Ведение учетных документов

Все составляемые первичные расходные и приходные документы должны быть зарегистрированы в книге регистрации учетных документов (форма 26), при этом порядковый номер регистрации является номером первичного учетного документа и записывается под реквизитом «Номер документа». Учетные документы регистрируются только после их подписания должностными лицами в строгой последовательности по мере поступления.

Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе документа. При наличии приложений к основному документу (например, расчетов естественной убыли к акту снятия остатков или акту приема) на всех их листах также ставится его номер.

Рецепты и требования, поступающие в аптеку воинской части, регистрируются в специальном журнале, предусмотренном Руководством по работе военных аптек.

Поступающие в воинскую часть (соединение) первичные учетные документы также регистрируются в книге регистрации учетных документов (форма 26), при этом порядковый номер регистрации является регистрационным номером и записывается под реквизитом «Регистрационный №».

Для регистрации как составляемых, так и поступающих документов в книге ф. 26 целесообразно выделить отдельные разделы для приходных и расходных документов.

По документам, не подписанным правомочными должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета (форма 26) и не имеющим печати (где она предусмотрена), категорически запрещается производить прием, отпуск, списание и другие операции, связанные с движением и изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества.

Документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На до-получение (до-выдачу) или до-сдачу медицинского имущества должен быть составлен новый документ. Документ без подписей получателя и сдатчика имущества считается недействительным;

Если документ составляется в двух и более экземплярах, то он заполняется через копировальную бумагу печатающим устройством или шариковой ручкой (химическим карандашом).

Документы вспомогательного характера составляются и оформляются так же, как и первичные учетные документы.

При ведении учета вручную на всех исполненных первичных документах делаются отметки о записи в книгах учета произведенных операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества. В отметке указываются номер книги учета и страница, на которой записана учетная операция (например, кн. 12, стр. 8). При отсутствии специальных граф в формах документов данные о дате выпуска (изготовления), серии, об анализе, о сроках годности, крепости этилового спирта, заводском номере и другая информация, а также отметка о записи в книгах (карточках) учета указываются после наименования предмета, в графе «Примечание» или на чистом поле документа;

При наличии в документе нескольких наименований имущества отметка производится по каждому наименованию.

Все учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа, например, «Исправленному (указывается правильная запись) верить» Исправление заверяется в книге учета подписью исполнителя (лица ведущего учет), а в первичном учетном документе - подписью начальника, подписавшего документ.

В случае, когда производится только зачеркивание ошибочной записи без исправления ее, зачеркнутое оговаривается: «Зачеркнутое (указываются цифры или слова) не считать» и также заверяется в книге (карточке) учета подписью исполнителя, а в первичном документе — подписью начальника, подписавшего документ. Подпись должностного лица об исправлениях в первичном учетном документе заверяется соответствующей печатью.

При исправлении записи в книге (карточке) учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более неправильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.

Делать исправления в рецептах и требованиях не разрешается.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения в той последовательности, в которой они зарегистрированы в книге учета (форма 26). При большом количестве документов заводятся раздельные по однотипным (приходным, расходным и т. п.) документам. По мере подшивки документов листы в деле нумеруются. Их количество в каждом законченном деле подтверждается подписью начальника медицинской службы воинской части (соединения) (соединения), командира медр. и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (соединения) (соединения, медр.).

На лицевой стороне дела указывается, какие документы и за какой период в нем подшиты. В начале дела подшивается внутренняя опись документов по установленной форме. По мере подшивки в деле листы нумеруются, документ вносится в опись, а по окончании календарного (отчетного) года количество листов подтверждается подписью начальника медицинской службы воинской части (соединения) (в медицинском учреждении – начальника аптеки) и заверяется мастичной печатью «Для пакетов» воинской части.

Оформление и ведение книг учета

Все книги учета медицинского имущества, ведущиеся в воинской части, учитываются в штабе части (управлении) в книге «Перечень дел, книг и журналов», где перечислены все заведенные подразделениями медицинской службой части книги учета.

Книги учета наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» (форма 54), выдаваемые в подразделения, учитываются в аптеке в книге регистрации учетных документов (форма 26) и выдаются под расписку в ней.

В каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются и скрепляются мастичной печатью «Для пакетов» воинской части (соединения) (медр.). Количество листов в книгах учета удостоверяется подписями:

– в медицинском пункте воинской части (соединения) – начальника медицинской службы;

– в отделении военно-медицинского снабжения медицинской роты бригады – командира медицинской роты;

– в аптеке медицинского учреждения – начальника учреждения;

– в подразделениях медицинского учреждения – начальника подразделения, а книги учета (форма 54) (приложение 13) – начальника учреждения.

В части, где учет медицинского имущества ведет непосредственно начальник медицинской службы, количество листов в книгах свидетельствуется подписью командира части.

Например «В настоящей книге пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 100 листов Начальник медицинской службы воинской части (соединения) 00001 майор медицинской службы Скворцов. 2 января 200_ г.». Пользоваться не оформленными журналами и книгами учета запрещается.

Документы, журналы и книги учета, содержащие совершенно секретные данные, оформляются, ведутся и хранятся в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

На всех документах, книгах, журналах указывается наименование части, госпиталя или склада, а также номер регистрации. Кроме того, на журналах и книгах учета указывается срок их хранения, дата начала и окончания ведения данной книги.

В книгах учета для каждого наименования предмета медицинского имущества отводится одна или несколько страниц (лицевой счет).

Последовательность открываемых лицевых счетов должна соответствовать последовательности, в которой они приведены в Сборниках норм снабжения медицинским имуществом на мирное время или отчетом-заявкой наличия и потребности материальных средств (форма 14/мед). Записи в журналах и книгах учета производятся только на основании подлинных и законно оформленных документов.

В начале книги учета показывается ее содержание, в котором последовательно отражаются наименования медицинского имущества и номера страниц, отводимых для них. Медицинское имущество в них располагаются по группам, внутри групп - по алфавиту в той последовательности, которая дана в «Сборнике норм снабжения медицинским имуществом». Это дает возможность быстрее находить нужное наименование.

Карточка учета медицинского имущества на складе составляется на одно наименование. Правильность оформления карточки учета удостоверяется подписью начальника медицинской службы. Подпись заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов» воинской части (соединения) (соединения).

Записи в книгах (карточках) учета медицинского имущества должны производиться только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. При необходимости проводки в течение дня большого количества приходных (расходных) документов разрешается записи в книгах (карточках) учета производить по сводным ведомостям (форма 7) (приложение 3). Сводные ведомости подписываются лицом, ведущим учет.

Первоначальные записи в новых книгах (карточках) учета производятся переносом остатков из предыдущих книг на основании первичных документов, а также:

 – актов инвентаризации;

 – учетных данных предыдущих книг (карточек) учета;

 – актов передачи медицинского имущества.

При переносе остатков инвентарных предметов одновременно переносятся сроки выдачи их в пользование или ввода в эксплуатацию. В предыдущих (заменяемых) книгах указываются номер и страница книги, в которую перенесен остаток предмета.

Медицинское имущество в книгах учитывается в натуральных показателях стандартных единиц измерения, принятых в Сборниках норм снабжения медицинским имуществом.

Одноименные лекарственные средства в различных лекарственных формах (в порошках, таблетках и драже), в ампулах и бутылках (флаконах) различной вместимости и концентрации (единиц действия), в индивидуальной заводской упаковке (в контурной упаковке, пробирках, банках) с содержанием различных количеств, дозировок и концентрации действующего вещества (таблетки, драже, мази) считаются как самостоятельное наименование и учитываются на отдельных лицевых счетах книги.

Записи об остатках медицинского имущества, перенесенные из других книг (карточек) учета, подтверждаются подписями лиц, отвечающих за ведение учета и ведущих учет медицинского имущества. При этом на первой странице книги (карточки) учета записывается, например:

«Остатки медицинского имущества из предыдущих книг учета перенесены правильно. Подписывают: Начальник медицинской службы «            »                                  200__ г., Начальник аптеки войсковой части «             »                                  200__ г.

Учет наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А» ведется в отдельных книгах учета, листы которых скрепляются мастичной гербовой печатью воинской части.

Количество листов в книгах учета наркотических, психотропных лекарственных средств и лекарственных средств списка «А», удостоверяется подписями:

– в медицинском пункте воинской части (соединения) - начальником медицинской службы;

– в отделении военно-медицинского снабжения медр. - командира роты;

– в аптеке, подразделениях медицинского учреждения - начальника учреждения;

– в отделе (отделении) хранения медицинского склада - начальника склада;

– в учетно-операционном отделе (отделении) медицинского склада - начальника ВМУ.

При переносе остатков инвентарного медицинского имущества новые книги (карточки) учета одновременно указываются и даты выдачи в эксплуатацию этого имущества.

Перед составлением отчета-заявки наличия и потребности медицинского имущества за отчетный год, а также при инвентаризациях, ревизиях, передаче должности материально ответственным лицом и в других необходимых случаях в книгах (карточках) учета подводятся итоги о приходе и расходе медицинского имущества. Для подведения итогов по движению медицинского имущества за определенный период отводится первая свободная строка с реквизитами «Прибыло» «Убыло» и «Состоит». Итоги определяются суммированием показателей по всем предыдущим строкам реквизитов «Прибыло» и «Убыло». Полученные результаты записываются в графах одноименных реквизитов итогом. Данные об итогах по графе «Состоит» переносятся из последней записи графы одноименного реквизита.

Итоги подчеркиваются чертой (годовые – двумя чертами) и заверяются подписями:

– лица, непосредственно ведущего учет, – в графе 4 книги учета (форма 27) (приложение 11) или в графе 5 книги учета (форма 29) (приложение 12);

– подписью лица, ответственного за ведение учета, – на первой странице книги учета.

При этом на первой странице книг учета делается запись, например «Итоги за отчетный год (с 1.01.200 г. по 1.01.200 г.) подведены правильно. Начальник медицинской службы войсковой части 00001 майор мед службы Скворцов 3 января 200 г. ».

Книги и карточки учета материальных средств ведутся до полного использования. Остающиеся на следующий операционный год книги, карточки учета перерегистрируются в новом «Перечне дел, книг и журналов» и книге учета (форма 26) с отметкой об этом в прежнем «Перечне дел, книг и журналов» и книге учета (форма 26). Новые книги учета, как правило заводятся при проведении плановой инвентаризации медицинского имущества или с началом нового отчетного года.

Сверка учетных данных по инвентарному медицинскому имуществу в подразделениях с учетными данными аптеки проводится перед инвентаризацией медицинского имущества, при передаче должности материально ответственным лицом, ревизиях, проверках и в других необходимых случаях. Записи в книгах (карточках) учета о сверке остатков медицинского имущества производятся порядком, указанным в пояснениях к заполнению и оформлению книг учета.

Бланки учетных документов учитываются в книге учета ф. 27. Бланки учетных документов, рецептов, требований, а также книги учета воинские части истребуют и получают наравне с другим медицинским имуществом.

Карточки, законченные в течение операционного года, прилагаются к вновь заведенным карточкам и хранятся вместе с ними до конца операционного года. В случае утери книги (карточки) учета учетные данные восстанавливаются в новой книге (карточке) по первичным учетным документам.

Рецепты и требования подшиваются отдельно по месяцам. Рецепты и требования на наркотические, психотропные лекарственные средства и лекарственные средства списка «А» подшиваются отдельно от всех остальных рецептов и требований.

По истечении установленных сроков хранения учетных документов в воинской части (соединения) (соединении) или в случае ее расформирования эти документы сдаются в архив или уничтожаются в установленном порядке.

Записи в книгах учета о поступлении или отпуске имущества производятся только на основании подлинных и законно оформленных документов, которые разделяются на приходные и расходные.

При ведении учета медицинского имущества в качестве приходных документов служат:

– наряды;

– ведомости-наряды и накладные на полученное имущество;

– счета на приобретенное имущество;

– акты приема, которые составляются на имущество, поступившее без документов, или в случае несоответствия данных документов фактически поступившему имуществу;

– акты на изготовление смесей.

Расходными документами являются:

– рецепты;

– требования;

– наряды довольствующего органа на отпуск имущества;

– накладные на отпущенное имущество;

– акты на списанное имущество, пришедшее в негодность;

– инспекторские свидетельства.

Книги и бланки аптечного учета:

– рецепт;

– требование-накладная;

– счет-накладная;

– акт приема;

– книга учета наличия и движения материальных средств;

– книга учета ежедневного расхода медицинского имущества и др.

Книги и бланки складского учета:

– наряд, накладная, акт приема;

– акт закладки (освежения) материальных средств;

– акт списания, акт технического состояния;

– книга регистрации учетных документов;

– книга учета наличия и движения материальных средств;

– доверенность на получение материальных средств;

– извещение об отгрузке (отпуске) материальных средств;

– подтверждение о приеме материальных средств;

– книга учета забракованных материальных средств;

– книга учета претензий;

– книга учета материальных средств, выданных во временное пользование;

– карточка учета категорийных материальных средств;

– карточка учета некатегорийных материальных средств;

– карточка некомплектности;

– акт отбора проб для анализов;

– сопроводительный лист;

– упаковочный лист;

– укупорочный лист;

– книга учета расфасовки химфармпрепаратов.

Учет медицинского имущества ведется по основным и вспомогательным книгам учета. Основными являются книги учета наличия и движения материальных средств, все остальные книги учета и документы относятся к вспомогательным.

В аптеке воинской части (соединения) (медицинского учреждения) учет инвентарного медицинского имущества ведется в целом за часть (учреждение) и за каждое подразделение по книге учета материальных средств (форма 29), расходного медицинского имущества – в целом за часть (учреждение) по книге учета (форма 27).

В амбулатории (лазарете) медицинского пункта воинской части (соединения) и подразделениях медицинского учреждения учет инвентарного медицинского имущества ведется в книге учета (форма 27). Сверка учета подразделения с данными учета в аптеке осуществляется перед проведением инвентаризации медицинского имущества.

В воинской части, не имеющей штатной аптеки, где функциональные обязанности по хранению, учету и расходованию медицинского имущества выполняются одним лицом, все имущество учитывается в целом за часть. Учет инвентарного имущества ведется в книге учета (форма 29), а расходного – в книге учета (форма 27).

В отделении военно-медицинского снабжения медицинской роты бригады ведется учет медицинского имущества по всей номенклатуре.

Учет инвентарного медицинского имущества в книге ведется по категориям (степени годности). При учете инвентарного имущества в подразделении в книге учета (форма 27) на каждую категорию отводится отдельный лицевой счет. Разрешается учитывать на одном лицевом счете имущество годное (1-й и 2-й категорий) и требующее ремонта (3-й и 4-й категорий). Имущество негодное (5-й категории) учитывается на отдельном лицевом счете или отдельным разделом в книгах учета (формы 27 и 29).

Для контроля за своевременным использованием и освежением лекарственных средств с ограниченными срока ми годности (3 года и меньше) рекомендуется вести специальный журнал. В журнал заносятся лекарственные средства, сроки годности которых истекают в течение ближайших 12 месяцев. По каждому лекарственному средству указываются наименование, его количество, номер серии (анализа), дата поступления, срок годности и в каком месяце срок годности истекает. Контроль за ходом освежения лекарственных средств может вестись и в виде графика.

Учетные документы, оформляющие операции по приему и отпуску имущества, должны удовлетворять двум основным требованиям:

1. Оформлять только те операции, которые по своему содержанию являются законными и не противоречат приказам, правилам учета и установленным нормам расходования медицинского имущества.

2. Должны быть составлены по определенной форме, иметь правильные записи, иметь арифметическую точность частных и общих итогов, содержать необходимые точные элементы, без которых документ не может быть использован в качестве первичного источника учетных сведений, а в некоторых случаях документ теряет юридическую силу.

⇐ Предыдущая25262728293031323334Следующая ⇒

Поделиться: