Назначение и возможности программы

Компьютерная программа

Приемная комиссия

Руководство пользователя

Программа предназначена для автоматизации работы приемной комиссии колледжей и техникумов. Обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.

Линия консультаций и заказов: 8 (8332) 47-31-47, 53-67-84 (тел./факс/автоотв.),
(8) 912-827-31-47(МТС), (8) 922-915-0-940 (Мегафон-Урал).

Автор и разработчик, правообладатель: Батищев Павел Сергеевич

Программисты: Александр Смирнов, Дмитрий Горшков

Руководство пользователя составили: Андрей Мельников, Олеся Новоселова.

Адрес: Россия, 610000, Кировская обл., г. Киров, Главпочтамт, а/я 19.

Электронная почта: [email protected]

Веб-сайт: http://psbatishev.narod.ru

Оглавление

1. Назначение и возможности программы.. 3

2. Системные требования. 3

3. Порядок установки программы.. 4

4. Компоненты программы.. 5

5. Запуск программы.. 5

6. Окно программы.. 6

7. Работа с базой данных. 7

1. Создать новую базу данных. 7

2. Открыть базу данных. 7

3. Сохранить базу данных в другом файле. 7

8. Заполнение базы данных об абитуриентах. 8

9. Работа со справочниками. 10

10. Работа с отчетами. 12

11. Меню Сервис. 18

1. Сжатие и восстановление базы данных. 18

2. Архивирование и рекомендации по защите информации. 18

3. Вложить в письмо базу данных. 19

4. Очистка базы данных. 19

5. Установка пароля. 19

6. Оптимизатор. 19

12. Поиск по реквизитам.. 19

13. Печать и сохранение документов. 20

14. Зачисление абитуриентов. 21

1. Работа в окне «Зачисление». 21

2. Параметры автоматического зачисления. 22

Если Вы работаете с электронной версией настоящего руководства пользователя, то Вы можете, удерживая клавишу Ctrl, навести мышь на нужную строку и нажать левую кнопку мыши – Вы перейдете в начало соответствующего раздела руководства. В тексте руководства Вы можете, удерживая Ctrl, навести мышь на гиперссылку и нажать левую кнопку мыши – Вы перейдете на нужный раздел руководства.

Назначение и возможности программы

Программа предназначена для автоматизации работы приемной комиссии колледжей и техникумов. Обеспечивает выполнение всех необходимых операций по приему документов, поиску и анализу информации, составлению отчетов.

Возможности программы:

· Прием документов от абитуриентов и их ввод в программу.

· Комплектование экзаменационных ведомостей и ввод оценок.

· Поиск, выборка и печать списка абитуриентов по различным критериям.

· Анализ поступающих по географии.

· Получение отчетов по ЕГЭ.

· Зачисление с учетом льгот и результатов вступительных испытаний.

· Печать списков абитуриентов по специальностям.

2. Системные требования

Порядок установки программы

Программа нуждается в корректной установке. Простого копирования программы с одного диска на другой (при отсутствии некоторых компонентов в системе) будет недостаточно.

Для установки с компакт-диска:

· вставьте компакт-диск в дисковод, и автоматически запустится программа установки;

· если программа установки не запустилась, либо Вы устанавливаете не с компакт-диска, то дважды щелкните по файлу pk.exe (для того, чтобы его найти на компакт-диске сначала дважды щелкните по значку «Мой компьютер», затем дважды по значку компакт-диска);

· в появившемся окне с названием «Установка Приемная комиссия» прочитайте Лицензионное соглашение и если Вы согласны, то щелкните в квадратик «Я принимаю это соглашение», затем щелкните по кнопке Далее;

· проверьте путь установки, при необходимости измените его (по умолчанию используется путь: «C:\Program Files\Приемная комиссия», и менять его обычно не нужно), щелкните Начать – начнется копирование файлов, если какой-либо файл уже имеется на Вашем компьютере, то программа сообщит об этом, в большинстве случаев необходимо щелкнуть по кнопке Все поверх, однако, в случае переустановки программы после сбоя нельзя заменять файл базы данных (pk.mdb) во избежание потери наработанной Вами информации!

· по окончании установки нажмите Ok.

· Если программа установки потребует перезагрузить компьютер, сделайте это.

Компоненты программы

При установке программа создает папки и устанавливает все необходимые файлы для ее корректной работы.

Папка для размещения программы выбирается при установке. По умолчанию предлагается папка:

C:\Program Files\Приемная комиссия

В этой папке размещаются файлы:

· pk.exe – программа,

· pk.mdb – база данных (после ее создания командой Файл – Создать),

· KLADR.mdb – классификатор адресов и начальной информации.

а также создаются подпапки:

· Шаблоны – для размещения шаблонов печатных форм отчетов,

· Zip – для размещения программы-архиватора,

· Архив – для размещения архивов баз данных.

Запуск программы

При правильной установке программы в главном меню Windows (меню Пуск) программа установки создает папку «Приемная комиссия», в которой имеются ярлыки:

· «Приемная комиссия» – для запуска программы;

· «Руководство пользователя» – документ Word;

· «Сайт разработчика в Интернет» – ссылка на главную страницу сайта разработчика программы.

Для запуска программы сделайте щелчок левой кнопкой мыши на следующих объектах: Пуск → Программы → Приемная комиссия → Приемная комиссия

Окно программы

Для работы программы открывается стандартное основное окно Windows. Внутри этого окна могут открываться вложенные окна, в которых размещаются компоненты программы.

Рис. 1. Главное окно программы и окно списка абитуриентов.

Управление программой осуществляется с помощью меню, стандартной панели инструментов, а также клавиш клавиатуры.

С помощью меню Вид можно вывести на экран необходимые панели инструментов, а также включить или выключить отображение статус-строки. Рекомендуется, чтобы на экране присутствовала стандартная панель инструментов и статус-строка. В статус-строке в процессе работы программы выводятся сообщения о ходе выполнения команд, о невозможности их выполнения, различные подсказки, информация для сведения и т.п. Во второй секции статус-строки выводится рабочая дата и время.

При запуске программы автоматически открывается окно списка абитуриентов. Его также можно открыть через меню Справочники ® Абитуриенты или нажать F2.

Работа с базой данных

Вся информация, с которой работает программа «Приемная комиссия» сохраняется в файле базы данных формата Microsoft Access 2000/XP/2003 (расширение файла .mdb).

В файле базы данных хранится содержимое справочников, основное, текущее расписание, параметры расписания.

Примечание: часть своих настроек программа хранит в реестре Windows.

Для выполнения стандартных операций с файлом базы данных: создание, открытие, сохранение в другом файле имеются стандартные команды в меню Файл и стандартные кнопки в панели инструментов «Стандартная».

Создать новую базу данных

Файл → Создать или (Создать), далее необходимо указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Сохранить. В появившемся окне отметьте галочками те таблицы, которые необходимо заполнить примерными данными (из демонстрационного примера). Возможно, будет рационально использовать готовый справочник дисциплин (предметов), причин запретов, праздничных дней. Нажмите Ok. Файл базы данных будет создан.

Открыть базу данных

Файл → Открыть или (Открыть), далее необходимо выбрать файл (или вписать его имя) и нажать кнопку Открыть.

Примечание: если структура файла не соответствует требуемой, файл не будет открыт. Проверка структуры базы данных производится по шаблону первой версии программы. Если в файле есть дополнительные таблицы или запросы, то такой файл считается корректным, но при отсутствии необходимых объектов – некорректным.

Примечание: При переходе с предыдущих версий структура базы данных корректируется автоматически.

Работа со справочниками

Справочники содержат информацию об однородных объектах, используемых программой «Приемная комиссия». Для правильной работы программы необходимо полно и тщательно заполнить все имеющиеся справочники.

Чтобы открыть любой справочник, необходимо: открыть пункт меню Справочники, выбрать нужный справочник;

1. Для работы в программе нужно заполнить следующие справочники:

- Сведения об организации – отображаются сведения об учебном заведении.

- Специальности – по каким специальностям ведется прием абитуриентов.

- Форма обучения – отображаются, какие формы обучения имеются в учебном заведении (заочное, очное и д.р.).

- База знаний – на базе 9 или 11 классов поступает абитуриент.

- Виды экзаменов – отображаются, виды экзаменов (ЕГЭ, Основной поток, Репетиционные и др.)

- Документы – указываются все виды документов, которые предъявляет абитуриент при поступлении.

Справочник первоначально заполняется следующими строками:

§ заявление;

§ диплом или копия диплома ПУ;

§ аттестат об образовании или копия аттестата;

§ характеристика;

§ карта прививок;

§ фотографии 3х4;

§ контракт;

§ академическая справка;

§ мед. справка или ее копия;

§ свидетельство ЕГЭ или его копия;

§ справка за 10 класс и др.

- Льготы, – какие льготы предоставляются поступающим.

Список льгот:

§ золотая или серебряная медаль;

Справочник льгот.

контракт с родителями (платное обучение);

§ дети сироты;

§ чернобыльцы;

§ аттестат с отличием и др.

- Дисциплины - отражаются дисциплины принимаемых при поступлении экзаменов и ЕГЭ.

- Преподаватели - отражаются, какие преподаватели работают в приемной комиссии учебного заведения (принимают вступительные экзамены).

2. Чтобы добавить строку в справочник нужно в нужном справочнике нажать кнопку Добавить (Insert) ® Создать новую запись? - ответить Да ® Ввести наименование ® ОК.

Рис. 4. Схема добавления записи в справочник.

3. Чтобы удалить строку в справочнике ® Выделить нужную строку ® Удалить (Delete) (а в справочнике экзаменационная ведомость кнопку ) ® Да ® ОК.

4. Чтобы закрыть справочник нажмите ОК (Esc).

Работа с отчетами

Отчеты открываются с помощью пункта меню Отчетность. Одни отчеты – это только печатные формы, другие представляют собой экранные формы, которые можно распечатать.

Методы работы с таблицей отчета аналогичны работе с таблицами в справочниках, планшете занятий.

· Экзаменационные ведомости – содержится список всех экзаменационных ведомостей. Чтобы открыть список, нужно в строке меню выбрать: Отчетность → Экзаменационная ведомость.

Создание экзаменационной ведомости:

Меню Отчетность ® Экзаменационные ведомости ® щелкните по кнопке
Новая строка или нажмите на клавиатуре клавишу Insert ®

(появляется окно экзаменационной ведомости) ® Заполните реквизиты (введите дату экзамена, начало, окончание, специальность, преподаватель) ® щелкните по кнопке Новая строка ® из списка в дополнительном окне выберите абитуриентов двойным щелчком мыши, а затем после нажатия кнопки Закрыть, откройте нужного абитуриента двойным щелчком мыши или Enter и введите оценку и номер билета (при необходимости), нажмите ОК.

Примечание: для ввода времени начала и окончания экзамена вводите 4 цифры: 2 цифры – номер часа, 2 цифры – минуты, например: 1234 – это 12 часов 34 минуты.

После заполнения экзаменационной ведомости она заносится в список ведомостей в окне Экзаменационные ведомости.

Чтобы открыть нужную экзаменационную ведомость: нужно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по нужной ведомости в списке или выделить нужную строку и нажать Enter.

Распечатка экзаменационной ведомости:

Выберите нужную экзаменационную ведомость из списка, откройте ее двойным щелчком по ней, либо нажатием клавиши Enter, нажмите в окне ведомости кнопку Печатать ведомость (с изображением принтера).

· Контрольные цифры приема – отображается, информация о контрольных цифрах приема студентов обучения в 20__ году, а также прогнозируемые показатели приема студентов на два следующий учебный год. Чтобы открыть список, нужно в строке меню выбрать: Отчетность → Контрольные цифры приема.

· Отчет по свидетельствам ЕГЭ – отображаются, результаты Единого государственного экзамена по предмету: математика, русский язык, история, география и т.д. Чтобы открыть список, нужно в строке меню выбрать: Отчетность → Отчет по свидетельствам ЕГЭ.

· Анализ по географии – отчет показывает количество абитуриентов, подавших документы, из районов и регионов страны в целом по учебному заведению. Чтобы открыть список, нужно в строке меню выбрать: Отчетность → Анализ по географии.

· Итоги зачисления – отображаются, сведения о результатах приема в государственное образовательное учреждение на подготовку по образовательным программам среднего профессионального образования по очной форме обучения. Чтобы открыть список, нужно в строке меню выбрать: Отчетность → Итоги зачисления.

· Сведения о результатах приема – отображается, информация об итогах зачисления в 20__ году на второй курс. Чтобы открыть список, нужно в строке меню выбрать: Отчетность → Сведения о результатах приема.

· Список зачисленных абитуриентов – отображается, экранная форма. Чтобы открыть список, нужно в строке меню выбрать: Отчетность → Список зачисленных абитуриентов.

Для заполнения экранной формы, выберите специальность, базу знаний (на базе основного общего образования или полного среднего образования). Далее нажмите кнопку «Сформировать список», список будет сформирован в экранной форме. Для печати полученных данных нажмите кнопку «Печать», после этого программа экспортирует данные в Excel.

Меню Сервис

Очистка базы данных

Очистка базы данных является альтернативой создания новой базы. Может использоваться при переходе на следующий год работы приемной комиссии.
В случае очистки базы будет удалена информация об абитуриентах и об экзаменационных ведомостях, в то время как информация в справочниках останется без изменения.

Установка пароля

Установка пароля, выдаваемого программой при запуске. Выполните Сервис – Установка пароля, введите пароль, нажмите Ok, подтвердите пароль – введите его еще раз, нажмите Ok.

Что снять пароль выполните: Сервис – Установка пароля, ничего не вводя, нажмите Ok, затем еще раз Ok.

Оптимизатор

Оптимизатор – система позволяющая ускорить загрузку данных в окно списка абитуриентов в несколько раз.

При включенном оптимизаторе в программу будут загружаться не все данные об абитуриенте, также при переходе между окнами не будет осуществляться обновление данных.

Поиск по реквизитам

Поиск осуществляется с помощью кнопки Поиск по реквизитам на панели инструментов. После нажатия кнопки Поиск по реквизитам появляется окно поиска. Введите нужные данные, после это нажмите кнопку Построить список ( F 9). Полученный список можно вывести на печать.

В результате нажатия кнопки Построить список (F9) выбираются абитуриенты, соответствующие всем поставленным условиям, количество абитуриентов указывается в строке запроса.

Зачисление абитуриентов

Режим автоматического зачисления абитуриентов предназначен для формирования списка абитуриентов, удовлетворяющих правилам приема.

Для открытия автозачисления: пункт меню Действия → Зачисление (F3).

После открытия окна необходимо выбрать специальность, по которой производится зачисление. Программа на основании контрольных цифр приема и результатов вступительных испытаний сформирует список абитуриентов по группам «Зачисляются без экзаменов», «Зачисляются вне конкурса», «Зачисляются по конкурсу», «Зачисляются на коммерческой основе». По первым трем группам количество абитуриентов будет соответствовать контрольной цифре приема, а на коммерческой основе зачисляются без лимита.

В пределах каждой группы идет сортировка по убыванию итогового балла. Итоговый балл рассчитывается на основании среднего балла аттестата и лучших оценок, полученных на экзаменах.

Работа в окне «Зачисление»

Для формирования списка выберите специальность и нажмите кнопку Рассчитать и обновить (F5), после этого список абитуриентов отделения будет сформирован и выведен на экран.

Для сохранения результатов и изменения статуса абитуриентов «Незачислен» на «Зачислен» нажмите кнопку . После нажатия на эту кнопку в карточках абитуриентов, видимых в окне зачисление будет установлена галочка «Зачислен».

Зачисляются без экзаменов:

ü студенты, имеющие золотую медаль

ü аттестат на 4 и 5.

Зачисляются вне конкурса:

ü дети сироты

ü инвалидность

ü ветеран

ü чернобыльцы