Структура текста отдельных видов организационных документов

 

п/п	Наименование вида документа	Раздел текста документа
1.	Положение об Управляющем совете, выборах и кооптации членов Управляющего совета
2.	Положение о Педагогическом совете
3.	Положение о Научно-методическом совете
4.	Положение о службе педагогического аудита
5.	Положение о ведении школьной документации
6.	Положение о социально-психолого-педагогической службе школы (СППС)

 

Информационно-справочные документы (ИСД)

Назначение: инициируют управленческие решения, сообщает сведения, побуждающие принимать какие-либо решения. К таким документам относятся протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, предложение, служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Протокол создается по результатам черновиков, расшифровки стенограммы и магнитофонной записи. Формы протокола: полный протокол (содержит подробную запись всех выступлений), краткий протокол (содержит только фамилию выступающих и тему выступлений). Оформляется на обычной бумаге или бланках предприятия. Реквизиты: наименование организации, номер протокола, заголовок, подписи. Состоит из: вводная часть (Ф.И.О. председателя, секретарь, число участников (если менее 15 человек все перечисляются, иначе список присутствующих приводится в конце), повестка дня) и основная часть: слушали-..., выступали-..., постановили-... (приложение 5).

Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

Полный протокол – фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания.

Стенографический протокол – составляется на основе стенографического отчета о заседании (стенограммы) и дословно предает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Текст протокола включает вводную и основную часть.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня по которому готовят выписку.

Выписку подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись «Верно». Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью (приложение 6).

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных факторов, событий, действий. Составляется коллегиально (не менее двух человек), комиссией. Оформляется на специальном бланке акта или общем бланке организации. Реквизиты: название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок, отметка о наличие приложений, подписи, гриф утверждения. Состоит из: вводной и основной части и выводы (приложение 7).

Докладная записка – документ, адресованный руководителю выше стоящей организации, содержит обстоятельные изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями (приложение 9).

По содержанию докладные записки подразделяются на:

Инициативные – составляется с целью побудить адресата принять определенное решение. В тексте содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационные – составляются регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные – информируют о завершении работы. Ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Бывают внешние (за пределы организации) и внутренние. Оформляется с реквизитами: наименование организации, вида документа, дата, номер, заголовок, подпись. Нигде не визируется, не согласовывается. Состоит из: 1) констатирующая часть; 2) аналитическая часть; 3) выводы, предложения. Хранятся пять лет.

Внутренняя – включает: название структурного подразделения, наименование вида документа, дату, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Подписывает составитель.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия и предоставляемый выше стоящему лицу или организации. В отличие от докладной она не содержит выводов и предложений.

Бывают сопровождающие какой-либо документ, составляемые по поводу какого-либо происшествия или ситуации, дисциплинарных нарушениях, проступках и т. д.

Реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, заголовок, подпись, адресат.

Обычно пишут от руки, должна иметь дату.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного характера.

Справка служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений или внутри организации по запросу руководителя.

Справки личного характера выдаются сотрудникам организации для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и т. д.

Бывают внешние и внутренние (внутри организации, на стандартном листе бумаги). Выполняются на трафаретах, т. е. уже нанесены основные слова. Текст состоит из:

1) излагается основание, факт, послужившие для составления справки;

2) существо вопроса.

Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, номер документа, адресат, наличие приложений, подпись.

Письмо – обобщенные названия различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности (приложение 8).

Служебные письма – обобщенные названия различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста (пересылка по почте).

Реквизиты письма: наименование организации автора, дата, номер документа, заголовок, подпись, отметка об исполнителе.

Текст письма может быть простым и сложным. Простое – вступление и заключение, а сложное – еще и основная часть. Письмо должно быть одно-предметным. Объем не более двух страниц.
А4 машинописного текста.

Текст письма строится по схеме: введение, доказательства. Заключение.

Общие рекомендации:

- избегать вычурности слога (не откажите в любезности, с глубоким почтением);

- уважение к адресату (тщательно рассмотрев ваше предложение, внимательно изучив ваши замечания);

- использование устоявшихся словосочетаний (оплата гарантируется в порядке обмена, в соответствии с предварительной договоренностью и т. д.);

- в письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа. Уместны формулировки (институт не считает возможным, издательство не планирует.

Письма делятся на:

- сопроводительное (о направлении прилагаемых к письму документов);

- приглашение;

- информационное (сообщает о факте или мероприятии, пропагандирует деятельность различных организаций);

- рекламное (разновидность информационного письма, направляемое к конкретному адресату и содержащее рекламу товаров или услуг);

- письмо-извещение, подтверждение (о получении какого-либо отправления);

- напоминание;

- гарантийное (документ, обеспечивающий исполнение изложенных обязательств);

- рекламационное или претензионное (требующие возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта);

- инициативные (требующие ответа);

- письма-ответы (зависят от инициативных).

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения.

Бывают: 1) президента РФ; 2) высшая правительственная; 3) правительственная; 4) срочная (3 часа); 5) простая (6 часов).

Реквизиты: служебный заголовок, указание категории, адрес, текст, подпись, адрес отправителя. Все слова делятся на действительные и тарифные. Все предлоги опускаются, кроме «не». Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер). Все цифры пишутся словами, текст не должен заканчиваться цифрой.

Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети. Требования: используется пунктуация, передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется перекодировочная таблица: а-a, б-b, в-v, г-g, д-d, е-e, ж-zh, з-z, и-i, й-j, ы-y, э-e, у-u, ю-ju, я-ja, щ-sch, ш-sh, ц-c. Реквизиты: адресат, подпись, адрес отправителя. Последнее сообщение заканчивается: «++» – не требуется ответа, «+? » – требуется ответа.

Телефонограмма – обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи, записывается от руки. Оформляется в одном экземпляре на специальном бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал.

Информация должна быть краткой и срочной. Если несколько адресов, то составляется список на рассылку.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи.

Предложение – документ, являющийся разновидностью докладной записки и содержащий перечень каких-либо предложений по какому-либо вопросу. Оформляется как докладная записка, имеет вводную часть и заключение.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. «От» – не ставится.

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника. Реквизиты: наименование подразделения, название вида документа, дата, адресат, подпись.

Электронное сообщение – документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма). САД: Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты, как у справки.

Заключение – документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо документу или вопросу (на научные работы). Состоит из: заголовок, первая часть – краткое описание вопроса, вторая часть – замечания.

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в организацию на рассмотрение. Оформляется как заключение.

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем.

Список – документ, содержащий перечисления объектов, предметов в определенном порядке. Составляется в табличной форме. Подписывается руководителем.

 

Вопросы для самопроверки:

1. Какие документы относятся к группе «Информационно-справочные документы»?

2. Какие требования предъявляют к распорядительным документам?

3. Какое назначение у организационных документов?

4. В чем отличие информационно-справочных документов от распорядительных?

5. Как называется документ, отражающий деятельность различных коллегиальных органов?

6. Нужно ли приказы руководителя заверять печатью организации?

Задания для самостоятельной работы:

Составьте и оформите управленческие документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Задание 1.

Бухгалтер СОШ №2 И.А. Сидорова 25 октября текущего года опоздала на работу почти на целый час (45 мин.), о чем ей было сделано замечание директор В.И. Архиповым и предложено объяснить причины проступка в письменной форме.

Задание 2. Руководителем Комитета образования Вашего района 1 декабря текущего года был издан приказ о введении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров. Приказ издавался в соответствии с постановлением Государственного комитета по статистике от 25.09.2015 №31 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и с целью создания в Комитете единой системы кадровой документации. Приказом вводились в действие с 1 декабря текущего года все унифицированные формы, вошедшие в Альбом УФД, утвержденный вышеуказанным постановлением.

Проект приказа завизировали юрисконсульт А.В. Сомовым, начальник отдела кадров О.К. Беляева.

Задание 3.

Комиссия, назначенная приказом директора лицея, в составе: председатель – зам. Директора; члены комиссии, бухгалтер, бывший заведующий хозяйством, вновь назначенный заведующий хозяйством, осуществила фиксацию факта передачи дел заведующим хозяйством. В результате сдачи-приема дел было установлено, что все оборудование, инвентарь, мебель находятся в соответствии с ведомостью инвентаризации, ведомость инвентаризации составлена по состоянию на 00.00.20__ г., имеется ведомость инвентаря и мебели, подлежащих списанию. Акт был составлен в 3 экз. (бухгалтерии, хозяйственном отелу) и вступил в силу после утверждения директором лицея.

Задание 4.

Секретарем муниципального образовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа №9» в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 24 декабря текущего года директором МОУ «СОШ №9» был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на секретаря А.Г. Волынцеву.

Задание 5.

Помощник воспитателя Муниципального дошкольного образовательного учреждения «Детский сад комбинированного вида №14 “Рябинка”» А.Л.Громова регулярно опаздывала на работу, чем нарушала трудовую дисциплину. Методист А.А. Шумкова неоднократно делала ей замечания (в устной форме), а 17 июля текущего года вынуждена была обратиться с данным вопросом к заведующей А.О. Абрамовой с докладной запиской, в которой просила принять меры дисциплинарного характера к А.Л. Громовой.

Задание 6.

Глава Республики Карелия О.Е. Соболев 12 июня текущего года издал распоряжение, в котором Институт биологии Карельского научного центра Российской академии наук было предложено разработать план дальнейших действий по сохранению крупнейшей в Европе стоянки мигрирующих птиц, других природных объектов международного значения на территории республики Карелия, а так же включить в план действий подготовку международных мероприятий по развитию ремесел, туризма в сельских населенных пунктах, имеющих объекты международного значения.

Подготовка информации о выполнении распоряжения возлагалась на Министерство сельского хозяйства и продовольствия республики Карелия.

Распоряжение было издано в целях выполнения межгосударственных конвенций по сохранению биологического разнообразии я, на основании результатов международного проекта, осуществленного государственным учреждением «Племенное хозяйство “Вента”» Оленского района.

Распоряжение оформлено на бланке республики Карелия, с указанием наименования должности руководителя субъекта.

Задание 7.

Проанализируйте структуру текста организационных документов в таблице:

 

Вид документа	Отличительные особенности	Сходство

Задание 8.

Дайте ответы на следующие вопросы

1 Свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в рамках сфер государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

а) положение

б) устав

в) договор

г) должностные инструкции

2. Обведите цифру, соответствующую лишнему слову в приведенном ряду.

По содержанию докладные записки подразделяются на:

1) инициативные; 2) служебные; 3) информационные; 4) отчетные.

3. Установите соответствия между содержанием нижерасположенных столбцов. Для этого внизу, в строке «ответы», рядом с цифрой первого столбца запишите буквы второго столбца, соответствующую правильному ответу.

 

 

распорядительные документы информационно-справочные документы организационные документы

а) приказ; б) положение; в) штатное расписание; г) акт; д) решение; е) письмо; ж) договор; з) указание; и) устав; к) распоряжение; л) протокол; м) инструкции; н) объяснительная записка; о) телеграмма; п) инструкция и штатная численность; р) факс.

 

Литература:

Болотова Е.Л. Документационное обеспечение управления образовательным учреждением: учеб. Издание для учреждений системы повышения квалификации и переподготовки работников образования/ Е.Л. Болотова – М.: Арсенал образования, 2012- 296 с.

Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учеб. для бакалавров/ И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2012 – 576 с.

Ничагина А.В. Документационное обеспечение управления образовательными системами: учеб-метод. пособие – СПб.: ЛГУ им. А.С. Пушкина, 2015 – 128с.

Программные документы в образовательной организации

Закон РФ «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012 №273-ФЗ поясняет, что образовательные программы определяют содержание образования (ст.12) В соответствии с данным Федеральным законом отметим основные характеристики образовательных программ

Характеристика образовательных программ

п/п	Формулировка статьи Закона	Источник
	Основные общеобразовательные программы (ООП) – это программы по уровням общего образования: образовательные программы дошкольного образования; образовательные программы начального общего образования; образовательные программы основного общего образования; образовательные программы среднего (полного) общего образования. Образовательные программы самостоятельно разрабатываются и утверждаются организацией, осуществляющей образовательную деятельность. К компетенции образовательной организации относят разработку и утверждение образовательных программ образовательной организации

 

6. СОСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ. ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА
И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

⇐ Предыдущая3456789101112Следующая ⇒

Поделиться: