Мини-панель инструментов для форматирования

Рис. 1.7

 

При выделении текста для форматирования над ним автоматиче- ски появляется прозрачная мини-панель инструментов (рис. 1.7). При переносе курсора в другое место эта панель автоматически исчезает.

 

Создание базы данных

Создание базы данных начинается с обращения к представлению Backstage (вкладка Файл). Представление Backstage является первым шагом для создания новых баз данных и работы с уже существующи- ми. Выбрав вкладку Создать, можно увидеть доступные в ней команды.

На этой вкладке отображены методы создания баз данных:

1) шаблоны, устанавливаемые вместе с программным продуктом (рис. 1.8);

2) шаблоны с сайта Office.com.

Рис. 1.8

Наиболее простой вариант создания базы данных — с помощью шаблона. Для этого в группе Доступные шаблоны щелкаем элемент Новая база данных:

1) справа в разделе Новая база данных в поле Имя файла вводим имя файла базы данных и определяем место хранения этого файла;

2) нажимаем кнопку Создать.

Будет создан новый файл базы данных и открыта новая таблица в режиме отображения таблицы.

Создание базы данных начинается с создания таблиц и проекти- рования связей между соответствующими полями.

 

Таблицы

Таблица — это объект базы данных, в котором хранятся сведения, относящиеся к конкретной предметной области. Например, можно создать таблицу «Клиенты» для хранения имен, адресов электронной почты и телефонных номеров клиентов фирмы.

Каждая запись содержит данные об одном элементе таблицы, на- пример о конкретном сотруднике. Запись также часто называют стро- кой. Строка состоит из полей. Каждое поле содержит данные об одном аспекте элемента таблицы, например имя пользователя или адрес элек- тронной почты. В MS ACCESS действуют ограничения на имена полей.

Имя поля:

1) должно содержать не более 64 символов;

2) может содержать любую комбинацию букв, цифр;

3) не может содержать точки (.), восклицательного знака (!), над- строчного символа (`) и прямых скобок ([]);

4) не должно начинаться с пробела;

5) не должно включать управляющие символы (с кодами ASCII от 0 до 31);

6) допускает пробелы, но они могут вызывать конфликты при ра- боте с другими системами;

7) не должно совпадать с зарезервированными словами, напри- мер, не следует давать полю имя Count, Sum и т. п.;

8) должно быть уникальным в пределах таблицы.

База данных может содержать множество таблиц, в которых хра- нятся данные о различных объектах. Каждая таблица может содержать

множество полей различных типов, таких как текст, числа, даты, ги- перссылки и другие.

В ACCESS 2010 при работе с таблицами существуют ограничения.

Таблица 1

Атрибут	Максимальное значение
Число знаков в имени таблицы	64
Число знаков в имени поля	64
Число полей в таблице	255
Число открытых таблиц	2048, включая таблицы, откры- тые для внутренних потребно- стей
Размер таблицы	2 ГБ за вычетом места, необхо- димого системным объектам
Число знаков в текстовом поле	255
Число знаков в поле MEMO	65535 при вводе данных через интерфейс пользователя; 2 ГБ для хранения знаков при программном вводе данных
Размер поля объекта OLE	1 ГБ
Число индексов в таблице	32
Число полей в индексе	10
Число знаков в сообщении об ошибке	255
Число знаков в условии на значение	2048
Число знаков в описании таблицы или поля	255
Число знаков в значении свойства поля	255

Типы данных

У каждого поля есть тип. Тип является свойством поля и задается в конструкторе таблиц. Если перевести курсор мыши в ячейку «Тип поля», то высвечивается список допустимых типов полей, из которого и следует выбрать подходящий для описываемого поля тип. Имя и тип поля должны задаваться обязательно. Графа «Описание» может не за- полняться. Эта графа используется в целях документирования проекта. Тип поля определяет допустимые символы, которые могут быть использованы при его заполнении. Если допущена ошибка в типе данных или неправильно введены данные, то необходимо исправить ошибку, так как программа не даст возможность продолжить работу. Например, Текстовый тип — это комбинация букв, цифр и дру- гих символов. Максимальный размер поля (максимальное количество символов, которое можно ввести в это поле) — 255. Хранятся только

введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определяется свойство Размер поля. По умолчанию размер текстового поля устанавливается 255 символов. Сравнение и упоря- дочение текстовых данных производится по алфавиту, причем, ци- фры располагаются раньше букв, а буквы латинского алфавита рань- ше, чем русского.

Примеры заполнения поля: Иванов Иван Иванович

2-12-85-06

1000 р.

1234

NuNuCa Nuss-Nougat-Crème.

Возможно автоматическое определение типа данных, если поле создается в режиме таблицы путем ввода данных. В этом случае про- грамма автоматически назначает полю тип данных на основе введен- ного значения, который впоследствии можно изменить.

Допустимые типы полей в MS ACCESS и их краткая характери- стика приведены в таблице 2.

 

Таблица 2

Тип данных	Значения	Размер
Текст	Алфавитно-цифровые символы Используется для текста или чисел, не при- меняемых в вычислениях	До 255 симво- лов
МЕМО	Алфавитно-цифровые символы (более 255 символов) или текст. Используется для текста, размер которо- го превышает 255 символов, или для текста, в котором используется RTF-форматиро- вание. Поле МЕМО может использоваться, например, для заметок, длинных описаний и абзацев, в которых применяется формати- рование текста, такое как полужирное или курсивное начертание	До 2 гига- байт (2 бай- та на символ). Из них мож- но отображать до 65535 сим- волов в од- ном элементе управления
Число	Целые числовые значения или дробные	1, 2, 4 или 8 байт
Дата/время	Значения даты и времени. Используется для хранения значений дат и времени	8 байт

Окончание табл. 2

Тип данных	Значения	Размер
Валюта	Значения денежных сумм. Используется для хранения денежных зна- чений (в рублях или другой валюте)	8 байт
Вычисляемый	Выражение, значением которого может быть текст, число, денежная сумма, дата и время, истина или ложь	Зависит от па- раметров выра- жения
Счетчик	Уникальное числовое значение, автоматиче- ски вставляемое при добавлении записи. Используется для формирования уникаль- ных значений, которые могут применяться в качестве ключа	4 байта
Логический	Логические значения (да/нет). Можно использовать один из трех фор- матов: «Да/Нет», «Истина/Ложь» или «Вкл/Выкл»	1 бит
Объект OLE	Объекты OLE и другие двоичные данные. Используется для хранения объектов OLE из других программ Microsoft Windows	До 1 гигабайта
Вложение	Рисунки, изображения, двоичные файлы, файлы Office. Это предпочтительный тип данных для хранения цифровых изображе- ний и двоичных файлов любого типа	2 гигабайта для сжатых вложе- ний
Гиперссылка	Гиперссылки. Используется для хранения гиперссылок, обеспечивающих доступ с помощью од- ного щелчка к веб-страницам, заданным URL-адресом, или к файлам, заданным UNC-именем. Можно также хранить ссыл- ки на объекты приложения Access, которые хранятся в базе данных	До 2 гига- байт (2 бай- та на символ). Из них мож- но отображать до 65535 сим- волов в од- ном элементе управления
Мастер подстановок	Фактически не является типом данных. Используется для запуска мастера подста- новок, позволяющего создавать поле, в ко- тором в виде раскрывающегося списка ото- бражаются значения из другой таблицы, запроса или списка значений	На основе таб- лицы или за- проса: размер присоединен- ного столбца

В Свойствах поля сетки конструктора отображается список свойств активного поля. Перечень свойств будет зависеть от вы- бранного типа поля.

Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей:

– размер поля

– формат поля

– маска ввода

– подпись

– значение по умолчанию

– условия на значения

– сообщение об ошибке

– индексированное поле.

Размер поля

Определяет максимальную длину текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обра- ботка данных меньшего размера выполняется быстрее. Если вы преоб- разуете поле в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.

Формат поля

Определяет формат вывода значений данного поля.

Маска ввода

Использование масок ввода обеспечивает контроль использования допустимых символов и облегчает процесс ввода данных.

Например. Ввод в таблицу фамилий сотрудников.

Для соответствующего поля можно задать маску ввода. Маска по- зволит использовать только буквы при вводе, обеспечит преобразова- ние первого символа в верхний регистр, всех остальных — в нижний, и не допустит ошибочного ввода фамилии, состоящей из одной буквы. В MS ACCESS такая маска ввода будет выглядеть следующим об-

разом:

>L<L????????????

Символ «L» в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ «?» обозначает, что в данную позицию может быть введена буква. Символ «>» преобразует все символы, расположен- ные правее этого знака, к верхнему регистру, символ «<»преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру.

Подпись

Определяет текст, который будет отображаться по умолчанию в надписях для форм, отчетов или запросов.

Условия на значения

Предназначено для определения ограничений. Условия вводят- ся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложны-

ми. Используя их можно задавать и диапазоны. Например, условие:

>#1.92#, заданное как «Условие на значения» для поля «ДАТА_ПРИЕ- МА_НА_РАБОТУ», будет означать, что допустим ввод дат только по- сле 1992 года.

Условия на значения могут задаваться для полей или записей. Вы- ражения, определяющие условия на значения, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запро- сы и таблицы.

Условия на значения для записей задаются в окне свойств табли- цы, вызываемом командой «Свойства» меню «Вид» в режиме кон- структора таблицы.

Индексированное поле

Индексированное поле можно использовать для контроля уникаль- ности. В MS ACCESS, как и во многих других системах, при опреде- лении для индексированного поля значения свойства «уникальный индекс» в это поле не допускается ввод повторяющихся значений.

Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных по- лей тем, что для них MS ACCESS создает специальные списки, позво- ляющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому ин- дексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Специальный индекс называется Ключ (первичный ключ) (рис. 1.9), идентифицирующий записи. Значения такого поля дол- жны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так ча- сто используется, что при отсутствии ключа MS ACCESS напоминает

об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

Рис. 1.9

 

В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и MS ACCESS), после того как в таблице определяется ключ, по это- му полю производится индексирование и запрещается ввод повто- ряющихся или пустых значений ключа.

При создании таблицы в режиме таблицы MS ACCESS автомати- чески создает поле первичного ключа с именем «Код» и типом дан- ных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ и задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в режиме конструктора.

Предполагаемый первичный ключ должен обладать указанными ниже характеристиками:

1. Значение данного поля или сочетания полей должно быть уни- кальным для каждой записи.

2. Поле или сочетание полей никогда не должно быть пустым или содержать значение NULL.

3. Значения не должны изменяться в процессе работы с БД.

Свойство «Индексированное поле» определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.

 

 

Создание таблиц

Есть несколько режимов создания новой таблицы, отличающихся уров- нем автоматизации (рис. 1.10). Неза- висимо от того, в каком режиме нача-

 

 

Рис. 1.10

та работа, всегда можно переключиться в другой режим с помощью кнопок режимов в строке состояния окна MS ACCESS.

1. Создание новой пустой таблицы

Рис. 1.11

MS ACCESS откроет пустую таблицу (рис. 1.11), в которой ото- бражаются строки и столбцы, куда необходимо ввести данные. Пер- вое поле имеет формальное имя Код. Тип данных поля определяется на основе вводимых данных. Структура таблицы создается при вво- де данных. Если закрыть таблицу без сохранения, она будет удалена. Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Для перемещения столбца выделите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите в нужное место.

Можно также выделить несколько смежных столбцов и перетащить их все в другое место.

2. Создание таблицы в режиме конструктора Наиболее универсальный метод.

Рис. 1.12

 

В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства. В режиме конструктора (рис. 1.12) снача- ла следует создать структуру новой таблицы. Затем для ввода данных следует переключиться в режим таблицы. При желании можно вве- сти в столбце Описание дополнительные сведения для каждого поля. Это описание отображается в строке состояния, если курсор находит- ся в данном поле. После добавления всех полей сохраните таблицу.

3. Создание таблицы на основе списка SharePoint

Создать таблицу можно путем импорта данных, хранящихся в дру- гом месте, или создания связи с ними. Это можно сделать, например, с данными, хранящимися в файле Excel, в списке Windows SharePoint Services, XML-файле, другой базе данных MS ACCESS. Список SharePoint позволяет предоставить доступ к данным пользователям, у которых не установлено приложение MS ACCESS. При импорте дан- ных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. По- следующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. Если осуществляется связы-

вание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящим- ся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отража- ются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице.

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться: