Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Тема 8. Информационный процесс и коммуникации



Тема 8. Информационный процесс и коммуникации

В менеджменте

Лекция 1. Информация и информационный процесс. 

              Коммуникации

Информация и информационный процесс

Коммуникации

 

1.1. Информация. Свойства, требования и виды управленческой информации

Управление с самого момента его возникновения было связано с использованием ин­формации.

Информация является одним из важных факторов успешного функционирования организаций. Она служит целям производства, на ее основе регулируется производственный процесс, координируется и согласовывается деятельность его участников, принимаются управленческие решения, устраняются от­клонения от заданных параметров.

Под информацией понимается «отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях» (Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. – М.,1999. – С.232), осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами.

Информация является необходимым условием трудовой деятельности людей и выступает она средством коммуникации между ними.

В процессе управления информацияэто совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой системы, о ее внутренней и внешней средах.. Она является основой процесса управления. Все стадии и этапы процесса управления связаны с переработкой информации и ее непрерывным движением. Само управление можно определить как процесс восприятия, преобразования и передачи информации.

 

Для правильного определения целей и обеспечения эффективных методов де­ятельности объект управления должен иметь сведе­ния:

с одной стороны, об окружающей обстановке и ее изменениях (информа­ция о внешних условиях);

а с другойо своей организации и ее функциониро­вании, которая строится по принципу обратной связи и имеет существенное значение для построения управленческой информационной сис­темы. Управление и обратная связь сопутствуют друг другу.

Для того чтобы получить информацию требуется собрать данные, обработать их, привести в форму, удобную для последующего использования и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнить, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки и формы представления полученных результатов.

 

C войства информации и операции с ней

 Информация обладает двумя свойствами, делающими ее незаменимой в процессе управления:

-способностью отражать события, процессы, явления;

-возможностью преобразовываться, обрабатываться, храниться, многократно использоваться, обеспечивая тем самым возможность получения сведений о прошлом, настоящем и будущем.

Информация и работа с ней принизывают весь управленческий цикл. Усложнение производственного процесса потребовало информационного обеспечения и выделения информации в самостоятельный предмет труда.

 

Информационные системы и их типы

Информационную систему функционально можно определить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают ввод данных, их систематизацию и соответствующую обработку, хранение, распределение и отправку полученной информации потребителю для использования в управлении предприятием.

Информационные системы могут быть построены по функциональному (сбор информации каждым подразделением) и системному (сбор информации под определенный круг вопросов по единой системе) принципу.

 

Обозначим наиболее часто встречающиеся информационные системы:

Для обеспечения государственного управления могут создаваться республиканские и местные системы.

Для отраслей могут создаваться информационные системы промышленности, сельского и лесного хозяйства, системы транспорта, связи, информационные системы управления технологическими процессами, организационного управления и т.д.

Основные составляющие информационных систем:

-информационные ресурсы;

-каналы циркуляции;

-носители;

-кадры.

 

Коммуникации

 

Без коммуникаций невозможен процесс производства и повседневная управленческая деятельность. А эффективные коммуникации являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления.

Например, для разработки миссии организации необходима информация о потенциальных потребителях продукции и услуг, конкурентах, поставщиках. Для принятия решений о миссии, стратегии осуществляется обмен информацией с исследовательскими, консультационными, контролирующими и другими организациями. Не менее важным для осуществления функций управления является обмен информацией внутри организации.

 

Формирование коммуникаций зависит от:

-характеристик внешней среды: ее динамичности, сложности, неопределенности;

-задач, решаемых организацией. Потребность в коммуникациях резко возрастает, если ставится задача выпустить качественно новый товар, внедриться на новые рынки сбыта, осуществить модернизацию производства, диверсификацию деятельности и т .д.;

-основных характеристик организации: масштабов, структуры, сферы деятельности, характера производимой продукции (услуг), степени диверсификации, позиции в отрасли и др.

Классификация коммуникаций

Коммуникации можно классифицировать как действие, как взаимодействие и как коммуникационный процесс.

Коммуникации подразделяются на две группы: между организа­цией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.

 

К первой группе относятся коммуникации, которые представляют собою информационное взаимодействие с:

- внешней средой;

- средствами массовой инфор­мации;

- потребителями и поставщиками;

-органами государственного регулирования и контроля, союзами и общественными организациями и т.п.

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации:

-комму­никации между различными подразделениями. Включают, например, обмен информацией между отделами маркетинга, финансов, производственным и т. д.;

- коммуникации «руководитель – подчиненный». Решаются следующие задачи: разъяснение заданий, приоритетов деятельности, значимости результатов; мотивация исполнителей; сбор информации о проблеме, предложений для внесения корректировок в плановые задания, распределение ресурсов.

-коммуникации между руководителем и рабочей группой;

-не­формальные коммуникации.

Межуровневые коммуникации используются для доведения до исполнителей плановых заданий, решений от вышестоящего уровня вниз до исполнителей, предоставления отчетов о выполненной работе, использовании ресурсов, направления предложений от исполнителей к руководителю.

Они обеспечивают организацию и координацию производственного процесса, функционирование организации в целом. Могут возникнуть внутри предприятия как реакция на воз­действие внешней среды и проявиться в таких формах как собрания, обсуждения, теле­фонные переговоры, отчеты и т.д.

 

Вертикальные коммуникации.

Коммуникационный процесс

 

Коммуникационный процесс представляет собой передачу информации, ее эмоционального и интеллектуального содержания. Он осуществляется посредством коммуникаций и направляется на обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информа­ции, недопущения ее искажения и двусмысленности.

Выделяют следующие основные составляющие коммуникационного процесса:

1) В самом сжатом виде это:

-отправитель информации;

-сообщение;

-средство передачи информации;

-получатель информации.

2) В детализированном виде это:

- источник информационного сообщения – сотрудник организации, имеющий определенные идеи, намерения, сведения и цель сообщения;

- сообщение – сущность информации, которую источник передает пользователю, то, ради чего и осуществляется коммуникация. Передается устно, письменно или в электронном виде;

-передатчик – устройство, передающее пользователю сообщение по коммуникационному каналу;

-отправитель – лицо, которое собирает/отбирает и пере­дает информацию;

-коммуникационный канал – средство передачи информации от источника к пользователю, путь физической передачи сообщения;

-приемник – устройство, превращающее сигналы в сообщения;

-кодирование – это перевод сообщения в форму, приспособленную для передачи, и заключается в преобразовании сообщения в символы и сигналы;

-декодирование – это преобразование символов в значения, понятные пользователю;

– получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее вос­принимает. Цель коммуникации состоит Вт изменении его поведения;

-обратная связь – это реакция пользователя на сообщение источника.

Отправитель и получатель в процессе обмена информацией взаимодейст­вуют между собой. Их задачами являются составление со­общения, выбор канала передачи сообщения таким образом, чтобы обе стороны поняли и восприняли исходную идею.

Для того чтобы быть уверенным в том, что информация поступила к по­лучателю, пользуются двумя-тремя каналами связи. Так, например, переданное по телефону сообщение подтверждается письменным по почтовой связи. Од­нако без крайней необходимости увлекаться письменными коммуникациями не рекомендуется, чтобы не увеличивать потоки бумаг.

Для подтверждения получения информации не­обходима обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Получатель становится отправителем от­ветного сообщения. Обратная связь позволяет понять, в какой мере было по­нято и воспринято изначальное сообщение, повышает в целом эффективность коммуникационного процесса.

В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в не­сколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы, вплоть до искажения или утраты информации.

Существует множество способов и форм коммуникаций.

 

 



Рис. 11.1. Схема передачи информации

 

 

Виды коммуникационных сетей

-открытые сети типа: змея, звезда, шпора, тент, палатка, дом. Движение информации может быть остановлено, попадая в тупик или натыкаясь на посредника, направлено в другую сторону, искажено;

-замкнутые сети типа: круг, колесо. Основаны на внутренних связях. Тупики и посредники отсутствуют, либо могут быть обойдены. Посредники играют роль связников, облегчающих взаимодействие между участниками этих структур. (Веснин В.Р. Основы менеджмента: Учебник. – М., 1999. – С. 104 – 108)

 

Открытые коммуникационные сети:

Линейная сеть типа змея – наиболее простой вид открытой коммуникационной сети.

 

А В Б

 

Она характеризуется тем, что элементы структуры управления А и Б, которые она соединяет, находятся в тупиках, а элемент В не только выполняет роль посредника, но и может контролировать их. Такая сеть соединяет работников одного уровня или является элементом более сложной сети и чаще всего имеет неформальный характер.

Двух- и более уровневые сети присущи, прежде всего, формальным иерархическим структурам и имеют центральное звено, служащее исходным пунктом вертикальных коммуникационных каналов.

Замкнутые сети

Основой замкнутых сетей является сеть типа круг.

А     Б   А   Б

 

В   Г   В   Г

 

 В крупной организации этот тип сетей может быть сложным, включающим дополнительные коммуникационные каналы, связывающих всех со всеми (вариант II ). Он характерен для структур с благоприятным морально-психологическим климатом, помогает объединять людей, облегчать обмен информацией и идеями, стимулирует творческие процессы.

 

Коммуникационная сеть типа колесо

Координация может быть обеспечена с помощью коммуникационной сети типа колесо, в которой имеется центральный субъект, облегчающий и ускоряющий процесс коммуникаций.

                       

А Б  

 

Д

 

 

В Г  

 

 

В крупных организациях возможно создание коммуникационной структуры типа соты. Это комбинированная сеть, в сущности представляющая собой единство открытой змеи и замкнутого колеса или круга.

 

 

Б Г Ж   И

А Е   Л

 

В   Д   З К

 

Б.С. Мильнер сравнивал эффективность некоторых видов сетей по трем принципиально важным показателям.

Критерий оценки

 

Коммуникационная сеть

Цепь Шпора Колесо Круг Соты
Скорость Средняя Средняя Высокая Низкая Высокая
Точность Высокая Высокая Высокая Низкая Средняя
Удовлетворенность Средняя Средняя Низкая Высокая Высокая

 

 

Коммуникационные сети не являются раз и навсегда данными и могут меняться в зависимости от изменения задач, стоящих перед организацией, объема выпускаемой продукции и внутренней управленческой структуры.

Огарков А.А. Управление организацией.: учебник / М.: Эксмо, 2006. – 512 с. (Высшее экономическое образование). С. 331 – 356.

Следует отметить, что низкий уровень организации коммуникационного процесса, перегрузка коммуникационных сетей, нерациональная структура организации, неоптимальная система документирования информации могут стать преградой в передаче и правильном восприятии информации, а, следовательно, приводить к принятию необоснованных управленческих решений.

 

 

 

Тема 8. Информационный процесс и коммуникации

В менеджменте


Поделиться:



Последнее изменение этой страницы: 2019-05-08; Просмотров: 578; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.055 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь