Формы представления электронного документа

 

8.7.1 Электронный документ имеет форму внутреннего и внешнего представления.

8.7.2 Формой внутреннего представления электронного документа является запись информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.

8.7.3 Формой внешнего представления электронного документа является воспроизведение электронного документа на экране дисплея, на бумажном либо ином отдельном от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде и форме, понятной для восприятия человеком.

8.7.4 В БГАТУ обязательными формами внешнего представления электронных вариантов дипломных (курсовых) проектов (работ) являются:

- копия пояснительной записки на бумажном носителе;

- воспроизведение графической части на экране дисплея и копия на бумажном носителе формата А3 или А4, размещаемая в приложении к пояснительной записке.

8.7.5 На защиту дипломных проектов электронный вариант представляется в следующем составе:

- титульный лист проекта;

- лист задания;

- копия пояснительной записки на бумажном носителе с отзывом руководителя и рецензента;

- удостоверяющий лист;

- машинный носитель, на котором представлен электронный документ в соответствии с этикеткой в конверте.

На конверте помещается копия этикетки. Конверт приклеивается к папке с документами.

8.7.6 Студент и руководитель несут ответственность за полноту и правильность представляемых файлов и содержащуюся в них информацию.

8.7.7 Файлы дипломного (курсового проекта) должны быть заархивированы одним из следующих архивов: Win Zip или Win Rar. Допускается использование самораспаковывающихся архивов.

 

Порядок внесения изменений

 

8.8.1 Изменения могут вноситься в ЭД только на стадиях создания и обращения.

8.8.2 Изменения в ЭД, созданные в соответствии с требованиями к конструкторской, программной, технологической и другой проектной документации или в соответствии с требованиями УСД, вносятся согласно нормативным документам на эти виды документов.

8.8.3 Изменение ЭД можно осуществлять путём замены документа. При этом составляется новый удостоверяющий лист.

8.8.4 При замене ЭД в целом изменяемые ЭД аннулируются.

8.8.5 При изменении частей ЭД, заверенных УЛ, должен составляться новый УЛ. Прежний УЛ при этом должен сохраняться в УМО.

8.8.6 Изменения в ЭД вносятся кафедрой, отвечающей за его разработку, и утверждаются на заседании кафедры.

 

Передача электронного документа в архив

 

8.9.1 Передача дипломных проектов в архив университета осуществляется секретарем Государственной квалификационной комиссии в установленном порядке.

8.9.2 Все дипломные проекты передаются в архив по описи.

8.9.3 В описи указывается:

- название отделения и номер группы;

- фамилия, имя и отчество дипломника;

- вид носителя, на котором записан документ, и обозначение документа.

8.9.4 Курсовые проекты, выполненные в электронной форме, хранятся на кафедре по описи, содержание которой раскрыто в п. 8.9.3.

 

Хранение и обращение электронных документов

 

8.10.1 Хранение электронных документов производится организациями, осуществляющими деятельность по хранению документированной информации.

8.10.2 Архив должен хранить ЭД в специализированном хранилище.

Ответственным за обеспечение сохранности ЭД должно быть лицо, назначаемое руководством организации (в БГАТУ — заведующий архивом —для ДП, заведующие лабораториями кафедр — для КП).

8.10.3 Рабочие копии ЭД на машинном носителе выдаются подразделениям университета начальником УМО, о чём делается запись в журнале учёта и обращения ЭД.

8.10.4 Бумажная копия, заверенная в установленном порядке (п. 8.6.3) служит для справок и сверок и из УМО не выдаётся. На титульном листе ставится штамп «Контрольный экземпляр».

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться: