ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ. Управление документацией. Управление документацией

Управление документацией

СТП 300042199.026-2008

СОГЛАСОВАНО Главный инженер ОАО «Нафтан»                      А.А.Артюх ____ ____________2008
Заместитель главного инженера (по стандартизации, сертификации и качеству)                      В.С.Зубович ____ ____________2008

 

 

г.Новополоцк

2008

ПРЕДИСЛОВИЕ

Разработан	службой охраны труда и промышленной безопасности.
Внесен	отделом стандартизации, сертификации и качества.
Введен	впервые.
Дата введения	с даты утверждения.

 

СОДЕРЖАНИЕ

1 Назначение ……………………………………………………………………. 1

2 Нормативные ссылки ………………………………………………………... 1

3 Термины и определения, сокращения и обозначения..……………………...1

4 Область применения …………………………………………………………. 2

5 Полномочия и ответственность ………………………………………………2

6 Описание процесса …………………………………………………………….3

6.1 Общие положения …………………………………………………………...3  

6.2 Описание процесса управления документацией СУОТ……… ………… 3

7 Записи ………………………………………………………………………. 7

Приложение А. Форма журнала регистрации документов СУОТ…………….8

Приложение Б. Форма журнала учета выдачи документов СУОТ в

подразделения .…………………………………………………………………8

Приложение В. Форма журнала учета поступления и выдачи документов СУОТ в подразделении……………………………………………….………….9

Ссылочные НПА и ТНПА……………………………...……………………..... 10

Лист регистрации изменений…………………………………………………... 11

 

НАЗНАЧЕНИЕ

Настоящий стандарт предприятия устанавливает порядок управления документами в Обществе, а также устанавливает требования к планированию, разработке, оформлению, согласованию, утверждению и актуализации документации по СУОТ.

 

НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1 В настоящем стандарте предприятия использованы ссылки на следующие документы:

2.1.1 СТБ 18001 Система управления охраной труда. Требования;

2.1.2 СТБ 6.38 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

2.1.3 Инструкция о порядке принятия локальных нормативных правовых актов по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь ;

2.1.4 Инструкция по делопроизводству в ОАО «Нафтан», утвержденная приказом генерального директора;

2.1.5 СТП 300042199.023 Законодательные и другие требования.

 

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ И ОБОЗНАЧЕНИЯ

 

3.1 В настоящем стандарте предприятия применяются термины и определения, приведенные в СТБ 18001, а также следующие термины с соответствующими определениями:

актуализация – процедура, связанная с внесением изменений в действующие нормативные документы, отмена/замена нормативных документов на основе информации, публикуемой в информационных указателях нормативной документации;

архив – организация или структурное подразделение, осуществляющее прием, учет и хранение документов постоянного и длительного срока хранения (свыше 10 лет), с целью использования ретроспективной документально оформленной информации;

входящий документ – документ, поступивший в Общество или подразделение;

дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или области деятельности и помещенных в отдельную папку;

документ – информация и поддерживающий ее носитель (бумага, магнитный, электронный или оптический компьютерный диск, фотография или их комбинация);

изменение – модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов нормативного документа;

исходящий документ – созданный на предприятии или в подразделении, отправленный адресату документ, копия которого, как правило, остается в деле;

нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов;

организационно-распорядительная документация (ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда;

отмена стандарта – прекращение действия стандарта в связи с разработкой взамен его нового стандарта или отсутствием объекта стандартизации;

регистрация документов – фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них;

СТБ – стандарт, утвержденный Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь или Министерством строительства и архитектуры Республики Беларусь.

3.2 В настоящем стандарте предприятия применяются следующие сокращения и обозначения:

НПА – нормативный правовой акт;

ОТ – охрана труда;

ОССиК – отдел стандартизации, сертификации и качества;

ООТиЗ – отдел организации труда и заработной платы;

ПБ – промышленная безопасность;

СОТиПБ – служба охраны труда и промышленной безопасности;

СТП – стандарт предприятия;

СУОТ – система управления охраной труда;

ТНПА – технический нормативный правовой акт.

 

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Требования настоящего стандарта предприятия обязательны для применения во всех структурных подразделения Общества.

 

ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

Общие положения

6.1.1 Вся документация в области ОТ, относящаяся к деятельности ОАО «Нафтан», подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

6.1.2 Порядок формирования реестров, комплектования фондов и управления внешней документацией регламентирован СТП 300042199.023.

6.1.3 Процесс управления организационно-распорядительной документацией регламентирован НПА п. 2.1.4.

6.1.4 Процесс управления документацией СУОТ Общества включает следующие этапы:

планирование разработки;

разработка документов СУОТ;

введение в действие;

регистрация, учет и рассылка пользователям;

хранение;

актуализация документов СУОТ;

изъятие и уничтожение устаревших версий.

 

Планирование разработки документов

6.2.2.1 Основанием для планирования разработки являются:

    реализация требований СТБ 18001 к документированию СУОТ;

акты законодательства Республики Беларусь;

    решения директивных органов Республики Беларусь;

    изменения в организационной структуре ОАО «Нафтан»;

    результаты внутренних аудитов СУОТ;

    результаты анализа функционирования СУОТ со стороны руководства;

    решения совещаний «День ОТ».

    6.2.2.2 Предложения по разработке документов СУОТ рассматриваются на совещании по ОТ, при этом:

    оценивается необходимость в документе;

    определяются разработчики;

    устанавливаются сроки разработки.

    6.2.2.3 Для реализации решений совещания издаются соответствующие приказы по Обществу.

    6.2.2.4 При планировании разработки целей и программы в области ОТ необходимо предусмотреть возможность их практической реализации и создания условий по обеспечению необходимыми ресурсами.

 

    6.2.3 Разработка документов по СУОТ

    6.2.3.1 Основные стадии разработки документов СУОТ:

    разработка проекта документа;

    согласование проекта;

    доработка проекта документа по замечаниям;

    экспертиза на адекватность;

    утверждение.

    6.2.3.2 При разработке политики в области ОТ должны быть четко определены общие цели в области ОТ и обязательства по улучшению результативности СУОТ. Политика должна включать обязательства подчиняться действующему законодательству по ОТ.

    6.2.3.3 Цели и программа в области ОТ разрабатываются на основании результатов идентификации опасностей и оценки рисков, законодательных и других требований.

    6.2.3.4 В СТП должны быть следующие разделы:

    содержание;

    назначение;

    нормативные ссылки;

    термины и определения, сокращения и обозначения;

    область применения;

    полномочия и ответственность;

    описание процесса;

    документы и записи;

    приложения;

    ссылочные НПА и ТНПА;

    лист регистрации изменений.

    6.2.3.5 Разработчик СТП по согласованию с ОССиК присваивает обозначение проекту документа и обеспечивает при разработке соответствие СТП требованиям СТБ 18001 и ТНПА п. 2.1.2.

    6.2.3.6 Проект СТП в отпечатанном виде проверяется руководителем подразделения разработчика. При положительных результатах проверки руководитель подписывает документ и направляет его на  согласование с заместителем главного инженера (по стандартизации, сертификации и качеству) и с подразделениями, функции которых затрагивает разрабатываемый документ.

    6.2.3.7 При наличии обоснованных замечаний и предложений разработчик дорабатывает проект СТП и после повторного согласования направляет его на рассмотрение главному инженеру.

    6.2.3.8 Проверенный и согласованный СТП представляется на утверждение генеральному директору.

    6.2.3.9 При оформлении политики в области ОТ должны выполняться следующие требования:

    политика излагается на одном листе формата А4;

экземпляры политики, размещаемые в официальных помещениях Общества, должны быть вставлены в рамку;

экземпляры политики, размещаемые в производственных помещениях, должны быть защищены от загрязнений.

6.2.3.10 Руководство по СУОТ оформляется в виде отдельной книги, помещенной в отдельную папку.

Контрольный экземпляр руководства должен быть согласован и утвержден подлинными подписями и печатью Общества, храниться в СОТиПБ.

6.2.3.11 Порядок разработки, согласования и утверждения инструкций по ОТ регламентирован НПА п. 2.1.3.

6.2.3.12 Цели и программы в области ОТ, руководство по СУОТ, положения и СТП утверждаются генеральным директором. Программы обучения и инструкции по ОТ утверждаются главным инженером.

 

Учет и хранение

     6.2.5.1 Разработчики документов  СУОТ    представляют  инженеру

 СОТиПБ утвержденные подлинники документов для регистрации.

6.2.5.2 Регистрация контрольных экземпляров документов СУОТ и изменений к ним осуществляется в журнале (приложение А).

6.2.5.3 Все контрольные экземпляры (политики, целей, программ, СТП, руководства, инструкций по ОТ) разработанные, согласованные и утвержденные в установленном порядке, хранятся в СОТиПБ, положения о подразделениях и должностные инструкции – в ООТиЗ.

6.2.5.4 На подлиннике документа ставится штамп «Контрольный экземпляр», на копиях документа – «Рабочий экз. №___).

6.2.5.5 Тиражирование и рассылку документов в подразделения осуществляет инженер СОТиПБ. Учет выдачи документов в подразделения производится в журнале (приложение Б).

6.2.5.6 Учет поступающих в подразделения документов и доведения их до пользователей осуществляется ответственными по делопроизводству (уполномоченными по стандартизации) с отражением в журнале (приложение В).

6.2.5.7 При возникновении в подразделении дополнительной потребности в экземплярах документа СУОТ, ответственный по делопроизводству (уполномоченный по стандартизации) получает в СОТиПБ необходимое количество рабочих экземпляров.

 

ЗАПИСИ

Записи, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности, установленной настоящим стандартом предприятия, приведены в таблице 1.

Таблица 1

Наименование записи	Форма записи	Место хранения	Срок хранения
Журнал регистрации документов СУОТ	Приложение А	СОТиПБ	3 года
Журнал учета выдачи документов СУОТ в подразделения	Приложение Б	СОТиПБ	3 года
Журнал учета поступления и выдачи документов СУОТ в подразделении	Приложение В	Подразделение	3 года

 

 

Заместитель главного инженера (по охране

труда и промышленной безопасности)                          Г.А.Циркин

 

Приложение А

Приложение Б

Приложение В

ССЫЛОЧНЫЕ НПА и ТНПА

Обозначение НПА, ТНПА

Номер пункта, в котором дана ссылка

СТП 18001 Система управления охраной труда. Требования СТБ 6.38 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядите- льной документации. Требования к оформлению документов Инструкция о порядке принятия локальных нормативных правовых актов по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь Инструкция по делопроизводству в ОАО «Нафтан», утвержденная приказом генерального директора СТП 300042199.023 Законодательные и другие требования

2.1.1, 3.1, 6.2.2.1, 6.2.3.5   2.1.2, 6.2.3.5     2.1.3, 6.2.3.11     2.1.4, 6.1.3, 6.2.7.5     2.1.5, 6.1.2

 

 

Лист регистрации изменений

Изменение №	Номера листов (страниц)				Всего лис-тов (стра-ниц) в документе	№ документа	Входящий № сопрово-дительного документа и дата	Подпись	Дата
	измененных	замененных	но-вых	аннули-рованных

 

Управление документацией

СТП 300042199.026-2008

СОГЛАСОВАНО Главный инженер ОАО «Нафтан»                      А.А.Артюх ____ ____________2008
Заместитель главного инженера (по стандартизации, сертификации и качеству)                      В.С.Зубович ____ ____________2008

 

 

г.Новополоцк

2008

ПРЕДИСЛОВИЕ

Разработан	службой охраны труда и промышленной безопасности.
Внесен	отделом стандартизации, сертификации и качества.
Введен	впервые.
Дата введения	с даты утверждения.

 

СОДЕРЖАНИЕ

1 Назначение ……………………………………………………………………. 1

2 Нормативные ссылки ………………………………………………………... 1

3 Термины и определения, сокращения и обозначения..……………………...1

4 Область применения …………………………………………………………. 2

5 Полномочия и ответственность ………………………………………………2

6 Описание процесса …………………………………………………………….3

6.1 Общие положения …………………………………………………………...3  

6.2 Описание процесса управления документацией СУОТ……… ………… 3

7 Записи ………………………………………………………………………. 7

Приложение А. Форма журнала регистрации документов СУОТ…………….8

Приложение Б. Форма журнала учета выдачи документов СУОТ в

подразделения .…………………………………………………………………8

Приложение В. Форма журнала учета поступления и выдачи документов СУОТ в подразделении……………………………………………….………….9

Ссылочные НПА и ТНПА……………………………...……………………..... 10

Лист регистрации изменений…………………………………………………... 11

 

НАЗНАЧЕНИЕ

Настоящий стандарт предприятия устанавливает порядок управления документами в Обществе, а также устанавливает требования к планированию, разработке, оформлению, согласованию, утверждению и актуализации документации по СУОТ.

 

НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1 В настоящем стандарте предприятия использованы ссылки на следующие документы:

2.1.1 СТБ 18001 Система управления охраной труда. Требования;

2.1.2 СТБ 6.38 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

2.1.3 Инструкция о порядке принятия локальных нормативных правовых актов по охране труда для профессий и отдельных видов работ (услуг), утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь ;

2.1.4 Инструкция по делопроизводству в ОАО «Нафтан», утвержденная приказом генерального директора;

2.1.5 СТП 300042199.023 Законодательные и другие требования.

 

ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ, СОКРАЩЕНИЯ И ОБОЗНАЧЕНИЯ

 

3.1 В настоящем стандарте предприятия применяются термины и определения, приведенные в СТБ 18001, а также следующие термины с соответствующими определениями:

актуализация – процедура, связанная с внесением изменений в действующие нормативные документы, отмена/замена нормативных документов на основе информации, публикуемой в информационных указателях нормативной документации;

архив – организация или структурное подразделение, осуществляющее прием, учет и хранение документов постоянного и длительного срока хранения (свыше 10 лет), с целью использования ретроспективной документально оформленной информации;

входящий документ – документ, поступивший в Общество или подразделение;

дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или области деятельности и помещенных в отдельную папку;

документ – информация и поддерживающий ее носитель (бумага, магнитный, электронный или оптический компьютерный диск, фотография или их комбинация);

изменение – модификация, дополнение или исключение определенных фрагментов нормативного документа;

исходящий документ – созданный на предприятии или в подразделении, отправленный адресату документ, копия которого, как правило, остается в деле;

нормативный документ – документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся разных видов деятельности или их результатов;

организационно-распорядительная документация (ОРД) - документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда;

отмена стандарта – прекращение действия стандарта в связи с разработкой взамен его нового стандарта или отсутствием объекта стандартизации;

регистрация документов – фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них;

СТБ – стандарт, утвержденный Комитетом по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь или Министерством строительства и архитектуры Республики Беларусь.

3.2 В настоящем стандарте предприятия применяются следующие сокращения и обозначения:

НПА – нормативный правовой акт;

ОТ – охрана труда;

ОССиК – отдел стандартизации, сертификации и качества;

ООТиЗ – отдел организации труда и заработной платы;

ПБ – промышленная безопасность;

СОТиПБ – служба охраны труда и промышленной безопасности;

СТП – стандарт предприятия;

СУОТ – система управления охраной труда;

ТНПА – технический нормативный правовой акт.

 

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Требования настоящего стандарта предприятия обязательны для применения во всех структурных подразделения Общества.

 

ПОЛНОМОЧИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

5.1 Методическое руководство и общая организация работ по идентификации, учету и обеспечению подразделений Общества локальными НПА в области ОТ возлагается на заместителя главного инженера по ОТ и ПБ.

5.2 Ответственность за непосредственную идентификацию, учет, актуализацию и доведение до структурных подразделений локальных НПА несут инженеры СОТиПБ.

5.3 Ответственность за учет, актуализацию, определение круга пользователей и обеспечение их локальными НПА в структурном подразделении несут руководители подразделений.

5.4 Ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях осуществляют контроль за своевременным исполнением документов, ежегодным составлением номенклатуры дел, хранением дел и своевременной передачей их  в архив.

5.5 Разработчик документа отвечает за своевременность его подготовки, соответствие содержания документа действующим законодательным требованиям, качество оформления.

 

ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

Общие положения

6.1.1 Вся документация в области ОТ, относящаяся к деятельности ОАО «Нафтан», подразделяется на внешнюю и внутреннюю.

6.1.2 Порядок формирования реестров, комплектования фондов и управления внешней документацией регламентирован СТП 300042199.023.

6.1.3 Процесс управления организационно-распорядительной документацией регламентирован НПА п. 2.1.4.

6.1.4 Процесс управления документацией СУОТ Общества включает следующие этапы:

планирование разработки;

разработка документов СУОТ;

введение в действие;

регистрация, учет и рассылка пользователям;

хранение;

актуализация документов СУОТ;

изъятие и уничтожение устаревших версий.

 

123Следующая ⇒

Поделиться: