Методы оптимизации документооборота.

 Существует два основных метода оптимизации документооборота в организации:

· регламентация;

· автоматизация.

Причем второй метод может быть применен только после реализации первого.

Рисунок 6. Методы оптимизации документооборота

Регламентация документооборота

Отсутствие регламента документооборота в организации может привести к следующим проблемам:

· избыточные маршруты прохождения документов;

· потери документов;

· проблемы с поиском документов.

При построении системы документооборота нужно стремиться к минимизации этапов согласования и количества документов, требующих утверждения.

На первом этапе необходимо закрепить за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать (номенклатуру дел). При этом необходимо привлечь к созданию регламентов руководителей всех функциональных подразделений, участвующих в документообороте.

На втором этапе осуществляется оптимизация маршрутов прохождения документов.

От излишнего документооборота и согласований избавляет делегирование полномочий центрам ответственности. Так, если в конечном итоге за выдачу пачки скрепок отвечает кладовщик, то виза генерального директора не требуется.

У подразделений есть свои ответственные, руководитель подразделения вправе наделить их определенными полномочиями и не брать на себя решение всех вопросов.

Регламенты документооборота важно не только создать, но и поддерживать, иначе они могут утратить свою актуальность. Следует своевременно их корректировать, если произошли изменения в процессах.

Автоматизация документооборота

Оптимизация документооборота путем автоматизации процессов работы с документами и управления документационными потоками в настоящее время широко применяется не только в коммерческих организациях, но и в органах исполнительной власти.

Большое внимание данному направлению уделяется и на уровне Правительства РФ. Так, согласно целевой программе «Электронная Россия (2002-2010 годы)» развитие и широкое применение информационных технологий имеет решающее значение для повышения функционирования экономики, государственного и местного самоуправления.

Целевая программа предусматривает обеспечение открытости органов государственной власти. В программе появляется термин «электронное правительство». Речь в данном случае идет о том, чтобы граждане тратили меньше времени на обращения в государственные структуры.

Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года одобрена Распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 г. №632-р. Концепция разработана Министерством информационных технологий и связи Российской Федерации совместно с Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации и Федеральной службой охраны Российской Федерации.

Под электронным правительством в Концепции понимается новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов.

Настоящая Концепция основывается на Концепции использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года, одобренной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 27 сентября 2004 г. №1244-р, а также на Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах, одобренной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. №1789-р.

Концепция определяет основные приоритеты, направления и этапы формирования в Российской Федерации электронного правительства. Формирование электронного правительства в Российской Федерации стало возможным благодаря широкому распространению информационно-коммуникационных технологий в социально-экономической сфере и органах государственной власти.

Целями формирования в Российской Федерации электронного правительства являются:

· повышение качества и доступности предоставляемых организациям и гражданам государственных услуг, упрощение процедуры и сокращение сроков их оказания, снижение административных издержек со стороны граждан и организаций, связанных с получением государственных услуг, а также внедрение единых стандартов обслуживания граждан;

· повышение открытости информации о деятельности органов государственной власти и расширение возможности доступа к ней и непосредственного участия организаций, граждан и институтов гражданского общества в процедурах формирования и экспертизы решений, принимаемых на всех уровнях государственного управления;

· повышение качества административно-управленческих процессов;

· совершенствование системы информационно-аналитического обеспечения принимаемых решений на всех уровнях государственного управления, обеспечение оперативности и полноты контроля за результативностью деятельности органов государственной власти и обеспечение требуемого уровня информационной безопасности электронного правительства при его функционировании.

Одной из приоритетных задач формирования электронного правительства является максимально возможный перевод документооборота и информационного взаимодействия органов государственной власти в электронную форму.

Причем системы электронного документооборота не должны быть автономными, они должны взаимодействовать между собой. Примерами таких систем являются: системы дистанционной подачи документов в Министерство по налогам и сборам, в Госкомстат, в Министерство по антимонопольной политике. Государственные тендеры и закупки в Москве также проводятся в электронной форме.

В результате выполнения мероприятий ожидается повышение качества и оперативности взаимодействия органов государственной власти между собой, а также снижение издержек при взаимодействии органов государственной власти с организациями и гражданами.

Для обеспечения электронного взаимодействия органов государственной власти между собой, с подведомственными и сторонними организациями необходимо придание официального статуса электронным формам взаимодействия, обеспечение подлинности и достоверности информации в процессах электронного взаимодействия органов государственной власти.

Перевод бумажного документооборота в электронный носит, с одной стороны, юридический, а с другой — технический характер.

Содержание законов в данной области сводится к признанию юридической силы электронных документов, электронной подписи, а также к урегулированию электронной формы документов отдельных государственных органов, прежде всего исполнительных и судебных.

Правительством РФ и Правительством Москвы принят ряд нормативно-правовых актов, регулирующих порядок работы с электронными документами, заверенными электронно-цифровой подписью.

Согласно Постановлению Правительства Москвы от 10 апреля 2007 249-ПП «Об утверждении порядка работы органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы с электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью» устанавливается, что при определении условий и возможности замещения бумажных документов аналогичными по содержанию электронными документами следует исходить из следующего:

1. Существующий или ранее существовавший бумажный документ может быть временно замещен или вместо бумажного документа может быть использован электронный документ, если выполнены условия признания соответствующего электронного документа электронным дубликатом бумажного или электронной копией бумажного документа. Электронный дубликат или электронная копия не могут использоваться за пределами срока действия соответствующего бумажного документа, а также в том случае, если соответствующий бумажный документ отменен, признан утратившим силу, отозван или аннулирован.

2. Вместо составления бумажного документа и удостоверения его собственноручной подписью создавшего его лица может быть создан электронный документ с использованием электронной цифровой подписи соответствующего лица, если выполняются условия признания электронного документа электронным оригиналом документа.

При определении условий и возможности замещения электронных документов аналогичными по содержанию бумажными документами следует исходить из следующего:

· Бумажный документ, полученный в результате обработки соответствующего электронного документа (распечатки), может признаваться равнозначным соответствующему электронному документу при выполнении условий признания бумажного документа бумажной копией или бумажным дубликатом соответствующего электронного документа.

· Бумажная копия или бумажный дубликат электронного документа не могут быть использованы, если соответствующий электронный документ не существует или если владельцем соответствующей информационной системы принято правомерное решение о его удалении (уничтожении).

Постановление Правительства Москвы от 10 апреля 2007 №249-ПП устанавливает следующие категории электронных документов:

· По источнику их возникновения:

1. Документы, созданные на основании получаемых от физических и юридических лиц документов, представленных в окончательно оформленном и действительном виде (заявления, удостоверения личности, доверенности, документы о государственной регистрации актов гражданского состояния, учредительные документы, свидетельства о регистрации, лицензии, сертификаты и иные личные документы).

2. Официальные документы органов исполнительной власти — документы, содержащиеся в официальных информационных ресурсах города Москвы (нормативные документы, распорядительные документы, иные ранее созданные официальные информационные ресурсы правового или административного характера).

3. Документы, создаваемые в результате деятельности органов исполнительной власти города Москвы и городских организаций (поручения, заключения, справки, согласования, протоколы, решения, копии, уведомления и иные документы).

· По их отношению к оригиналу: <

· Электронный оригинал — документ, изначально созданный в электронном виде, подписанный электронной цифровой подписью, для которого не существует бумажного исходного оригинала, подписанного тем же лицом. Электронные оригиналы создаются и используются в случаях, когда решение об этом принято владельцем информационной системы или участвующими в документообороте сторонами, а также если это предписано нормативными правовыми актами.

· Электронный дубликат бумажного документа — документ, произведенный в электронной форме вместе с идентичным бумажным документом, имеющим те же реквизиты, структуру и содержание, и подписанный электронной цифровой подписью тем же лицом, которое подписало оригинал бумажного документа.

· Электронная копия бумажного документа — электронный документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение, заверенный в установленном порядке электронной цифровой подписью лица, которое является автором (составителем) бумажного документа либо обладает полномочиями на заверение данного документа электронной цифровой подписью.

Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с заверенными электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах регламентирует Федеральный закон от 10.01.2002. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Электронная цифровая подпись и порядок ее использования

В соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» электронная цифровая подпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, предназначенный для удовлетворения источника данных и защиты данного электронного документа от подделки.

ЭЦП обеспечивает электронному документу следующие важнейшие характеристики:

· подлинность — подтверждение авторства документа;

· целостность — документ не может быть изменен после подписания;

· неотрицание авторства (неотрекаемость) — автор впоследствии не сможет отказаться от своей подписи.

Электронно-цифровая подпись — это, по сути, аналог собственноручной подписи человека, применяемый в электронных документах.

Электронно-цифровая подпись создается с помощью закрытого ключа — уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных документах с использованием соответствующих средств.

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

· сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

· подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

· электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Получатели электронного документа, подписанного ЭЦП, имеют возможность проверить действительность подписи посредством открытого ключа и убедиться в том, что документ подлинный, а ЭЦП принадлежит именно тому лицу, которое в нем указано.

Открытый ключ — это уникальная последовательность символов, которая математически связана с закрытым ключом ЭЦП. Открытый и закрытый ключи образуют так называемую ключевую пару.

Открытый ключ доступен любому пользователю информационной системы в составе сертификата ключа. Сертификат ключа является аналогом документа, удостоверяющего личность (например, паспорта). Это документ на бумажном носителе либо электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица (сотрудника) удостоверяющего центра. Сертификат ключа помимо открытого ключа ЭЦП содержит идентификационные данные владельца. Сертификат передается пользователю системы электронного документооборота (СЭД) и выполняет две задачи: подтверждает подлинность ЭЦП и идентифицирует владельца сертификата ключа подписи.

И в том и в другом случае используются средства электронно-цифровой подписи — программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий реализацию хотя бы одной из следующих функций:

· создание ЭЦП в электронном документе с использованием закрытого ключа ЭЦП;

· подтверждение с использованием открытого ключа ЭЦП подлинности ЭЦП в электронном документе.

В юридически-значимом документообороте участвует еще третья сторона — удостоверяющий центр. Удостоверяющий центр — организационная структура, осуществляющая деятельность по управлению сертификатами ключей и поддержке их использования в различных подсистемах корпоративной информационной системы. Удостоверяющий центр, в общем случае, может быть внешней организацией или подразделением той или иной компании.

В Москве работа удостоверяющих центров регулируется Постановлением Правительства Москвы от 26.07.2005 №544-ПП «Об утверждении Положения о Системе уполномоченных удостоверяющих центров органов исполнительной власти города Москвы» и Постановлением Правительства Москвы от 19.06.2007 №495-ПП «Об утверждении Положения о головном удостоверяющем центре города Москвы».

Удостоверяющим центром, выдающим сертификаты ключей подписей для использования в информационных системах общего пользования, должно быть юридическое лицо, выполняющее функции, предусмотренные Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи». При этом удостоверяющий центр должен обладать необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей.

Одним из первых направлений, в котором предполагается использование ЭЦП для согласования органами исполнительной власти города Москвы проектов распорядительных документов, является проведение торгов в целях осуществления градостроительной деятельности.

22 июля 2008 г. Постановлением Правительства Москвы №627-ПП был утвержден Временный регламент взаимодействия структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы по использованию электронной цифровой подписи при согласовании проектов правовых актов о проведении торгов, связанных с размещением на территории города Москвы градостроительных объектов.

Регламент подготовлен во исполнение Постановления Правительства Москвы от 9 октября 2007 г. №870-ПП «О подготовке и проведении эксперимента по использованию электронной цифровой подписи для согласования проектов распорядительных документов Правительства Москвы, выпускаемых для проведения торгов в целях осуществления градостроительной деятельности» и в соответствии с Федеральными законами от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Постановлением Правительства Москвы от 10 апреля 2007 г. №249-ПП «Об утверждении порядка работы органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы с электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью».

Регламент:

· предусматривает порядок взаимодействия структурных подразделений Аппарата Мэра и Правительства Москвы, органов исполнительной власти города Москвы при согласовании проектов распорядительных документов, выпускаемых для проведения торгов в целях осуществления градостроительной деятельности в городе Москве;

· отражает этапы прохождения проектов распорядительных документов в электронной форме;

· предусматривает наделение уполномоченных лиц согласующих сторон правом в установленном порядке переносить с использованием ЭЦП решение руководителя согласующей стороны с бумажного носителя в информационную систему;

· определяет порядок устранения разногласий, возникших в ходе согласования проектов распорядительных документов.

Регламент охватывает следующие этапы использования цифровой подписи при согласовании проектов распорядительных документов Правительства Москвы, выпускаемых для проведения торгов в целях осуществления градостроительной деятельности:

· подготовка проекта распорядительного документа Правительства Москвы и пакета электронных документов;

· порядок получения, рассмотрения и согласования с использованием ЭЦП проектов распорядительных документов Правительства Москвы согласующими сторонами;

· сроки согласования проектов распорядительных документов Правительства Москвы согласующими сторонами;

· оформление результатов согласования проекта распорядительного документа Правительства Москвы и устранение разногласий;

· представление проекта распорядительного документа Правительства Москвы в Правовое управление Правительства Москвы и Протокольный отдел Правительства Москвы.

За счет «распараллеливания» процесса согласования документов путем использования электронно-цифровой подписи существенно повышается оперативность издания распорядительных документов.

 

⇐ Предыдущая20212223242526272829Следующая ⇒

Поделиться: