Назначение и состав информационно-поисковых систем

Поисковая система - это программно-аппаратный комплекс, предназначенный для осуществления поиска в сети Интернет и реагирующий на запрос пользователя, задаваемый в виде текстовой фразы (поискового запроса), выдачей списка ссылок на источники информации, в порядке релевантности (в соответствии запросу).

Современная ИПС предполагает:

регистрацию и индексирование документов предприятия;

создание на основе сведений о регистрации и индексации информационно-поисковых массивов данных (в форме бумажных и машинных картотек);

оперативное хранение данных, их постоянная актуализация.

Регистрация и индексирование документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса (индивидуального номера) с последующей записью необходимых сведений о документе в журналах учета (иных учетно-реги страционных документах предприятия. — Авт.),

Индекс документа состоит из порядкового номера (устанавливаемого в пределах регистрируемого массива документов. — Авт.), который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификаторами корреспондентов, исполнителей и др. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации и индексированию подлежат все документы предприятия, сведения о которых требуют учета в справочных целях. Регистрация и индексирование документов производится однократно, как правило, в день их поступления на предприятие.

Информационно-поисковая система (далее — ИПС) представляет собой совокупность организационных и технологических средств для

планомерного и целенаправленного накопления, обработки и последующего использования сведений о документах предприятия.

Информационно-поисковая система по документам состоит из трех основных

элементов: регистрации и индексирования документов, создания информационнопоисковых

массивов данных и оперативного хранения документов. С развитием

автоматизированных технологий каждый из этих элементов в определенной мере

преобразовался.

Регистрация и индексирование документов - это фиксация факта создания или

поступления документа путем проставления на нем индекса (индивидуального

номера) с последующей записью необходимых сведений о нем в журналах учета и в

иных учетно-регистрационных документах организации. Главное назначение

регистрации и индексирования – придание документу юридической силы,

подтверждение факта его создания или поступления. Существуют три формы

регистрации: журнальная, карточная и электронная (ПЭВМ). Журнальная форма

появилась еще при Петре I и в настоящий момент ее недостатки очевидны,

например это возможность произведения регистрации только одним лицом,

многократность регистрации одного документа, затрудненность справочной работы

с документами, затрудненность контроля исполнения документов. Карточная

система имеет соответствующие преимущества по сравнению с журнальной

Реквизиты регистрации и индексации, необходимые для формирования и функционирования ИПС

* Для обеспечения информационной совместимости учетных сведений о документах рекомендуется следующий обязательный состав реквизитов регистрации и индексации: 1)

* адресат (разработчик) документа (с указанием фамилии и подразделения); 2)

* наименование вида документа; 3)

* дата документа; 4)

* индекс документа; 5)

* заголовок документа или его краткое содержание; 6)

* краткое содержание резолюции; 7)

* срок исполнения; 8)

* отметка об исполнении (с указанием даты исполнения, номера исполненного документа); 9)

* отметка о помещении в дело (с указанием номера и страницы); 10)

отметка о получении документа (с указанием даты, фамилии и наименования подразделения лица, получившего документ).

Состав обязательных реквизитов регистрации и индексации, в зависимости от характера документа и задач использования информации, может дополняться следующими реквизитами: 1)

* гриф (пометка) ограничения доступа к документу; 2)

* код по тематическому классификатору; 3)

* ключевые слова; 4)

* количество документа; 5)

* наличие приложений; 6)

* промежуточные сроки исполнения; 7)

* перенос сроков исполнения; 8)

* срок хранения документа; 9

* статус документа (проект, версия); 10)

* вид передачи документа (почтой, факсом и т.

В составе информационной системы можно выделить три подсистемы:

1.Организационно – технологическая подсистема сбора информации обеспечивает информационную систему и включает совокупность источников информации, организационно – технологической цепочки отбора информации для накопления в системе. Без правильного организованной подсистемы сбора информации невозможна эффективная организация функционирования все информационной системы в целом.

2. Подсистема предоставления и обработки информации составляет ядро информационной системы и является отражением представления

разработчиками и абонентами системы структуры и картины предметной области, сведения о которой должна отражать информационная система. Подсистема представления и обработки информации является одним из наиболее сложных компонентов при разработке информационной системы.

3. Нормативно – функциональная подсистема выдачи информации определяет пользователей, или иначе абонентов системы, реализует целевой аспект назначения и выполнения задач информационной системы.

Основой всех поисковых систем составляют базы данных – совокупность данных организованных по предельным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимо от прикладных программ.

Вопрос 12:

⇐ Предыдущая1234567Следующая ⇒

Поделиться: