Мини-панель инструментов для форматирования

Примеры заполнения поля: Иванов Иван Иванович

2-12-85-06

1000 р.

1234

NuNuCa Nuss-Nougat-Crème.

Возможно автоматическое определение типа данных, если поле создается в режиме таблицы путем ввода данных. В этом случае про- грамма автоматически назначает полю тип данных на основе введен- ного значения, который впоследствии можно изменить.

Допустимые типы полей в MS ACCESS и их краткая характери- стика приведены в таблице 2.

Таблица 2

Окончание табл. 2

В Свойствах поля сетки конструктора отображается список свойств активного поля. Перечень свойств будет зависеть от вы- бранного типа поля.

Некоторые типы полей имеют схожие наборы свойств полей. Ниже перечислены основные свойства полей:

– размер поля

– формат поля

– маска ввода

– подпись

– значение по умолчанию

– условия на значения

– сообщение об ошибке

– индексированное поле.

Размер поля

Определяет максимальную длину текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обра- ботка данных меньшего размера выполняется быстрее. Если вы преоб- разуете поле в меньшее по размеру, может произойти потеря данных.

Формат поля

Определяет формат вывода значений данного поля.

Маска ввода

Использование масок ввода обеспечивает контроль использования допустимых символов и облегчает процесс ввода данных.

Например. Ввод в таблицу фамилий сотрудников.

Для соответствующего поля можно задать маску ввода. Маска по- зволит использовать только буквы при вводе, обеспечит преобразова- ние первого символа в верхний регистр, всех остальных — в нижний, и не допустит ошибочного ввода фамилии, состоящей из одной буквы. В MS ACCESS такая маска ввода будет выглядеть следующим об-

разом:

>L<L????????????

Символ «L» в маске обозначает, что в данную позицию должна быть введена буква, символ «?» обозначает, что в данную позицию может быть введена буква. Символ «>» преобразует все символы, расположен- ные правее этого знака, к верхнему регистру, символ «<»преобразует все символы, расположенные правее этого знака, к нижнему регистру.

Подпись

Определяет текст, который будет отображаться по умолчанию в надписях для форм, отчетов или запросов.

Условия на значения

Предназначено для определения ограничений. Условия вводят- ся как выражения. Выражения могут быть простыми или сложны-

ми. Используя их можно задавать и диапазоны. Например, условие:

>#1.92#, заданное как «Условие на значения» для поля «ДАТА_ПРИЕ- МА_НА_РАБОТУ», будет означать, что допустим ввод дат только по- сле 1992 года.

Условия на значения могут задаваться для полей или записей. Вы- ражения, определяющие условия на значения, не должны содержать функции, определяемые пользователем, статистические функции или функции по подмножеству, а также ссылки на формы, запро- сы и таблицы.

Условия на значения для записей задаются в окне свойств табли- цы, вызываемом командой «Свойства» меню «Вид» в режиме кон- структора таблицы.

Индексированное поле

Индексированное поле можно использовать для контроля уникаль- ности. В MS ACCESS, как и во многих других системах, при опреде- лении для индексированного поля значения свойства «уникальный индекс» в это поле не допускается ввод повторяющихся значений.

Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных по- лей тем, что для них MS ACCESS создает специальные списки, позво- ляющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому ин- дексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Специальный индекс называется Ключ (первичный ключ) (рис. 1.9), идентифицирующий записи. Значения такого поля дол- жны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так ча- сто используется, что при отсутствии ключа MS ACCESS напоминает

об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

Рис. 1.9

В тех СУБД, которые поддерживают концепцию ключа (в том числе и MS ACCESS), после того как в таблице определяется ключ, по это- му полю производится индексирование и запрещается ввод повто- ряющихся или пустых значений ключа.

При создании таблицы в режиме таблицы MS ACCESS автомати- чески создает поле первичного ключа с именем «Код» и типом дан- ных «Счетчик».

Изменить или удалить первичный ключ и задать первичный ключ для таблицы, в которой его еще нет, можно в режиме конструктора.

Предполагаемый первичный ключ должен обладать указанными ниже характеристиками:

1. Значение данного поля или сочетания полей должно быть уни- кальным для каждой записи.

2. Поле или сочетание полей никогда не должно быть пустым или содержать значение NULL.

3. Значения не должны изменяться в процессе работы с БД.

Свойство «Индексированное поле» определяет, надо ли создавать индекс по этому полю. Не допускается создание индексов для полей MEMO, гиперссылок и объектов OLE.

Создание таблиц

Есть несколько режимов создания новой таблицы, отличающихся уров- нем автоматизации (рис. 1.10). Неза- висимо от того, в каком режиме нача-

Рис. 1.10

та работа, всегда можно переключиться в другой режим с помощью кнопок режимов в строке состояния окна MS ACCESS.

1. Создание новой пустой таблицы

Рис. 1.11

MS ACCESS откроет пустую таблицу (рис. 1.11), в которой ото- бражаются строки и столбцы, куда необходимо ввести данные. Пер- вое поле имеет формальное имя Код. Тип данных поля определяется на основе вводимых данных. Структура таблицы создается при вво- де данных. Если закрыть таблицу без сохранения, она будет удалена. Для переименования столбца (поля) дважды щелкните заголовок столбца и введите новое имя. Для перемещения столбца выделите его, щелкнув заголовок столбца, а затем перетащите в нужное место.

Можно также выделить несколько смежных столбцов и перетащить их все в другое место.

2. Создание таблицы в режиме конструктора Наиболее универсальный метод.

Рис. 1.12

В этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства. В режиме конструктора (рис. 1.12) снача- ла следует создать структуру новой таблицы. Затем для ввода данных следует переключиться в режим таблицы. При желании можно вве- сти в столбце Описание дополнительные сведения для каждого поля. Это описание отображается в строке состояния, если курсор находит- ся в данном поле. После добавления всех полей сохраните таблицу.

3. Создание таблицы на основе списка SharePoint

Создать таблицу можно путем импорта данных, хранящихся в дру- гом месте, или создания связи с ними. Это можно сделать, например, с данными, хранящимися в файле Excel, в списке Windows SharePoint Services, XML-файле, другой базе данных MS ACCESS. Список SharePoint позволяет предоставить доступ к данным пользователям, у которых не установлено приложение MS ACCESS. При импорте дан- ных создается их копия в новой таблице текущей базы данных. По- следующие изменения, вносимые в исходные данные, не будут влиять на импортированные данные, и наоборот. Если осуществляется связы-

вание с данными, в текущей базе данных создается связанная таблица, обеспечивающая динамическое подключение к данным, хранящим- ся в другом месте. Изменения данных в связанной таблице отража- ются в источнике, а изменения в источнике — в связанной таблице.