Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. Управление документацией. Управление документациейСтр 1 из 3Следующая ⇒
Управление документацией СТП 300042199.026-2008
г.Новополоцк 2008 ПРЕДИСЛОВИЕ
СОДЕРЖАНИЕ 1 Назначение ……………………………………………………………………. 1 2 Нормативные ссылки ………………………………………………………... 1 3 Термины и определения, сокращения и обозначения..……………………...1 4 Область применения …………………………………………………………. 2 5 Полномочия и ответственность ………………………………………………2 6 Описание процесса …………………………………………………………….3 6.1 Общие положения …………………………………………………………...3 6.2 Описание процесса управления документацией СУОТ……… ………… 3 7 Записи ………………………………………………………………………. 7 Приложение А. Форма журнала регистрации документов СУОТ…………….8 Приложение Б. Форма журнала учета выдачи документов СУОТ в подразделения .…………………………………………………………………8 Приложение В. Форма журнала учета поступления и выдачи документов СУОТ в подразделении……………………………………………….………….9 Ссылочные НПА и ТНПА……………………………...……………………..... 10 Лист регистрации изменений…………………………………………………... 11
НАЗНАЧЕНИЕ Настоящий стандарт предприятия устанавливает порядок управления документами в Обществе, а также устанавливает требования к планированию, разработке, оформлению, согласованию, утверждению и актуализации документации по СУОТ.
НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ 2.1 В настоящем стандарте предприятия использованы ссылки на следующие документы: 2.1.1 СТБ 18001 Система управления охраной труда. Требования; 2.1.2 СТБ 6.38 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; 2.1.3 Инструкция о порядке принятия локальных нормативных правовых актов по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь ; 2.1.4 Инструкция по делопроизводству в ОАО «Нафтан», утвержденная приказом генерального директора; 2.1.5 СТП 300042199.023 Законодательные и другие требования.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ И ОБОЗНАЧЕНИЯ
3.1 В настоящем стандарте предприятия применяются термины и определения, приведенные в СТБ 18001, а также следующие термины с соответствующими определениями: актуализация – процедура, связанная с внесением изменений в действующие нормативные документы, отмена/замена нормативных документов на основе информации, публикуемой в информационных указателях нормативной документации; архив – организация или структурное подразделение, осуществляющее прием, учет и хранение документов постоянного и длительного срока хранения (свыше 10 лет), с целью использования ретроспективной документально оформленной информации; входящий документ – документ, поступивший в Общество или подразделение; дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или области деятельности и помещенных в отдельную папку; документ – информация и поддерживающий ее носитель (бумага, магнитный, электронный или оптический компьютерный диск, фотография или их комбинация); изменение – модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов нормативного документа; исходящий документ – созданный на предприятии или в подразделении, отправленный адресату документ, копия которого, как правило, остается в деле; нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов; организационно-распорядительная документация (ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда; отмена стандарта – прекращение действия стандарта в связи с разработкой взамен его нового стандарта или отсутствием объекта стандартизации; регистрация документов – фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них; СТБ – стандарт, утвержденный Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь или Министерством строительства и архитектуры Республики Беларусь. 3.2 В настоящем стандарте предприятия применяются следующие сокращения и обозначения: НПА – нормативный правовой акт; ОТ – охрана труда; ОССиК – отдел стандартизации, сертификации и качества; ООТиЗ – отдел организации труда и заработной платы; ПБ – промышленная безопасность; СОТиПБ – служба охраны труда и промышленной безопасности; СТП – стандарт предприятия; СУОТ – система управления охраной труда; ТНПА – технический нормативный правовой акт.
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Требования настоящего стандарта предприятия обязательны для применения во всех структурных подразделения Общества.
ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА Общие положения 6.1.1 Вся документация в области ОТ, относящаяся к деятельности ОАО «Нафтан», подразделяется на внешнюю и внутреннюю. 6.1.2 Порядок формирования реестров, комплектования фондов и управления внешней документацией регламентирован СТП 300042199.023. 6.1.3 Процесс управления организационно-распорядительной документацией регламентирован НПА п. 2.1.4. 6.1.4 Процесс управления документацией СУОТ Общества включает следующие этапы: планирование разработки; разработка документов СУОТ; введение в действие; регистрация, учет и рассылка пользователям; хранение; актуализация документов СУОТ; изъятие и уничтожение устаревших версий.
Планирование разработки документов 6.2.2.1 Основанием для планирования разработки являются: реализация требований СТБ 18001 к документированию СУОТ; акты законодательства Республики Беларусь; решения директивных органов Республики Беларусь; изменения в организационной структуре ОАО «Нафтан»; результаты внутренних аудитов СУОТ; результаты анализа функционирования СУОТ со стороны руководства; решения совещаний «День ОТ». 6.2.2.2 Предложения по разработке документов СУОТ рассматриваются на совещании по ОТ, при этом: оценивается необходимость в документе; определяются разработчики; устанавливаются сроки разработки. 6.2.2.3 Для реализации решений совещания издаются соответствующие приказы по Обществу. 6.2.2.4 При планировании разработки целей и программы в области ОТ необходимо предусмотреть возможность их практической реализации и создания условий по обеспечению необходимыми ресурсами.
6.2.3 Разработка документов по СУОТ 6.2.3.1 Основные стадии разработки документов СУОТ: разработка проекта документа; согласование проекта; доработка проекта документа по замечаниям; экспертиза на адекватность; утверждение. 6.2.3.2 При разработке политики в области ОТ должны быть четко определены общие цели в области ОТ и обязательства по улучшению результативности СУОТ. Политика должна включать обязательства подчиняться действующему законодательству по ОТ. 6.2.3.3 Цели и программа в области ОТ разрабатываются на основании результатов идентификации опасностей и оценки рисков, законодательных и других требований. 6.2.3.4 В СТП должны быть следующие разделы: содержание; назначение; нормативные ссылки; термины и определения, сокращения и обозначения; область применения; полномочия и ответственность; описание процесса; документы и записи; приложения; ссылочные НПА и ТНПА; лист регистрации изменений. 6.2.3.5 Разработчик СТП по согласованию с ОССиК присваивает обозначение проекту документа и обеспечивает при разработке соответствие СТП требованиям СТБ 18001 и ТНПА п. 2.1.2. 6.2.3.6 Проект СТП в отпечатанном виде проверяется руководителем подразделения разработчика. При положительных результатах проверки руководитель подписывает документ и направляет его на согласование с заместителем главного инженера (по стандартизации, сертификации и качеству) и с подразделениями, функции которых затрагивает разрабатываемый документ. 6.2.3.7 При наличии обоснованных замечаний и предложений разработчик дорабатывает проект СТП и после повторного согласования направляет его на рассмотрение главному инженеру. 6.2.3.8 Проверенный и согласованный СТП представляется на утверждение генеральному директору. 6.2.3.9 При оформлении политики в области ОТ должны выполняться следующие требования: политика излагается на одном листе формата А4; экземпляры политики, размещаемые в официальных помещениях Общества, должны быть вставлены в рамку; экземпляры политики, размещаемые в производственных помещениях, должны быть защищены от загрязнений. 6.2.3.10 Руководство по СУОТ оформляется в виде отдельной книги, помещенной в отдельную папку. Контрольный экземпляр руководства должен быть согласован и утвержден подлинными подписями и печатью Общества, храниться в СОТиПБ. 6.2.3.11 Порядок разработки, согласования и утверждения инструкций по ОТ регламентирован НПА п. 2.1.3. 6.2.3.12 Цели и программы в области ОТ, руководство по СУОТ, положения и СТП утверждаются генеральным директором. Программы обучения и инструкции по ОТ утверждаются главным инженером.
Учет и хранение 6.2.5.1 Разработчики документов СУОТ представляют инженеру СОТиПБ утвержденные подлинники документов для регистрации. 6.2.5.2 Регистрация контрольных экземпляров документов СУОТ и изменений к ним осуществляется в журнале (приложение А). 6.2.5.3 Все контрольные экземпляры (политики, целей, программ, СТП, руководства, инструкций по ОТ) разработанные, согласованные и утвержденные в установленном порядке, хранятся в СОТиПБ, положения о подразделениях и должностные инструкции – в ООТиЗ. 6.2.5.4 На подлиннике документа ставится штамп «Контрольный экземпляр», на копиях документа – «Рабочий экз. №___). 6.2.5.5 Тиражирование и рассылку документов в подразделения осуществляет инженер СОТиПБ. Учет выдачи документов в подразделения производится в журнале (приложение Б). 6.2.5.6 Учет поступающих в подразделения документов и доведения их до пользователей осуществляется ответственными по делопроизводству (уполномоченными по стандартизации) с отражением в журнале (приложение В). 6.2.5.7 При возникновении в подразделении дополнительной потребности в экземплярах документа СУОТ, ответственный по делопроизводству (уполномоченный по стандартизации) получает в СОТиПБ необходимое количество рабочих экземпляров.
ЗАПИСИ Записи, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, установленной настоящим стандартом предприятия, приведены в таблице 1. Таблица 1
Заместитель главного инженера (по охране труда и промышленной безопасности) Г.А.Циркин
Приложение А Приложение Б Приложение В ССЫЛОЧНЫЕ НПА и ТНПА
Лист регистрации изменений
Управление документацией СТП 300042199.026-2008
г.Новополоцк 2008 ПРЕДИСЛОВИЕ
СОДЕРЖАНИЕ 1 Назначение ……………………………………………………………………. 1 2 Нормативные ссылки ………………………………………………………... 1 3 Термины и определения, сокращения и обозначения..……………………...1 4 Область применения …………………………………………………………. 2 5 Полномочия и ответственность ………………………………………………2 6 Описание процесса …………………………………………………………….3 6.1 Общие положения …………………………………………………………...3 6.2 Описание процесса управления документацией СУОТ……… ………… 3 7 Записи ………………………………………………………………………. 7 Приложение А. Форма журнала регистрации документов СУОТ…………….8 Приложение Б. Форма журнала учета выдачи документов СУОТ в подразделения .…………………………………………………………………8 Приложение В. Форма журнала учета поступления и выдачи документов СУОТ в подразделении……………………………………………….………….9 Ссылочные НПА и ТНПА……………………………...……………………..... 10 Лист регистрации изменений…………………………………………………... 11
НАЗНАЧЕНИЕ Настоящий стандарт предприятия устанавливает порядок управления документами в Обществе, а также устанавливает требования к планированию, разработке, оформлению, согласованию, утверждению и актуализации документации по СУОТ.
НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ 2.1 В настоящем стандарте предприятия использованы ссылки на следующие документы: 2.1.1 СТБ 18001 Система управления охраной труда. Требования; 2.1.2 СТБ 6.38 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; 2.1.3 Инструкция о порядке принятия локальных нормативных правовых актов по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь ; 2.1.4 Инструкция по делопроизводству в ОАО «Нафтан», утвержденная приказом генерального директора; 2.1.5 СТП 300042199.023 Законодательные и другие требования.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ И ОБОЗНАЧЕНИЯ
3.1 В настоящем стандарте предприятия применяются термины и определения, приведенные в СТБ 18001, а также следующие термины с соответствующими определениями: актуализация – процедура, связанная с внесением изменений в действующие нормативные документы, отмена/замена нормативных документов на основе информации, публикуемой в информационных указателях нормативной документации; архив – организация или структурное подразделение, осуществляющее прием, учет и хранение документов постоянного и длительного срока хранения (свыше 10 лет), с целью использования ретроспективной документально оформленной информации; входящий документ – документ, поступивший в Общество или подразделение; дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или области деятельности и помещенных в отдельную папку; документ – информация и поддерживающий ее носитель (бумага, магнитный, электронный или оптический компьютерный диск, фотография или их комбинация); изменение – модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов нормативного документа; исходящий документ – созданный на предприятии или в подразделении, отправленный адресату документ, копия которого, как правило, остается в деле; нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов; организационно-распорядительная документация (ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда; отмена стандарта – прекращение действия стандарта в связи с разработкой взамен его нового стандарта или отсутствием объекта стандартизации; регистрация документов – фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них; СТБ – стандарт, утвержденный Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь или Министерством строительства и архитектуры Республики Беларусь. 3.2 В настоящем стандарте предприятия применяются следующие сокращения и обозначения: НПА – нормативный правовой акт; ОТ – охрана труда; ОССиК – отдел стандартизации, сертификации и качества; ООТиЗ – отдел организации труда и заработной платы; ПБ – промышленная безопасность; СОТиПБ – служба охраны труда и промышленной безопасности; СТП – стандарт предприятия; СУОТ – система управления охраной труда; ТНПА – технический нормативный правовой акт.
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ Требования настоящего стандарта предприятия обязательны для применения во всех структурных подразделения Общества.
ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1 Методическое руководство и общая организация работ по идентификации, учету и обеспечению подразделений Общества локальными НПА в области ОТ возлагается на заместителя главного инженера по ОТ и ПБ. 5.2 Ответственность за непосредственную идентификацию, учет, актуализацию и доведение до структурных подразделений локальных НПА несут инженеры СОТиПБ. 5.3 Ответственность за учет, актуализацию, определение круга пользователей и обеспечение их локальными НПА в структурном подразделении несут руководители подразделений. 5.4 Ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях осуществляют контроль за своевременным исполнением документов, ежегодным составлением номенклатуры дел, хранением дел и своевременной передачей их в архив. 5.5 Разработчик документа отвечает за своевременность его подготовки, соответствие содержания документа действующим законодательным требованиям, качество оформления.
ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА Общие положения 6.1.1 Вся документация в области ОТ, относящаяся к деятельности ОАО «Нафтан», подразделяется на внешнюю и внутреннюю. 6.1.2 Порядок формирования реестров, комплектования фондов и управления внешней документацией регламентирован СТП 300042199.023. 6.1.3 Процесс управления организационно-распорядительной документацией регламентирован НПА п. 2.1.4. 6.1.4 Процесс управления документацией СУОТ Общества включает следующие этапы: планирование разработки; разработка документов СУОТ; введение в действие; регистрация, учет и рассылка пользователям; хранение; актуализация документов СУОТ; изъятие и уничтожение устаревших версий.
|
Последнее изменение этой страницы: 2019-04-21; Просмотров: 198; Нарушение авторского права страницы