Простые в использовании мастера и конструкторы

Введение в ACCESS

Мы рассмотрим возможности Access и типы задач, которые можно решать с помощью этой СУБД. В частности:

Access — система управления базами данных (СУБД).

Использование Access для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся задач.

Разработка с помощью Access простых и удобных форм ввода данных, обрабатки данных и генерации сложных отчетов.

 Применение Access 97 для размещения форм Access в виде документов HTML на Web-страницах и обмена данными с узлами Internet/Intranet.

 Поддержка в Access механизма Запроса по образцу (Query by Example — QBE), обеспечивающая выборку, сортировку и поиск данных.

Создание приложений без программирования с использованием макросов Access.

Пользователи электронных таблиц и баз данных должны быть знакомы со многими ключевыми понятиями, используемыми в Access.

 

Прежде чем приступить к работе с каким-либо программным продуктом, важно понять его возможности и типы задач, для решения которых он предназначен. Microsoft Access 97 (далее — просто Access) — это многогранный продукт, использование которого ограничено только воображением пользователя.

Access — это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С по­мощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

Access— мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Поскольку оба эти продукта— детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой. Система Access работает под управлением Windows 95 или Windows NT, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм.

С помощью объектов OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в Windows 95 и компонентах Microsoft Office 97 (Excel, Word, PowerPoint и Outlook) можно превратить Access в настоящую операционную среду баз данных. С помощью новых расширений для Internet можно создавать формы, которые будут напрямую взаимодействовать с данными из World Wide Web, и транслировать их в представление на языке HTML, обеспечивающее работу с та­кими продуктами, как Internet Explorer и Netscape Navigator.

При всем этом Access — не просто СУБД. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных. При этом можно существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере. С дру­гой стороны, можно использовать таблицы, созданные в среде Paradox или dBASE. Полученные результаты можно быстро и легко связать и объединить с данными из электронных таблиц Excel. Работая в среде Microsoft Office 97, пользователь получает в свое распоряжение полностью совместимые между собой Access и Word, Excel и PowerPoint.

Система Access — это набор инструментов конечного пользователя для управления базами данных. В ее состав входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать и как среду разработки приложений. Используя макросы или модули для автоматизации решения задач, можно создавать ориентированные на пользователя приложения такими же мощными, как и приложения, написанные непосредственно на языках программирования. При этом они будут включать кнопки, меню и диалоговые окна. Программируя на языке VBA, можно создавать такие мощные программы, как сама система Access. По сути дела, многие инструментальные средства Access (например, мастера и конструкторы) написаны именно на VBA.

Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке. Сначала познакомимся с Access на уровне конечного пользователя. Затем перейдем к более сложным элементам таким как элементы программирования на VBA и взаимодействия с Internet.

Что предлагает Access

1.Настоящая реляционная модель баз данных

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных). Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, пре­дотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если в процессе специальной обработки в полях не оказывается никаких значений, система обеспечивает полную поддержку пустых значений.

Реляционная обработка данных в Access за счет гибкой архитектуры системы способна удовлетворить любые потребности. При этом Access может использоваться как автономная СУБД в режиме файл-сервера или клиентского компонента таких продуктов, как SQL Server. Кроме того. Access поддерживает протокол ODBC (Open Database Connectivity), что позволяет подключаться к базам данных множества различных форматов, таких как SQL Server, Oracle, Sybase и даже DB/2 для больших ЭВМ фирмы IBM.

Система Access поддерживает обработку транзакций с гарантией их целостности. Кроме того, предусмотрена защита на уровне пользователя, что позволяет контролировать доступ к данным отдельных пользователей и целых групп.

Контекстно-зависимая справка и Office Assistant

Организация справочной системы фирмы Microsoft — по-прежнему лучшая в отрасли, причем как для новичков, так и для опытных пользователей. В Access предусмотрена контекстно-зависимая справка, для получения которой достаточно нажать < F1>, и на экране сразу же появится справочная информация по тому вопросу, который интересует пользователя в текущий момент. При этом можно легко перейти к оглавлению справочной системы, конкретной информации, журналу предыдущих обращений и закладкам.

В Access 97 компания Microsoft ввела Office Assistant (ассистента) и Screen Tips (всплывающие подсказки). Всплывающие подсказки содержат короткие объяснения чего-либо. В системе предусмот­рена целая галерея из десяти возможных персонажей ассистентов (выбрать можно любого во своему вкусу). Если ассистент вам надоест, можете его отключить.

Простые в использовании мастера и конструкторы

Мастер (Wizard) может превратить часы работы в считанные минуты. Мастера задают наводящие вопросы относи­тельно содержания, стиля и формата создаваемого объекта; затем они автоматически строят нужный объект. В составе Access около ста мастеров, помогающих конструировать базы данных, приложения, таблицы, формы, отчеты, диаграммы, почтовые наклейки, элементы управления и свойства. Допускается даже настройка мастеров для решения разных задач.

Формы и отчеты WYSIWYG

Окна конструкторов форм и отчетов имеют одинаковый интерфейс и предоставляют пользователю много возможностей. Форма или отчет конструируется по принципу WYSIWYG (What You See Is What You Get — что видишь, то и получишь). Добавляя очередной элемент управления, пользователь видит, как при этом изменяется создаваемая форма.

В формы и отчеты можно включать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники, а также оформлять их, выделяя элементы цветом и тенью. Более того, можно включать целые рисунки, диаграммы, подформы и подотчеты. При этом все параметры представления данных остаются полностью подконтрольными пользо­вателю. Формы могут занимать много страниц, а в отчетах может быть предусмотрено много уровней группировки данных и подведения итогов.

Формы и отчеты можно просматривать в режиме предварительного просмотра, обеспечивая взгляд " с высоты птичьего полета" путем изменения масштаба. В режиме конструирования отчет можно просматривать с фиктивными данными, чтобы не дожидаться обработки большого реального файла.

Конструктор отчетов — очень мощное средство, допускающее использование до десяти уровней группировки и сортировки. Благодаря ему существует возможность создания отчетов, демонстрирующих процентные и итоговые показатели, получить которые можно лишь за два прохода. Допускается создание многих типов отчетов, которые включают почтовые наклейки и списки рассылки почты.

Графики и диаграммы

В Access используется то же самое графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project. Оно позволяет создавать сотни типов графиков и диаграмм, настраивая их, исходя из конкретных потребностей. Можно создавать гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как двух-, так и трехмерные. Их можно произвольно сопровождать текстом, оформлять разными цветами и узорами. Значения могут отображаться в столбцах или секторах круговых диаграмм. Можно разворачивать изображения диаграмм так, чтобы они воспроизводились под любым удобным углом зрения. Все это обеспечивает программа Access Graph.

Возможности DDE и OLE

С помощью DDE (Dynamic Data Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) в формы и отчеты Access можно добавлять всевозможные новые объекты. Такими объектами могут быть звук, рисунки, диаграммы и даже видеоклипы. Можно внедрять объекты OLE (например, растровые изображения) или документы текстовых процессоров (Word или WordPerfect) или устанавливать связи с электронными таблицами Excel. Связывая эти объекты со своей базой данных, пользователь может создавать динамические формы и отчеты, а также использовать одну и ту же информацию в разных приложениях Windows.

Доступ к Internet

В Access теперь предусмотрены все возможности, обеспечивающие связь приложении с Internet/intranet. Одним щелч­ком кнопкой мыши можно сохранить таблицы, запросы, формы и отчеты в формате HTML. Соответствующий мастер позволяет даже новичку перенести коды HTML из объекта на Web-страницу, делая их доступными для использования всем, кто путешествует по Internet! Гиперссылки позволяют получать доступ к данным, которые размещены на Web-странице, прямо из форм Access.

Многие считают, что размещение данных на Web-страницах должно осуществляться Web-администраторами. Access 97 с полной определенностью доказывает, что эта операция может быть с успехом выполнена любым пользователем. А поможет ему в этом мастер размещения на Web-странице, обеспечивающий преобразование выбранных объектов базы данных в формат HTML и перенос их уже в таком виде на Web-страницу. С помощью этого мастера можно создать статические либо динамические страницы, перенести их на Web-сервер, создать свою начальную страницу и даже использовать шаблоны для получения стандартного внешнего вида всех HTML-страниц!

Встроенные функции   

Access содержит свыше ста функции (небольших встроенных программ, которые в результате выполнения возвращают значение), выполняющих множество разнообразных задач. Есть функции для манипулирования базами данных, строками, числами в формате даты и времени, математические, деловые и финансовые. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

Рекомендации для пользователей

Даже если вы уже работали с какими-либо базами данных, то это вовсе не означает, что с Access все сразу пойдет гладко. Можно быть крупным специалистом в таких реляционных СУБД, как dBASE, FoxPro и Paradox, но при этом не иметь опыта работы с базами данных в среде Windows.

Сначала стоит поближе познакомиться с Windows: поработать с редактором Paint, поэкспериментировать с Word или Excel, научиться правильно пользоваться мышью. Стоит создать диаграмму в Excel, воспользоваться услугами одного из мастеров, обратиться к справочной системе. Все это поможет в дальнейшем при освоении Access. Также необходимо при­выкнуть к новым терминам.

Лекция 1.

Основные принципы работы

Проектирование базы данных.

 

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

 

Типы данных.

 

Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:

Текстовый

Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.

Поле МЕМО

              Длинный текст или комбинация текста и чисел.

 

 

Числовой

Числовые данные, используемые для проведения расчетов.

Дата/время

Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.

Денежный

Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.

Счетчик

Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в

             таблицу.

Логический

Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).

Поле объекта OLE

Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.

Гиперссылка

Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.

Мастер подстановок

Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.

Лекция 2

Ввод данных

В режиме таблицы отображаются все введенные данные. Если же создана только структура таблицы, значит, данных таблице еще нет. В пустой таблица Маркер записи (с изображением треугольного указателя, направленного вправо) обычно установлен в первой строке таблицы.

Для ввода значения в поле (в режиме таблицы) переместите курсор в это поле и наберите значение. Во время редактирования записи маркер записи принимает вид карандаша. При вводе новой записи (на маркере которой изображен карандаш) автоматически появляется следующая строка (на маркере которой изображена звездочка для обозначения новой-записи). Маркер новой записи всегда отмечает последнюю строку таблицы.

При вводе новой записи курсор обычно размещается в первом поле таблицы.

В зависимости от выполняемой операции и типа записи, маркер записи может принимать одну из четырех форм.

Маркер текущей записи.

Маркер редактируемой записи.

Маркер блокированной записи (при работе в

многопользовательском режиме).

Маркер новой записи.

 

Сохранение записи

Добавленная или измененная запись автоматически сохраняется при переходе к другой записи или при закрытии таблицы При этом маркер записи меняет свою форму: карандаш превращается в направленную вправо стрелку.

Для сохранения записи нужно ввести допустимое значение в поле первичного ключа Значение первичного ключа проверяется по типу данных, уникальности и другим правилам проверки значения, введенным в свойстве Условие на значение ( Validation Rule )

Кнопка Отмена ( Undo Current Field / Record ), расположенная напанели  инструментов, позволяет отменить изменения, внесенные только в текущую запись. После перехода к следующей записи эта кнопка вернется в обычный режим отмены И, изменив следующую запись, вы уже не сможете отменить изменение предыдущей.

Сохранить текущую запись на диске можно с помощью команды Записи-> Сохранить запись ( Records -> Save Records ) или комбинации клавиш < Shift + Enter >.

 

Методы ввода данных

Ввод данных в поля различных типов осуществляется разными способами. Для некоторых типов данных проверка допустимости значения выполняется автоматически. Однако при создании некоторых таблиц может потребоваться ввести данные в нестандартных (определенных пользователем) форматах и установить для них правила проверки допустимости в свойстве Условие на значение (Validation Rule). Далее мы рассмотрим различные способы ввода данных. |

 

Стандартный ввод текстовых данных

 

Три поля, введенных в таблицу “МоиСтуденты”, были полями типа Текстовый (Text). В полях Fam Name Name1 для ввода данных использована маска ввода. Если вы вводится значение строчными буквами, оно отобразится: первая буква – прописная, остальные - строчные. Текст можно проверить на наличие особых значений и отобразить в заданном формате.

Иногда в поле типа Текстовый ( Text ) нужно ввести значение, состоящее из нескольких строк. Для добавления новой строки нажмите комбинацию клавиш < Ctrl + Enter >. Эта возможность полезна для форматирования строк адресного поля, а также поля Memo.

 

Ввод данных типа Дата/время

 

Значения в него вводятся в формате ммм гг. Таким обя когда вы введете 4/8/96 и выйдете из этого поля. Access отобразит значение в виде Арг 96. На самом деле в таблице сохраняется значение 4/8/92, и вы можете отобразить его, поместив курсор это поле.  С другой стороны можно ввести в поле Арг 96, и в таблице будет сохранено значение Арг 96.

Для поля типа Дата/время также можно определить условие на значение Between #1/1/70# And Date (). Это условие говорит о том, что введенная дата рождения должна входить в интервал между 1 января 1970 г. и текущей датой.

Форматы влияют на отображение данных, а не на объем занимаемой ими памяти.

 

Ввод текстовых данных с проверкой данных

 

Для текстового поля может быть задано свойство Условие на значение. Оно ограничивает вводимые данные значениями (например, F, M, C). Если вы попытаетесь ввести в это поле значения, отличные от F, М, и C, то появится диалоговое окно с таким, например, сообщением: В это поле можно ввести только значение М, F или С. Данное сообщение определяется значением свойства «сообщение об ошибке» для данного поля.

 

Ввод числовых данных с проверкой условия на значение   |

 

Для числовых полей заданы правила проверки допустимости данных. Для поля Resultat в свойстве Условие на значение  задано ограничение значения оценки (> =2 и < =5 ). При нарушении этого правила появится диалоговое окно с сообщением об ошибке. Это сообщение определяется содержимым свойства сообщения об ошибке для данного поля.

 

Ввод данных типа OLE

 

Поле объекта OLE под названием Foto можно заполнять даже без отображения самого объекта (изображения) на экране. В поле типа OLE могут храниться следующие объекты.

Растровые изображения.

Звуковые файлы.

Графики и (диаграммы).

Word или Excel.

Объект спознаваемый OLE-сервером, можно сохранить в Access в поле типа OLE OLE-объекты обычно вводятся в формы таким образом, чтобы их можно был о видеть, слышать или использовать. При размещении OLE-объекта в таблице вы увидите текст с описанием объекта (например, в поле типа OLE можно увидеть надпись Paintbrush Picture). Ввести объект можно двумя способами.

Вставить из буфера.

Вставить из диалогового окна, появляющегося после выполнения команды Вставка-> Объект (Insert-> Object)

 

Ввод данных типа MEMO

 

Поле Recenzia содержит данные типа MEMO. Этот тип позволяет вводить до 64000 байт текста для каждой записи. В таблице отображается только часть введенного текста. Нажимая < Shift+F2>, можно отобразить диало-пасть ввода (Zoom) с полосой прокрутки, которое позволяет увидеть сразу до 1 000 байт текста

 

Перемещение по записям

 

Чтобы перейти к любой записи, можно просто поместить на нее курсор или щелкнуть на ней мышью Но если таблицах очень велика, то проблема быстрого перемещения на нужную запись приобретает особую остроту

Для перемещения по записям можно использовать вертикальную полосу прокрутки. Кнопки со стрелками на полосе прокрутки позволяют перемещать маркер записи только на одну позицию за один щелчок Поэтому для более быстрого перемещения (через несколько записей сразу) лучше пользоваться бегунком полосы прокрутки Можно также щелкнув мышью в области между бегунком и кнопкой на полосе прокрутки, чтобы переместиться на много позиций вперед.

Команда Правка-> Перейти (Edit-> Go) предоставляет несколько вариантов быстрого перемещения по таблице.

Пять кнопок перехода, расположенных в нижней части окна в режиме таблицы, также можно использовать для перемещения по записям Щелкая на этих кнопках, можно перейти к любой записи Если вы знаете номер записи (номер строки для заданной записи), щелкните на поле номера записи, введите номер записи и нажмите клавишу < Enter> Для перемещения в поле номера записи нажмите клавишу < F5>.

При перемещении по таблице обращайте внимание на подсказки полос прокрутки. Access не обновит поле номера записи до тех пор, пока вы не щелкнете на каком-либо поле записи.

 

Поиск заданного значения

Хотя, зная номер записи, можно перейти к ней и найти конкретное поле, в большинстве случаев нужно будет находить в записи определенное значение Это можно сделать тремя способами:

Выбрать команду Правка-> Найти (Edrt-> Find)

Щелкнуть на кнопке Найти (Find Specified Text), расположенной на панели инструментов (на ней изображен бинокль).

Воспользоваться комбинацией клавиш < Ctrl+F>

При использовании любого из этих методов появится диалоговое окно.  Для выполнения поиска только по определенному полю поместите в него курсор (причем сделайте это до открытия диалогового окна). Установите в диалоговом окне флажок Только в текущем поле (Search Only Current Field), и Access будет вести поиск только в указанном поле.

В этом диалоговом окне можно задавать различные параметры поиска. В текстовом поле Образец (Find What) ввести искомое значение Значение можно ввести в том виде, в каком оно представлено в поле, или с использованием приведенных ниже специальных символов:

* -- Соответствует любому количеству символов

? -- Соответствует одному символу

# -- Соответствует одной цифре

Чтобы разобраться, как эти символы работают, предположим, что нужно найти все значения, которые начинаются с АВ Для этого введите АВ*

А теперь предположим, что вы хотите найти значения, которые заканчиваются символами 001 В этом случае введите *001. Для поиска любого значения, которое начинается с символов АВ, заканчивается символами 001 и содержит только два символа между ними, нужно ввести АВ?? 001. Если же нужно найти все фамилии, заканчивающиеся на “ко”, то для поиска значений типа Бродский и Чайковский введите *ко.

В раскрывающемся списке Совпадение (Match) содержится три варианта выбора:

С любой частью поля (Any Part of Field)

Поля целиком (Whole Field)

С начала поля (Start of Field)

Стандартной является опция Поля целиком (Whole Field) Например, значение Пет будет найдено, если значение равно Пет. Если выбрана опция С любой частью поля (Any Part of Field), то в результате поиска будут извлечены значения Петров, Петровский. Шпетный и т.д В результате поиска с установкой С начала поля (Start of О будут найдены значения Петров, Петровский.

 В раскрывающемся списке Просмотр (Search) вы можете выбрать одну или несколько опций из набора Все, Вверх, Вниз (Up, Down, All)

При выборе кнопки опции Только в текущем поле (Search Only Current Field) поиск значения будет вестись только в одном поле Флажок С учетом регистра (Match Case) определяет, будут ли различаться прописные и строчные буквы. По умолчанию они не различаются При поиске по значению Пет будут найдены пет, Петр и Петров. При установке флажка С учетом регистра (Match Case) необходимо ввести строку поиска с учетом прописных и строчных букв

Очевидно, что для данных типа Числовой (Number), Денежный (Currency) и Дата/время (Date/Time) учет регистра не имеет смысла.) При выборе флажка С учетом регистра (Match Case) Access игнорирует флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) (Если вы форматировали поля таблицы, установите этот флажок) Например, вам нужно найти в поле ДатаРождения записи обо всех, родившихся в апреле 1982 года Для этого установите флажок опции С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) и введите Апр 92. Если вы не установите этого флажка, поиск придется выполнять по точной дате рождения, например искать 4/8/92

Использование флажка С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) может существенно замедлить поиск.

Поиск начнется после щелчка на кнопке Найти (Find First) или Найти далее (Find Next) Найдя значение, Access выделяет его Для поиска первого подходящего значения щелкните на кнопке Найти. Для поиска следующего значения нужно щелкнуть на кнопке Найти далее На протяжении всего процесса поиска диалоговое окно остается открытым. Поэтому, найдя нужное значение, щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно

 

 

Способы редактирования

 

Перемещение внутри поля	Нажатиями клавиш  -> и < -
Вставка значения в поле	Выбрать позицию вставки и ввести значение
Выделение содержимого поля целиком	Нажать F2 или двойной клик
Замена значения новым	Выделить поле целиком и ввести новое
Замена из предыдущего поля	Ctrl+’(апостроф)
Замена значением по умолчанию	Ctrl+Alt + пробел
Вставка разрыва строки (текст, Мемо)	Ctrl+Enter
Сохранение тек строки	Shift+Enter или переход к другой строке
Вставка текущей даты	Ctrl+; (точка с запятой)
Вставка текущего времени	Ctrl+: (двоеточие )
Добавление новой записи	Ctrl++(плюс)
Удаление записи	Ctrl+-(минус)
Переключение кнопок опций	Пробел
Отмена изменений тек записи	Esc или кнопка отмены

 

Отмена действий

Иногда кнопка Отмена (Undo), находящаяся на панели инструментов, недоступна, и ею нельзя воспользоваться. Но только вы начнете редактировать запись, она станет доступной, и вы сможете с ее помощью отменить ввод элементов текущее поле. Для отмены операций применяется также клавиша < Esc>. Ее нажатие отменяет операцию изменения значения-или поля. Дважды нажав клавишу < Esc>, вы отмените изменения для всей текущей записи.

 

Команда Правка-> Отменить (Edit-> Undo) также используется для отмены операций, причем имя команды изменяется в зависимости от отменяемого действия.

Правка-> Отмена невозможна (Edit-> Can't Undo)	Последнее действие не допускает отмены
Правка-> Отменить ввод (Edit-> Undo Typing)	Отменяет последнее изменение данных
Правка-> Восстановить текущее поле/ запись (Edit-> Undo Current Field/Record)	Отменяет последнее изменение в текущем поле и все изменения в текущей записи
Правка-> Восстановить запись (Edit-> Undo Saved Record)	Отменяет все изменения в последней сохраненной записи

Для отмены изменения значения в поле выберите команду Правка-> Отменить ввод (Edit-> Undo Typing) или воспользуйтесь кнопкой Отмена (Undo), расположенной на панели инструментов. После перехода в другое поле изменения, внесенные в предыдущее поле, можно отменить с помощью команды Правка-> Восстановить текущее поле/запись (Edit-> Undo Current Field/Record) или кнопки Отмена (Undo). Отменить все изменения для текущей записи, которая не была сохранена, можно с помощью команды Правка-> Восстановить текущее поле/запись (Edit-> Undo Current Field/Record). После сохранения записи внесенные в нее изменения можно отменить, выбрав команду Правка-> Восстановить запись (Edit-> Undo Saved Record). Однако после редактирования следующей записи эти изменения уже нельзя будет отменить.

 

Замена значений

 

Команда меню Правка-> Заменить (Edit-> Replace) позволяет осуществить поиск и замену по образцу. После выбора этой команды или нажатия клавиш < Ctrl + H > на экране появится диалоговое окно,

Это диалоговое окно очень похоже на то, которое появляется после выбора команды Правка-> Найти (Edit-> Find). Только, помимо текстового поля Образец (Find What), в нем есть еще поле Заменить на (Replace With). Поиск начинается при нажатии клавиши < Enter>. Найдя значение по образцу. Access выделяет его. Для замены этого значения щелкните на кнопке Заменить (Replace). А чтобы сразу заменить все значения, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All).

 

Добавление новых записей

Для добавления записи в режиме таблицы поместите курсор в последнюю строку (туда, где маркер записи имеет вид звездочки) и введите новую запись Для перехода к новой записи можно выбрать команду

Вставка-> Запись -> Record), щелкнуть на кнопке Новая запись (New Record), расположенной на панели инструментов, воспользоваться кнопками перемещения или командой Правка-> Перейти-> Новая запись

(Edit-> GoTo-> New). Можно также перейти к последней записи и нажать клавишу < | > югда необходимо добавить несколько новых записей, а существующие записи сделать временно невидимыми Команда меню

Записи-> Ввод данных (Records-> Data Entry) позволит на время очистить экран от всех записей, и тогда можно без помех отредактировать новые записи. Для восстановления всех записей выберите команду

Записи-> удалить фильтр (Records-> Remove Filter/Sort)

 

Удааление записей

Чтобы удалить произвольное количество записей, выделите их и нажмите клавишу < Delete> или выберите команду Правка-> Удалить (Edit-> Delete) Для удаления одной записи поместите курсор в любое ее поле и выберите команду Правка-> Удалить запись (Edit-> Delete Record) При удалении записи появляется диалоговое окно, с помощью которого нужно подтвердить удаление Если вы щелкнете на кнопке Да (Yes), то записи будут удалены, а если на к Нет (No), все останется без изменений

Стандартной установкой для/этого диалогового окна является выбор кнопки Да (Yes) Поэтому при нажатии клавиши < Enter> записи будут автоматически удалены. Но если этим способом вы удалите записи по ошибке, то восстановить их будет уже невозможно.

Для выделения смежных (т е. соседних) записей щелкните на маркере первой записи и перетащите указатель мыши ну, направленную вправо) к последней из тех записей, которые нужно выделить

 

Отображение записей

При добавлении или изменении записей можно пользоваться как мышью, так и командами меню. С помощью команд меню Формат (Format) или мыши можно изменить порядок следования полей, скрыть и закрепить столбцы, изменить высоту строки и ширину столбца, выбрать другой шрифт и даже отобразить или удалить линии сетки.

 

Изменение ширины поля

Чтобы изменить ширину поля (т.е. столбца), нужно задать ее либо в диалоговом окне (где она определяется количеством символов), либо перетаскивая правую границу заголовка столбца (при этом указатель мыши примет вид крестика с двунаправленной стрелкой).

Чтобы изменить ширину столбца, выполните два простых действия:

1.Поместите курсор между двумя заголовками столбцами на линии их разделения.

2.Перетащите границу столбца влево, чтобы сузить его, или вправо, чтобы расширить.

Чтобы мгновенно изменить ширину столбца по принципу оптимальной подгонки (взяв за основу самый длинный элемент), нужно дважды щелкнуть на правой границе заголовка столбца.

Изменение ширины столбца/Не приводит к изменению размера поля в таблице: вы просто изменяете размеры просматриваемого столбца для данньщ которые в нем содержатся.

Существует и другой способ изменения ширины столбца: нужно выполнить команду Формат^Ширина столбца (Format^Column Width) или щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца и выбрать из контекстного меню команду Column Width. Появится диалоговое окно Ширина столбца (Column Width). Здесь вы можете задать

ширину столбца, измеряемую количеством символов. А чтобы определить ширину, принятую по умолчанию, установите флажок Стандартная ширина (Standard Width).

При перетаскивании правой границы столбца влево до границы предыдущего столбца данный столбец будет скрыт. То же самое произойдет и при установке значения 0 в диалоговом окне Ширина столбца (Column Width). Поэтому, чтобы вновь отобразить скрытый столбец, выполните команду Формат^Показать столбцы (Format^ Unhide Columns).

 

Отображение сетки

Обычно на экране отображается сетка, линии которой служат границами строк и столбцов. С помощью команды Формат'=> Ячейки (Format^Cells) можно определить, будет ли отображаться эта сетка и как она должна выглядеть. (Диалоговое окно Вид сетки (Cell Effects).)

 

Закрепление столбцов

Если вы хотите, чтобы во время прокрутки отдельные поля таблицы постоянно присутствовали на экране, воспользуйтесь командой Формат^Закрепить столбцы (Format^Freeze Columns) Например, можно сделать так, чтобы поле Name было постоянно видно во время прокрутки таблицы, когда нужно найти другую информацию. Закрепленные столбцы разместятся слева от всех столбцов Если нужно закрепить несколько столбцов, то они должны быть смежными (Конечно, столбцы можно предварительно переместить, чтобы они находились рядом друг с другом) А если нужно освободить эти столбцы, выберите команду Формат^Освободить все столбцы (Format^ Unfreeze All Columns).

 

Сохранение записи

Access сохраняет запись, когда вы из нее выходите Чтобы сохранить запись, не покидая ее, нажмите комбинацию клавиш < Shift+Enter> Третьим способом сохранения записи является закрытие таблицы Но есть и еще один способ — выполнить команду Записи^Сохранить запись (Records^Save Record)

 

 

Быстрая сортировка

Иногда необходимо отсортировать записи в определенной последовательности Кнопки сортировки панели инструментов позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию Сначала выберите поля для сортировки, а затем щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (А-Я) (Sort Ascending (A-Z)) или Сортировка по убыванию (Я-А) (Sort Descending (Z-A))

Для выбора поля сортировки достаточно поместить в него курсор на уровне любой записи После этого щелкните на соответствующей кнопке, и данные мгновенно будут отсортированы

Если вы хотите сортировать данные по нескольким полям, выделите несколько столбцов Для этого сначала выделите один столбец, а затем нажмите клавишу < Shift> и перетащите курсор (Таким образом выделяются смежные столбцы) При этом записи таблицы отсортируются сначала по первому столбцу, затем по второму и т д Если же нужно выделить несмежные столбцы, то, как уже упоминалось выше, их нужно переместить, чтобы они располагались рядом

Чтобы восстановить первоначальный порядок расположения записей, воспользуйтесь командой Записи^Удалить фильтр (Records^Remove Filter/Sort)

 

Печать записей

Записи таблицы можно распечатать в виде строк и столбцов. Воспользуйтесь простейшим способом — выберите команду Файл'=> Печать (File^Print) или щелкните на кнопке Печать (Print), расположенной на панели инструментов. При этом появится диалоговое окно.

12345Следующая ⇒

Поделиться: