкуренции любые события в жизни компаний приобретают все больший смысл и звучание. Это то, что отличает от конкурентов и может помочь в позиционировании и развитии отношений с партнерами и клиентами. Какие же события необходимы в бизнесе? Ответ очевиден: те, которые делают компанию успешной.

Для обозначения специально подготовленного реального происшествия или мероприятия, в котором участвуют все стороны коммуникаций, часто употребляют английский термин special event (SE).

У всякого события есть один определяющий признак: как свидетельствует словарь Ожегова, оно должно быть значимым для кого-либо. Причем событие обладает уникальным потенциалом многозначности.

Преимущества event-маркетинга:

1. Усиление эмоционального образа бренда. Мероприятия event-маркетинга управляют эмоциональным развитием бренда.

2. Эмоциональная готовность покупателя к расходам во время мероприятия позволяет продавать инновационные или экзотические продукты.

3. Эффект синергии.

4. Универсальное воздействие. Событие применимо для любой аудитории. Это свидетельство возможности special events покрывать потребности людей в общении, развлечении, празднике. Личные продажи и подарки в данном контексте несут сильный эмоциональный заряд. Event-маркетинг решает бизнес-задачи там, где реклама запрещена или не действует.

5. Генерация массовых эмоций. Создается феномен единения, принадлежности к чему-то общему, бренд фактически определяет стиль жизни. Позитивное отношение к успешному событию со временем перерастает в лояльность потребителя к бренду, товару, фирме.

6. Special event — уникальная коммуникационная инновация с потенциалом брендирования «раскрученного» события, бюджет которого можно увеличить за счет партнерства и спонсорства.

7. Участников мероприятия можно рассматривать как огромную фокус-группу, на которой проводится апробация предложений компаний. В ходе событийного маркетинга накапливаются актуальные знания о потребителе. Маркетинговая компания получает импульс поляризации для различных представителей целевой аудитории путем проведения разнонаправленных мероприятий.

8. Мероприятие имеет «долгоиграющий» эффект. Все начинается с анонсов, афиш, приглашений, пресс-конференций, а затем (уже после самого события) продолжается в так называемых пост-событиях: итоговых выступлениях, гастрольных поездках и, конечно, публикациях в СМИ, на сайтах, форумах и блогах, социальных сетях.

На сегодняшний день компании используют различные события в качестве позиционирования себя на рынке.

С целью повышения мотивации, а также укрепления лояльности, эвенты организуются для сотрудников. Но также мероприятия могут ориентироваться на клиентов, партнеров и потребителей для презентации товаров/услуг, для налаживания каналов коммуникации.

План организации маркетингового мероприятия может выглядеть следующим образом.

1. Определение задач. Какую проблему надо решить? Определение проблемы, определяет задачи, по устранению проблем и намечает цель. Мероприятие как инструмент начинает работать только в том случае, если есть конкретная цель.

Таблица 1

Глава 2

Характеристика организации

Eventum Premo – коммуникационное агентство существующие на рынке 15 лет. компания оказывает услуги по организации мероприятий и PR-сопровождению, разрабатывает Digital-компании для коммерческих и государственных организаций.

За 2016 год компания реализовала 72 проекта, на которых побывало 85 000 человек. Компания имеет 50 штатных сотрудников и 36 постоянных клиентов.

Устройство компании.

Руководителями компании являются четыре партнера отвечающие за четыре основных направления работы:

1. Отдел продаж

2. Креативный отдел

3. Отдел реализации

4. Финансовый отдел

Каждый отдел имеет свои основные позиции и функции.

Отдел продаж:

В подчинении у руководителя отдела находятся три позиции: руководитель PR-отдела, юрист и офис менеджер. Так же в данном отделе находится команда SMM-менеджера, маркетолога, журналиста и менеджера по работе со СМИ. Они находятся в прямом подчинении у руководителя PR-отдела.

Основные задачи данного отдела:

1. Публикация в журналах и на информационных сайтах информацию о мероприятиях;

2. Поиск тендеров;

3. Ведение социальных сетей, где менеджеры Eventum Premo рассказывают о жизни сотрудников компании и активно отвечают на вопросы;

4. Мониторинг информации о компании во всех видах СМИ (печатных изданиях, Интернет, радио, ТВ);

5. Редакционно-издательская деятельность;

6. Осуществление рекламной политики организации;

7. Подготовка и проведение пресс-конференций, интервью и других мероприятий для СМИ

Креативный отдел:

Данный отдел включает в себя два основных направления:

1) Дизайн;

2) Креатив.

Задача дизайнеров – проектирование и отрисовывание макетов рекламной полиграфии, презентаций, журналов, бренд-буков и т.д.

Задача креативного отдела включает в себя продумывание основной концепции, «фишек», стиля и направления мероприятия мероприятий. Они тесно работают с отделом реализации.

Отдел реализации:

Включает в себя команду руководителей рабочих групп и команду event-менеджеров.

Event-менеджеры являются самой многочисленной и самой важной командой в организации. Они занимаются организацией и проведением мероприятий, работой с клиентами и подрядчиками. Во время мероприятия они находятся на площадке и управляют основными процессами, устраняют форс-мажоры, делаю финальную сборку и поковку после окончания мероприятия.

Финансовый отдел:

По мимо управлением основных внутренних финансов, они отвечают за распределением и контролем бюджета мероприятий.

На схемах представленных ниже можно наглядно посмотреть устройство компании и основные процессы.

Схема 2 устройство организации

 

Схема 3 Основные процессы в организации

Анализ работы с клиентом

Как говорилось выше, у Eventum Premo есть 36 постоянных клиентов, для которых в течение года организуется много мероприятий, разных форматов. Одним из таких клиентов является компания Amway.

С 2014 года происходит тесное сотрудничество двух компаний. Для Amway было организованно много мероприятий разных форматов: от масштабных мероприятий посвящённых запуску продукта, до пресс-конференций.

 

Таблица 3

Работа с компанией Amway

Название	Формат	Страна/ город	Описание
AMWAY Казахстан	Презентация	Казахстан, г. Алматы	Масштабное мероприятие, посвященное запуску продаж продуктов в Казахстане
Официальный прием AMWAY	Презентация, форум, мастер-класс	Россия, г. Москва	Официальный прием в честь десятилетней работы на российском рынке
Ппресс-мероприятие для AMWAY	Презентация для прессы	Россия, г. Санкт-Петербург	Пресс-мероприятие для бренда Artistry.
AMWAY представление обновленной коллекции мужского ухода от бренда HYMM	Презентация для представителей ведущих российских изданий	Россия, г. Москва	Погружение более 30-ти журналистов ведущих изданий в мир настоящего мужчины, также в процессе мероприятия у гостей была возможность ознакомиться с преимуществом новой линейки продуктов.
«Сила воды» Espring от компании AMWAY	Презентация	Россия, г. Москва	Запуск продукта - системы очистки воды для домашнего использования.

Что такое Amway XS.

Более 20 лет назад в США два предпринимателя Дэвид Вандервин и Скот Кун решили создать тонизирующий напиток, который отличается от всех остальных.
Основная концепция продукта была основана на одном принципе - «НЕТ» сахару, «ДА» – витаминам для долгого энергетического заряда.

XS означает Еxcess, что в переводе с английского означает избыточный.

В течение времени бренд и продукт стали продаваться более чем в 50 странах мира.

XS сделал себе имя среди молодых потребителей благодаря успешным кампаниям с акцентом на приключениях и приятном сочетании работы и отдыха

Была выделена основная аудитория:

· Поклонники спорта

· Студенты

· Домохозяйки

· Трудоголики

· Путешественники

После поведения анализа потребителей, руководители компании обнаружили, что среди них есть много клиентов из России. Так как продукт уже продавался в десятках стран мира, было принято решение продавать продукт на российском рынке.

3.2 Цели, задачи, план работы, концепция.

Как было сказано выше, основной целью проекта является – внедрение на российский рынок продукт компании Amway.

Основная задача проекта заключалось в том, что в максимально короткие сроки и нужно было собрать наибольшее количество потенциальных потребителей и внедрить продукт.

Самый эффективный способ реализовать данную задачу, это провести ряд разных мероприятий на территории России.

Для реализации проекта была выбрана компания Eventum Premo, а первым городом – Москва. Так как центральный офис в России компании Amway находиться именно в столице.

Цель – посредством мероприятия рассказать о продукте, создать положительные эмоции, лояльно настроить потребителя

Задача организаторов – максимальное погружение гостей и участников мероприятия во все бренда и продукта.

План работы:

1. Постановка цели и задачи;

2. Определение сроков;

3. Формирование команды;

4. Определение аудитории;

5. Формирование основных критериев по месту проведению;

6. Определение содержания;

7. Наполнение программы;

8. Порядок содержательных блоков;

9. Разработка порядка процедур регистрации;

10. Определение концепции мероприятия;

11. Выбор места проведения мероприятия;

12. Составление технического задания;

13. Определение подрядчиков и связь с ними;

14. Детализирование сценарий мероприятия;

15. Разработать варианты меню;

16. Проведение мероприятия.

Определение сроков.

В связи с тем, что заказчик сначала обратился в другое event-агентство, сроки организации мероприятия были значительно меньше ожидаемых. Так как компания конкурент не смогла уложить в оговоренное время, было принято решение передать проект компании Eventum Premo. Через месяц проект должен быть реализован.

Формирование команды.

Перед формированием команды и реализацией мероприятия, заказ от клиента проходит несколько этапов.

Этап 1. Встреча с клиентом.

Когда потенциальный клиент приходит в компанию с идеей с ним встречаются два партнера компании. На встрече выяснят все детали будущего проекта, бюджет, численность целевой аудитории.

Этап 2. Принятие решение.

На данном этапе принимается решение брать данный проект или нет.

Существует много причин, на основании которых могут отказать клиенту:

· Нет свободных команд организаторов;

· Маленький бюджет;

· Наложение на другое мероприятие;

· Приоритетность.

Если принято решение не брать проект, то клиенту приделают два решения: другие компании, либо перенос сроков проекта, чтобы у Eventum Premo была возможность реализовать проект.

Если принято решение организовать данный проект, то формируется техническое задание и выбирается лидер рабочей группы.

Этап 3. Формирование команды.

Конечный состав команды утверждается: руководителем отдела реализации, руководителем PR отдела, руководителями рабочих групп и креативным директором.

Они определяют основной состав команды event-менеджеров, дизайнера, менеджеров PR отдела.

После формирования команды начинает работа над проектом.

Схема 4 Организация работы над проектом

 

Определение аудитории.

В данном проекте менеджеры Eventum premo не занимали поиском и приглашением участников мероприятия.

Основными участниками, по желанию заказчика, являлись сотрудники компании Amway, их родственники и друзья, знакомые также благодаря рекламе в социальных сетях, поклонники и клиенты продукции компании Amway.

Целевая аудитория:

· Сотрудники компании

· Родственники друзья

· Знакомые

· Читатели и зрители

Рисунок 1 Целевая аудитория мероприятия

Исходя из рисунка, можно наглядно увидеть, что основное число участников являются сотрудники компании.

Место проведения.

Предыдущим агентством уже было выбрано место проведения и заключена предварительная договоренность с администрацией площадки.

Мероприятие будет проходить на территории Измайловского лесопарка.

Так как это государственная площадка, то появилась необходимость согласования данных и условий с палицей и пожарной службой.

После проведенных переговоров с директором парка, было принято решение использовать услуги по охране территории охранной организацией парка, что дает большое преимущество, так как сотрудники Измайловского парка хорошо знают территорию парка.

Измайловский парк достаточная большая территория. Мероприятие должно проходить под открытым небом и быть спортивного формата.

Особенности площадки:

· Огороженная по периметру территория. Вход на площадку осуществляется только с двух противоположных сторон, что ограничивает возможность посещения мероприятия посторонними людьми.

· На площадке построена зона для фуд-корта.

· Имеется большой батутный павильон под открытым небом.

· Рядом с площадкой находится штаб организаторов и дом для VIP гостей.

· Рядом с площадкой находится Ресторан для VIP гостей

· Рядом с площадкой находится 2 зоны парков, со знаками и ограждением

· На площадке имеются поле для тенниса, площадка для игры в волейбол, баскетбол, мини-футбол.

· Наличие электроэнергии

· Наличие освещения

Под данные критерии была выбрана площадка, с большой асфальтированной зоной, с теннисными кортами, газоном и другими спортивными площадками.

Концепции мероприятия.

Концепция мероприятия моментально задает целый комплекс правил в организации и проведении. Она формирует внутренне пространство, территорию мероприятия.

В основном разработкой концепцией занимаются креативный отдел. Они берут основную идею и упаковывают его в красивый, практичный, замысел.

В случае с мероприятием Amway XS, концепция мероприятия была придумана другим агентством и часть важных договоренностей (площадка) были уже реализованы, также часть концепции была определена самим заказчиком.

В этом случае команде Eventum Premo пришлось действовать в жестких тематических рамках и организовывать мероприятие больше технически.

Схема 5 Основа концепции заказчика

Основная концепция данного мероприятия заключалось в том, чтобы окунуть гостей в атмосферу тепла и солнца, как у берегов Калифорнии. Дать возможность участником попробовать себя, как и в классических видах спорта, так и в набирающих популярность. В окружении музыки гости постоянно передвигаются от одной активности к другой.

Так как цель мероприятия внедрение продукта компании Amway XS на российский рынок, то на протяжении всего мероприятия гости бесплатно получали напитки.

Для того что бы сохранить здоровье участников (употреблять более 3 банок в день запрещено) и не вызвать негатив, было принято решение о создание большой игры на территории мероприятия.

Участники должны были пройти определенное количество активностей и выполнить задания. За успешное прохождение давалась специальные браслеты. После получение нужного количества участники могли в тематическом баре получить напиток.

Благодаря этому гости находились в процессе игры и у них не будет времени скучать.

Выстраивалась положительная ассоциация с брендом, что в дальнейшем повлияет на продажи.

Детализирование сценария. Содержание, наполнение программы, порядок содержательных блоков.

Время начала мероприятия: 10: 00 утра

Время конца мероприятия: 23: 00 вечера

А площадке организовано несколько мини-форматов и площадок:

1. Сцена.

Является главной площадкой мероприятия. Начиная с самого утра и до вечера, на сцене происходит много важных действий:

Основные действия:

· Приветствие гостей и ознакомление с программой;

· Церемония открытия;

· Приветственное слово от руководителей и VIP-гостей;

· Выступление троих известных спикеров;

· Награждение;

· Выступление разных творческих коллективов;

· Церемония закрытия. Подведение итого, самое яркой событие;

· Танцевальная программа.

Побочные действия:

· Объявление о начале или завершении соревнований;

· Объявление конкурсов;

· Напоминание об основных этапах мероприятия;

· Помощь в поиске пропавших вещей;

· Помощь в поиске пропавшего ребенка;

2. Лекторий

На площадке присутствуют три шатра, внутри которых проходят лекции на разные темы связанные с продуктом и брендом.

У гостей мероприятия есть возможность не только отдохнуть и развлечься, но и научиться чему то новому.

Это сделано, с целью дать разным категориям гостей отдохнуть и получить разную информацию.

3. Активности.

На площадке организовано несколько зон активностей.

Они делятся на:

1. Спортивные;

2. Творческие;

3. Зона симуляторов.

Так как формат мероприятия – спортивный event под открытым небом, то данные площадки являются основными зонами действия.

В основу мероприятия заложена игра, смысл которой заключается в прохождении испытаний и получения определённого количества браслетов.

Для организации данных площадок было заложены важные условия:

1) Виды спорта должны быть, как и повседневные, так и те, которыми не каждый будет заниматься:

· Лонг-борд

· Скалолазание

· Теннис

· Фитнес

· Йога

· Мини-футбол

· Волейбол

· Баскетбол

· Зорбинг

· Батуты

2) Творческие зоны были организованы с целью оставить у участников памятные сувениры и положительные эмоции.

Мастер-классы по украшению красками на майках, сумках, кошельках и других предметах позволили вовлечь гостей в процесс распространения и создания чего то нового.

3) Симуляторы. При помощи телевизоров и разных программ участники смогли покататься на горных лыжах или сноуборде. Так как не каждый будет покупать специальное оборудование, это стало интересным местом попробовать свои возможности

4) Лаундж-зона. Территория мероприятия большая, люди постоянно находятся в движении, всегда необходимо место, зона, где будет возможность отдохнуть, поговорить и наметить дальнейших план действий.

5) Зона - танцпол. Специально организованное пространство, которое может вместить всех участников мероприятия. Оно всегда находится перед сценой. Является отправной точкой для дальнейших действий.

После церемонии закрытия наступает дискотека, где все участники находятся на одном месте.

Схема 6 Устройство площадки

Структура мероприятия (сценарий)

1. Вход, встреча гостей.

Перед церемонией открытия, когда не все участники мероприятия прибыли, уже присутствующим гостям дается время для ознакомления с площадкой, декорациями. Есть возможность принять участия в легких развлечениях, а также встереться и поговорить с коллегами и знакомыми.

Даная часть дает возможность аккуратно погрузить участников в атмосферу мероприятия.

Организация команда вводит эту часть для того чтобы понять настроение аудитории и ее заинтересованность.

Перед церемонией открытия, происходит ознакомление с программой мероприятия.

2. Церемония открытия

Яркое начало мероприятия, которое привлекает внимание всех участников и гостей.

Данной действие начинается с громкой музыки и приветственной речи и обращения ведущего.

3. Основная часть

После открытия праздника, наступает основная часть. Она включает в себя участие в игре и получении призов.

Помимо активностей на площадке мероприятия, был организован забег на три километра. Так как популярность бега с каждым годом возрастает, то это позволяет создать положительную атмосферу на мероприятии.

4. Центральный элемент

Главным элементом мероприятия станут выступления трех спикеров. Это важная часть мероприятия, благодаря которой обычные участники увидят, что и известные люди лояльно настроены на этот продукт.

Помимо выступлений центральным элементом будет награждение победители и поощрение участников забега.

5. Церемония закрытия

Важный этап мероприятия. Подводятся итоги дня, оглашаются важные моменты и достижения участников.

Закрытие мероприятия символизирует о финале события, но оставляет и акцентирует внимание на эмоциональной составляющей мероприятия. Участники будут чувствовать, что сделали что-то значимое и важное.

6. Завершение мероприятия.

Данная часть мероприятия направленно на расслабление участников. Любое мероприятие это движение, как и эмоционального состояния, так и физического.

Главное оставить чувство завершённости у гостей и желание продолжать говорить о событии после его окончании.

Основные блоки работы

После формирования команды организаторов, были выделены основные блоки работы над проектом.

Схема 7 Основные блоки работы над проектом

3.4 Техническая подготовка.

Техническая подготовка включает в себя не только монтаж площадки и проведения электричества, но составление регламента мероприятия, распределение ролей между организаторами, оформление площадки, приглашение персонала, организация фото и видео съемки.

После формирования плана работы, команды организаторов и выделением основных блоков работы, начинается техническая подготовка мероприятия.

Это самый большой и самый ответственный блок работы event-менеджера.

Внутри команды организаторов распределяют зоны ответственности за техническую организацию мероприятия.

На схеме представлены основные позиции внутри команды:

Схема 8 Организационная схема команды event-менеджеров

Команду event-менеджеров руководитель распределяет на семь основных направлений:

1) Связь с клиентом. Менеджер, отвечающий за данное направление работы, обязан отчитывать об этапах работы, о распределение бюджета, приглашённых звездах и т.д. Клиент в свою очередь сообщает о своих желаниях. Говорит о том, какие принятые решения ему нравятся или нет. В целом, таким образом, происходит контроль надо реализацией проекта. Формат коммуникации разный, от личных встреч и собраний, до сообщений по почте и телефонных звонков.

2) Ответственный за сценарий. Главная задача – грамотное планирование времени на основные и побочные части мероприятия, с учетом форс-мажорных обстоятельств. При написании программы обязательно учитываются музыкальные ставки, время на перерывы.

Параллельно с основным сценарием пишется технический сценарий, где четко распределено место и время организаторов во время мероприятия. Это важный документ для организаторов, так как во время мероприятия каждый знает, где найти своего коллегу и кто может решить возникшую проблему.

3) Связь с гостями и звёздами. Задача менеджера отвечающего за данное направление это поиск и приглашение на само мероприятие звезд и гостей. При приглашении, менеджер объясняет, что за мероприятие и какова функция гостя.

Иногда список желаемых звезд и гостей предоставляет клиент, менеджер обязан выполнить пожелание.

4) Смета. Ответственный за это направление отвечает за распределение бюджета, выделение средств на покупку необходимых вещей. Он тесно работает с финансовым отделом, а другие менеджеры перед оформлением заказа согласовывают цену.

5) Полиграфическая продукция (продакшен). Менеджер, отвечающий за данное направление, отвечает за печать и размещение на площадке любой полиграфической продукции. Также он отвечает за раздаточный материал В основном работает с дизайнером.

6) Подрядчики. Как говорилось ранее это большой и основной блок работы при организации мероприятия. Менеджер, отвечающий за данное направление, работает не один со всеми подрядчиками, а собирает информацию о лучших и нежелательных компаниях, формирую базу контактов для следующего события и других команд.

3.5 Технический сценарий и монтажный план

Технический сценарий это важный документ организаторов мероприятия. он формируется во время процесса подготовки мероприятия и используется во время проведения. Он имеет разные форматы – от таблицы, да схемы.

Во время подготовки мероприятия Amway XS был разработан план площадки, где обозначены места нахождения всех организаторов, их функции и взаимосвязи.

Схема 9 Технический план мероприятия

 

Монтажный план формируется не только для организаторов, но и для персонала площадки. Для того что охранная служба монтаж площадки не проходил в день мероприятия формируется план работы (монтажный план) где основные работы по подготовке площадки начинается за день до начала мероприятия.

Ниже представлен каркас монтажного плана.

Таблица 5

Каркас таблицы монтажного плана

Услуга	Компания	Контакт	Телефон	Дата/время

В первой графе указывается вид предоставляемой услуги, например: кейтеринг, застройка и декорирование, артисты, аппаратура и звук и т.д.

Во второй графе указывается компания.

В третий графе указывается ответственно контактное лицо со стороны компании предоставляющую услугу.

В четвертой графе указывается номер контактно телефона. Желательно иметь несколько способов связи с компанией.

В последней графе указывается дата и время прибытия компании на площадку.

Данный план формируется в процессе подготовке мероприятия и утверждается руководителем проекта.

Оформление

Оформление площадки важный процесс при организации мероприятия, оно формируется из основной концепции мероприятия. В данном случае дизайн мероприятия и одежды основывался на фирменном стиле бренда (см. приложение)

В оформлении площадки принимают участи 4 стороны:

1. Клиент (заказчик мероприятия)

2. Event-менеджер

3. Дизайнер

4. Подрядчик

Выделяются основные объекты, которые должны быть украшены:

1. Wellcom-зона

2. Сцена

3. Фуд-корт зона

4. Press-wall - место для фотов тематике события.

5. Арт-объекты - передают идею проекта и являются фоном для фото

6. Зоны активностей

Дизайн одежды, аксессуаров, организаторов, ведущего приглашённых гостей (см. приложение)

Административная часть

Документы, сформированные в процессе подготовки мероприятия:

· Бриф

· Смета

· Бюджет

· План-график подготовки

· Сценарий

· Техническое задание для подрядчиков

· Технический сценарий

· Монтажный план

· Схема площадки

· Памятка по имуществу-документ, в котором зафиксировано все имущество.

· Инструкция для временного персонала – документ, в котором кратко описано сто разрешается делать и что запрещается делать на мероприятии (см. приложение)

 

 

Заключение

Event-маркетинг - новый формат продвижения товаров и услуг. Популярность такого направления объясняется его эффективностью. Главная задача - вызвать положительные эмоции потенциального покупателя, погрузив его в мир бренда.

На результат влияют многие факторы такие как:

1. Тип мероприятия;

2. Оригинальность идеи;

3. Рекламная поддержка;

4. Технические моменты.

При этом разные компании преследуют различные цели, имеют разные бюджеты и аудиторию. Видов event-мероприятий множество, и каждое из них требует индивидуального подхода. Чаще всего для организации какого-либо события компании обращаются к event-менеджерам, знания и навыки которых позволяют сделать его качественным и эффективным.

В ходе выполнения дипломной работы было проведено спортивное мероприятие под открытым небом для компании Amway. Его проведение потребовало тщательной подготовки, обеспечения информационной поддержки и учета многих технических моментов. Целью данного события было реклама, внедрение и распространение нового продукта компании заказчика на российский рынок. Благодаря качественному планированию и быстрому решению форс-мажорных ситуаций в ходе мероприятия и достаточно большого количества гостей, цель была достигнута.

Хорошо организованное маркетинговое event-мероприятие позволяет увеличить круг потребителей и объем продаж товаров и услуг. Равно как плохо проведенное мероприятие может их сократить и негативно отразится на имидже компании.

Нормативные акты

1. Федеральный закон от 21.12.1994 № 69-ФЗ (в редакции федеральных законов от 18.11.2011 № 242-ФЗ) «О пожарной безопасности» Статья 37. «Права и обязанности организации в области пожарной безопасности» [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс: справочно-правовая система / ЗАО «Консультант Плюс». – М., 1992-2017. – Режим доступа: www.consultant.ru (Дата обращения: 25.01.2017)

2. Федеральный закон от 23.02.2013 № 15-ФЗ «Об охране здоровья граждан от воздействия окружающего табачного дыма и последствий потребления табака» [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс: справочно-правовая система / ЗАО «Консультант Плюс». – М., 1992-2017. – Режим доступа: www.consultant.ru (Дата обращения: 25.01.2017)

3. Федеральный закон от 7.02.2011 (в редакции федеральных законов от 03.07.2016 № 305-ФЗ) «О полиции» Статья 12. «Обязанности полиции», пункт 1, подпункты 6, 7. [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс: справочно-правовая система / ЗАО «Консультант Плюс». – М., 1992-2017. – Режим доступа: www.consultant.ru (Дата обращения: 25.01.2017)

4. Налоговый кодекс Российской Федерации, часть вторая, раздел восемь «Федеральные налоги», глава 25, статья 246 «Налогоплательщики» [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс: справочно-правовая система / ЗАО «Консультант Плюс». – М., 1992-2017. – Режим доступа: www.consultant.ru (Дата обращения: 25.01.2017)

5. Федеральный закон от 21.11.2011 №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан Российской Федерации» [Электронный ресурс] // КонсультантПлюс: справочно-правовая система / ЗАО «Консультант Плюс». – М., 1992-2017. – Режим доступа: www.consultant.ru (Дата обращения: 25.01.2017)

Книги:

1. Шумович, А. Великолепные мероприятия, технологии и практика event management [Текст] / А. Шумович. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2006. – 336 c.

1234Следующая ⇒

Поделиться: