Тема 17. Формирование и хранение дел.

Документы формируются в дела в соответствии с утверждением номенклатуры дел. Согласно ГОСТ Р 51141-98: дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участнику деятельности, помещенных в отдельную обложку; формирование дела – группирование исполнительных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формирование дел должно отвечать оперативным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления, сохранности документов. Правила и требования к разработке номенклатуры дел изложены в ГСДОУ, основных правилах работы ведомственных архивов, типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке. Существует примерная, типовая и индивидуальная (конкретная) номенклатура дел. Типовая и примерная номенклатуры дел являются основой для составления конкретной номенклатуры. Цель создания номенклатуры дел заключается в:

1. Обоснованном распределении документов в дела.

2. В формировании дел

3. В обеспечении поиска документов и учета дел

4. В предварительном распределении сроков хранения документов

Единые требования к форме и оформлению дел изложены в ГСДОУ. Согласно ГС ДОУ формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов. Ответственность за разработку и создание номенклатуры возлагается на службу ДОУ (канцелярию, секретариат). Номенклатура вводится с 1 января, с календарного начала года. Дела подшиваются в течение года. Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий или заведующий архивом. В каждое дело должны включаться только те документы, которые предусмотрены номенклатурой дел. Это одно из обязательных условий правильного формирования дел в делопроизводстве. При создании необходимо использовать: нормативно-методические документы, ГСДОУ, правила работы ведомственных архивов, организационные документы, регламентирующие и отражающие функции и структуру организации, номенклатуру дел за предыдущие года, списки дел, регистрационные формы на документах, справочные данные. При наличии типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела из типовой номенклатуры переносится полностью Если появляются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, для них нужно заводить самостоятельные дела, а названия этих дел включить в номенклатуру дел дополнительно. Группировать вновь появившиеся документы допускается в дела, уже имеющиеся и предусмотренные номенклатурой дел. В таких случаях нужно подбирать дела с документами, близкими по содержанию и срокам хранения, уточнять названия (заголовки) этих дел и вносить уточнения в номенклатуру дел. Требования к заголовку типовой номенклатуры дел: краткость, четкость, по заголовку идет поиск необходимых документов. Начинается заголовок с указания кода заводимого дела или виды документа, затем содержание заголовка. Если в деле объединяются различного виды документов по одному вопросу, не связанные последовательностью, употребляется термин «документы». Ниже под заголовком перечислен перечень основных видов документов, которые вошли в дела. Заголовки дел, предназначенных для группировки документов одного вида документов, указывается во множественном числе.

Номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Формирование дел начинается с начала календарного года на обложке заводимого дела указывается название учреждения, после - название структурного подразделения, ближе к середине указывается индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, сроки хранения дела. Например, дело №10-06. Внизу обложки дела указывается срок хранения документов.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении. Документы включаются в дело только в 1 экземпляре, только подлинники. Толщина каждого дела не должна превышать 50 листов. На последнем этапе исполнения дела обложка дела оформляется – дата дела, кол-во листов в деле, архивный шифр дела.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. На этом этапе проводится полное оформление дел, подшивка или переплет, нумерация листов, составление заверительной подписи. Архивный шифр оформляется в архиве, в нем указывается номер, опись дела. Опись составляется на документы, предназначенные для постоянного и временного хранения. Опись- архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а так же предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Составление описи – последний этап в делопроизводстве В описание каждого дела входит: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела, дата дела, кол-во листов в деле, примечания

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованным с руководителями подразделений и утвержденного руководителем организации. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу передаются в архив по описи. В процессе передачи на обоих экземплярах описи напротив каждого дела делается отметка о его наличии. После приема в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел и возможно номера отсутствующих дел. Под заверительной подписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, которые участвуют в передаче.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться: