Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела в организациях формируются службой ДОУ и структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство) при методической помощи архива.

При формировании дел должны соблюдаться следующие основные требования:

• помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

• помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

• документы постоянного и временного хранения группировать в отдельные дела;

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и некоторых других специфических групп документов, период формирования которых не совпадает с календарным годом;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Формирование начинается с начала календарного года.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

- распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

- расположение документов внутри дел в определенной последовательности;

- оформление обложек дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Чаще всего это: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный (они могут комбинироваться и варьироваться).

Чаще всего используется вопросный принцип, согласно которому документы располагаются в делах в логической последовательности. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии авторов, названия учреждений и т. п.

В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции т. п.)

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

- распорядительные документы (приказы, распоряжения и т. д.) формируют в дела по видам документов и по хронологии. Приказы по основной деятельности и по личному составу группируются отдельно;

- протоколы группируют в хронологическом порядке и по номерам;

- переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности (документ ответ помещают за документом – запросом);

- плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

- годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;

- финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчет и т. д. группируются по номерам.

Документы в личных делах размещаются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, заявление о приеме на работы, анкета, листок по учету кадров, автобиография, документы об образовании, выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируются в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов.

- в дела подшиваются только исполненные документы;

- каждый документ должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов;

- в дело включаются документы в одном экземпляре;

- документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

- в дела группируются документы одного календарного года. (учеб. зав. – по учебным годам);

- документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами.

Толщина каждого дела не должна превышать 30–40 мм, что составляет примерно 250 листов.

 

Хранение дел

С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, или сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Располагаются на полках вертикально в соответствии с номенклатурой.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись документов дела – это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись помещается в начале дела, и в нее вписываются данные о каждом подшиваемом документе. По окончании формирования дела составляется итоговая запись внутренней опись.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается.

Обеспечение доступа к делам находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находится дело. При этом на место выданного дела помещается карта – заместитель дела (приложение 15).

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем из визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в их утрате, несет ответственность в установленном порядке, согласно Кодексу Российской Федерации об административных правонарушениях (ст. 13. 20).

Вопросы для самопроверки:

1. Кем проводится экспертиза ценности документов организации?

2. Включаются ли в номенклатуру дел печатные издания?

3. Каким образом устанавливается срок хранения документов при разработке номенклатуры дел?

4. Кто определяет срок хранения документов, если он (срок хранения) не может быть установлен по Перечню типовых управленческих документов ввиду отсутствия в перечне данной категории документов?

5.  Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и акты о выделении документов к уничтожению?

6. Включаются ли в номенклатуру дел электронные документы?

7. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?

 

Задания для самостоятельной работы:

Письменная контрольная работа объемом 7-10 страниц.

⇐ Предыдущая10111213141516171819Следующая ⇒

Поделиться: